วิธีการเขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เนื้อหา

ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: วิธีเขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร
วิธีที่ 2 จาก 2: วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงการใดๆ
คำแนะนำ

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีสองประเภท หนึ่งในนั้นคำนึงถึงผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อองค์กรและมีเป้าหมายเพื่อสนับสนุนช่วงการเปลี่ยนแปลง แผนประเภทอื่นช่วยให้คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการเดียว จับความเบี่ยงเบนหรือการเปลี่ยนแปลงในหลักสูตรและขนาดของโครงการ เป้าหมายของทั้งสองแผนคือการระบุอย่างชัดเจนและชัดเจนว่าต้องทำอะไรกันแน่

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 2: วิธีเขียนแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร

1 ระบุสาเหตุของการเปลี่ยนแปลง ระบุปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการตัดสินใจดำเนินการเปลี่ยนแปลง เช่น ผลผลิตต่ำ เทคโนโลยีใหม่ หรือการเปลี่ยนแปลงในภารกิจขององค์กร
- วิธีหนึ่งคือการอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันในองค์กรและสถานะที่จะนำไปสู่แผนในอนาคต
2 ระบุประเภทและขนาดของการเปลี่ยนแปลง อธิบายสั้นๆ ถึงลักษณะของการเปลี่ยนแปลงที่คาดหวังภายในโครงการ ระบุอย่างชัดเจนว่าการเปลี่ยนแปลงจะส่งผลต่ออะไร: ความรับผิดชอบในงาน กระบวนการ นโยบาย และ/หรือโครงสร้างองค์กร ระบุแผนก ทีม ระบบ และส่วนประกอบอื่นๆ ขององค์กรที่จะได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
3 ระบุว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายใดสนับสนุนโครงการนี้ ระบุรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่จะได้รับผลกระทบจากการดำเนินการตามแผนนี้ เช่น ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการโครงการ ผู้สนับสนุนโครงการ ผู้ใช้ปลายทาง และ/หรือ พนักงานของบริษัท สำหรับแต่ละประเภท ระบุว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเหล่านี้สนับสนุนโครงการเปลี่ยนแปลงหรือไม่
- พยายามสะท้อนข้อมูลนี้ในตารางเพื่อความชัดเจนและชัดเจนยิ่งขึ้น ตัวอย่างเช่น ตัวชี้วัดเช่นการรับรู้ การสนับสนุน และอิทธิพลสามารถใช้เป็นเทมเพลตที่มีประโยชน์และจัดอันดับเป็นสูง / ปานกลาง / ต่ำสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่ม
- หากเป็นไปได้ ให้ดำเนินการสัมภาษณ์แบบเห็นหน้ากันเพื่อสร้างการสนับสนุนผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
4 สร้างทีมการจัดการการเปลี่ยนแปลง ทีมนี้มีหน้าที่รับผิดชอบในการสื่อสารข้อมูลกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด รับฟังข้อกังวลของพวกเขา และทำให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงจะดำเนินการอย่างราบรื่นที่สุด เลือกบุคคลที่ได้รับความไว้วางใจและให้เกียรติจากองค์กรและมีทักษะในการสื่อสารที่ดี
- สิ่งนี้ใช้กับระดับผู้บริหารระดับสูงด้วย เน้นย้ำความสนใจของผู้นำว่าพวกเขาจะต้องไม่เพียงแค่เห็นด้วยกับแผนเท่านั้น แต่ยังต้องส่งเสริมการเปลี่ยนแปลงอย่างแข็งขันด้วย
