เป็นพนักงานต้อนรับ

เนื้อหา

ที่จะก้าว
วิธีที่ 1 จาก 2: ส่วนที่ 1: มีทักษะที่เหมาะสม
วิธีที่ 2 จาก 2: ส่วนที่ 2: เป็นตัวแทน
เคล็ดลับ
คำเตือน

ทุก บริษัท ที่รับผู้มาเยือนต้องการพนักงานต้อนรับ พนักงานต้อนรับคือผู้ที่รับผู้มาเยี่ยมที่เคาน์เตอร์ของ บริษัท หรือสถาบัน โดยปกติแล้วจะเป็นบุคคลแรกที่ผู้มาเยือนควรพบและอย่างที่ทราบกันดีว่าการแสดงผลครั้งแรกมีความสำคัญเสมอ พนักงานต้อนรับจะต้องรับผู้มาเยี่ยมด้วยความสุภาพและตอบให้ถูกต้องทางโทรศัพท์หรือทางอีเมล มันเป็นเหมือนบัตรโทรศัพท์ของ บริษัท

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 2: ส่วนที่ 1: มีทักษะที่เหมาะสม

มีทักษะในการจัดองค์กรที่ยอดเยี่ยม ในฐานะพนักงานต้อนรับคุณคือนามบัตรของ บริษัท - - คุณคือบุคคลที่ลูกค้าพูดถึงเป็นอันดับแรกและพนักงานมาหาข้อมูลและวางแผนให้กับใคร นอกเหนือจากการรับสายและแนะนำผู้เยี่ยมชมแล้วคุณมักจะต้องติดต่อกับลูกค้าจัดงานทุกประเภทนัดหมาย ฯลฯ เนื่องจากสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบมากมายจึงเป็นสิ่งสำคัญที่คุณในฐานะพนักงานต้อนรับจะต้องมีการจัดระเบียบที่ดีเพื่อให้คุณสามารถ ทำหลายอย่างในเวลาเดียวกันทำได้ หากคุณไม่สามารถทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันและทำตามลำดับที่ถูกต้องคุณจะอยู่ได้ไม่นานในฐานะพนักงานต้อนรับ
- วิธีที่ดีในการจัดระเบียบคือการลงทุนในระบบการเก็บถาวรที่คุณสามารถใช้งานได้ สิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้ว่าเอกสารและข้อมูลอะไรบ้างที่เจ้านายเพื่อนร่วมงานและลูกค้าของคุณอาจต้องการ เก็บข้อมูลทั้งหมดนี้ไว้ในโฟลเดอร์ต่างๆไม่ว่าจะเป็นบนเดสก์ท็อปคอมพิวเตอร์หรือบนกระดาษ จัดระบบของคุณในแบบที่ดีที่สุดสำหรับคุณ - หากคุณต้องการโน้ตนีออนสำหรับสิ่งนั้นก็ใช้ได้เช่นกัน
- การจัดระเบียบยังหมายความว่าคุณสามารถกระตุ้นตัวเองได้ - คุณไม่จำเป็นต้องให้ใครมาบอกคุณว่าต้องทำอะไรหรือเพื่อให้คุณไปถูกทาง หากคุณมีการจัดระเบียบที่ดีคุณจะรู้ได้อย่างชัดเจนว่างานใดที่คุณต้องทำให้เสร็จในหนึ่งวันและสิ่งใดมีลำดับความสำคัญ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีหมายเลขโทรศัพท์ (จำนวนมาก) อยู่ในมือเช่นเพื่อนร่วมงานผู้รับเหมาพนักงานขายบริการฉุกเฉิน ฯลฯ คุณจะต้องใช้หมายเลขโทรศัพท์ทั้งหมดในช่วงเวลาหนึ่ง จัดเก็บหมายเลขโทรศัพท์ไว้ในโปรแกรมคอมพิวเตอร์พิเศษหรือใน Rolodex
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความรู้ทางเทคนิคเล็กน้อย เทคโนโลยีที่สำคัญที่สุดที่พนักงานต้อนรับต้องจัดการคือโทรศัพท์และปุ่มและสายทั้งหมดที่เกี่ยวข้อง ทักษะคอมพิวเตอร์เป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้เช่นกันพนักงานต้อนรับส่วนใหญ่จำเป็นต้องรู้วิธีส่งอีเมลและใช้โปรแกรมประมวลผลคำได้ดี นอกจากนี้ยังมีประโยชน์หากคุณรู้วิธีสร้างสเปรดชีตและใช้โปรแกรมเฉพาะสำหรับ บริษัท ที่คุณทำงาน
- โปรดทราบว่าคุณมักจะต้องสามารถจัดการเครื่องถ่ายเอกสารสแกนเนอร์และเครื่องพิมพ์ได้ (และแก้ไขปัญหาที่เพื่อนร่วมงานของคุณประสบเมื่อทำงานกับอุปกรณ์เหล่านี้) หากคุณรู้ว่าคุณใช้อุปกรณ์ประเภทใดให้ศึกษาคู่มือเพื่อให้คุณสามารถแก้ปัญหาที่พบบ่อยที่สุดได้
