เนื้อหา

• ขั้นตอน

โดยพื้นฐานแล้วอีเมลไม่ได้เป็นทางการเหมือนการเขียนจดหมาย อย่างไรก็ตามมีหลายครั้งที่คุณต้องเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมากขึ้น ลองนึกดูว่าผู้รับเป็นใครแล้วเลือกคำทักทายที่เหมาะสมกับสถานการณ์ เมื่อคุณทราบข้อมูลดังกล่าวแล้วคุณสามารถดำเนินการตามรูปแบบการทักทายและรูปแบบประโยคเปิดได้

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: พิจารณาผู้รับ

1. 

   พิจารณาว่าคุณต้องทำตัวเป็นทางการแค่ไหน ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลแบบ "เป็นทางการ" ระดับความสันโดษของอีเมลจะขึ้นอยู่กับผู้รับอีเมล ตัวอย่างเช่นคุณจะไม่ใช้ความเป็นทางการในระดับเดียวกันเมื่อเขียนถึงศาสตราจารย์มากกว่าการเขียนจดหมายสมัครงาน
   • เมื่อคุณติดต่อใครครั้งแรกควรเขียนเป็นทางการมากกว่าปกติเพื่อความปลอดภัย

2. 

   
   
   ค้นหาชื่อของผู้รับ คุณควรหาข้อมูลเพื่อค้นหาชื่อของบุคคลนั้นหากคุณยังไม่รู้จัก การรู้ชื่อผู้รับทำให้คำทักทายมีความเป็นส่วนตัวมากขึ้นแม้ว่าคุณจะใช้วิธีการเขียนอีเมลแบบมืออาชีพก็ตาม

3. 

   ทำตามวิธีของผู้รับ หากบุคคลนั้นส่งอีเมลถึงคุณคุณควรคัดลอกคำทักทายของพวกเขา ตัวอย่างเช่นหากพวกเขาเขียนว่า "สวัสดี" และชื่อของคุณคุณสามารถตอบกลับในลักษณะที่คล้ายกันโดยใช้ "สวัสดี" และชื่อของบุคคลนั้นเมื่อส่งอีเมล โฆษณา

ส่วนที่ 2 จาก 3: เลือกคำทักทาย

1. 

   
   
   ใช้ "Dear" "Dear" (ตามด้วยชื่อผู้รับ) เป็นคำทักทายแบบคลาสสิก มันไม่เป็นทางการโดยไม่ต้องเสือกและเนื่องจากมักใช้คำทักทายนี้จึงมักจะกลายเป็นค่าเริ่มต้นซึ่งเป็นสิ่งที่ดี คุณคงไม่อยากให้คำทักทายของคุณแปลกเพราะมันไม่ตรงกัน

2. 

   ลอง "สวัสดี" หากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ "สวัสดี" เป็นคำทักทายอย่างเป็นทางการที่คุณสามารถใช้ในอีเมลธุรกิจโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ อย่างไรก็ตามควรหาชื่อผู้รับเสมอหากเป็นไปได้
   • คุณยังสามารถใช้ "ส่งถึงผู้ที่สนใจ" ได้หากอีเมลนั้นเป็นทางการโดยเฉพาะและคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ อย่างไรก็ตามคำทักทายนี้อาจไม่เป็นที่สนใจสำหรับบางคน

3. 

   
   
   พิจารณา "สวัสดี (" สวัสดี "หรือ" สวัสดี ") ในอีเมลที่ไม่เป็นทางการ อีเมลมีแนวโน้มที่จะมีความเป็นทางการน้อยกว่าการติดต่อโดยทั่วไปดังนั้นคุณสามารถเขียน "สวัสดี" ในอีเมลได้โดยไม่ต้องเป็นทางการมากเกินไป ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งอีเมลถึงศาสตราจารย์โดยเฉพาะคนที่คุณติดต่อบ่อยๆคำทักทาย "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ก็ใช้ได้

4. 

   อย่าใช้คำว่าเฮ้ย แม้ว่าคำว่า "สวัสดี" จะเป็นที่ยอมรับในอีเมลแบบเป็นทางการ แต่ก็ไม่เหมาะที่จะกล่าวสวัสดี เป็นวิธีการทักทายตามอำเภอใจแม้จะเป็นภาษาพูดดังนั้นคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้ข้อความนี้ในอีเมลที่เป็นทางการ ตัวอย่างเช่นแม้ว่าคุณจะสนิทกับเจ้านาย แต่ก็ควรหลีกเลี่ยงการใช้คำว่า "เฮ้" เมื่อเขียนอีเมลถึงพวกเขา

5. 

