ผู้เขียน:
John Pratt
วันที่สร้าง:
16 กุมภาพันธ์ 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้จัดการร้านมีตำแหน่งผู้นำใน บริษัท ขนาดใหญ่หรือดูแลลูก ๆ ที่บ้านเพื่อให้ได้สิ่งที่ดีที่สุดจากตัวคุณเองและดำเนินการอย่างมีประสิทธิภาพที่สุดเป็นสิ่งสำคัญมากที่คุณจะสามารถแบ่งปันบางส่วนของ ความรับผิดชอบของคุณในการมอบหมายอย่างไรก็ตามการมอบหมายงานอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก - ในแง่หนึ่งคุณต้องแน่วแน่กับใครก็ตามที่คุณมอบหมายความรับผิดชอบให้กับอีกฝ่ายหนึ่งคุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณเชื่อใจเขาหรือเธอด้วย ในบทความนี้คุณจะพบคำตอบของคำถามที่พบบ่อยมากมายเกี่ยวกับการมอบสิทธิ์และเราจะแนะนำคุณทีละขั้นตอนตลอดกระบวนการมอบสิทธิ์เพื่อที่คุณจะได้เรียนรู้ที่จะมอบหมายอย่างมีชั้นเชิงและให้เกียรติ .
ที่จะก้าว
ส่วนที่ 1 ของ 2: การจัดท่าทางให้ถูกต้อง
วางอัตตาของคุณไว้สักครู่ ความคิดที่สำคัญบนเส้นทางสู่การมอบหมายงานคือความคิดที่ว่าถ้าคุณต้องการทำสิ่งที่ถูกต้องคุณควรทำด้วยตัวเองดีกว่า คุณไม่ใช่คนเดียวบนโลกที่ทำได้อย่างถูกต้อง คุณคือ บางที คนเดียวที่ทำได้ดีในช่วงเวลาที่แม่นยำนี้ แต่ถ้าคุณใช้เวลาฝึกฝนใครสักคนในที่สุดพวกเขาก็จะทำได้ดีทีเดียว บางทีอีกฝ่ายอาจทำได้เร็วกว่าหรือดีกว่าคุณด้วยซ้ำและนั่นไม่ใช่แค่สิ่งที่คุณต้องยอมรับ แต่ยังเป็นสิ่งที่คุณต้องยินดีด้วย - คิดอย่างมีเหตุผลและเป็นจริง - คุณสามารถทำงานนี้ด้วยตัวเองได้หรือไม่? คุณจะต้องทำงานตัวเองจนตายเพื่อที่จะสามารถรวมงานนี้เข้ากับความรับผิดชอบปกติของคุณได้หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นคุณควรมอบหมายงานบางส่วนของคุณให้ดีขึ้น คุณไม่จำเป็นต้องละอายใจกับมันหรือรู้สึกว่าคุณไม่ดีพอ - คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อคุณขอความช่วยเหลือเมื่อจำเป็น
อย่ารอให้คนอาสา หากคุณมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในการมอบหมายงานคุณอาจต้องทนทุกข์ทรมานจากอาการไม่รุนแรงที่เรียกว่ากลุ่มอาการของการพลีชีพ - ทั้งหมดนี้อาจมากเกินไปสำหรับคุณและคุณมักจะสงสัยว่าทำไมผู้คนถึงไม่เสนอตัวช่วยคุณ ซื่อสัตย์กับตัวเอง - เมื่อพวกเขาทำคุณไม่ปฏิเสธความช่วยเหลือของพวกเขามากขึ้นหรือน้อยลงโดยอัตโนมัติหรือไม่เอื้อเฟื้อโดยส่วนใหญ่หรือไม่? คุณสงสัยหรือไม่ว่าทำไมพวกเขาถึงไม่ผลักดันอีกหน่อย? คุณรู้สึกไหมว่าถ้าบทบาทของคุณกลับกันคุณอาจจะช่วยคนอื่น ๆ เหล่านั้นได้โดยไม่ลังเล? หากคุณตอบว่า "ใช่" สำหรับคำถามเหล่านี้คุณจะต้องใช้ความสามารถในการควบคุมสถานการณ์ ดูแลมันด้วยตัวคุณเอง ที่คุณจะได้รับความช่วยเหลือที่คุณต้องการเช่นกันและอย่ารอให้ความช่วยเหลือมาหาคุณเพราะมันอาจไม่ได้มาเลย - หลายคนไม่ทราบว่าอีกคนกำลังจะผ่านไปอย่างไรและคุณไม่สามารถเปลี่ยนแปลงสิ่งเหล่านี้ได้มากนัก สักครู่ให้ลืมความหงุดหงิดที่คุณรู้สึกต่อคนที่ไม่ช่วยตัวเองและจำไว้ว่าสุดท้ายแล้วคุณต้องบอกให้พวกเขารู้ว่าคุณต้องการอะไร
หยุดมองว่าการร้องขอความช่วยเหลือเป็นสิ่งที่เป็นลบ หลายคนรู้สึกไม่สบายใจที่จะขอความช่วยเหลือ คุณอาจรู้สึกผิดหรือรู้สึกเหมือนเป็นภาระของคนอื่นหรือละอายใจกับมันเพราะ (ด้วยเหตุผลบางอย่าง) คุณคิดว่าคุณควรจะแก้ปัญหาทุกอย่างได้ด้วยตัวเอง 
เรียนรู้ที่จะไว้วางใจผู้อื่น. หากคุณกลัวการมอบหมายงานเพราะคุณคิดว่าไม่มีใครสามารถทำงานได้ดีเท่าคุณโปรดจำไว้สองประการ: ประการแรกความจริงก็คือเมื่อมีการฝึกฝนอย่างเพียงพอเกือบทุกคนสามารถทำได้ดีในบางสิ่งและประการที่สองคุณอาจจะไม่ได้เป็น ความสามารถระดับโลกอย่างที่คุณคิด เมื่อคุณมอบหมายงานคุณไม่เพียง แต่เพิ่มเวลาให้กับตัวเองคุณยังให้โอกาสคนที่ช่วยคุณฝึกฝนทักษะใหม่ ๆ หรือทำงานรูปแบบใหม่ อดทน - ถ้าคุณให้เวลาเขาหรือเธอมากพอผู้ช่วยของคุณอาจจะทำงานที่คุณมอบหมายให้ดีที่สุดเท่าที่คุณจะทำได้ เว้นแต่งานที่คุณมอบให้จะมีความสำคัญมากก็คงไม่มีปัญหาหากผู้ช่วยของคุณเรียนรู้ที่จะทำมันให้ดีเมื่อเวลาผ่านไป หากงานนั้นสำคัญมากคุณควรไตร่ตรองให้ดีก่อนมอบหมายงาน! - และแม้ว่าคุณจะเก่งที่สุดในงานที่คุณวางแผนจะมอบหมาย แต่จงตระหนักว่าการมอบหมายงานทำให้คุณสามารถทำสิ่งอื่น ๆ ได้ด้วยเวลาของคุณ หากที่สำนักงานของคุณคุณเก่งที่สุดในการติดตั้งฮาร์ดไดรฟ์หรือทำงานที่ซ้ำซากจำเจ แต่คุณมีงานนำเสนอที่สำคัญที่ต้องเตรียมก็ไม่มีปัญหาในการทำให้งานเสร็จโดยนักศึกษาฝึกงานได้รับการซ่อมแซมใหม่ ดีกว่าที่จะจัดลำดับความสำคัญของงานที่ยากและซับซ้อน - อย่ารู้สึกผิดกับการมอบหมายงานที่ค่อนข้างเรียบง่ายและจำเจเมื่อคุณมีสิ่งที่สำคัญกว่าที่ต้องทำ
