เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• ส่วนที่ 1 ของ 2: การเขียนวาระการประชุม
• สร้างวาระการประชุมตั้งแต่เริ่มต้น
• ใช้เทมเพลตปฏิทิน
• ส่วนที่ 2 จาก 2: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ปฏิทิน
• เคล็ดลับ

การประชุมที่เป็นระเบียบต้องมีระเบียบวาระการประชุมที่เป็นลายลักษณ์อักษร อย่าปล่อยให้การประชุมของคุณน่าเบื่อและมีประสิทธิภาพเหมือนการประชุมหลาย ๆ ครั้ง ด้วยการปฏิบัติตามระเบียบวาระการประชุมที่มีรายละเอียด แต่ยืดหยุ่นคุณสามารถทำให้การประชุมของคุณคล่องตัวและมีสมาธิเพื่อให้บรรลุเป้าหมายการประชุมทั้งหมดในเวลาที่สั้นที่สุด ไม่ว่าคุณจะต้องการเขียนปฏิทินของคุณเองใช้เทมเพลตหรือใช้ประโยชน์สูงสุดจากปฏิทินที่คุณมีอยู่แล้วโปรดดูขั้นตอนที่ 1 ด้านล่างเพื่อเริ่มต้น!

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 ของ 2: การเขียนวาระการประชุม

