เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 ของ 3: การเลือกรูปแบบและภาษาของบันทึกข้อตกลง
• ส่วนที่ 2 ของ 3: การเตรียมเขียนบันทึกช่วยจำ
• ส่วนที่ 3 จาก 3: การเขียนบันทึกช่วยจำ

บันทึกช่วยจำเป็นวิธีการสื่อสารข้อมูลภายในบริษัทที่เป็นที่ยอมรับทั่วโลก บันทึกบริการสามารถใช้ในการติดต่อระหว่างสองบริษัท บันทึกควรเป็นมืออาชีพและถ่ายทอดข้อมูลอย่างชัดเจน ไม่ต้องกังวลหากคุณไม่เคยเขียนบันทึกช่วยจำ บทความนี้จะสอนวิธีการ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 ของ 3: การเลือกรูปแบบและภาษาของบันทึกข้อตกลง

1. 1 อย่าใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการ ภาษาของบันทึกควรเรียบง่ายแต่เป็นทางการ
   • อย่าเขียนโน้ตเช่น “สวัสดี! ในที่สุดก็ถึงวันศุกร์แล้ว! ฉันต้องการบอกคุณเกี่ยวกับเรื่องสำคัญเรื่องหนึ่ง "
   • ให้เขียนสิ่งนี้แทน: "บันทึกนี้จะแจ้งความคืบหน้าให้คุณทราบเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการ 319"
2. 2 ในบันทึกช่วยจำของคุณ ให้ใช้น้ำเสียงที่เป็นกลาง - อย่าใช้อารมณ์และอัตวิสัยมากเกินไป พยายามอย่างเต็มที่เพื่อพึ่งพาข้อเท็จจริงและหลักฐานเมื่อทำการเรียกร้อง
   • ตัวอย่างเช่น คุณไม่ควรเขียนแบบนี้: "ฉันคิดว่าเราทุกคนจะมีความสุขมากถ้าเรามาทำงานในวันศุกร์ในสิ่งที่เราต้องการ"
   • ให้ค้นหาว่าพนักงานทุกคนต้องการแต่งกายแบบลำลองในวันศุกร์หรือไม่ และสิ่งนี้ส่งผลต่อจรรยาบรรณขององค์กรอย่างไร
3. 3 ใช้วลีสัญญาณ เมื่อคุณจะให้หลักฐานหรืออ้างอิงแหล่งที่มา อย่าลืมใช้วลีที่เหมาะสม
   • ตัวอย่างเช่น: "ตามข้อมูลของเรา ... " หรือ "ผลการศึกษาพบว่า ... "
4. 4 เลือกแบบอักษรและขนาดที่เหมาะสม บันทึกช่วยจำควรอ่านง่าย ดังนั้น หลีกเลี่ยงการใช้ตัวพิมพ์เล็กเกินไป 11 หรือ 12 คือขนาดฟอนต์มาตรฐาน
   • คุณควรเลือกรูปแบบตัวอักษรธรรมดา เช่น Times New Roman อย่าเขียนโน้ตด้วยฟอนต์ตลกๆ หรือแฟนซี เช่น Comic Sans (พวกเขาจะหัวเราะเยาะคุณถ้าคุณทำอย่างนั้น!)
5. 5 ใช้ฟิลด์มาตรฐาน ระยะขอบ 2.5 ซม. เป็นมาตรฐานสำหรับบันทึกช่วยจำ แม้ว่าโปรแกรมแก้ไขข้อความบางรายการอาจมีเทมเพลตบันทึกช่วยจำที่มีระยะขอบขนาดใหญ่ (เช่น 3 ซม.)
