ผู้เขียน:
Randy Alexander
วันที่สร้าง:
28 เมษายน 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
อีเมลก็เช่นเดียวกับวิธีการสื่อสารอื่น ๆ มีแบบแผนและโปรโตคอลทางสังคมของตนเอง หากคุณจำเป็นต้องเขียนอีเมลที่ต้องการความคิดเห็นระหว่างการทำงานหรือการศึกษาหรือเกี่ยวกับฉบับร่างคุณควรพิจารณาวิธีร่างประโยคอีเมลระยะเวลาและโครงสร้างที่ดีที่สุดเมื่อร่างอีเมลของคุณ สามารถ. อีเมลที่สุภาพกระชับและเฉพาะเจาะจงจะช่วยให้คุณได้รับคำตอบที่ต้องการ
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 4: ขอความคิดเห็นในที่ทำงาน
ระบุบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมที่สุดเพื่อแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับงานของคุณ โดยปกติแล้วจะเป็นผู้จัดการโดยตรงของคุณ ไม่ว่าในกรณีใดคุณควรติดต่อหัวหน้างานของคุณก่อนหรือเพื่อนร่วมงานอาวุโสหรือเพื่อนร่วมงานรุ่นเดียวกัน พวกเขาจะมีประสบการณ์ในการช่วยเหลือคุณและให้ข้อเสนอแนะที่คุณต้องการ
สุภาพและถ่อมตัวเมื่อเขียนอีเมล คุณควรปฏิบัติตามกฎทั่วไปเหล่านี้เมื่อเขียนอีเมลในที่ทำงาน ความสุภาพเรียบร้อยมีประโยชน์เมื่อคุณขอความคิดเห็น แต่อย่าถ่อมตัวจนเจ้านายหรือผู้จัดการคิดว่าคุณไม่รู้อะไรเกี่ยวกับงานของคุณ แต่คุณควรถามความคืบหน้าของคุณเมื่อทำงานในโครงการหรืองาน วิธีนี้จะช่วยให้หัวหน้าของคุณรู้ว่าคุณไม่เพียง แต่รอความคิดเห็นเฉยๆ นอกจากนี้คุณควรคำนึงถึงเคล็ดลับด้านล่าง- คุณสามารถเขียนข้อความเช่น“ ฉันกำลังทำการนำเสนอสำหรับวันพรุ่งนี้ แต่ฉันมีปัญหาในการจัดรูปแบบเล็กน้อยฉันไม่แน่ใจว่าฉันกำลังทำรูปแบบองค์กรมาตรฐานอยู่หรือไม่ ฉันได้แนบงานนำเสนอของฉัน คุณมีข้อเสนอแนะสำหรับส่วนการออกแบบหรือไม่? ขอบคุณสำหรับการสนับสนุนของคุณ ".