สร้างวาระการประชุมตั้งแต่เริ่มต้น

1. เริ่มต้นด้วยการตั้งชื่อปฏิทินของคุณ ตั้งแต่วรรณกรรมที่ดีที่สุดไปจนถึงสเปรดชีตที่แห้งแล้งเอกสารสำคัญเกือบทุกฉบับต้องมีชื่อเรื่องและวาระการประชุมก็ไม่มีข้อยกเว้น ชื่อเรื่องของคุณควรบอกผู้อ่านสองประการ: ประการแรกเขาหรือเธอกำลังอ่านวาระการประชุมและประการที่สองหัวข้อการประชุมเป็นเรื่องเกี่ยวกับ เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วให้วางชื่อไว้ที่ด้านบนสุดของเอกสารเปล่า ชื่อเรื่องไม่จำเป็นต้องเป็นดอกไม้หรือซับซ้อน - ในบริบททางธุรกิจชื่อที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมามักจะดีที่สุด
   • ต่อต้านการกระตุ้นให้ใช้แบบอักษรแยกหรือขนาดใหญ่สำหรับชื่อของคุณ ในกรณีส่วนใหญ่คุณจะต้องใช้แบบอักษรที่เรียบง่ายและสง่างามเช่น Times New Roman หรือ Calibri และตั้งชื่อของคุณให้มีขนาดเท่ากับตัวอักษรที่เหลือในเอกสาร (หรือใหญ่กว่าเล็กน้อย) โปรดจำไว้ว่าจุดประสงค์ของชื่อเรื่องของคุณคือเพื่อแจ้งให้ผู้อ่านทราบว่าพวกเขากำลังดูอะไรอยู่ไม่จำเป็นต้องสร้างความบันเทิงหรือเบี่ยงเบนความสนใจ
2. เพิ่ม "Who?’, ’จริงหรือ?"และ"เมื่อไหร่?"ข้อมูลไปยังส่วนหัว หลังจากขึ้นชื่อแล้ววาระการประชุมมักจะมีส่วนหัวที่รายละเอียดแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าสถานที่ทำงานของคุณเป็นทางการเพียงใด ส่วนหัวนี้มักจะเกี่ยวกับบรรทัดใต้ชื่อเรื่อง โดยปกติในส่วนหัวคุณจะแสดงข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงสั้น ๆ เกี่ยวกับการประชุมที่ไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อที่กำลังสนทนา เพื่อให้คนที่ไม่อยู่รู้ว่าเกิดขึ้นเมื่อใดและที่ไหนและใครอยู่ที่นั่น ด้านล่างนี้คือบางสิ่งที่คุณสามารถเพิ่มได้ ไม่ว่าคุณจะเลือกข้อมูลใดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุข้อมูลแต่ละส่วนอย่างชัดเจน (การทำให้ข้อความป้ายกำกับเป็นตัวหนาใช้ได้ดีที่นี่):
   • วันและเวลา. สิ่งเหล่านี้สามารถจัดกลุ่มเข้าด้วยกันหรือแยกเป็นส่วน ๆ
   • สถานที่. หากธุรกิจของคุณมีสถานที่ตั้งหลายแห่งคุณสามารถจดที่อยู่ได้ แต่หากมีสถานที่เพียงแห่งเดียวคุณสามารถตั้งชื่อห้องที่คุณกำลังประชุมอยู่ได้ (เช่นห้องประชุม # 3)
   • ผู้เข้าร่วม ตำแหน่งงานมักเป็นทางเลือก แต่ไม่จำเป็น
   • บุคคลพิเศษที่เข้าร่วม. ซึ่งอาจเป็นแขกพิเศษวิทยากรหรือผู้นำการประชุม
3. เขียนข้อความสั้น ๆ พร้อมเป้าหมาย การประชุมที่ไม่มีวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้อย่างชัดเจนจะเสี่ยงต่อการเสียเวลาอันมีค่าเนื่องจากผู้เข้าร่วมตัดสินใจว่าจะคุยอะไร ข้ามบรรทัดหลังส่วนหัวของคุณและใช้ข้อความที่เป็นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้เพื่อกำหนดส่วนเป้าหมายของคุณด้วยชื่อเช่น "เป้าหมาย" หรือ "เป้าหมาย" ตามด้วยเครื่องหมายจุดคู่หรือขึ้นบรรทัดใหม่ จากนั้นให้คุณบรรยายประเด็นที่จะสนทนาในการประชุมด้วยประโยคสั้น ๆ และคมชัด ตั้งเป้าหมายไว้ว่าจะเขียนประมาณ 1-4 ประโยคที่นี่
   • ตัวอย่างเช่นหากเราต้องการเขียนคำแถลงวัตถุประสงค์สำหรับการประชุมงบประมาณเราสามารถใช้สิ่งเหล่านี้: "วัตถุประสงค์: ระบุเป้าหมายงบประมาณหลักสำหรับปีงบการเงิน 2557-2558 และหารือเกี่ยวกับมาตรการประหยัดต้นทุนระยะยาว นอกจากนี้ Marcus Feldman ผู้อำนวยการฝ่ายวิจัยและพัฒนาจะนำเสนอผลการสำรวจการแข่งขันล่าสุด "
