เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้เทมเพลตใน Windows
• วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้เทมเพลตบน Mac
• วิธีที่ 3 จาก 3: สร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

บทความวิกิฮาวนี้จะแนะนำวิธีการสร้างใบแจ้งหนี้ทางธุรกิจใน Microsoft Excel สำหรับคอมพิวเตอร์ Windows และ Mac คุณสามารถสร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองหรือเลือกเทมเพลตใบแจ้งหนี้

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 3: การใช้เทมเพลตใน Windows

1. เปิด Microsoft Excel นี่คือไอคอนสีเขียวที่มีตัว "X" สีขาว โฮมเพจของ Microsoft Excel home จะเปิดขึ้น
2. ค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้ ประเภท ใบแจ้งหนี้ ในแถบค้นหาที่ด้านบนสุดของหน้าจากนั้นกด ↵เข้า เพื่อค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้
   • คุณต้องเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตเพื่อค้นหาเทมเพลต
3. เลือกเทมเพลต คลิกเทมเพลตที่คุณต้องการใช้เพื่อเปิดในหน้าต่าง
4. คลิก สร้าง. ปุ่มนี้อยู่ทางขวาของตัวอย่างเทมเพลต เพื่อเปิดเทมเพลตใน Microsoft Excel
5. แก้ไขเทมเพลตตามความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่นเทมเพลตส่วนใหญ่จะเขียนว่า "บริษัท " ที่ด้านบน คุณสามารถแทนที่ด้วยชื่อ บริษัท ของคุณ
   • หากต้องการแก้ไขข้อความในเอกสาร Excel ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความแล้วลบข้อความหรือแทนที่ด้วยข้อความของคุณเอง
6. กรอกใบแจ้งหนี้ เพิ่มข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเทมเพลตใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่ายอดรวมทั้งหมดตรงกับเครดิตของคุณ
   • ตัวอย่างเช่นเทมเพลตใบแจ้งหนี้บางรายการขอให้คุณป้อนอัตรารายชั่วโมงหรือราคาคงที่
   • เทมเพลตใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ใช้สูตรเพื่อรวมอัตรารายชั่วโมงที่ป้อนเข้ากับจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในฟิลด์ "ผลรวมทั้งหมด"
7. บันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณ คลิก ไฟล์ ที่มุมบนซ้ายของหน้าคลิก บันทึกเป็นดับเบิลคลิกที่ตำแหน่งบันทึกป้อนชื่อใบแจ้งหนี้ของคุณแล้วคลิก บันทึก. การดำเนินการนี้จะบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ปรับแล้วของคุณในตำแหน่งที่คุณเลือก ใบแจ้งหนี้ของคุณพร้อมส่งแล้ว

วิธีที่ 2 จาก 3: การใช้เทมเพลตบน Mac

1. เปิด Microsoft Excel นี่คือไอคอนสีเขียวที่มี "X" สีขาว Excel จะเปิดขึ้น
2. คลิก ไฟล์. เมนูนี้จะอยู่ที่ด้านบนซ้ายของหน้า เมนูจะขยายด้านล่าง
3. คลิก ใหม่จากเทมเพลต. นี่คือตัวเลือกในเมนูที่ขยายลงมา ไฟล์. เพื่อเปิดหน้าใหม่พร้อมตัวเลือกเทมเพลต
4. ค้นหาเทมเพลตใบแจ้งหนี้ ประเภท ใบแจ้งหนี้ ในแถบค้นหาที่ด้านบนขวาของหน้าแล้วกด ⏎กลับ.
   • คุณต้องเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตเพื่อค้นหาเทมเพลต
5. เลือกเทมเพลต คลิกที่เทมเพลตเพื่อเปิดตัวอย่างเทมเพลต
6. คลิก เปิด. นี่คือภาพตัวอย่าง ซึ่งจะเปิดเทมเพลตใบแจ้งหนี้เป็นเอกสารใหม่
7. แก้ไขเทมเพลตตามความต้องการของคุณ ตัวอย่างเช่นเทมเพลตส่วนใหญ่จะเขียนว่า "บริษัท " ที่ด้านบน คุณสามารถแทนที่ด้วยชื่อ บริษัท ของคุณ
   • หากต้องการแก้ไขข้อความในเอกสาร Excel ให้ดับเบิลคลิกที่ข้อความแล้วลบข้อความหรือแทนที่ด้วยข้อความของคุณเอง
8. กรอกใบแจ้งหนี้ เพิ่มข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเทมเพลตใบแจ้งหนี้เพื่อให้แน่ใจว่ายอดรวมทั้งหมดตรงกับเครดิตของคุณ
   • ตัวอย่างเช่นเทมเพลตใบแจ้งหนี้บางรายการขอให้คุณป้อนอัตรารายชั่วโมงหรือราคาคงที่
   • เทมเพลตใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ใช้สูตรเพื่อรวมอัตรารายชั่วโมงที่ป้อนเข้ากับจำนวนชั่วโมงที่ทำงานในฟิลด์ "ผลรวมทั้งหมด"
9. บันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณ คลิก ไฟล์ ที่มุมบนซ้ายของหน้าคลิก บันทึกเป็นดับเบิลคลิกที่ตำแหน่งบันทึกป้อนชื่อใบแจ้งหนี้ของคุณแล้วคลิก บันทึก. การดำเนินการนี้จะบันทึกใบแจ้งหนี้ที่ปรับแล้วของคุณในตำแหน่งที่คุณเลือก ใบแจ้งหนี้ของคุณพร้อมส่งแล้ว