   ใช้การเปลี่ยนชื่อเมื่อจำเป็น บางครั้งคุณเขียนถึงคนที่คุณรู้จักเพียงตำแหน่งใน บริษัท หรือองค์กรด้วย ในกรณีนี้คุณสามารถใช้ตำแหน่งของบุคคลแทนชื่อได้เช่น "Dear Head of Human Resources", "Dear Human Resources" หรือ "Dear Professor"

6. 

   เพิ่มเกียรติประวัติของบุคคลเพื่อทำให้อีเมลเป็นทางการมากขึ้น เมื่อเป็นไปได้ให้เพิ่ม "คุณปู่" "คุณยาย" "หมอ" หรือ "ศาสตราจารย์" หน้าชื่อผู้รับเพื่อความเป็นทางการมากขึ้น นอกจากนี้คุณสามารถใช้ชื่อหรือนามสกุลของผู้รับเพื่อให้มีความเป็นมืออาชีพมากขึ้นแทนที่จะใช้แค่ชื่อจริง โฆษณา

ส่วนที่ 3 จาก 3: การจัดรูปแบบและเริ่มต้นอีเมล

1. 

   เขียนคำทักทายในบรรทัดแรก เขียนคำทักทายที่คุณเลือกไว้ที่บรรทัดบนสุดตามด้วยชื่อผู้รับ คุณสามารถใช้คำให้เกียรติของบุคคลนั้นได้หากเป็นไปได้เช่นคุณปู่คุณย่าหรือคุณหมอตามด้วยชื่อเต็ม

2. 

   ใช้เครื่องหมายจุลภาค โดยทั่วไปคุณจะใช้ลูกน้ำหลังคำทักทาย ในจดหมายที่เป็นทางการคุณสามารถใช้เครื่องหมายจุดคู่ได้ แต่มักจะเป็นทางการเกินไปสำหรับอีเมลแม้แต่อีเมลระดับมืออาชีพ เครื่องหมายจุลภาคใช้ได้กับทุกสถานการณ์แม้ว่าคุณจะใช้เครื่องหมายจุดคู่ได้หากคุณเขียนจดหมายปะหน้าอีเมล

3. 

   ย้ายไปที่บรรทัดถัดไป คำทักทายจะอยู่ในบรรทัดบนสุดเมื่อเสร็จแล้วให้กดปุ่มขึ้นบรรทัดใหม่เพื่อไปยังบรรทัดถัดไป หากคุณใช้การแบ่งบรรทัดแทนการเยื้องเพื่อสร้างย่อหน้าคุณจะต้องเว้นบรรทัดว่างระหว่างคำทักทายและย่อหน้าแรก

4. 

   แนะนำตัวเองในประโยคเริ่มต้นของคุณหากจำเป็น หากคุณกำลังเขียนถึงใครสักคนเป็นครั้งแรกคุณควรให้คำแนะนำไม่ว่าคุณจะรู้จักพวกเขามากแค่ไหนในชีวิต การให้คำแนะนำแก่ผู้รับว่าคุณเป็นใครจะกระตุ้นให้พวกเขาอ่านต่อไป
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนว่า "ฉันชื่อเหงียนวันนัมและฉันเป็นผู้อำนวยการฝ่ายการตลาดของ บริษัท XYZ" นอกจากนี้คุณควรระบุเหตุผลที่คุณรู้จักผู้รับ: "ฉันชื่อเหงียนมันห์ฮังและฉันอยู่ในชั้นเรียนการตลาด
   • หากคุณรู้จักผู้รับและเคยเขียนมาก่อนคุณสามารถใช้ประโยคแรกเป็นคำทักทายได้ ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดว่า "ขอบคุณสำหรับการตอบกลับก่อนเวลา" หรือ "ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี"

5. 

   ตรงไปที่หัวข้อ อีเมลที่เป็นทางการส่วนใหญ่ต้องเข้าถึงประเด็นได้อย่างรวดเร็ว นั่นหมายความว่าประโยคแรกหรือประโยคที่สองควรบอกว่าทำไมคุณถึงเขียนให้พวกเขา อย่าลืมกระชับให้มากที่สุดเมื่ออธิบายวัตถุประสงค์ของคุณ
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนว่า "ฉันเขียนเพื่อขอความช่วยเหลือเกี่ยวกับปัญหาด้านการตลาด" หรือ "ฉันเขียนถึงคุณเพราะฉันมีช่วงเวลาที่ยากลำบากในชั้นเรียนและฉันหวังว่าคุณจะหลุดพ้นจากปัญหานี้" เอกสารเพิ่มเติมที่เป็นประโยชน์สำหรับฉันเพื่ออ่านเพิ่มเติม "
   โฆษณา