มีความน่าเชื่อถือ คาดว่าพนักงานต้อนรับจะอยู่ที่โต๊ะทำงานตลอดเวลา - บริษัท จะเสียชื่อหากไม่มีใครรับโทรศัพท์หรือหากรอนานมาก สร้างความน่าเชื่อถือให้กับลำดับความสำคัญของคุณ - ถ้าเจ้านายของคุณรู้ว่าเขาสามารถพึ่งพาคุณได้และคุณพร้อมให้ความช่วยเหลืออยู่เสมอคุณจะทำให้ตัวเองขาดไม่ได้
เป็นผู้ฟังที่ดี ส่วนสำคัญของการเป็นพนักงานต้อนรับคือการรับฟังผู้อื่นเช่นทางโทรศัพท์เมื่อลูกค้าถามคำถามที่โต๊ะทำงานหรือเมื่อข้อมูลถูกส่งต่อให้คุณ หากคุณเป็นผู้ฟังที่ดีคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น - คุณจะสามารถแก้ปัญหาได้ง่ายขึ้นหากคุณเข้าใจสิ่งที่มีคนถามถึงคุณในทันทีและคุณสามารถแนะนำลูกค้าไปยังแผนกได้ดีขึ้นซึ่งพวกเขาจะได้รับความช่วยเหลือ
จดบันทึกทุกอย่าง เมื่อเจ้านายของคุณขอให้คุณทำอะไรให้จดบันทึกรายละเอียดต่างๆ เมื่อลูกค้าโทรมาอย่าลืมจดข้อมูลของพวกเขา (ชื่อรายละเอียดการติดต่อสิ่งที่พวกเขาต้องการ ฯลฯ ) โน้ตช่วยให้คุณจัดระเบียบและเตือนคุณถึงสิ่งเล็ก ๆ น้อย ๆ ทั้งหมดที่เกิดขึ้นในหนึ่งวัน จดบันทึกย่อของคุณในสมุดบันทึกหรือสมุดบันทึกและเก็บไว้กับคุณตลอดเวลา คุณจะแปลกใจว่ามันมีประโยชน์แค่ไหนโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณอยากรู้ว่าคนที่โทรมาเมื่อห้าชั่วโมงก่อนต้องการอะไร
- อย่าลืมเขียนข้อความโดยละเอียดและอ่านสิ่งที่คุณเขียน ทำซ้ำข้อความและ / หรือรายละเอียดการติดต่อในขณะที่คุณเขียนลงไปเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีข้อมูลที่ถูกต้อง
รับโทรศัพท์อย่างสุภาพด้วยคำทักทายมาตรฐานเช่น "สวัสดีตอนเช้าคุณกำลังพูดกับ ____ (ชื่อของคุณ) จาก ____ (ชื่อ บริษัท ) ฉันจะช่วยคุณได้อย่างไรตรวจสอบให้แน่ใจว่ารับโทรศัพท์หลังจากดังขึ้นหนึ่งหรือสองครั้งการพักสายคนอื่นนานกว่าหนึ่งนาทีไม่เป็นไร (นานกว่าที่คุณคิด)
- ตั้งใจฟังชื่อของคนที่โทรมาขอ ทำซ้ำหากต้องการให้แน่ใจ ถามว่าผู้โทรสามารถสะกดชื่อได้ไหมถ้าเข้าใจยาก
- ถ่ายทอดบทสนทนาอย่างเป็นระเบียบด้วยวลีมาตรฐานเช่น "เดี๋ยวก่อนฉันจะส่งให้คุณสมิ ธ " หรือถ้าบุคคลนั้นอยู่ในการสนทนา: "Mister Smit กำลังอยู่ในการสนทนาคุณต้องการรอหรือส่งข้อความต่อไป" ขอบคุณผู้โทรและโอนสายอย่างสุภาพ
ทักทายผู้จัดส่งพัสดุด้วยความเป็นมืออาชีพและความสุภาพเช่นเดียวกับผู้เยี่ยมชมคนอื่น ๆ คุณอาจต้องลงนามในการจัดส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายเซ็นของคุณชัดเจน คนส่งของอาจต้องการคำแนะนำว่าจะนำพัสดุไปไว้ที่ใด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดต่อพนักงานที่เหมาะสมสำหรับเรื่องดังกล่าว
รับลูกค้าที่เข้ามาในธุรกิจอย่างมีประสิทธิภาพและสุภาพ หลังจากผู้เยี่ยมชมบอกคุณว่าพวกเขาเป็นใครและกำลังมองหาใครคุณจะติดต่อกับบุคคลนั้นและบอกพวกเขาว่าใครอยู่ที่นั่น ประโยคมาตรฐานที่คุณสามารถใช้ได้คือ: "Mr. Smit, Mrs Jansen จาก XYZ b.v. is here for the 2pm appointment" พยายามระบุชื่อและนามสกุลและ บริษัท ที่พวกเขาเป็นตัวแทนเสมอ จะมีประโยชน์ถ้าถามว่าเขา / เธอมีนัดหรือไม่ จากนั้นคุณสมิทธิจะให้คำแนะนำเพิ่มเติมว่าจะให้ลูกค้ารอที่ไหนและต้องใช้เวลานานแค่ไหน จากนั้นคุณสามารถบอกผู้เยี่ยมชมว่า: "คุณสมิตจะไปที่นั่นในอีกสักครู่" หรือ: "คุณสมิทธิ์บอกว่าเขากำลังจะเสร็จสิ้นการประชุมและเขาจะไปที่นั่นในอีก 5 นาทีโปรดนั่งลง"