วิธีที่ 3 จาก 3: สร้างใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง

1. เปิด Microsoft Excel นี่คือไอคอนสีเขียวที่มีตัว "X" สีขาว โฮมเพจของ Microsoft Excel home จะเปิดขึ้น
2. คลิก สมุดงานเปล่า. ที่เป็นตัวเลือกทางซ้ายบนของโฮมเพจ Excel สเปรดชีตว่างเปล่าจะเปิดขึ้น
   • ข้ามขั้นตอนนี้บน Mac หาก Excel เปิดในสเปรดชีตเปล่า
3. สร้างส่วนหัวของใบแจ้งหนี้ ในส่วนหัวคุณควรใส่ข้อมูลต่อไปนี้:
   • ชื่อ บริษัท - ชื่อ บริษัท ที่ส่งจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้
   • คำอธิบาย - คำว่า "ใบแจ้งหนี้" หรือคำอธิบายประเภทของใบแจ้งหนี้เช่น "ใบเสนอราคา" หากคุณอ้างถึงบริการของคุณแทนที่จะเรียกเก็บเงิน
   • วันที่ - วันที่คุณทำใบแจ้งหนี้
   • จำนวน - เลขที่ใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้ระบบตัวเลขทั่วไปสำหรับลูกค้าทั้งหมดของคุณหรือระบบส่วนบุคคลสำหรับลูกค้าแต่ละราย หากคุณเลือกที่จะระบุหมายเลขสำหรับลูกค้าแต่ละรายแยกกันคุณสามารถใส่ชื่อลูกค้าหรืออนุพันธ์ลงในหมายเลขใบแจ้งหนี้เช่น "Westwood1"
4. ป้อนรายละเอียดชื่อและที่อยู่ของผู้ส่งและผู้รับ ข้อมูลนี้ควรอยู่ที่ด้านบนของใบแจ้งหนี้โดยมีข้อมูลของคุณอยู่เหนือลูกค้า
   • ข้อมูลติดต่อของคุณควรประกอบด้วยชื่อที่อยู่ธุรกิจหมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมล
   • ข้อมูลลูกค้าของคุณควรมีชื่อ บริษัท ชื่อผู้รับผิดชอบการชำระเงินและที่อยู่ของลูกค้า คุณสามารถใส่หมายเลขโทรศัพท์และที่อยู่อีเมลของลูกค้าได้ด้วย
5. ป้อนข้อมูลใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้คอลัมน์เพื่อให้คำอธิบายสั้น ๆ เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์หรือบริการคอลัมน์สำหรับปริมาณคอลัมน์สำหรับราคาหรือหน่วยภาษีและคอลัมน์จากการคำนวณสำหรับราคารวมของปริมาณที่ซื้อของสินค้าที่เป็นปัญหา
6. แสดงยอดรวมของใบแจ้งหนี้ ต้องอยู่ภายใต้คอลัมน์จากการคำนวณที่มีจำนวนบรรทัดแยกกันและสามารถคำนวณได้ด้วยฟังก์ชัน SUM ของ Excel
   • ตัวอย่างเช่นถ้าคุณทำงาน $ 13 ในเซลล์ B3 และมูลค่า€ 27 สำหรับการทำงานในห้องขัง B4 คุณสามารถใช้สูตร = SUM (B3, B4) ในเซลล์ B5 เพื่อแสดง $ 40 ในเซลล์นั้น
   • หากคุณมีอัตรารายชั่วโมง (เช่น€ 30) ในเซลล์ B3 ใช้และจำนวนชั่วโมง (เช่น 3) B4คุณจะแทน = SUM (B3 * B4) ในเซลล์ B5 สามารถใส่.
7. รวมเงื่อนไขการชำระเงินด้วย สามารถวางได้ทั้งด้านบนและด้านล่างของข้อมูลการเรียกเก็บเงิน เงื่อนไขการชำระเงินทั่วไปคือ "ในการจัดส่ง" "ภายใน 14 วัน" "ภายใน 30 วัน" หรือ "ภายใน 60 วัน"
   • นอกจากนี้คุณยังสามารถใส่บันทึกที่ด้านล่างของใบแจ้งหนี้ซึ่งรวมถึงวิธีการชำระเงินที่ยอมรับข้อมูลทั่วไปหรือคำขอบคุณสำหรับลูกค้าที่สั่งซื้อ
8. บันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณ หากจำเป็นให้ใช้ชื่อที่ทำให้ใบแจ้งหนี้แตกต่างจากใบแจ้งหนี้อื่น ๆ ที่คุณได้ส่งให้กับลูกค้าแล้ว ในการบันทึกใบแจ้งหนี้ของคุณ:
   • Windows - คลิก ไฟล์ ที่มุมบนซ้ายของหน้าคลิก บันทึกเป็นดับเบิลคลิกที่ตำแหน่งบันทึกป้อนชื่อใบแจ้งหนี้ของคุณแล้วคลิก "บันทึก"
   • Mac - คลิกที่ ไฟล์ ในเมนูคลิก บันทึกเป็นป้อนชื่อใบแจ้งหนี้ของคุณแล้วคลิก บันทึก.

เคล็ดลับ

• คุณสามารถบันทึกใบแจ้งหนี้เป็นเทมเพลตเพื่อใช้อีกครั้งในอนาคต

คำเตือน

• เมื่อสร้างใบแจ้งหนี้ควรใส่รายละเอียดมากเกินไปมากกว่ารายละเอียดน้อยเกินไป