เนื้อหา

• ขั้นตอน
• คำแนะนำ
• คำเตือน

คุณอาจคิดว่าการพับจดหมายและใส่ไว้ในซองจดหมายนั้นดี แต่ก็ไม่ใช่ มีข้อกำหนดบางประการสำหรับการพับจดหมายที่เหมาะสมโดยเฉพาะการติดต่อทางธุรกรรม ใช้เวลาเรียนรู้การพับประเภทต่างๆก่อนใส่ลงในซองจดหมาย

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 3: พับจดหมายธุรกิจมาตรฐานของสหรัฐอเมริกาสำหรับซองจดหมายทางการค้าทั่วไป

1. 

   เขียนซองจดหมาย หากคุณกำลังจะเขียนข้อมูลผู้รับลงบนซองจดหมายคุณต้องทำก่อนที่จะใส่จดหมายเพื่อหลีกเลี่ยงการประทับตราบนจดหมาย
   • หากคุณต้องการทำให้ซองจดหมายดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นคุณสามารถพิมพ์ที่อยู่บนซองจดหมายด้วยเครื่องพิมพ์ของคุณ
   • คุณควรเขียนที่อยู่ของผู้รับไว้ตรงกลางด้านหน้าของซองจดหมาย (ตัวอย่างเช่นหากอยู่ในสหรัฐอเมริกาจะเป็นชื่อที่อยู่เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์) และที่อยู่ของผู้ส่ง ( ชื่อที่อยู่เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์) ที่มุมบนซ้ายของซองจดหมาย

2. 

   
   
   วางจดหมายไว้บนโต๊ะ ก่อนพับจดหมายคุณต้องตรวจสอบที่อยู่บนจดหมายและบนซองจดหมายว่าตรงกันหรือไม่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ลงนามในจดหมายด้านล่าง
   • ด้านที่เป็นข้อความของตัวอักษรควรหันเข้าหาคุณราวกับว่าคุณกำลังอ่านอยู่

3. 

   
   
   พับขอบด้านล่างของตัวอักษรขึ้น พับตัวอักษรขึ้นโดยให้ขอบด้านล่างของกระดาษอยู่ที่ประมาณ 1/3 ของหน้าจากบนลงล่าง
   • หากคุณไม่แน่ใจว่าต้องรีบแค่ไหนคุณสามารถวางซองจดหมายไว้ด้านล่างตรงกลางเพื่อทำเครื่องหมาย

4. 

   
   
   จัดแนวขอบกระดาษ ก่อนที่คุณจะพับตัวอักษรคุณต้องแน่ใจว่าขอบด้านนอกของตัวอักษรอยู่ในแนวเดียวกันเพื่อหลีกเลี่ยงการกระดิกยับ
   • หากขอบไม่ชิดขอบจะบิดและตัวอักษรอาจไม่พอดีกับซองจดหมาย
   • เมื่อคุณแน่ใจว่าขอบของกระดาษอยู่ในแนวเดียวกันให้ใช้นิ้วมือของคุณเพื่อให้ขอบกระดาษโค้งงออย่างระมัดระวัง

5. 

   พับขอบด้านบนลง ขั้นตอนต่อไปคือพับขอบด้านบนลงไปประมาณ 1 ซม. จากขอบด้านล่างของข้อความ (พับ)
   • ในครั้งนี้คุณสามารถใช้ซองจดหมายเป็นเครื่องหมาย เมื่อวางซองจดหมายไว้ข้างใต้จดหมายคุณสามารถตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายนั้นพอดีกับซองจดหมายโดยจัดแนวพับด้านบนและด้านล่างของจดหมายให้ชิดขอบด้านบนและด้านล่างของซองจดหมาย

6. 

   กระชับรอยพับ อย่าลืมจัดแนวรอยพับด้านบนและด้านล่างของหน้าให้เท่ากันและเรียบร้อย
   • หากต้องการคุณสามารถเอียงไม้บรรทัดและใช้ขอบบาง ๆ ของไม้บรรทัดตามแนวกระดาษเพื่อสร้างรอยพับที่คมชัด

7. 

   ใส่จดหมายในซองจดหมาย ถือจดหมายโดยให้รอยพับหันออกและพับด้านบนของตัวอักษรตรงกับขอบด้านบนของซองจดหมาย ถือซองจดหมายโดยให้แผ่นพับของซองจดหมายหันเข้าหาคุณแล้วเปิดออก ระมัดระวังในการใส่จดหมายลงในซองจดหมายโดยไม่ทำให้กระดาษยับ
   • ผู้รับจะนำข้อความออกและเปิดโดยไม่ต้องย้อนกลับเพื่ออ่านวิธีที่ถูกต้อง
   โฆษณา

วิธีที่ 2 จาก 3: พับจดหมายธุรกรรมมาตรฐานของสหรัฐอเมริกาสำหรับซองจดหมาย 10 โดยมี "บานหน้าต่าง"

1. 

   ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารูปแบบตัวอักษรถูกต้อง หากคุณใช้ซองจดหมายที่มี "บานหน้าต่าง" โปร่งใสเพื่อดูชื่อและที่อยู่ของผู้รับในข้อความสิ่งสำคัญคือคุณต้องจัดรูปแบบจดหมายให้ถูกต้องเพื่อให้อยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้อง
   • ในการจัดรูปแบบข้อความก่อนอื่นคุณต้องจัดตำแหน่งในโปรแกรมประมวลผลคำเพื่อให้ขอบทั้งหมดอยู่ห่างจากระยะขอบ 2.5 ซม. อย่าลืมจัดแนวขอบด้านซ้ายของหน้าเมื่อพิมพ์วันที่และที่อยู่ของผู้รับ
   • ย่อหน้าควรห่างกันบรรทัดเดียวยกเว้นการเว้นวรรค ช่องว่างระหว่างย่อหน้าควรเว้นระยะห่างสองเท่า ตัวอักษรทั้งหมดควรจัดชิดซ้าย
   • บรรทัดแรก (วันที่) ควรอยู่ห่างจากขอบด้านบนของกระดาษประมาณ 5 ซม.
   • พิมพ์วันที่แบบเต็มเป็นคำ (เช่น 1 เมษายน 2016 แทนวันที่ 1/4/16)
   • พิมพ์คีย์ Enter สองครั้งเพื่อเว้นช่องว่างระหว่างข้อมูลวันที่และผู้รับ
   • พิมพ์ชื่อ - นามสกุลของผู้รับ (เช่น Mr. Nguyen Van An) พิมพ์ enter พิมพ์ที่อยู่ของผู้รับพิมพ์ enter อีกครั้งและพิมพ์เมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ของผู้รับ
   • อย่าลืมเว้นบรรทัดว่างระหว่างข้อมูลติดต่อของผู้รับและคำทักทาย

2. 

   พับตัวอักษรในลักษณะ "Z" ในการใช้ประโยชน์จากหน้าต่างซองจดหมายคุณต้องพับข้อความเพื่อให้ชื่อและที่อยู่ของผู้รับหันออก
   • แม้ว่าจะไม่รับประกันความเป็นส่วนตัวเหมือนแบบพับเข้า แต่คุณจำเป็นต้องใช้อย่างเร่งด่วนหากคุณต้องการให้เห็นชื่อและที่อยู่ของผู้รับผ่านหน้าต่างซองจดหมาย
   • หากมีข้อมูลที่ละเอียดอ่อนในข้อความขอแนะนำให้ใช้ซองจดหมายแบบไม่มีหน้าต่างปกติ

3. 

   วางจดหมายบนโต๊ะโดยคว่ำตัวอักษรลง ด้วยวิธีนี้คุณจะเห็นตำแหน่งของชื่อและที่อยู่ของผู้รับได้อย่างง่ายดายขณะพับ
   • หากทำอย่างถูกต้องคุณจะไม่สามารถอ่านเนื้อหาของข้อความได้

4. 

   พลิกตัวอักษรกลับหัว พลิกจดหมายโดยให้ชื่อและที่อยู่ของผู้รับอยู่เคียงข้างคุณ
   • ถ้าคุณทำถูกต้องเมื่อคุณมองไปที่ใต้จดหมายคุณจะเห็นชื่อและที่อยู่ของผู้รับใกล้ตัวคุณ

5. 

   พับขอบกระดาษด้านบนลง พับด้านบน 1/3 ของกระดาษเข้าหาตัวคุณ
   • หากคุณไม่แน่ใจว่าจะพับได้เร็วแค่ไหนคุณสามารถวางซองจดหมายไว้ด้านล่างตรงกลางของหน้ากระดาษ

6. 

   พับขอบด้านล่างขึ้น พับ 1/3 ของหน้าจากล่างขึ้นบนและห่างจากร่างกาย
   • ตอนนี้คุณสามารถดูชื่อและที่อยู่ของผู้รับได้

7. 

   ใส่จดหมายในซองจดหมาย ถือจดหมายโดยให้ชื่อและที่อยู่ของผู้รับหันไปทางด้านหน้าของซองจดหมายใส่จดหมายในซองจดหมายเพื่อให้สามารถอ่านข้อมูลนี้ผ่านหน้าต่างได้
   • หากคุณไม่เห็นผู้รับอาจเป็นไปได้ว่าคุณใส่จดหมายกลับหัวลงในซองจดหมาย ในกรณีนี้คุณต้องนำข้อความออกและพลิกกลับ (ข้อมูลผู้รับควรหันไปทางหน้าต่างซองจดหมาย)
   โฆษณา

วิธีที่ 3 จาก 3: พับจดหมายธุรกิจมาตรฐานของสหรัฐอเมริกาสำหรับซองจดหมายเชิงพาณิชย์ขนาดเล็ก

1. 