วิธีที่ 2 จาก 2: ส่วนที่ 2: เป็นตัวแทน

มีทัศนคติที่ดี. ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นพนักงานต้อนรับเป็นนามบัตรของ บริษัท - ลูกค้าเห็นคุณก่อนและตอบคำถามจากผู้ที่ไม่สามารถมาที่สำนักงานได้ ไม่มีใครอยากได้รับการต้อนรับด้วยใบหน้าที่เปรี้ยวหรือไม่พอใจ มีรอยยิ้มบนใบหน้าและบุคลิกร่าเริงอยู่เสมอ อดทนกับลูกค้าที่ยากลำบากแม้ว่าพวกเขาจะกวนประสาทคุณก็ตาม
- แม้ว่าคุณจะมีลูกค้าที่ลำบากมาก แต่ก็ควรเตือนตัวเองเสมอว่าคุณมีบุคลิกที่เข้มแข็งและมีความสุข บอกตัวเองว่าพวกเขากำลังทำให้คุณผิดหวัง แต่รู้ว่าตราบใดที่คุณพยายามอย่างเต็มที่เพื่อรองรับพวกเขาคุณไม่ใช่คนที่ทำอะไรผิดพลาด ดีกว่าที่จะรักษาความเย็นของคุณดีกว่าที่จะระเบิด
มีคำอวยพรให้พร้อม การทักทายลูกค้าอย่างเป็นมิตรเป็นสิ่งสำคัญเสมอ แม้ว่าคุณจะต้องทำอะไรบางอย่างให้เสร็จสิ้นก่อนที่คุณจะสามารถช่วยเหลือลูกค้าได้ แต่สิ่งสำคัญคือต้องทักทายพวกเขาเพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขาได้เห็นและจะได้รับความช่วยเหลือ
- ตัวอย่างเช่นคุณสามารถทักทายด้วยคำว่า "สวัสดีตอนเช้า! ถ้าคุณนั่งลงฉันจะอยู่กับคุณ!"
สุภาพ. ให้ความเคารพ ปฏิบัติต่อทุกคนราวกับว่าพวกเขาเป็นคนสำคัญที่สุดในการเดินเข้าไปในสำนักงานในวันนี้ นี่คืองานของคุณ - ไม่มีใครสนใจว่าคุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจราจรติดขัดเมื่อเช้านี้หรือคุณเพิ่งรินกาแฟใส่รองเท้าหนังคู่ใหม่ของคุณ ทิ้งความกังวลส่วนตัวไว้ที่บ้าน ทำให้ลูกค้ารู้สึกสบายใจและสนุกกับการพูดคุยกับคุณ
ตัวแทนการแต่งกาย. คุณเป็นตัวแทนของ บริษัท ดังนั้นคุณต้องดูเรียบร้อย ลงทุนในเสื้อผ้าที่เข้ากับวัฒนธรรมองค์กร หากคุณเป็นพนักงานต้อนรับในธุรกิจประเภทใดประเภทหนึ่ง (เช่นแบรนด์เสื้อผ้า) อาจเป็นการดีที่จะสวมเสื้อผ้าจากแบรนด์นั้น ๆ มีแนวโน้มที่จะอนุรักษ์นิยมเว้นแต่คุณจะทำงานในสถานที่ที่แฟชั่นหรือปัจจัยอื่น ๆ มีความสำคัญ
- ตรวจสอบว่า บริษัท ของคุณมีข้อบังคับเฉพาะเกี่ยวกับเสื้อผ้าหรือไม่ บริษัท ของคุณอาจจะดีกับชุดทำงานที่เป็นทางการ แต่จำคุณไม่ได้ ถึง แต่งกายอย่างเป็นทางการ (กางเกงขายาวอาจไม่ได้รับความนิยม)
ดูเรียบร้อยอยู่เสมอ