   • หากคุณเคยเขียนในบริบททางวิทยาศาสตร์ให้นึกถึงคำแถลงวัตถุประสงค์เป็นบทสรุปของการประชุม โดยพื้นฐานแล้วคุณกำลังพูดอย่างกว้าง ๆ สิ่งที่ต้องพูดคุยในที่ประชุมโดยไม่ต้องลงรายละเอียด
4. เขียนกำหนดการสำหรับประเด็นหลักของการประชุม ตารางเวลาช่วยต่อสู้กับแนวโน้มที่การประชุมทางธุรกิจจะดำเนินต่อไปนานเกินไป ข้ามบรรทัดหลังจากคำแถลงเป้าหมายของคุณตั้งชื่อเรื่องเป็นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้แล้วเริ่มสร้างเวลา (เพื่อให้ตรงกับประเด็นสำคัญในการสนทนา) ในกำหนดการของคุณ เพื่อให้อ่านง่ายให้กำหนดช่วงเวลาแต่ละบรรทัด
   • ระบุแต่ละช่วงเวลาด้วย ทั้ง เวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดที่วางแผนไว้ หรือ ระยะเวลาที่คุณต้องการให้แต่ละส่วนใช้เวลา เลือกระบบใดระบบหนึ่งและสอดคล้องกัน - การผสมผสานสิ่งต่างๆเข้าด้วยกันดูไม่เป็นมืออาชีพ
   • กล่าวอีกนัยหนึ่งคือคุณต้องการทำเครื่องหมายแต่ละช่วงเวลาด้วยเวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของหัวข้อการสนทนานั้นหรือเพียงแค่จดระยะเวลาที่คุณต้องการให้มันคงอยู่ ตัวอย่างเช่นบรรทัดตัวอย่างอาจเป็น "14:00 - 14:05: บทนำและการนำเสนอ " หรือ ’5 นาที: การแนะนำและการแสดงตน” อย่างไรก็ตามคุณควรหลีกเลี่ยงการสลับไปมาระหว่างระบบทั้งสอง
5. จัดเวลาไว้ในตารางสำหรับแขกพิเศษ หากแขกมาที่การประชุมของคุณเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อสำคัญคุณจะต้องเผื่อเวลาในการประชุมไว้สำหรับคนเหล่านี้ ให้ช่วงเวลาของแขกแต่ละคนแม้ว่าพวกเขาจะมีหัวข้อสนทนามากกว่าหนึ่งหัวข้อก็ตาม ด้วยวิธีนี้ทุกคนสามารถจัดระเบียบหัวข้อของตนเองได้ตามต้องการ
   • เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาการจัดตารางเวลาที่น่าอับอายโปรดติดต่อแขกล่วงหน้าเพื่อดูว่าพวกเขาแต่ละคนต้องใช้เวลาเท่าใดในหัวข้อการสนทนา
6. เว้นเวลาเพิ่มเติมเมื่อสิ้นสุดการประชุมสำหรับธุรกิจอื่น ๆ ในช่วงเวลานี้ผู้คนอาจขอคำอธิบายเกี่ยวกับหัวข้อสนทนาที่สับสนแสดงความคิดเห็นของตนเองแนะนำหัวข้อสำหรับการประชุมในอนาคตและแสดงความคิดเห็นอื่น ๆ คุณสามารถทำให้แบบสำรวจนี้มีความชัดเจนโดยรวมไว้เป็นรายการสุดท้ายในกำหนดการของคุณหรือคุณสามารถนำมาเสนอเองหลังจากจุดสุดท้ายของการประชุม
   • หากคุณสิ้นสุดการประชุมและไม่มีใครมีคำถามหรือความคิดเห็นเพิ่มเติมคุณสามารถยุติการประชุมก่อนเวลาได้เสมอ ผู้เข้าร่วมของคุณหลายคนอาจจะขอบคุณสำหรับสิ่งนี้!
7. คุณยังสามารถให้ภาพรวมของหัวข้อการสนทนา โดยปกติแล้วกำหนดการคือส่วนแบ่งของวาระการประชุมซึ่งเป็นส่วนที่ผู้คนต้องการเป็นแนวทางในการอภิปราย อย่างไรก็ตามแม้ว่าจะไม่จำเป็นที่จะต้องใช้ความพยายามมากขึ้น แต่การให้ภาพรวมของประเด็นสำคัญเพิ่มเติมจะมีประโยชน์มากสำหรับผู้เข้าร่วมที่เสียสมาธิ โครงร่างเตือนผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับการจัดเรียงความคิดที่นำเสนอในที่ประชุมและช่วยให้ผู้ที่มีปัญหาในการติดตามแต่ละหัวข้อที่กล่าวถึง ด้านล่างนี้คือตัวอย่างประเภทของข้อมูลสรุปที่คุณอาจต้องการใช้:

   • I. รายการงบประมาณที่มีลำดับความสำคัญสูง

     • ก. งบเดินทางของพนักงาน

       B. อัตราของผู้แทนจำหน่าย

       • ผม. กำลังเจรจาข้อตกลงที่ดีกว่าหรือไม่?

       ค. ค่าใช้จ่ายในการวิ่งเต้น

     II. มาตรการในการปรับปรุงการหมุนเวียน

     • A. ข้อตกลงบริการทางเลือก

       • ผม. นำเสนอทางเลือกให้กับลูกค้า

         ii. รับคำติชม

       B. การลงทุนซ้ำในเทคโนโลยีมือถือ

     ...และอื่น ๆ

8. ตรวจสอบข้อผิดพลาดในปฏิทินก่อนส่งมอบ เนื่องจากผู้เข้าร่วมประชุมบางคนสามารถใช้ระเบียบวาระการประชุมได้มากจึงควรตรวจสอบข้อผิดพลาดก่อนส่งมอบให้ การทำเช่นนี้ไม่เพียง แต่เป็นประโยชน์ต่อผู้ที่มาร่วมงานเท่านั้น แต่ยังสะท้อนถึงความใส่ใจในรายละเอียดและคุณค่าที่คุณมีต่อตำแหน่งของคุณในเชิงบวกอีกด้วย
   • ยิ่งไปกว่านั้นการตรวจสอบว่าไม่มีข้อผิดพลาดในไดอารี่ของคุณสามารถช่วยคุณได้ เวลา และช่วยคุณประหยัด ใบหน้า การใช้เวลาอธิบายวาระการประชุมที่เต็มไปด้วยความผิดพลาดอาจทำให้การประชุมของคุณสับสนและทำให้คุณอับอายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อมีคนสำคัญอยู่ด้วย

ใช้เทมเพลตปฏิทิน

1. ใช้เทมเพลตที่มาพร้อมกับโปรแกรมประมวลผลคำของคุณ โปรแกรมประมวลผลคำหลายโปรแกรมเช่น Microsoft Office, Pages for Mac เป็นต้นมีเทมเพลตมาตรฐานสำหรับเอกสารส่วนบุคคลและเอกสารระดับมืออาชีพทุกประเภทรวมถึงวาระการประชุม ด้วยเทมเพลตเหล่านี้คุณสามารถสร้างเอกสารที่ดูเป็นมืออาชีพได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายอย่างน่าประหลาดใจ โดยปกติแล้วเทมเพลตประเภทนี้จะจัดเป็นส่วนที่มีเหตุผลพร้อมรูปแบบที่สวยงาม - เพียงพิมพ์ข้อมูลที่เกี่ยวข้องลงในช่องว่างที่เกี่ยวข้องเท่านี้ก็พร้อมใช้งานได้แล้ว!
   • แม้ว่าโปรแกรมประมวลผลคำแต่ละตัวจะแตกต่างกันเล็กน้อย แต่ส่วนใหญ่ที่มีตัวเลือกเทมเพลตจะช่วยให้คุณไปยังเทมเพลตได้จากแถบเมนูที่ด้านบนของหน้าต่างโปรแกรม
   • หากโปรแกรมประมวลผลคำของคุณสามารถใช้เทมเพลตได้ แต่ไม่มีเทมเพลตวาระการประชุมที่เหมาะสมคุณสามารถดาวน์โหลดได้จากเว็บไซต์ของผู้ผลิตโปรแกรม ตัวอย่างเช่นเทมเพลตสำหรับ Microsoft Word มีอยู่ที่ office.microsoft.com ในขณะที่แม่แบบสำหรับ Pages สำหรับ Mac สามารถพบได้ใน Apple App store
