ผู้เขียน:
Roger Morrison
วันที่สร้าง:
23 กันยายน 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
สรุปเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของเอกสารทางธุรกิจ เป็นส่วนแรก (และมักเป็นส่วนเดียว) ที่คนอื่นจะอ่านและส่วนสุดท้ายที่คุณควรเขียน เป็นภาพรวมคร่าวๆของเอกสารทั้งหมดซึ่งออกแบบมาเพื่อแสดงให้ผู้ที่มีงานยุ่งซึ่งจะอ่านเอกสารของคุณได้อย่างรวดเร็วว่าต้องอ่านมากน้อยเพียงใดและมีแนวโน้มว่าจะต้องดำเนินการอย่างไร
ที่จะก้าว
วิธีที่ 1 จาก 2: พื้นฐาน
ทำความเข้าใจว่าบทสรุปคือภาพรวมคร่าวๆของชิ้นส่วนธุรกิจ "สรุป" และ "ภาพรวม" คือคำที่นี่ บทสรุปนั้นไม่ครอบคลุมทั้งหมดและไม่ได้ใช้แทนชิ้นส่วนต้นฉบับ สรุปไม่ควรเกิน 10% ของเอกสารต้นฉบับ พยายามที่จะได้รับระหว่าง 5% ถึง 10% - ข้อมูลสรุปแตกต่างจากข้อความที่ตัดตอนมา ข้อความที่ตัดตอนมาช่วยให้ผู้อ่านเห็นภาพรวมและการวางแนวในขณะที่บทสรุปแสดงถึงส่วนสำคัญและให้ทิศทางมากขึ้น สารสกัดถูกใช้บ่อยขึ้นในเอกสารทางวิชาการและมีบทคัดย่อสำหรับวัตถุประสงค์ทางธุรกิจมากขึ้น
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณปฏิบัติตามหลักเกณฑ์สำหรับรูปแบบและโครงสร้าง แหล่งข้อมูลสรุปที่มีอิทธิพลส่วนใหญ่ยอมรับว่าควรใช้แนวทางรูปแบบและโครงสร้างบางประการ สิ่งเหล่านี้ ได้แก่ : - ย่อหน้าควรสั้นและตรงประเด็น
- สรุปต้องเข้าใจได้โดยไม่ต้องอ่านรายงานต้นฉบับ
- ข้อสรุปควรเขียนในลักษณะที่เหมาะสมกับผู้ชมที่เขียนข้อความ
กำหนดปัญหา บทสรุปควรกำหนดปัญหาที่ชัดเจนไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับการจัดการซัพพลายเชนหรือแคมเปญการตลาดในต่างประเทศ การกำหนดปัญหาที่ชัดเจนมีความสำคัญโดยเฉพาะอย่างยิ่งในการสรุปเนื่องจากเอกสารสำคัญมักเขียนโดยช่างเทคนิคที่มีความเข้าใจน้อยเกี่ยวกับเรื่องแนวความคิด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าปัญหานั้นเขียนด้วยคำที่ชัดเจนและเข้าใจได้ 
ให้วิธีแก้ปัญหา ปัญหาต้องการทางออกเสมอ ในการมอบวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน (และเหตุผลในการสนับสนุนสาเหตุ) คุณต้องนำเสนอวิธีแก้ปัญหาในลักษณะที่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากปัญหาของคุณไม่ได้กำหนดไว้อย่างชัดเจนการแก้ปัญหาของคุณก็อาจไม่สมเหตุสมผลเช่นกัน 
ใช้รูปภาพสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหัวเรื่องหากสิ่งนั้นทำให้เอกสารง่ายขึ้น บทสรุปไม่ใช่เรียงความ ไม่จำเป็นต้องเป็นข้อความยาว ๆ หากพวกเขาเข้าใจกันมากขึ้นแสดงว่าคุณมาถูกทางแล้ว: - รูปปั้น. ภาพที่นำเสนออย่างดีซึ่งเน้นให้เห็นถึงลักษณะของปัญหาของลูกค้าอย่างชัดเจนสามารถชี้แจงแก่นของบทสรุปได้ การกระตุ้นการมองเห็นมักจะได้ผลเช่นเดียวกับการวิเคราะห์