ส่วนที่ 2 จาก 2: มอบหมายอย่างเหมาะสม
รับลูกบอลกลิ้ง ขั้นตอนแรกนั้นยากที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็สำคัญที่สุด คุณจำเป็นต้องกระโดดและขอให้ใครช่วยคุณ (หรือถ้าคุณเป็นหัวหน้างานให้บอกคนอื่นว่าเขาหรือเธอ ต้อง อย่ารู้สึกผิด - ตราบใดที่คุณสุภาพเรียบร้อยและสง่างามไม่มีอะไรหยาบคายเกี่ยวกับการขอ (หรือชี้นำ) ใครสักคนให้ช่วยคุณ พยายามมีความกรุณาและเข้าใจในขณะเดียวกันก็อย่ามองข้ามความจริงจังของคำขอของคุณ - หากคุณไม่รู้ว่าจะขอให้ใครทำงานบางอย่างให้คุณโดยเฉพาะได้อย่างไรให้พยายามพูดให้สั้นและไพเราะ ตัวอย่างเช่นพูดว่า "เฮ้ฉันขอคุยกับคุณสักครู่ได้ไหมฉันสงสัยว่าคุณจะช่วยฉันติดตั้งฮาร์ดไดรฟ์ขนาดใหญ่ที่เราเพิ่งติดตั้งได้หรือไม่ฉันทำไม่ได้เพราะฉันไม่ได้อยู่ใน วันนี้ที่ทำงาน.. คุณช่วยฉันได้ไหม " อย่ากดดันผู้ช่วยเหลือเพียงตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขา / เธอรู้ว่าต้องการความช่วยเหลือ
- ขอความช่วยเหลือและคุณจะ (อาจ) ได้รับเช่นกัน อย่ากลัวที่จะมอบหมายงานเพราะคุณคิดว่าคุณจะเจอว่าหยาบคายหรือเป็นคำสั่ง ดูแบบนี้: คุณรู้สึกอย่างไรเมื่อคนอื่นขอให้คุณทำอะไรให้พวกเขา? คุณรู้สึกว่าถูกดูถูกหรือปฏิบัติอย่างไม่ยุติธรรมหรือไม่? หรือคุณ (ปกติ) มีความสุขมากเกินไปที่จะช่วย? อาจเป็นอย่างหลัง!
อย่าปฏิเสธเป็นการส่วนตัว บางครั้งผู้คนก็ไม่สามารถช่วยคุณได้แม้ว่าพวกเขาต้องการ - นั่นเป็นเรื่องน่าเสียดาย แต่ก็จริง อาจเป็นได้จากหลายสาเหตุ - ที่พบบ่อยที่สุดคือคนที่คุณขอความช่วยเหลือนั้นยุ่งกับงานของตัวเองอยู่แล้ว อย่าถือเป็นการส่วนตัวมากเกินไป - เพียงเพราะใครบางคนไม่สามารถ (หรือไม่) ช่วยคุณ ณ จุดนั้นไม่ได้หมายความว่าพวกเขาเกลียดคุณ เวลาส่วนใหญ่ก็หมายความว่าอีกฝ่ายไม่ว่างหรือขี้เกียจเกินไป - ไม่มีอะไรมากหรือน้อย - หากคำขอความช่วยเหลือของคุณถูกปฏิเสธให้พิจารณาตัวเลือกของคุณ - โดยปกติคุณสามารถพูดอย่างสุภาพ แต่อย่างเร่งด่วนอีกครั้งว่าคุณต้องการความช่วยเหลือจากบุคคลนั้นจริงๆ (และโดยปกติจะได้ผลดีโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นหัวหน้างานหรือผู้ที่มีอำนาจอื่น ๆ ) คุณสามารถถามใครสักคนได้ อื่น ๆ หรือคุณสามารถทำงานด้วยตัวเอง หากคุณต้องการความช่วยเหลือจริงๆอย่ากลัวที่จะลองใช้ตัวเลือกหนึ่งและ / หรือสอง!
