เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• วิธีที่ 1 จาก 2: ภาพรวมอัตโนมัติ
• วิธีที่ 2 จาก 2: จัดกลุ่มข้อมูลด้วยตนเอง
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

Excel มีฟังก์ชันที่มีประโยชน์จริง ๆ หากคุณรู้ว่าจะหาได้จากที่ไหน การใช้งานที่ง่ายที่สุดในการเรียนรู้คือการจัดกลุ่มและภาพรวมซึ่งสามารถลดข้อมูลจำนวนมากให้เหลือน้อยที่สุดและจัดการกับสเปรดชีตที่ซับซ้อนได้ง่ายขึ้น ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อใช้ประโยชน์จากการจัดกลุ่มข้อมูลทั้งใน Excel เวอร์ชันใหม่และเก่า

ที่จะก้าว

1. เปิดไฟล์ที่คุณต้องการใช้งาน การจัดกลุ่มมีประโยชน์มากในการทำให้ตารางขนาดใหญ่สามารถจัดการได้มากขึ้นในแง่ของขนาดและการนำเสนอ แต่เพื่อความง่ายเราใช้สเปรดชีตขนาดเล็กสำหรับการสาธิตนี้
2. ไปที่ ข้อมูล. ใน Excel เวอร์ชันที่ใหม่กว่านี่เป็นส่วนหนึ่งของ Ribbon หากคุณมีเวอร์ชันเก่ากว่าให้คลิกที่เวอร์ชันนั้น ข้อมูล เมนูแบบเลื่อนลง

วิธีที่ 1 จาก 2: ภาพรวมอัตโนมัติ

1. ไปที่ ข้อมูล > การจัดกลุ่ม > ภาพรวมอัตโนมัติ. ใน Excel เวอร์ชันเก่าให้ไปที่ ข้อมูล> ภาพรวม> ภาพรวมอัตโนมัติ.
   • Excel ค้นหาข้อมูลที่อยู่ในหน่วยตรรกะเมื่อจัดกลุ่ม (เช่นส่วนหัวที่จุดเริ่มต้นและผลรวมของสูตรในตอนท้าย) เลือกและให้คุณมีตัวเลือกในการย่อขนาด เมื่อ Excel ระบุว่าไม่สามารถสร้างภาพรวมอัตโนมัติได้เนื่องจากไม่มีสูตรในสเปรดชีต ในกรณีนี้คุณต้องจัดกลุ่มข้อมูลด้วยตนเอง (ดูการจัดกลุ่มข้อมูลด้วยตนเอง)
2. ดูภาพรวมอัตโนมัติของสเปรดชีตของคุณ ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนและรูปแบบของสเปรดชีตของคุณคุณจะพบว่าแต่ละส่วนของข้อมูลของคุณถูกแบ่งออกเป็นกลุ่มโดยระบุด้วยวงเล็บเหลี่ยมที่ด้านบนและด้านซ้ายของช่วงเซลล์ของคุณ แผ่นงานตัวอย่างนั้นง่ายมากและจัดกลุ่มไว้ในที่เดียวเท่านั้น
   • ในภาพรวมตัวอย่างข้อมูลระหว่างแถวแรก (ส่วนหัว) และสองแถวสุดท้าย (ซึ่งมีทั้งสองสูตร) ​​จะถูกจัดกลุ่มโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นเซลล์ B7 มีสูตร SUM
     
     
     
     
   • คลิกปุ่ม [-] เพื่อย่อกลุ่มข้อมูล .
     