- อย่าลืมขอบคุณพวกเขาในอีเมล
เฉพาะเจาะจงเมื่อคุณขอความคิดเห็น วิธีนี้สามารถช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความคิดเห็นที่ท่วมท้น แต่ไม่เป็นประโยชน์ต่อธุรกิจของคุณ คุณควรหลีกเลี่ยงคำถาม "ใช่" หรือ "ไม่ใช่" เว้นแต่ว่าจำเป็น คุณควรมุ่งเน้นไปที่ส่วนเฉพาะของโครงการที่คุณต้องทำแทน อย่า "ข่มขวัญ" เจ้านายหรือเพื่อนร่วมงานด้วยคำถามทั้งหมดที่คุณต้องการถามเกี่ยวกับงานของคุณในคราวเดียว- ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนข้อความเช่น“ ฉันไม่แน่ใจว่าไฟล์ Eastman จัดการอย่างไร ลูกค้ายังไม่ตอบกลับอีเมลของฉันและเนื่องจากนี่เป็นโครงการที่มีลำดับความสำคัญสูงฉันคิดว่ามันจะเป็นการดีที่สุดที่ฉันจะส่งอีเมลไปถามเขาว่าฉันควรทำอย่างไร "
- หากคุณคาดหวังคำติชมทั่วไปในรูปแบบของบทวิจารณ์หรือรายงานให้ระบุอย่างเจาะจง สุภาพรัดกุมและเจาะจงให้มากที่สุด ตัวอย่างเช่นคุณสามารถขอรายงานเกี่ยวกับประสิทธิผลหรือความคิดสร้างสรรค์ในที่ทำงาน หากคุณกำลังขอความคิดเห็นจากผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณคุณต้องทำการสำรวจโดยไม่เปิดเผยตัวตน
ส่งอีเมลขอบคุณเมื่อคนอื่นตอบกลับ หากคำติชมชี้ให้เห็นว่าคุณต้องปรับปรุงอีกมากหรืองานของคุณไม่ดีจริงๆให้เขียนประโยคสั้น ๆ เกี่ยวกับวิธีที่คุณจะปรับปรุง คุณต้องให้เวลาตัวเองในการประมวลผลอารมณ์ก่อนที่จะตอบสนองทันที- อย่าลืมตอบกลับภายใน 1-2 วัน
วิธีที่ 2 จาก 4: การขอความคิดเห็นในการเรียนรู้
แนะนำตัวเอง. ครูของคุณสามารถสอนนักเรียนได้หลายร้อยคนโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าพวกเขาเป็นอาจารย์ในมหาวิทยาลัย คุณจะต้องระบุชื่อและนามสกุล (ชื่อและนามสกุล) ชั้นเรียนและหลักสูตรของคุณ หากคุณเป็นนักเรียนมัธยมปลายคุณจะต้องมีข้อมูลเกี่ยวกับชั้นเรียนของคุณหรือเมื่อคุณกำลังเรียนอยู่ วิธีนี้จะทำให้ครูไม่เสียเวลากับการคิดว่าคุณเป็นใคร แต่พวกเขาจะใช้เวลามากขึ้นในการตอบกลับข้อมูลที่คุณต้องการ
สุภาพ. บางครั้งนักเรียนก็ประสบปัญหากับอีเมลฉบับแรกที่ส่งถึงครู คุณสามารถเริ่มต้นด้วย "Hello Teacher Son" หรือ "Dear Co Thanh" แม้ว่าครูจะส่งอีเมลถึงคุณ แต่อย่าใช้ภาษาที่เป็นทางการน้อยกว่าเดิม รักษาน้ำเสียงของคุณให้เป็นมาตรฐาน แทนที่จะเขียนว่า“ สวัสดีคุณคิดว่าเรียงความของฉันเป็นอย่างไร? เป็นเรียงความที่ดีที่สุดใช่หรือไม่” เขียนแบบนี้“ ฉันไม่แน่ใจว่าเข้าใจข้อกำหนดในการมอบหมายงานถูกต้องหรือไม่ ฉันมีคำถามเกี่ยวกับเรียงความสองสามข้อ