6. 6 บันทึกบริการเขียนด้วยระยะห่างบรรทัดเดียว เว้นบรรทัดว่างไว้ระหว่างย่อหน้าและส่วนต่างๆ
   • อย่าเยื้องย่อหน้า

ส่วนที่ 2 ของ 3: การเตรียมเขียนบันทึกช่วยจำ

1. 1 หากคุณต้องการแจ้งให้คนหลายๆ คนทราบเกี่ยวกับบางสิ่งที่สำคัญ (ในที่ทำงาน) ให้ส่งบันทึกช่วยจำ คุณยังสามารถส่งไปให้คนๆ เดียวได้ หากจำเป็นต้องบันทึกข้อเท็จจริงที่ว่าคุณส่งข้อมูลไปแล้ว
   • อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี เป็นการดีกว่าที่จะพูดคุยกับคนที่คุณต้องการ
   • นอกจากนี้ ข้อมูลบางอย่างไม่สามารถส่งเป็นลายลักษณ์อักษรได้
2. 2 เนื้อหาและรูปแบบของบันทึกอาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับข้อมูลที่ส่ง บันทึกช่วยจำส่วนใหญ่มีข้อมูลต่อไปนี้:
   • แนวคิดใหม่หรือวิธีแก้ไขปัญหาตัวอย่างเช่น ถ้าคุณรู้วิธีแก้ปัญหาเกี่ยวกับการวางแผนค่าล่วงเวลา ให้เขียนเกี่ยวกับเรื่องนี้ในบันทึกช่วยจำแล้วส่งให้หัวหน้าของคุณ
   • คำสั่งซื้อ ตัวอย่างเช่น การส่งบันทึกช่วยจำเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการกระจายความรับผิดชอบในการประชุมที่กำลังจะมีขึ้นที่แผนกของคุณเป็นเจ้าภาพ
   • รายงาน. คุณยังสามารถส่งบันทึกเพื่อแจ้งให้เพื่อนร่วมงานทราบถึงเหตุการณ์ล่าสุด หรือเพื่อแจ้งข้อมูลใหม่เกี่ยวกับโครงการ หรือเพื่อส่งรายงานเกี่ยวกับผลการศึกษา
3. 3 บางทีคุณอาจกำลังทำงานในหลายโครงการและต้องการแบ่งปันในบันทึกช่วยจำ ไม่ควรทำอย่างนั้น บันทึกการบริการประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ (หัวข้อ โครงการ และอื่นๆ)
   • บันทึกควรสั้น ให้ข้อมูลและอ่านง่าย ดังนั้น การมุ่งเน้นที่หัวข้อเดียว คุณจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลนั้นได้อ่านและพิจารณาแล้ว
4. 4 เนื้อหาและรูปแบบบันทึกของคุณขึ้นอยู่กับกลุ่มเป้าหมาย ดังนั้นให้คิดว่าใครจะอ่านบันทึกของคุณ
   • ตัวอย่างเช่น รูปแบบของบันทึกช่วยจำสำหรับเพื่อนร่วมงานของคุณเกี่ยวกับการวางแผนวันสำคัญและรูปแบบของบันทึกย่อสำหรับเจ้านายของคุณด้วยรายงานความคืบหน้าจะแตกต่างกันมาก

ส่วนที่ 3 จาก 3: การเขียนบันทึกช่วยจำ

1. 1 ตั้งชื่อโน้ต เป็นเรื่องปกติในการติดต่อทางธุรกิจกับเอกสารชื่อ
   • ตัวอย่างเช่น ที่ด้านบนของหน้า ให้เขียน "Memo" หรือ "Memo"
   • คุณสามารถวางชื่อเรื่องไว้ตรงกลางหรือกดไว้ทางด้านซ้ายของหน้า วิธีที่ดีที่สุดคือดูบันทึกช่วยจำที่คุณได้รับก่อนหน้านี้และคัดลอกรูปแบบ
2. 2 เขียนชื่อเรื่องสำหรับบันทึกย่อของคุณ ควรมีข้อมูลต่อไปนี้:
   • ถึง: เขียนชื่อและชื่อของบุคคลที่คุณกำลังส่งข้อความถึง
   • OT: เขียนชื่อและตำแหน่งของคุณ
   • วันที่: เขียนวันที่ที่แน่นอนรวมทั้งปี
   • หัวข้อ: ให้คำอธิบายสั้น ๆ แต่ถูกต้องว่าโน้ตจะเกี่ยวกับอะไร
   • โปรดทราบว่าแทนที่จะเป็น "หัวเรื่อง" คุณสามารถเขียน "อ้างอิง" ได้
3. 3 ในรายชื่อผู้รับบันทึกย่อ อย่าลืมรวมบุคคลทั้งหมดที่คุณจะส่งให้ จำกัดผู้รับบันทึกเฉพาะผู้ที่ได้รับผลกระทบจากข้อมูลในนั้น