     
     
     
   • ดูข้อมูลที่ยังคงอยู่. โดยปกติจะเป็นข้อมูลสำคัญที่ทำให้ผู้ใช้สเปรดชีตมีตัวเลือกว่าจะเจาะลึกลงไปในรายละเอียดหรือไม่ทำให้สเปรดชีตดูแลง่ายขึ้น
     
     
     
     
3. ลบภาพรวมอัตโนมัติหากคุณต้องการ หาก Excel ตีความข้อมูลบางอย่างผิดพลาดและคุณไม่พอใจกับผลลัพธ์คุณสามารถลบภาพรวมได้อีกครั้งโดยไปที่ ข้อมูล > ยกเลิกการจัดกลุ่ม (หรือ ภาพรวม) แล้ว ภาพรวมที่ชัดเจน เลือก; จากจุดนี้คุณสามารถจัดกลุ่มและยกเลิกการจัดกลุ่มข้อมูลได้ด้วยตนเอง (ดูวิธีการด้านล่าง) หากภาพรวมอัตโนมัติต้องการการเปลี่ยนแปลงเพียงเล็กน้อยคุณสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการปรับเปลี่ยนเล็กน้อย

วิธีที่ 2 จาก 2: จัดกลุ่มข้อมูลด้วยตนเอง

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการย่อขนาด ในกรณีนี้เราต้องการแสดงเฉพาะส่วนหัวและผลรวมทั้งหมดหลังจากย่อขนาดข้อมูลแล้วดังนั้นเราจึงเลือกทุกอย่างที่อยู่ระหว่างนั้น
2. ไปที่ ข้อมูล > การจัดกลุ่ม > การจัดกลุ่ม . สำหรับ Excel เวอร์ชันเก่าให้ไปที่ ข้อมูล > ภาพรวม > การจัดกลุ่ม.
3. เมื่อได้รับแจ้งให้เลือก แถว หรือ คอลัมน์. ในตัวอย่างนี้เราต้องการยุบข้อมูลในแนวตั้งดังนั้นเราจึงเลือก แถว.
4. ดูส่วนของข้อมูลที่ถูกจัดกลุ่ม ตอนนี้มีเครื่องหมายวงเล็บเหลี่ยมอยู่ทางด้านซ้ายหรือด้านบนของเซลล์
5. คลิกปุ่ม [-] เพื่อย่อขนาด
6. เลือกและจัดกลุ่มส่วนอื่น ๆ ตามต้องการ ขยายการเลือกปัจจุบันหากจำเป็น (โดยการกด [+]) จากนั้นทำซ้ำขั้นตอนที่ 1 ถึง 4 เพื่อสร้างกลุ่มใหม่ ในตัวอย่างนี้เราจะสร้างกลุ่มย่อยใหม่ภายในกลุ่มแรกโดยไม่มีผลรวมย่อยดังนั้นเราจึงเลือกเซลล์ทั้งหมดระหว่างส่วนหัวและผลรวมย่อย
   • ดูส่วนของข้อมูลที่จัดกลุ่ม.
     
     
     
     
   • ย่อกลุ่มใหม่และสังเกตความแตกต่างของรูปลักษณ์.
     
     
7. ในการยกเลิกการจัดกลุ่มส่วน: เลือกส่วนนี้ด้วยปุ่ม Shift แล้วไปที่ ข้อมูล > ยกเลิกการจัดกลุ่ม > ยกเลิกการจัดกลุ่ม. ใน Excel เวอร์ชันเก่าให้ไปที่ ข้อมูล > ภาพรวม > ยกเลิกการจัดกลุ่ม
8. หากต้องการยกเลิกการจัดกลุ่มทั้งหมดให้ไปที่ ข้อมูล > ยกเลิกการจัดกลุ่ม (หรือ ภาพรวม) > ยกเลิกการจัดกลุ่ม.

เคล็ดลับ

• บ่อยครั้งที่คุณลักษณะภาพรวมอัตโนมัติทำงานไม่ตรงตามที่คุณต้องการ ภาพรวมด้วยตนเองนั่นคือการสร้างชุดกลุ่ม - บางครั้งก็ง่ายกว่าและเน้นที่ข้อมูลในสเปรดชีตของคุณมากกว่า
• คุณไม่สามารถใช้ฟังก์ชันนี้ได้หากแชร์แผ่นงาน

คำเตือน

• ใช้การจัดกลุ่ม ไม่ หากคุณต้องการบันทึกไฟล์ Excel เป็นหน้า html
• ใช้การจัดกลุ่ม ไม่ หากคุณต้องการรักษาความปลอดภัยแผ่นงาน ผู้ใช้จะไม่สามารถขยายหรือยุบแถวได้!