- การแจงนับ ข้อมูลจำนวนมากสามารถแบ่งย่อยออกเป็นรายการที่จัดการได้มากขึ้น
- หัว หากจำเป็นให้จัดระเบียบหัวข้อในสรุปภายใต้หัวเรื่อง สิ่งนี้จะช่วยให้ผู้อ่านสามารถติดตามได้ในขณะที่พวกเขาเริ่มสรุป
ทำให้สรุปใหม่และปราศจากศัพท์แสง ศัพท์แสงเป็นศัตรูของความเข้าใจ เป็นที่นิยมมากในโลกธุรกิจ คำต่างๆเช่น "อินเทอร์เฟซ" "เลเวอเรจ" "ความสามารถหลัก" และคำอื่น ๆ ที่คล้ายกันล้วนเป็นคำที่ควรหลีกเลี่ยง พวกเขาปิดบังความหมายที่แท้จริงและทำให้บทสรุปคลุมเครือและไม่ระบุรายละเอียด
วิธีที่ 2 จาก 2: เนื้อหา
เริ่มต้นด้วยเอกสารต้นฉบับ เนื่องจากบทสรุปสรุปเอกสารอื่นคุณต้องคุ้นเคยกับเอกสารต้นฉบับเพื่อให้สามารถบีบอัดเป็นเวอร์ชันที่จัดการได้และให้ข้อมูล ไม่ว่าเอกสารต้นฉบับนั้นจะเป็นรายงานแผนธุรกิจข้อเสนอคู่มือหรืออย่างอื่นให้ทำตามขั้นตอนและค้นหาประเด็นหลัก 
เขียนภาพรวมโดยย่อจุดประสงค์ของ บริษัท ที่สนับสนุนเอกสารหรือเอกสารต้นฉบับคืออะไร? ขอบเขตคืออะไร? - ตัวอย่าง: Women World Wide เป็นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่มีเป้าหมายเพื่อเชื่อมโยงผู้หญิงทุกคนในโลกผ่านการแก้ปัญหาความรุนแรงในครอบครัวอย่างมีประสิทธิภาพและโดยการให้เครือข่ายสนับสนุนเหยื่อความรุนแรงในครอบครัว การดำเนินงานจากสำนักงานใหญ่ในอัลเบอร์ตาประเทศแคนาดาได้รับการอ้างอิงจากผู้หญิงจาก 170 ประเทศทั่วโลก”
จัดให้มีผู้เข้าร่วมที่ทำให้เกิดเสียง นี่อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของบทสรุป ในหนึ่งหรือสองประโยคคุณต้องทำให้ผู้อ่านเข้าใจได้ชัดเจนว่าธุรกิจของคุณมีความพิเศษอย่างไร เหตุใดการให้ความสนใจการแลกเปลี่ยนหรือการทำงานร่วมกันของผู้คนที่อ่านบทสรุปจึงคุ้มค่า - บางที Michael Jordan อาจเป็นลูกค้าของคุณและโน้มน้าวผลิตภัณฑ์ของคุณบน Twitter ได้ฟรี บางทีคุณอาจเพิ่งเข้าร่วมเป็นพันธมิตรกับ Google บางทีคุณอาจเพิ่งได้รับสิทธิบัตรหรือบางทีคุณอาจเพิ่งได้รับคำสั่งซื้อจำนวนมาก
- บางครั้งคำพูดสั้น ๆ หรือประสบการณ์จากใครบางคนก็เพียงพอแล้ว มันเกี่ยวกับการดึงดูดความสนใจของผู้ชมของคุณทำให้คดีมีความน่านับถือมากที่สุดและดึงดูดผู้อ่านเข้าสู่ส่วนที่เหลือของเอกสาร
กำหนดปัญหาที่ใหญ่กว่า ส่วนแรกที่แท้จริงของบทสรุปคือการอภิปรายปัญหาดังนั้นโปรดอธิบายถึงปัญหาที่ผลิตภัณฑ์หรือบริการของคุณกำลังแก้ไขอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อธิบายปัญหาอย่างชัดเจนที่สุด ปัญหาที่กำหนดไว้ไม่ดีดูเหมือนจะไม่น่าเชื่อและจะไม่ส่งผลให้โซลูชันของคุณได้รับผลกระทบสูงสุด - ตัวอย่าง:“ ลอสแองเจลิสมีการจราจรติดขัด หลังจากตัวเมืองวอชิงตัน ดี.ซี. การจราจรในลอสแองเจลิสแย่ที่สุดในประเทศ นั่นไม่เพียง แต่น่ารำคาญเท่านั้น หมอกควันและมลพิษจากการจราจรทำให้ผลผลิตของผู้คนลดลงเพิ่มระดับโรคหอบหืดและเกิดปัญหาสุขภาพอย่างช้าๆ มีรถยนต์ในแอลเอมากกว่าคนที่อายุมากพอที่จะขับได้”