มอบหมายเป้าหมายสูงสุดไม่ใช่ขั้นตอน นี่คือกุญแจสำคัญในการหลีกเลี่ยงการกลายเป็นฝันร้ายของสิ่งที่เรียกว่า micromanager กำหนดแนวทางที่ชัดเจนสำหรับประเภทของผลลัพธ์ที่คุณคาดหวังและแสดงวิธีการอื่น ๆ แต่บอกว่าพวกเขาทำได้ในแบบของตัวเองตราบใดที่ทำถูกต้องและเสร็จทันเวลา - นอกจากนี้ยังฉลาดเพราะไม่เพียงช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยลดความกังวลของคุณอีกด้วย สิ่งที่คุณต้องการคือใช้เวลาที่คุณมีไว้เพื่อทำสิ่งที่สำคัญกว่าแทนที่จะกังวลเกี่ยวกับความคืบหน้าของผู้ช่วยของคุณตลอดเวลา
เตรียมพร้อมที่จะต้องฝึกอบรมผู้ช่วยของคุณ ในเกือบทุกกรณีคุณจะต้องเผื่อเวลาไว้บ้างเพื่อสอนคนที่จะช่วยคุณในการทำงานที่คุณมอบหมายให้เขาหรือเธอแม้ว่าจะเป็นงานที่ค่อนข้างเรียบง่ายก็ตาม โปรดทราบว่ากระบวนการที่ดูเหมือนตรงไปตรงมาและตรงไปตรงมาสำหรับคุณอาจไม่ใช่เรื่องง่ายสำหรับคนที่ไม่เคยจัดการกับพวกเขา เตรียมตัวให้พร้อมไม่เพียง แต่อธิบายงานที่คุณมอบหมายให้กับผู้ช่วยของคุณทีละขั้นตอนเท่านั้น แต่ยังต้องอดทนตอบคำถามที่เขาหรือเธออาจต้องการถามคุณด้วย - ลองนึกถึงเวลาที่คุณใช้ในการฝึกอบรมผู้ช่วยของคุณเป็นการลงทุนระยะยาวที่ชาญฉลาด ด้วยการเสียสละเวลาเล็กน้อยและช่วยเหลือบุคคลนั้นเพื่อช่วยให้คุณเรียนรู้วิธีทำงานอย่างถูกต้องคุณจะประหยัดเวลาในอนาคตที่คุณอาจใช้แก้ไขข้อผิดพลาดของเขาหรือเธอ
กำหนดเครื่องมือที่จำเป็นในการทำงาน คุณอาจมีเครื่องมือบางอย่างที่จำเป็นในการปฏิบัติงานในขณะที่บุคคลที่คุณมอบหมายงานนั้นไม่สามารถเข้าถึงได้ สิ่งต่างๆเช่นข้อมูลที่มีการป้องกันด้วยรหัสผ่านอุปกรณ์พิเศษและเครื่องมืออื่น ๆ บางอย่างอาจจำเป็นในการทำงานให้เสร็จดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ช่วยของคุณสามารถใช้สิ่งที่ต้องการเพื่อให้งานสำเร็จ 
ทำความเข้าใจว่าผู้ช่วยเหลือของคุณไม่สามารถทำมากกว่าหนึ่งอย่างในแต่ละครั้ง ในขณะที่ผู้ช่วยของคุณกำลังช่วยเหลือคุณบุคคลนั้นจะไม่ยุ่งอยู่กับความรับผิดชอบตามปกติของตน โปรดจำไว้ว่าเช่นเดียวกับคุณผู้ช่วยของคุณอาจมีตารางงานที่ยุ่ง ถามตัวเองด้วยคำถามต่อไปนี้: เขาหรือเธอพลาดที่จะทำงานของคุณ? เมื่อคุณมอบหมายงานให้ใครบางคนตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้คำตอบสำหรับคำถามนี้ 
อดทน ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามใครก็ตามที่คุณมอบหมายให้จะทำผิดพลาดในขณะที่เรียนรู้ที่จะทำงานใหม่ นั่นเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเรียนรู้ดังนั้นควรรวมไว้ในการวางแผนของคุณ อย่ามอบหมายงานภายใต้สมมติฐานว่าผู้ช่วยของคุณจะทำงานได้อย่างสมบูรณ์เว้นแต่เขาหรือเธอจะมีความรู้และประสบการณ์ที่สามารถพิสูจน์ได้ในด้านที่เป็นปัญหาอยู่แล้ว