2. คุณยังสามารถดาวน์โหลดเทมเพลตจากแหล่งภายนอกได้อีกด้วย หากโปรแกรมประมวลผลคำของคุณไม่ได้มาพร้อมกับเทมเพลตปฏิทินโดยค่าเริ่มต้นและคุณไม่สามารถหาได้จากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการไม่ต้องกังวลมีเทมเพลตฟรีมากมายให้บริการทางออนไลน์ การค้นหาง่ายๆในเครื่องมือค้นหาที่คุณต้องการสำหรับพูดว่า "เทมเพลตวาระการประชุม" จะให้ผลลัพธ์ที่เกี่ยวข้องมากมาย อย่างไรก็ตามเนื่องจากผลลัพธ์ทั้งหมดนี้ไม่ได้มาจากแหล่งข้อมูลที่เป็นทางการและน่าเชื่อถือสิ่งสำคัญคือต้องสร้างความแตกต่างเมื่อเลือกเทมเพลตที่จะใช้ ด้านล่างนี้เป็นเว็บไซต์ภายนอกบางส่วนที่คุณอาจต้องการเยี่ยมชม:
   • บันทึกเทมเพลต Word - ไซต์ระดับมืออาชีพนี้มีเทมเพลตคุณภาพมากมายสำหรับ Microsoft Word
   • Word Templates Online - อีกหนึ่งแหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมสำหรับเทมเพลต Word อย่างไรก็ตามหน้านี้มีทางเลือกเพียงไม่กี่ทาง
   • iWorkCommunity - เทมเพลตปฏิทินที่ดีสำหรับ Pages อย่างไรก็ตามเทมเพลตนี้มีไว้สำหรับ Pages เวอร์ชันเก่า (ก่อนปี 2009)
   • App Store ยังมีเทมเพลตมากมายสำหรับ Pages น่าเสียดายที่ไม่ทั้งหมดนี้ให้บริการฟรี
3. กรอกข้อมูลในแม่แบบของคุณ เมื่อคุณพบเทมเพลตที่เหมาะสมในโปรแกรมประมวลผลคำของคุณหรือดาวน์โหลดเทมเพลตที่คุณต้องการสิ่งที่คุณต้องทำคือกรอกข้อมูลที่จำเป็นลงในเทมเพลต เทมเพลตส่วนใหญ่จะมีพื้นที่ที่ทำเครื่องหมายไว้อย่างชัดเจนเพื่อให้คุณพิมพ์ชื่อเวลาหัวข้อการสนทนาชื่อหัวข้อและอื่น ๆ กรอกข้อมูลในช่องที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อดำเนินการตามกำหนดการของคุณและตรวจสอบข้อผิดพลาดในงานของคุณในภายหลัง เทมเพลตปฏิทินมีประโยชน์เช่นเดียวกับเทมเพลตเหล่านี้ไม่ได้ปกป้องคุณจากการสะกดไวยากรณ์และข้อผิดพลาดที่เป็นข้อเท็จจริง
   • อย่าปล่อยให้ฟิลด์ใด ๆ ว่างเปล่า ไม่มีอะไรดูเป็นมือสมัครเล่นมากไปกว่าพูดเป็นบรรทัดในกำหนดการที่ระบุว่า "พิมพ์ที่นี่" เท่านั้น หากมีบางส่วนของเทมเพลตที่คุณไม่ต้องการกรอกด้วยเหตุผลบางประการให้ลบออกแทนที่จะปล่อยให้ว่างเปล่า
4. ทำการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยเพื่อปรับปฏิทินให้เข้ากับความต้องการของคุณ เทมเพลตวาระการประชุมมีประโยชน์มาก แต่ไม่มีเหตุผลที่คุณควรยึดติดกับรูปแบบและเค้าโครงปฏิทินเริ่มต้นอย่างแน่นอน อย่าลังเลที่จะเปลี่ยนแปลงเนื้อหาและรูปแบบของเทมเพลตตามที่เห็นสมควรเพื่อให้แน่ใจว่าปฏิทินของคุณตรงตามมาตรฐานที่ บริษัท ของคุณกำหนดไว้สำหรับคุณและคุณได้กำหนดไว้สำหรับการประชุม
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณคิดว่าเทมเพลตใดเทมเพลตหนึ่งดูดีมาก แต่ส่วนหัวนั้นยาวจนทำให้เสียสมาธิคุณสามารถลบส่วนที่ไม่จำเป็นของส่วนหัวได้ตามที่เห็นสมควรตราบใดที่คุณทำเช่นนั้นในลักษณะที่ เค้าโครงของเอกสารไม่ถูกทำลายหรือวาระการประชุมดูน่าเกลียด