เคล็ดลับ

แยกเรื่องส่วนตัวออกจากงาน นั่นหมายความว่าคุณไม่ได้จัดการการสนทนาส่วนตัวและอีเมลในที่ทำงาน แผนกไอทีสามารถตรวจสอบกิจกรรมคอมพิวเตอร์ของคุณได้
เป็นคนดีกับผู้จัดการดูว่าคุณสามารถช่วยพวกเขาได้ไหมเมื่อคุณไม่มีอะไรทำ
จำไว้ว่าใครจ่ายเงินเดือนให้คุณและเคารพพวกเขาเสมอ
หาคนที่สามารถจับตาดูโต๊ะทำงานหรือโทรศัพท์ได้เมื่อคุณต้องเข้าห้องน้ำเมื่อคุณออกไปทานอาหารกลางวันวันหยุดพักผ่อน ฯลฯ วิธีนี้จะไม่มีคนโกรธรอคุณเมื่อคุณกลับมา
ถามเพื่อนร่วมงานว่าคุณสามารถช่วยอะไรได้บ้าง คุณสามารถผูกมิตรได้ดีขึ้นโดยการช่วยเหลือมากกว่าศัตรูด้วยการบ่น
การจัดการจดหมายมักเป็นส่วนหนึ่งของงานของคุณ ในวันแรกของคุณให้คิดทันทีว่าต้องไปที่ไหนใครจะส่งมอบและเมื่อไหร่
ยินดีที่จะเรียนรู้งานใหม่เสมอ ความเก่งกาจสามารถทำให้คุณได้มาก
เขียนข้อความซ้ำและส่งสำเนาให้กับบุคคลที่ต้องการส่งข้อความ หรือใช้ไดอารี่ช่วยให้ค้นหาสิ่งต่างๆได้ง่ายขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณกำลังมองหาชื่อหรือหมายเลขโทรศัพท์

คำเตือน

อย่าพูดว่า "ฉันจะไม่" เมื่อนั้นคุณจะตกงานอย่างรวดเร็ว
อย่าแสร้งทำเป็นว่าคุณเป็นคนดี ผู้คนมองเห็นได้อย่างถูกต้อง สนใจอย่างแท้จริงสุภาพและให้เกียรติ หากคุณไม่สามารถทำได้คุณไม่ควรเป็นพนักงานต้อนรับ คุณทำลายชื่อเสียงของ บริษัท จากนั้นให้มองหางานสำนักงานที่คุณไม่ต้องออกไปในที่สาธารณะ
อย่าโต้เถียงกับลูกค้าหรือผู้โทร แนะนำเขา / เธอให้เป็นหัวหน้า