   • อย่าส่งบันทึกถึงทุกคนในแผนกหรือบริษัทของคุณหากปัญหาในนั้นเกี่ยวข้องกับคนเพียงไม่กี่คน
   • หากคุณส่งบันทึกย่อให้กับพนักงานทุกคนในบริษัทพร้อมกัน พวกเขาจะถูกทิ้งระเบิดด้วยบันทึกย่อและจะไม่อ่านอย่างระมัดระวัง หรือจะไม่อ่านเลย
4. 4 ในรายชื่อผู้รับโน้ต ให้ระบุชื่อเต็มและชื่อเรื่อง แม้ว่าคุณจะเป็นขาสั้นๆ กับเจ้านายของคุณ แต่ควรใช้น้ำเสียงที่เป็นทางการในการโต้ตอบทางธุรกิจ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเรียกเขาว่า "Vladimir" เมื่อคุณไปที่สำนักงานของเขา แต่ในบันทึกช่วยจำ ให้เรียกเขาว่า "Mr. Dmitriev" หรือ "Vladimir Nikolaevich"
   • โปรดระลึกไว้เสมอว่าเมื่อระบุรายชื่อผู้รับโน้ต - ใส่ชื่อเต็มและชื่อเรื่อง
5. 5 หากคุณกำลังส่งข้อความถึงใครบางคนจากบริษัทอื่น การพิจารณารูปแบบการติดต่อที่ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก ใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลนี้ เป็นไปได้มากว่าสามารถทำได้บนเว็บไซต์ของบริษัทของเขา
   • ตัวอย่างเช่น ถ้าบุคคลนั้นมีปริญญาเอก อย่าลืมรวมไว้ด้วย
   • นอกจากนี้ อย่าลืมหาตำแหน่งที่บุคคลนี้ถือและรวมไว้ในบันทึกย่อของคุณ
6. 6 คิดเกี่ยวกับหัวข้อของบันทึกย่อของคุณ ควรกระชับและตรงไปตรงมา
   • ตัวอย่างเช่น "ลูกค้าใหม่" เป็นหัวข้อที่ค่อนข้างคลุมเครือ และถ้ามีคนต้องการหาบันทึกย่อของคุณในอีกสองสามวันหรือหลายสัปดาห์ เขาหรือเธอจะลำบากในการดำเนินการนั้น
   • หัวข้อที่ดีที่สุดคือ: "รายงานการขยายลูกค้า"
7. 7 ตามกฎแล้วคำทักทายจะไม่เขียนในบันทึกการบริการ แต่หากต้องการ คุณสามารถเริ่มข้อความในบันทึกย่อด้วย "Dear Mr. Dmitriev" หรือ "Dear เพื่อนร่วมงาน"
   • โน้ตควรสั้นและให้ข้อมูล จึงสามารถละเว้นคำทักทายได้
8. 8 เขียนส่วนเกริ่นนำของบันทึกย่อ ระบุวัตถุประสงค์ในการเขียนและส่งบันทึกในนั้นให้ชัดเจน
   • ตัวอย่างเช่น "ฉันกำลังเขียนถึง ... " ส่วนเกริ่นนำของบันทึกย่อควรมีภาพรวมคร่าวๆ ของข้อมูลที่นำเสนอ
9. 9 ส่วนเกริ่นนำควรสั้น ไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดและรายละเอียดอื่น ๆ ในนั้น
   • ทำส่วนเกริ่นนำของประโยคสั้นๆ หลายๆ ประโยค (ย่อหน้าสั้นๆ)
10. 10 ตัดสินใจเลือกรูปแบบการนำเสนอข้อมูลหลัก ควรแนบมา 2-4 ย่อหน้า รูปแบบของการนำเสนอจะขึ้นอยู่กับตัวข้อมูลเอง
    • ตัวอย่างเช่น คุณสามารถนำเสนอข้อมูลตามลำดับความสำคัญหรือตามกระบวนการที่โปรเจ็กต์ของคุณแยกย่อยออกไป
11. 11 บันทึกการบริการจะต้องแบ่งออกเป็นส่วน ๆ (ย่อหน้า) เพื่อให้ผู้อ่านสามารถดูดซึมข้อมูลได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ ส่วนต่างๆ จะช่วยให้พวกเขาระบุประเด็นสำคัญในบันทึกย่อได้
12. 12 ชื่อเรื่องแต่ละส่วน; ชื่อของย่อหน้าควรระบุข้อมูลในย่อหน้าอย่างชัดเจน
    • ตัวอย่างเช่น คุณสามารถแยกบันทึกการย้ายสำนักงานที่จะมาถึงของคุณออกเป็นส่วนๆ ต่อไปนี้: ที่ตั้งสำนักงานใหม่ คำแนะนำสำหรับอุปกรณ์และเอกสารในการบรรจุหีบห่อ และกำหนดการย้ายที่ตั้ง