พูดสั้น ๆ คุณไม่จำเป็นต้องอธิบายบริบททั้งหมดของคำถามเว้นแต่ว่าจำเป็นต้องใช้บริบทเพื่อให้เข้าใจคำถามอย่างถูกต้อง ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังขอความคิดเห็นเกี่ยวกับการขยายกำหนดเวลาที่เป็นไปได้ครูของคุณจะต้องมีเหตุผล อย่างไรก็ตามหากคุณเพียงแค่ถามเกี่ยวกับการบ้านของคุณอย่าบอกพวกเขาว่าสุนัขของคุณทำงานดึกแค่ไหนทำไมคุณถึงส่งอีเมลถึงพวกเขาตอนนี้ (เว้นแต่จะใกล้ถึงวันที่ส่ง) หรือถ้าคุณไม่ อย่างอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกับการบ้าน
อย่ารอจนถึงคืนก่อนวันสอบหรือวันส่งเพื่อขอความคิดเห็น ไม่เพียง แต่ครูจะไม่ตอบกลับเมื่อใกล้จะส่งแล้วพวกเขายังจะโกรธเพราะคุณรอจนถึงนาทีสุดท้ายที่จะปรึกษากับพวกเขา หากคุณต้องการส่งคำถามในนาทีสุดท้ายให้กระชับเฉพาะเจาะจงและขออภัย ด้วยวิธีนี้มีโอกาสมากขึ้นที่ครูจะตอบกลับคุณตราบใดที่พวกเขาเห็นอีเมลในเวลาที่เหมาะสม
ใช้รูปแบบไฟล์ที่ครูต้องการ โดยปกติครูของคุณจะบอกคุณในช่วงแนะนำตัวว่าพวกเขาจะยอมรับรูปแบบไฟล์ประเภทใดในการมอบหมายงานหรือส่งทางอีเมล ตัวอย่างเช่นหากครูระบุไฟล์. doc อย่าส่งรูปแบบ. pdf หรือ. page หากมีข้อสงสัยคุณสามารถส่ง. rtf หรือ.pdfหรือสอบถามครูของคุณ
ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับเรียงความหรือแบบทดสอบที่คุณส่งมา เพียงแค่ส่งอีเมลถึงศาสตราจารย์ของคุณและสุภาพ หากอาจารย์สอนที่โรงเรียนคุณสามารถมาพบหรือนัดหมายได้ คุณสามารถพูดได้ว่า "เรียนศาสตราจารย์ Khoa ฉันทำแบบทดสอบของฉันได้ไม่ดีเท่าที่ควรคุณสามารถแนะนำฉันผ่านข้อผิดพลาดที่ฉันทำเพื่อที่ฉันจะได้ทำแบบทดสอบที่กำลังจะมาถึงนี้ จะดีกว่าไหม” บ่อยครั้งศาสตราจารย์ของคุณจะตอบสนองต่อคำขอนี้ด้วยวิธีที่น่าพอใจ โฆษณา
วิธีที่ 3 จาก 4: ขอความคิดเห็นเกี่ยวกับต้นฉบับ
ส่งอีเมลถึงคนรู้จักก่อน หากคุณต้องการรับคำติชมที่มีประสิทธิภาพคนที่ดีที่สุดคือคนรู้จักคุณควรเป็นเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน เมื่อส่งอีเมลถึงคนรู้จักเพื่อขอความคิดเห็นอย่าลืมส่งอีเมลถึงพวกเขาเป็นประจำ หากคุณโทรหาพวกเขาเป็นประจำคุณควรโทรออก อย่ารีบส่งต้นฉบับในอีเมลฉบับแรกเว้นแต่คุณจะรู้ว่าพวกเขาเห็นด้วย (คนที่ได้ยินคุณอ่านฉบับร่างหรือมีคนขอให้คุณช่วยอ่าน)
- คุณสามารถใส่คำอธิบายสั้น ๆ หรือสรุปได้ขึ้นอยู่กับว่าคุณกำลังส่งอีเมลถึงเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงาน
ส่งอีเมลถึงผู้เชี่ยวชาญ หากคุณต้องการคำแนะนำอย่างมืออาชีพโปรดส่งอีเมลไปหาผู้เชี่ยวชาญที่คุณรู้จักและอธิบายโครงการและเหตุผลที่คุณต้องการความคิดเห็น อย่าเร่งรีบ แต่ขอบคุณพวกเขาอย่างสุภาพสำหรับการดูแลและพูดว่า "ฉันเข้าใจถ้าคุณไม่มีเวลาตอบ" คุณยังสามารถถามว่าพวกเขารู้จักคนอื่นที่มีเวลาและความเชี่ยวชาญที่จะช่วยเหลือคุณในกรณีที่พวกเขาไม่สามารถช่วยเหลือคุณได้
อย่าส่งอีเมลถึงบุคคลที่มีต้นฉบับโดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า ผู้รับมักจะไม่ตอบกลับอีเมลดังกล่าวเว้นแต่คุณจะแจ้งชัดเจนว่าคุณจะจ่ายเงินหากพวกเขาช่วยเหลือ หากพวกเขาเป็นนักเขียนที่มีชื่อเสียงพวกเขาจะไม่ตอบกลับอีเมลเช่นนั้นเพราะได้รับอีเมลจำนวนมาก ก่อนอื่นให้หันไปหาเพื่อนเพื่อนร่วมงานอาจารย์และอื่น ๆ พวกเขาจะช่วยคุณและกระตือรือร้นที่จะสนับสนุนคุณ
ระบุสิ่งที่คุณต้องการได้รับจากข้อเสนอแนะอย่างเจาะจง หากคุณต้องการเพียงข้อเสนอแนะในเชิงบวกโปรดแจ้งให้ผู้อ่านทราบ คุณต้องบอกพวกเขาว่าคุณต้องการข้อมูลโดยละเอียดข้อมูลในพื้นที่หรือทั่วโลกหรือถ้าคุณต้องการคำตอบที่เขียนดีถูกต้องตามหลักไวยากรณ์หรือมีโครงสร้างที่ดี สิ่งนี้จะมีประสิทธิภาพมากในการช่วยให้ผู้อ่านของคุณรู้ว่าคาดหวังอะไรจากพวกเขา
- ข้อเสนอแนะเชิงบวกน่าจะเป็นประโยชน์ หากผู้อ่านของคุณอธิบายได้ว่าทำไมพวกเขาถึงชอบสิ่งใดสิ่งหนึ่งคุณจะได้เรียนรู้มากมายเกี่ยวกับต้นฉบับของคุณ
- หากคุณได้รับคำติชมเชิงลบให้เวลาตัวเองตอบสนอง ถ้าพวกเขาเป็นเพื่อนของคุณบางทีพวกเขาก็แค่ต้องการช่วยคุณ หากพวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญไม่ว่าคุณจะโกรธหรือหงุดหงิดแค่ไหนอย่าตอบโต้ในทางลบ แต่ขอขอบคุณสำหรับการสนับสนุนและก้าวต่อไป หลังจากนั้นไม่นานคุณอาจพบว่าความคิดเห็นของพวกเขามีประโยชน์แม้ว่าวิธีสื่อสารจะไม่ได้ผลก็ตาม
ให้เวลาผู้อ่านตอบกลับ หากคุณกำลังขอคำติชมโดยละเอียดเกี่ยวกับร่างนวนิยายอย่าคาดหวังว่าจะได้รับคำตอบในหนึ่งวันหรือแม้แต่สัปดาห์ผู้อ่านต้องใช้เวลาในการแก้ไขต้นฉบับที่ยาวเช่นนี้ หากคุณมีกำหนดเวลาในการส่งต้นฉบับโปรดแจ้งให้ผู้อ่านทราบ คุณยังสามารถถามว่าพวกเขาสามารถส่งการแก้ไขในวันที่ที่ระบุได้หรือไม่ จำไว้ว่าพวกเขามีชีวิตและภาระหน้าที่ของตัวเอง
ขอขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณ. หากคุณหันไปหาเพื่อนคุณสามารถซื้อของขวัญให้พวกเขาเช่นช็อคโกแลต 1 กล่องหรือเพียงแค่ช่วยคืนเมื่อพวกเขาต้องการ หากพวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญคุณสามารถเขียนอีเมลขอบคุณเพื่อแจ้งให้ทราบว่าคุณขอบคุณการสนับสนุนและเวลาของพวกเขา การลืมขอบคุณผู้อ่านของคุณสามารถทำให้พวกเขารู้สึกว่าถูกเอาเปรียบและ / หรือไม่ชื่นชมและจะทำให้พวกเขาไม่เต็มใจที่จะช่วยเหลือคุณในอนาคต โฆษณา