หากผลลัพธ์ของโครงการไม่เป็นไปตามที่คุณต้องการเพราะคู่ของคุณไม่สามารถทำงานใหม่ทั้งหมดที่คุณมอบหมายให้เขาหรือเธอได้อย่างสมบูรณ์นั่นเป็นความผิดของคุณไม่ใช่ของเขาหรือเธอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่ช่วยเหลือคุณสามารถพึ่งพาคุณได้เพื่อให้งานที่ได้รับมอบหมายกลายเป็นประสบการณ์การเรียนรู้ที่น่าสนใจสำหรับเขาหรือเธอไม่ใช่สิ่งที่ต้องกลัว - หากคุณฝึกฝนใครสักคนในบางสิ่งคุณกำลังลงทุน มันจะทำให้คุณช้าลงในตอนแรก แต่ในระยะยาวมันจะเพิ่มผลผลิตอย่างก้าวกระโดดเพราะคุณเข้าหาสิ่งทั้งหมดด้วยทัศนคติที่ดีและเป็นจริง
เตรียมพร้อมสำหรับปัญหาที่คาดเดาได้ กำหนดแผนสำรองและพร้อมให้ความช่วยเหลือหากมีสิ่งผิดปกติเกิดขึ้น รู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้นหากพลาดช่วงเวลาสำคัญหรือเส้นตาย อุปสรรคและความท้าทายที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นตลอดเวลาไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ทำงานหรือที่บ้านแม้บางครั้งเทคโนโลยีจะล้มเหลว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้ช่วยของคุณสามารถวางใจได้ว่าหากมีสิ่งที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นคุณจะเข้าใจและช่วยให้เขาหรือเธอบรรลุกำหนดเวลาดังกล่าว - อย่าโทษผู้ช่วยของคุณในปัญหาแรก - นอกจากนี้ยังฉลาดในแบบเห็นแก่ตัว - หากผู้ช่วยของคุณกลัวที่จะถูกตำหนิในบางสิ่งเขาหรือเธอจะใช้เวลาในการปกป้องชื่อเสียงของตัวเองมากกว่าการทำงานจริง
รับทราบความช่วยเหลือจากผู้ช่วยของคุณเมื่อสมควรได้รับ การมอบหมายงานให้คนอื่นเป็นสิ่งที่จำเป็นหากคุณต้องรับผิดชอบมากขึ้นเรื่อย ๆ แต่จะเป็นการต่อต้านหากคุณมอบหมายงานให้ผู้ช่วยของคุณทำงานอย่างหนักจากนั้นรับเครดิตทั้งหมดให้กับตัวคุณเอง ยอมรับและยกย่องความพยายามของผู้อื่นในนามของคุณ - อย่าลืมเอ่ยชื่อผู้ช่วยของคุณทุกครั้งที่คุณได้รับคำชมเชยสำหรับงานที่คุณได้รับความช่วยเหลือ
พูด: "ขอขอบคุณ." เมื่อมีคนทำอะไรให้คุณสิ่งสำคัญคือต้องขอบคุณพวกเขาตระหนักถึงความสำคัญของความช่วยเหลือและบอกให้คนที่ช่วยคุณรู้ว่าพวกเขารู้สึกชื่นชม ถ้าคุณไม่ทำคุณจะดูเนรคุณแม้ว่าคุณจะไม่ได้เป็น จำไว้ว่าผู้คนไม่สามารถอ่านใจคุณได้ โอกาสที่ใครบางคนจะช่วยคุณอีกครั้งจะสูงกว่ามากหากเขาหรือเธอรู้สึกชื่นชม - เป็นคนดี. ด้วยสัญลักษณ์แห่งการจดจำง่ายๆที่มาจากใจคุณโดยตรงเช่น "ฉันทำไม่ได้ถ้าไม่มีคุณ!" คุณสามารถประสบความสำเร็จได้มากมาย หากงานที่อีกฝ่ายทำเพื่อคุณนั้นใหญ่โตหรือสำคัญมากคุณอาจพิจารณาให้พวกเขาทานอาหารเย็นหรือเครื่องดื่มหรือซื้อการ์ดขอบคุณหรือของขวัญเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้พวกเขา