ส่วนที่ 2 จาก 2: แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดในการใช้ปฏิทิน

1. ก่อนอื่นให้เลือกหัวข้อที่สำคัญที่สุด เมื่อจัดกำหนดการการประชุมโดยปกติเป็นนโยบายที่ดีที่จะวางหัวข้อที่สำคัญที่สุดไว้หน้ากำหนดการ ด้วยสิ่งนี้คุณจะบรรลุสองสิ่ง ประการแรกช่วยให้ทุกคนสามารถพูดคุยเกี่ยวกับหัวข้อสำคัญเหล่านี้เมื่อพวกเขาอยู่ใกล้ ๆ และยังไม่เหนื่อยเมื่อเริ่มการประชุม ประการที่สองในกรณีที่การประชุมสิ้นสุดลงก่อนเวลาอันควรหรือผู้เข้าร่วมบางคนต้องออกไปก่อนสิ้นสุดการประชุมจะช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการพูดคุยหัวข้อสำคัญแล้ว
   • การประชุมมักไม่เป็นไปตามแผนที่วางไว้ หากหัวข้อเล็ก ๆ ที่ไม่สำคัญหลุดออกไปเมื่อสิ้นสุดการประชุมคุณอาจสามารถแก้ไขปัญหาได้ด้วยตนเองหรือกำหนดเวลาการประชุมอื่นในภายหลัง อย่างไรก็ตามหากคุณไม่สามารถครอบคลุมหัวข้อหลักของการสนทนาได้แสดงว่าการประชุมของคุณล้มเหลวในการบรรลุวัตถุประสงค์บางส่วนซึ่งอาจเป็นเรื่องที่น่าหงุดหงิดและน่าอับอายสำหรับคุณ การวางหัวข้อที่สำคัญที่สุดไว้ที่ด้านบนสุดของกำหนดการของคุณจะป้องกันไม่ให้ ส่วนใหญ่ ปัญหานี้.
2. ยึดติดกับตารางปฏิทินของคุณ แต่มีความยืดหยุ่น เมื่อวางแผนและดำเนินการประชุมหนึ่งในอันตรายที่ใหญ่ที่สุดคือต้องใช้เวลานานกว่าที่วางแผนไว้ พนักงานมักจะมีหนึ่งคน ไม่ชอบ การประชุมที่ยาวเกินไปและถูกต้องเนื่องจากอาจเป็นเรื่องน่าเบื่ออย่างไม่น่าเชื่อและป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทำงานจริงแทน เพื่อให้การประชุมของคุณเป็นไปตามกำหนดเวลาจับตาดูนาฬิกาและถ้าคุณมีโอกาสให้ดำเนินการต่ออย่างสุภาพโดยพูดว่า "เราจำเป็นต้องไปยังหัวข้อถัดไปจริงๆถ้าเราต้องการออกจากที่นี่ให้ตรงเวลา "
   • อย่างไรก็ตามการประชุมมักไม่เป็นไปตามแผนดังนั้นคุณควรเตรียมพร้อมที่จะชดเชยหากส่วนใดส่วนหนึ่งของการประชุมของคุณใช้เวลานานกว่าที่คุณต้องการ มีความยืดหยุ่นในการพูดคุยให้มากที่สุดในเวลาที่ จำกัด ที่คุณมีสำหรับการประชุมของคุณ ตัวอย่างเช่นหากส่วนหนึ่งของการประชุมของคุณเกินกำหนดคุณสามารถตัดการสนทนาสำหรับส่วนอื่น ๆ ของการประชุมของคุณหรือละเว้นส่วนที่ไม่สำคัญของการประชุมทั้งหมดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมสิ้นสุดตรงเวลา
3. เริ่มเขียนวาระการประชุมของคุณให้ดีก่อนการประชุม แม้ว่าปฏิทินจะไม่จำเป็นต้องมีความสำคัญเท่ากับเอกสารทางธุรกิจประเภทอื่น ๆ (เช่นรายงานสเปรดชีตข้อมูลสไลด์งานนำเสนอเป็นต้น) แต่คุณยังคงต้องการให้ปฏิทินของคุณดูเป็นมืออาชีพและลื่นไหลโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณแชร์กับเพื่อนร่วมงานในช่วง การประชุม. เพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอในการจัดทำเอกสารที่มีคุณภาพให้เริ่มเขียนไดอารี่ของคุณโดยเร็วที่สุด
   • การเริ่มตั้งแต่เนิ่นๆยังช่วยให้คุณได้รับข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวาระการประชุมของคุณ การแชร์ปฏิทินเวอร์ชันเบื้องต้นกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้บังคับบัญชาและการขอข้อมูลจากพวกเขาสามารถช่วยคุณแก้ไขข้อบกพร่องและเพิ่มรายละเอียดที่ขาดหายไปซึ่งไม่เคยมีมาก่อน หากคุณรอจนถึงวินาทีสุดท้ายในการเขียนปฏิทินคุณอาจไม่มีเวลาถามความคิดเห็นนี้
   • ในขณะที่คุณสามารถเขียนวาระการประชุมประจำวันตามปกติในวันก่อนการประชุมได้ แต่อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ในการเตรียมการสำหรับการประชุมที่สำคัญ
4. แบ่งปันวาระการประชุมกับผู้เข้าร่วมประชุม เพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมาร่วมการประชุมโดยมีความรู้อย่างเต็มที่เกี่ยวกับหัวข้อที่จะอภิปรายคุณจะต้องแบ่งปันวาระการประชุมกับทุกคนล่วงหน้า ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมองค์กรที่คุณทำงานอาจหมายถึงการพิมพ์สำเนาหลายชุดและแจกจ่ายเป็นการส่วนตัวหรือเพียงแค่ส่งอีเมลปฏิทินเป็นไฟล์แนบ อย่างไรก็ตามคุณแจกจ่ายปฏิทินของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดทางเทคนิคก่อนที่จะส่ง
   • ขึ้นอยู่กับความสำคัญของการประชุมคุณอาจต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมในวาระการประชุมอย่างน้อยหนึ่งหรือสองชั่วโมงก่อนการประชุม สำหรับการประชุมใหญ่ที่สำคัญอาจจำเป็นต้องส่งวาระการประชุมล่วงหน้า 1 วันหรือมากกว่านั้น
   • เนื่องจากผู้คนมักจะยุ่งหรือขี้ลืมจึงเป็นความคิดที่ชาญฉลาดที่จะนำสำเนาวาระการประชุมเพิ่มเติมมาในที่ประชุมในกรณีที่มีคนลืมของพวกเขา