วิธีที่ 4 จาก 4: ขอความคิดเห็นจากลูกค้า
อย่าถามคำถามมากเกินไป ลูกค้าในปัจจุบันได้รับการสำรวจมากมายจากหลาย บริษัท คุณสามารถมั่นใจได้ว่าลูกค้าจะลบอีเมลของคุณทันทีเมื่ออ่านหากมีคำถามมากเกินไป หากคุณต้องการให้ลูกค้าของคุณสนใจเพียงแค่ถามคำถามหนึ่งหรือสองคำถามเท่านั้น
ถามคำถามปลายเปิด แทนที่จะใช้คำถามใช่ / ไม่ใช่ให้ถามคำถามที่ให้คำตอบที่มีความหมายมากกว่า แทนที่จะถามว่า "คุณช่วยแนะนำเพื่อนของคุณให้เรารู้จักได้ไหม" คุณควรถามว่า "คุณจะแนะนำเพื่อนของคุณอย่างไร" คำถามประเภทนี้ให้คำตอบที่ให้ข้อมูลมากกว่าคำถามใช่ / ไม่ใช่
แจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบว่าคุณจะติดต่อกลับทันที วิธีนี้ช่วยให้ลูกค้ารู้สึกว่าความคิดเห็นของพวกเขาจะได้รับการชื่นชมแทนที่จะส่งไปยังกล่องจดหมายที่ไม่มีใครอ่านหรือสนใจ นอกจากนี้คุณยังจะได้รับคำติชมอย่างจริงใจหากพวกเขารู้ว่าคุณจะตอบกลับ
- เมื่อคุณตอบจงซื่อสัตย์และเป็นมืออาชีพ ในวัฒนธรรมอินเทอร์เน็ตที่แพร่หลายในปัจจุบันคุณจะทำลายชื่อเสียงของ บริษัท ทันทีหากคุณตอบสนองโดยปราศจากความเป็นมืออาชีพและความจริงใจ
อย่าใส่แฟลชหรือสิ่งอื่นใดที่ทำให้อีเมลโหลดช้า หากลูกค้าประสบปัญหาการเชื่อมต่อที่ช้าพวกเขาจะลบอีเมลทันทีเมื่อไม่สามารถโหลดเนื้อหาได้ โปรดจำไว้ว่าคำติชมมักมีความสำคัญมากกว่าคุณสมบัติเหล่านั้น
ใช้ฟอนต์และรูปแบบที่เหมาะสม ออกแบบอีเมลของคุณอย่างมืออาชีพและชัดเจน อีเมลที่มีภาพห่วยและแบบอักษร Comic Sans มักจะไม่สร้างความประทับใจให้กับลูกค้า ให้ใช้แบบอักษรมาตรฐานเช่น Times New Roman หรือ Arial แทนหากคุณลังเลเกี่ยวกับแบบอักษรที่จะใช้และตรวจสอบคุณภาพของภาพ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลได้รับการออกแบบอย่างมีประสิทธิภาพ รูปแบบเนื้อหาคอลัมน์เดียวมีประสิทธิภาพมากกว่ารูปแบบคอลัมน์แยก เลือกแบบอักษรที่ไม่เล็กเกินไป คุณควรมีอีเมลที่มองเห็นได้อย่างสมบูรณ์บนแล็ปท็อปโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต เนื่องจากคนจำนวนมากเช็คอีเมลบนโทรศัพท์คุณจึงต้องจัดรูปแบบอีเมลให้ถูกต้อง โฆษณา
คำแนะนำ
- การถ่อมตัวเล็กน้อยจะเป็นประโยชน์กับคุณมาก
- อย่ารบกวนผู้อื่นสำหรับคำติชม
- รักษากฎการเขียนอีเมลตามบริบท