   ตรวจสอบที่อยู่ ก่อนพับจดหมายคุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่บนจดหมายนั้นตรงกับที่อยู่ที่พิมพ์บนซองจดหมาย
   • ขั้นตอนนี้ช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความสับสน
   • อย่าลืมตรวจสอบว่าคุณได้ลงนามในจดหมายข้างใต้หรือไม่

2. 

   วางจดหมายไว้บนโต๊ะ เขียนด้วยลายมือของคุณหงายขึ้นและลง นี่เป็นโอกาสสุดท้ายของคุณที่จะอ่านข้อความซ้ำและตรวจสอบว่าคุณลืมอะไรไปหรือไม่
   • เช่นคุณได้บันทึกวันที่หรือไม่? มีข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ในข้อความหรือไม่

3. 

   พับขอบด้านล่างของตัวอักษรขึ้น พับขอบด้านล่างของตัวอักษรขึ้นโดยให้ห่างจากขอบกระดาษด้านบนประมาณ 1 ซม.
   • คุณสามารถวางซองจดหมายไว้ด้านล่างจดหมายเพื่อติดตาม โปรดจำไว้ว่าเมื่อพับเสร็จแล้วตัวอักษรควรมีขนาดเล็กพอที่จะใส่ในซองจดหมายได้

4. 

   ยึดถนน. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขอบด้านนอกของกระดาษอยู่ในแนวเดียวกันก่อนทำการพับเพื่อป้องกันการพับจากการครอบตัด จดหมายที่พับแล้วอาจไม่พอดีกับซองจดหมาย
   • ใช้ไม้บรรทัดเพื่อสร้างรอยพับที่สวยงามและเรียบร้อย คุณสามารถเอียงไม้บรรทัดและใช้ขอบบาง ๆ ของไม้บรรทัดตามแนวพับเพื่อพับให้แบนและคม

5. 

   พับครึ่งขวาของกระดาษเข้าด้านใน ตอนนี้พับด้านขวาของกระดาษเข้าด้านในประมาณ 1/3 ของความกว้าง
   • จัดแนวขอบด้านล่างและด้านบนของตัวอักษรจากนั้นจัดแนวพับ

6. 

   พับครึ่งซ้ายของกระดาษเข้าด้านใน พับอีกด้านของกระดาษเข้าด้านในให้เหลือประมาณ 1/3 ของความกว้างใกล้เคียงกับด้านขวา
   • จัดแนวขอบด้านล่างและด้านบนของตัวอักษรให้ชิดกันก่อนที่คุณจะกดลง

7. 

   หมุนจดหมายที่พับแล้ววางลงในซองจดหมาย พับสุดท้ายจะถูกใส่เข้าไปก่อนและตีด้านล่างของซองจดหมาย วางจดหมายโดยให้ด้านที่พับหันไปทางด้านหลังของซองจดหมาย
   • วิธีนี้ในการนำซองจดหมายออกจะช่วยให้ผู้รับค้นหาสถานที่ที่จะเริ่มเปิดข้อความได้ง่ายขึ้น
   โฆษณา

คำแนะนำ

• ตรวจสอบจดหมายของคุณก่อนใส่ลงในซองจดหมายเพื่อหลีกเลี่ยงความผิดพลาด
• คุณสามารถสร้างรอยพับที่แหลมคมด้วยปีกโดยใช้ไม้บรรทัดเกลี่ยให้เรียบ
• อย่าลืมประทับตราบนจดหมายก่อนที่จะใส่ลงในกล่องจดหมาย
• หากคุณใช้ซองกาวในการยึดติดให้แน่ใจว่าได้ทำให้ชั้นกาวเปียกทั้งหมด แต่อย่าให้เปียกเกินไปเพราะกาวจะเปียกหรือเหนียวเกินไป
• หากคุณใส่จดหมายหรือการ์ดที่พับแล้วลงในซองจดหมายอย่าลืมใส่รอยพับที่ด้านล่างของซองจดหมายก่อนเพื่อป้องกันไม่ให้ผู้รับฉีกข้อความโดยไม่ได้ตั้งใจเมื่อใช้ที่เปิดซองจดหมาย

คำเตือน

• เมื่อส่งจดหมายที่มีหลายหน้าให้พิจารณาส่งไปที่ที่ทำการไปรษณีย์ ค่าส่งไปรษณีย์อาจสูงขึ้นหากน้ำหนักของจดหมายเกินขีด จำกัด ที่อนุญาต