คิดหาวิธีแก้ปัญหาเฉพาะของคุณ ปัญหาใหญ่คือส่วนที่ง่าย ตอนนี้คุณต้องโน้มน้าวผู้อ่านว่าคุณมีวิธีแก้ปัญหาใหญ่ เมื่อคุณนำเสนอส่วนผสมทั้งสองนี้แสดงว่าคุณกำลังอยู่บนเส้นทางแห่งความคิดที่ยอดเยี่ยม - ตัวอย่าง:“ Innotech ได้ออกแบบระบบควบคุมการจราจรที่แปลกใหม่ซึ่งช่วยลดเวลาที่ต้องใช้ในการเดินทางเป็นนาทีโดยการติดตั้ง 'สมาร์ทลูป' ที่จดสิทธิบัตรไว้ในช่องสัญญาณไฟจราจรล่วงหน้าซึ่งจะบันทึกปริมาณรถในเวลาที่กำหนดและเลี้ยว เปิดไฟให้บริการฐานนั้น ผู้ขับขี่ไม่จำเป็นต้องยืนอยู่หน้าสัญญาณไฟจราจรอีกต่อไปเป็นเวลาหลายนาทีในขณะที่อีกด้านหนึ่งจะเปิดไฟเขียวสำหรับรถที่เป็นศูนย์ "
พูดคุยเกี่ยวกับโอกาสทางการตลาด ขยายปัญหาใหญ่โดยการรวมสถิติสำหรับอุตสาหกรรมของคุณ อย่าแกล้งทำเป็นตัวใหญ่กว่าที่เป็นอยู่! ความจริงที่ว่าอุตสาหกรรมอุปกรณ์ทางการแพทย์มีมูลค่า $ 100 พันล้านต่อปีไม่ได้มีความหมายเนื่องจากอุปกรณ์ทางการแพทย์ใหม่ของคุณให้บริการเพียงส่วนเล็ก ๆ ของอุตสาหกรรมนั้น สับให้เป็นส่วนแบ่งการตลาดตามความเป็นจริง 
ตั้งชื่อข้อเสนอการขายเฉพาะของคุณ นี่คือที่ที่คุณจะอธิบายวิธีการแก้ปัญหาเฉพาะของคุณอย่างละเอียด ทำไมสินค้าหรือบริการของคุณถึงดีกว่าคู่แข่ง? อาจเป็นเพราะองค์กรดูแลที่บ้านของคุณส่งแพทย์ไปหาคนที่บ้านแทนที่จะเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการพยาบาลหรืออาจเป็นเพราะคุณรับประกันว่าจะมีคนมารับบริการในวันเดียวกันดังนั้นคุณจึงไม่ต้องวางแผนล่วงหน้า อธิบายว่าทำไมคุณถึงพิเศษ - ตัวอย่าง:“ Intellilight มีมูลค่าเพิ่มในการตรวจจับได้ทันทีเมื่อไม่มีใครอยู่บ้าน หากไฟยังคงสว่างอยู่ในห้องว่างไฟจะปิดและเปิดโดยอัตโนมัติอีกครั้งทันทีที่ตรวจพบการเคลื่อนไหวในห้อง ซึ่งจะช่วยประหยัดเงินของลูกค้าในค่าไฟฟ้าและสิ้นเปลืองพลังงานน้อยลง "
พูดคุยเกี่ยวกับรูปแบบธุรกิจของคุณหากจำเป็น บทสรุปบางอย่างไม่จำเป็นต้องมีรูปแบบธุรกิจ (เช่นองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรมักจะไม่มีโมเดลธุรกิจ) แต่ถ้าธุรกิจของคุณมีโมเดลธุรกิจควรชัดเจนและง่ายต่อการปฏิบัติตาม คุณกำลังตอบคำถาม "คุณจะทำให้คนอื่นให้เงินจากกระเป๋าของพวกเขาได้อย่างไร" ทำให้โมเดลเรียบง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งในบทสรุป สรุปสั้น ๆ คือทั้งหมดที่ต้องใช้ 
พูดคุยเกี่ยวกับทีมผู้บริหารของคุณหากจำเป็น ขึ้นอยู่กับภาคที่คุณทำงานนี่อาจเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดส่วนหนึ่งของบทสรุปของคุณ นักลงทุนหรือนายธนาคารของคุณเชื่อใจทีมไม่ใช่ความคิด แนวคิดนั้นเกิดขึ้นได้ง่าย แต่การใช้ความคิดเหล่านั้นทำได้โดยทีมงานที่แข็งแกร่งเท่านั้น แสดงให้เห็นทันทีว่าเหตุใดทีมของคุณจึงมีประสบการณ์และความรู้ในการดำเนินการตามแผนธุรกิจของคุณ 