5 พัฒนาแนวทางแนวคิดในการจัดการองค์กร การสนับสนุนอย่างเต็มที่จากผู้มีอิทธิพลในองค์กรมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ ให้ผู้นำแต่ละคนพูดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและสนับสนุนให้ทุกคนมีบทบาทอย่างแข็งขันในการทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ประสบความสำเร็จ
6 จัดทำแผนสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่ม ประเมินความเสี่ยงและข้อกังวลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่ม รวมถึงกลุ่มที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลง แบ่งงานระหว่างสมาชิกของทีมการจัดการการเปลี่ยนแปลงเพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้
7 จัดทำแผนการสื่อสาร การสื่อสารเป็นองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของการจัดการการเปลี่ยนแปลง สื่อสารกับทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการเปลี่ยนแปลงให้บ่อยที่สุด เน้นย้ำถึงเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงและประโยชน์ที่จะได้รับอย่างไม่ลดละ
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรสามารถสื่อสารด้วยตนเองเพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารแบบสองทาง การประชุมแบบเห็นหน้ากันเป็นสิ่งสำคัญ
- แหล่งที่มาของข้อมูลควรเป็นผู้สนับสนุนผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการสายงานของพนักงานแต่ละคน และตัวแทนบริษัทเพิ่มเติมที่ได้รับความไว้วางใจจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ข้อมูลทั้งหมดควรดำเนินการในลักษณะที่เป็นหนึ่งเดียว
8 ติดตามความต้านทาน การเปลี่ยนแปลงมักจะเกิดขึ้นด้วยความเกลียดชัง สิ่งนี้เกิดขึ้นในระดับบุคคล ดังนั้นควรพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียด้วยตนเองเพื่อระบุสาเหตุของการต่อต้าน ติดตามข้อข้องใจและข้อร้องเรียนเพื่อให้ทีมจัดการการเปลี่ยนแปลงสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดในลักษณะนี้ ได้แก่ :
- ขาดแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลงหรือขาดความรู้สึกเร่งด่วน
- ขาดความเข้าใจในภาพรวมหรือเหตุผลที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง
- ขาดการป้อนข้อมูลในกระบวนการ
- ความไม่แน่นอนเกี่ยวกับอนาคต ความรับผิดชอบในอนาคต หรือข้อกำหนดสำหรับความรับผิดชอบในอนาคต
- ความล้มเหลวของผู้บริหารในการปฏิบัติตามความคาดหวังเกี่ยวกับการดำเนินการเปลี่ยนแปลงหรือการสื่อสาร
9 ขจัดอุปสรรค. การตอบสนองต่อความคับข้องใจส่วนใหญ่ควรเป็นข้อมูลเพิ่มเติมหรือการเปลี่ยนแปลงในกลยุทธ์การสื่อสารเกี่ยวกับประเด็นเฉพาะ ในกรณีอื่นๆ อาจจำเป็นต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมที่ควรรวมอยู่ในแผนของคุณ หรือปล่อยให้ทีมจัดการการเปลี่ยนแปลงดำเนินการตามความจำเป็น พิจารณาว่าข้อใดต่อไปนี้อาจเกี่ยวข้องกับองค์กรของคุณ:
- ในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงความรับผิดชอบในงานหรือกระบวนการทำงาน จำเป็นต้องให้ความสำคัญกับการฝึกอบรมพนักงาน
- หากคุณคาดหวังว่าขวัญกำลังใจของทีมจะลดลงหรือการเปลี่ยนแปลงที่ตึงเครียดมากเกินไปสู่สภาพแวดล้อมใหม่ ให้คลี่คลายบรรยากาศด้วยกิจกรรมองค์กรหรือรางวัลพนักงาน
- หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่มีแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลง ให้พัฒนาระบบแรงจูงใจ
- หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้สึกตกต่ำ ให้จัดการประชุมเพื่อรับคำติชมและปรับแผนของคุณตามนั้น