เคล็ดลับ

• หากมีใครไม่สามารถเข้าร่วมการประชุมได้ให้ลองสร้างส่วน "ประกาศไม่เข้าร่วม" ที่ด้านบนของวาระการประชุมหรือเว้นที่ว่างไว้และเพียงแค่ประกาศในระหว่างการประชุม
• แหล่งข้อมูลที่ยอดเยี่ยมสำหรับไฟล์ มีประสิทธิผล การประชุมใช้ "DARV": เป้าหมายวาระบทบาทและความรับผิดชอบ ก่อนอื่นการประชุมของคุณควรมี วัตถุประสงค์ เพื่อที่จะมี. หากคุณแค่จัดประชุมเพื่อให้ข้อมูลอย่าเสียเวลากับการประชุม ส่งจดหมายข่าวให้พวกเขา เป้าหมายควรมีองค์ประกอบที่ใช้งานได้และหากเป็นไปได้ผลิตภัณฑ์ที่จะแสดง: "กำหนดเป้าหมายรายไตรมาสสำหรับทีม" วาระการประชุมคือรายการหัวข้อที่คุณจะจัดการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้นโดยมีเวลา จำกัด เพื่อให้คุณติดตามได้ ตัวอย่างเช่น "1. ตรวจสอบสถานะเป้าหมายของไตรมาสที่แล้ว (15 นาที) 2. ข้อเสนอแนะทางธุรกิจอื่น ๆ สำหรับเป้าหมาย (20 นาที) 3. เลือกเป้าหมาย 5 อันดับแรก (10 นาที) ฯลฯ " สำหรับบทบาทและความรับผิดชอบคุณเป็นผู้กำหนดว่าใครเป็นผู้นำการประชุมใครจดบันทึกและใครเป็นผู้กำหนดรายการการดำเนินการที่เป็นผลมาจากการประชุม
• ถ้า บริษัท ของคุณมีแบบฟอร์มพิเศษสำหรับปฏิทินให้ใช้แบบฟอร์มนี้เป็นเทมเพลต สำหรับสถานที่บางแห่งการยึดติดกับสูตรเป็นสิ่งสำคัญ
• ขึ้นอยู่กับว่าเพื่อนร่วมงานของคุณชอบอะไรการกำหนดเส้นตายให้คนเสนอแนวคิดสำหรับวาระการประชุมนั้นมีประโยชน์ ระบุวันที่และเวลาปิดและปฏิบัติตาม จัดให้มีที่ว่างสำหรับการเพิ่มเติมที่พวกเขาปรับปรุงปฏิทินหรือเมื่อกิจกรรมเข้ามาแทนที่ปฏิทินเดิมของคุณ