ให้การสนับสนุนทางการเงินและการคาดการณ์เพื่อสนับสนุนการอ้างสิทธิ์ของคุณตามตลาดรูปแบบธุรกิจและผลการดำเนินงานในอดีตของคุณ คุณต้องพัฒนาภาพทางการเงินจากล่างขึ้นบน ประเด็นของการคาดการณ์เหล่านี้คือการบ่งบอกถึงความสามารถและความสามารถของคุณในการวาดภาพทางการเงินโดยอาศัยสมมติฐานด้านเสียง - เมื่อวางแผนสำหรับกลุ่มนักลงทุนอย่าใช้เวลากับเรื่องนี้มากเกินไปเพราะพวกเขารู้ว่าคุณไม่รู้ว่าจะทำเงินได้มากแค่ไหน โดยทั่วไปนักลงทุนไม่ได้ตัดสินใจโดยพิจารณาจากภาพทางการเงินของคุณ พวกเขาตัดสินใจทางการเงินด้วยตัวเองในที่สุด
ตอบสนองต่อคำขอของคุณอย่างช้าๆ แต่แน่นอน ตอนนี้เป็นเวลาขอการลงทุนหรือเงินกู้ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของการสรุปของคุณ คุณสามารถอธิบายได้อีกครั้งว่าทำไม บริษัท ของคุณจึงเพิ่มมูลค่าได้ เตือนผู้อ่านถึงปัญหาใหญ่ที่คุณกำลังจะแก้ไขและส่วนแบ่งการตลาดที่เป็นไปได้ของคุณ สุดท้ายเน้นย้ำอีกครั้งว่าทีมของคุณและความสามารถในการทำงานให้สำเร็จลุล่วง ขอจำนวนเงินที่จะใช้ในการก้าวไปสู่ความสำเร็จที่สำคัญต่อไปสำหรับธุรกิจของคุณ อย่าแสดงจำนวนหุ้นที่คุณยินดีที่จะสละหรือดอกเบี้ยที่คุณยินดีจ่าย สิ่งนี้จะต้องดำเนินการในภายหลังในการเจรจาส่วนตัว 
อ่านบทสรุปของคุณอีกครั้ง เมื่อคุณเขียนพื้นฐานแล้วให้อ่านอย่างละเอียด คุณควรตรวจสอบสรุปเป็นพิเศษอย่างรอบคอบ เมื่อคุณอ่านย้อนกลับไปให้คิดถึงผู้ชมสำหรับการเล่นของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการอธิบายการอ้างอิงใหม่และภาษานั้นชัดเจนสำหรับคนที่ไม่คุ้นเคยกับหัวข้อนั้น เขียนใหม่เมื่อจำเป็น - ให้คนอื่นอ่านบทสรุปของคุณด้วยมุมมองใหม่โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ:
- ความชัดเจน คำพูดชัดเจนแนวคิดชัดเจนขึ้นและเป็นศัพท์แสงโดยสรุปหรือไม่?
- ความผิดพลาด อาจยังมีข้อผิดพลาดด้านไวยากรณ์เครื่องหมายวรรคตอนและการสะกดคำอยู่ นอกจากนี้ยังเป็นความคิดที่ดีที่จะให้ใครสักคนตรวจสอบตัวเลขและสถิติอีกครั้ง
- อำนาจ. แนวคิดนี้แปลเป็นข้อเสนอที่น่าตื่นเต้นหรือไม่? ข้อเสนอล้มเหลวที่ไหนถ้าเลย
- การเชื่อมโยงกัน ส่วนไหนไม่เข้ากัน อันไหน?
- ให้คนอื่นอ่านบทสรุปของคุณด้วยมุมมองใหม่โดยให้ความสนใจเป็นพิเศษกับ:
เคล็ดลับ
- ยิ่งบทสรุปยุ่งมากเท่าไหร่ก็จะยิ่งอ่านน้อยลงเท่านั้น
- ดูว่าคุณสามารถเริ่มต้นกับเทมเพลตเอกสารที่มีอยู่ในซอฟต์แวร์ประมวลผลคำส่วนใหญ่ได้หรือไม่
- ส่วนประกอบทั้งสี่นี้ยังสามารถใช้สำหรับการสรุปในสภาพแวดล้อมทางธุรกิจที่หลากหลาย