13. 13 ประโยคแรกของแต่ละส่วนควรบอกผู้อ่านว่าย่อหน้านี้เกี่ยวกับอะไร
    • แต่ละย่อหน้าหรือส่วนของบันทึกย่อของคุณควรเน้นที่จุดเฉพาะในหัวข้อที่กำลังพิจารณา
14. 14 หากต้องการเน้นจุดสำคัญ ให้สร้างรายการหรือรายการ ซึ่งจะช่วยให้ผู้อ่านจดจ่อกับประเด็นสำคัญและอ่านและซึมซับข้อมูลได้เร็วขึ้น
15. 15 ขนาดของบันทึกไม่ควรเกิน 1-2 หน้า
    • นี่คือขนาดบันทึกย่อมาตรฐานที่มีระยะห่างบรรทัดเดียวและบรรทัดว่างระหว่างย่อหน้า
16. 16 พิจารณารวมย่อหน้าที่สรุปข้อมูลที่นำเสนอ ในกรณีส่วนใหญ่ ไม่จำเป็น โดยเฉพาะถ้าคุณเขียนบันทึกย่อ
    • แต่ถ้าข้อมูลที่นำเสนอนั้นซับซ้อนมากหรือถ้าขนาดของบันทึกย่อนั้นมากกว่ามาตรฐาน ก็ควรรวมย่อหน้าเล็ก ๆ ที่สรุปข้อมูลที่นำเสนอไว้ด้วย (กล่าวคือ ประเด็นสำคัญ)
17. 17 อย่าลืมใส่ย่อหน้าปิดด้วย แม้ว่าคุณจะไม่คิดว่าจำเป็นก็ตาม พิจารณาสิ่งต่อไปนี้:
    • เป้าหมายของบันทึกช่วยจำคืออะไร? กระตุ้นให้ผู้อ่านทำอะไร? พนักงานต้องรายงานตรงเวลาหรือไม่? ถ้าใช่ ให้ระบุให้ชัดเจนในย่อหน้าสุดท้าย
    • หากไม่ต้องดำเนินการใดๆ เพิ่มเติม ให้เขียนบทสรุปต่อไปนี้: "ฉันยินดีที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหานี้" หรือ "หากคุณมีคำถามหรือความคิดเห็นเกี่ยวกับหัวข้อนี้ ฉันยินดีที่จะตอบคำถามเหล่านี้"
18. 18 หากคุณต้องการ ให้ใส่ชื่อหรือลายเซ็นของคุณที่ส่วนท้ายของบันทึกย่อ (แต่ไม่จำเป็น) หากเป็นกรณีนี้ ให้ดูบันทึกช่วยจำที่คุณได้รับจากพนักงานคนอื่น
    • หากพวกเขาลงนามในบันทึกย่อ (เช่น "ขอแสดงความนับถือ Ivanov AA) ให้ทำเช่นเดียวกัน
    • ถ้าคุณไม่ต้องการเซ็นชื่อในบันทึก คุณสามารถใส่ชื่อย่อของคุณไว้ที่ส่วนท้ายของเอกสาร
19. 19 เตือนความจำเกี่ยวกับไฟล์แนบหากมีการแนบตาราง กราฟ หรือรายงานเข้ากับบันทึกย่อ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้เขียนท้ายเอกสาร เช่น "ภาคผนวก: ตารางที่ 1"
    • ต้องระบุสิ่งที่แนบมาในข้อความหลักของบันทึกย่อ
    • ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเขียนเกี่ยวกับการย้ายสำนักงานแห่งใหม่ที่กำลังจะเกิดขึ้น คุณอาจเขียนบางอย่างเช่น “เราตั้งใจที่จะย้ายให้เสร็จสิ้นภายในสิ้นไตรมาส ดูตารางการเคลื่อนย้ายโดยละเอียดที่แนบมาที่ 1 "
20. 20 อย่าลืมตรวจสอบก่อนส่งบันทึกย่อของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประโยคถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ ไม่มีการสะกดผิดหรือไวยากรณ์ผิดพลาดในบันทึกย่อ และข้อมูลนั้นมีความหมาย
    • อย่าส่งบันทึกหลังจากตรวจสอบครั้งแรกแล้ว (เว้นแต่จะเป็นบันทึกด่วน) วางเอกสารไว้ข้างๆ แล้วตรวจสอบอีกครั้งในหนึ่งชั่วโมง บางทีคุณอาจพบข้อผิดพลาดและความไม่ถูกต้องใหม่ๆ ที่คุณพลาดไปก่อนหน้านี้
    • หากบันทึกย่อมีข้อมูลที่เป็นความลับ ให้ตรวจสอบนโยบายความเป็นส่วนตัวของบริษัทของคุณและค้นหาชื่อของบุคคลที่จะตรวจสอบบันทึกย่อของคุณและให้ความเห็นเกี่ยวกับการปฏิบัติตามกฎที่กำหนดไว้