วิธีที่ 2 จาก 2: วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงการใดๆ

1 กำหนดบทบาทในการจัดการการเปลี่ยนแปลง แสดงรายการบทบาททั้งหมดที่จำเป็นสำหรับโครงการนี้ อธิบายความรับผิดชอบและทักษะที่จำเป็นสำหรับแต่ละบทบาท อย่างน้อยที่สุด ให้รวมถึงผู้จัดการโครงการ ซึ่งต้องดำเนินการเปลี่ยนแปลงเป็นประจำทุกวัน และผู้สนับสนุนโครงการ ซึ่งต้องติดตามความคืบหน้าโดยรวมและตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดการการเปลี่ยนแปลงในระดับการจัดการ
- สำหรับโครงการขนาดใหญ่ในองค์กรขนาดใหญ่ คุณจะต้องแยกบทบาทการจัดการโครงการระหว่างบุคคลหลายคนที่มีภูมิหลังต่างกัน
2 ใช้แผงควบคุมการเปลี่ยนแปลง โครงการในซอฟต์แวร์มักมีแดชบอร์ดควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่สมาชิกของแต่ละกลุ่มผู้มีส่วนได้เสียสามารถเข้าถึงได้ ซอฟต์แวร์ดังกล่าวช่วยให้สามารถกระทบยอดคำขอเปลี่ยนแปลงโดยอัตโนมัติ ขจัดความรับผิดชอบของผู้จัดการโครงการ ตลอดจนแจ้งผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเกี่ยวกับการตัดสินใจ แนวทางนี้ใช้ได้ผลดีในโครงการที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมาก รวมทั้งในโครงการที่ต้องมีการแก้ไขขอบเขตและวัตถุประสงค์ของโครงการเป็นประจำ
3 พัฒนากระบวนการสำหรับการดำเนินการตามคำขอเปลี่ยนแปลง พิจารณาว่าแนวคิดนี้ได้รับการแปลเป็นความจริงอย่างไรเมื่อมีคนในทีมระบุถึงขั้นตอนต่อไปที่จำเป็น อธิบายกระบวนการนี้และประสานงานกับทั้งทีมล่วงหน้า นี่คือตัวอย่าง:
- สมาชิกในทีมกรอกแบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลงและส่งต่อคำขอนี้ไปยังผู้จัดการโครงการ
- ผู้จัดการโครงการลงทะเบียนคำขอนี้ในรายการคำขอทั่วไปและบันทึกสถานะของคำขอเมื่อมีการตัดสินใจที่จะนำแนวคิดไปใช้หรือละทิ้ง
- ผู้จัดการมอบหมายงานให้สมาชิกในทีมจัดทำแผนเฉพาะเจาะจงมากขึ้น โดยคำนึงถึงทรัพยากรที่จำเป็น
- ผู้จัดการโครงการส่งแผนเพื่อขออนุมัติไปยังผู้สนับสนุนโครงการ
- กำลังดำเนินการเปลี่ยนแปลง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับสถานการณ์ปัจจุบันอย่างสม่ำเสมอ
4 สร้างแบบฟอร์มขอเปลี่ยนแปลง คำขอเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการจะต้องลงทะเบียนในรายการคำขอทั่วไปและรวมถึงสิ่งต่อไปนี้:
- วันที่ขอเปลี่ยนแปลง
- เปลี่ยนหมายเลขคำขอที่ได้รับมอบหมายจากผู้จัดการโครงการ
- ชื่อและคำอธิบาย;
- ชื่อผู้ขอ ที่อยู่อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์
- ลำดับความสำคัญ (สูง กลาง ต่ำ) แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงในทันทีต้องมีระยะเวลาที่ชัดเจน
- หมายเลขผลิตภัณฑ์และเวอร์ชัน (สำหรับโครงการพัฒนาซอฟต์แวร์)
5 บันทึกข้อมูลเพิ่มเติมในบันทึกคำขอ บันทึกคำขอควรสะท้อนถึงการตัดสินใจและมาตรการการดำเนินการในปัจจุบันด้วย นอกจากข้อมูลที่ระบุในแบบฟอร์มคำขอแล้ว ควรมีข้อมูลต่อไปนี้ด้วย:
- เครื่องหมายบนผลการอนุมัติ (อนุมัติหรือยกเลิก);
- ลายเซ็นของผู้อนุมัติคำขอ
- ระยะเวลาของการดำเนินการเปลี่ยนแปลง
- วันที่เสร็จสิ้นการเปลี่ยนแปลงโครงการ
6 ติดตามการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ นอกจากการติดตามสถานะโครงการในแต่ละวันแล้ว การติดตามการตัดสินใจที่สำคัญทั้งหมดสำหรับโครงการหนึ่งๆ ยังมีประโยชน์อีกด้วย บันทึกเช่นนี้ทำให้ง่ายต่อการติดตามโครงการระยะยาวหรือโครงการในช่วงที่เกิดการเปลี่ยนแปลงความเป็นผู้นำ ข้อมูลนี้ยังใช้เพื่อแจ้งลูกค้าและผู้บริหารระดับสูง สำหรับการเปลี่ยนแปลงระยะเวลา ขอบเขต หรือข้อกำหนดของโครงการ ลำดับความสำคัญหรือกลยุทธ์ โปรดสังเกตข้อมูลต่อไปนี้:
- ใครเป็นคนตัดสินใจ.
- เมื่อได้ตัดสินใจแล้ว
- คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับเหตุผลในการตัดสินใจและขั้นตอนการดำเนินการ แนบเอกสารทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการนี้

คำแนะนำ

สร้างความไว้วางใจและความมุ่งมั่นระหว่างพนักงานและลูกค้าของคุณ การเปลี่ยนแปลงมักจะทำให้คนรู้สึกไม่สบายใจ การแสดงให้ผู้คนเห็นว่าคุณมุ่งมั่นที่จะดำเนินการเพื่อผลประโยชน์สูงสุดของพวกเขาสามารถช่วยให้คุณได้รับการสนับสนุน