เนื้อหา

• ขั้นตอน

การรายงานทางธุรกิจเป็นวิธีการสื่อสารการดำเนินธุรกิจที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดวิธีหนึ่งในปัจจุบัน แม้จะมีเป้าหมายกว้าง ๆ แต่โดยทั่วไปมักใช้เมื่อธุรกิจหรือบุคคลต้องทำการตัดสินใจที่สำคัญ ในการเขียนรายงานทางธุรกิจที่มีประสิทธิภาพอันดับแรกคุณต้องเข้าใจว่าคืออะไรและจะนำไปใช้ได้อย่างไร

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 2: กำหนดประเภทของรายงานที่จะเขียน

1. 

   นำเสนอแนวคิด นี่คือประเภท รายงานชี้แจง / ข้อเสนอ. รายงานเหล่านี้สามารถใช้เพื่อให้คำแนะนำแก่ผู้บริหารหลักหรือผู้มีอำนาจตัดสินใจใน บริษัท ซึ่งโดยปกติจะประกอบด้วย 2 ส่วนคือสรุปและเนื้อหา สรุปเน้นคำแนะนำของคุณ ส่วนเนื้อหา (เนื้อหา) จะวิเคราะห์ผลประโยชน์ต้นทุนความเสี่ยงและอื่น ๆ เพิ่มเติม มาพร้อมกับมัน
   • สมมติว่าคุณต้องการเสนอเครื่องพิมพ์ 3 มิติสำหรับแผนกของคุณ ในการชักชวนให้ผู้จัดการของคุณอนุมัติการซื้ออุปกรณ์นี้คุณต้องเขียนคำอธิบาย / รายงานคำแนะนำเพื่อยื่นคำร้องอย่างเป็นทางการจากผู้บริหาร

2. 

   
   
   อธิบายความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโอกาสเฉพาะรายงานการสอบสวน ช่วยกำหนดระดับความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับแนวทางปฏิบัติบางอย่าง รายงานประเภทนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการช่วยเหลือ บริษัท ในการทำนายผลที่อาจเกิดขึ้น ซึ่งรวมถึงบทนำเนื้อหาเชิงสืบสวนและข้อสรุป บทนำเน้นประเด็นที่อยู่ระหว่างการพิจารณา เนื้อหาการสำรวจใช้เพื่ออภิปรายข้อเท็จจริงและผลการสอบสวน ข้อสรุปใช้ในการสรุปปัญหา
   • สมมติว่า Pharmaceutical Company X ต้องการร่วมงานกับ Pharmaceutical Company Y แต่ยังมีข้อกังวล บริษัท X ไม่ต้องการร่วมมือกับ บริษัท ที่มีปัญหาทางการเงินในปัจจุบันหรือในอดีต บริษัท นี้จะดำเนินการตรวจสอบและใช้รายงานการสอบสวนเพื่อหารือในเชิงลึกเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินของ บริษัท Y และกรรมการของ บริษัท

3. 

   
   
   นำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการปฏิบัติตามหน่วยงานกำกับดูแลเฉพาะ นี่คือ รายงานการปฏิบัติตามใช้เพื่อช่วยให้ บริษัท แสดงความรับผิดชอบ แสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎหมาย / ข้อบังคับและการใช้จ่ายของ บริษัท ที่สมเหตุสมผลต่อหน้าหน่วยงานที่กำกับดูแล (เมืองจังหวัดรัฐบาล ฯลฯ ) รายงานนี้ประกอบด้วยบทนำเนื้อหาของรายงานและข้อสรุป บทนำมักจะมีภาพรวมของเนื้อหาหลักในรายงาน ส่วนเนื้อหาแสดงถึงข้อมูลเหตุการณ์ ฯลฯ หน่วยงานผู้บริหารจำเป็นต้องรู้ ใช้ข้อสรุปเพื่อสรุป
   • ตัวอย่างเช่นเนสท์เล่จำเป็นต้องแสดงให้คณะกรรมการกำกับดูแลว่าปฏิบัติตามแนวนโยบายและกฎหมายของประเทศเจ้าภาพในช่วงหลายปีที่ผ่านมา ด้วยเหตุนี้พวกเขาจึงใช้รายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดประจำปีเพื่อให้มีความโปร่งใสเกี่ยวกับกิจกรรมในปีนี้

4. 

   
   
   อธิบายความเป็นไปได้ของแนวคิดหรือโครงการที่เสนอ รายงานการสำรวจที่ใช้เพื่อพิจารณาว่าไอเดียนั้นใช้ได้จริงหรือไม่ถูกเรียก รายงานที่เป็นไปได้. รายงานนี้ควรมีโครงสร้างเป็นสองส่วนคือสรุปและเนื้อหาของรายงาน เนื้อหาแสดงถึงประโยชน์ปัญหาที่เป็นไปได้ค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้องและอื่น ๆ ของแนวคิดที่เสนอ บริษัท สามารถใช้รายงานความเป็นไปได้ในการสำรวจคำถามที่คล้ายกันดังต่อไปนี้:
   • สามารถทำโครงการนี้ให้เสร็จภายในงบประมาณได้หรือไม่?
   • โครงการนี้จะทำกำไรได้หรือไม่?
   • โครงการนี้สามารถดำเนินการให้แล้วเสร็จภายในกรอบเวลาที่กำหนดได้หรือไม่?

5. 

   
   
   การนำเสนอผลการวิจัยเชิงสืบสวน.รายงานการวิจัยเชิงสืบสวน นำเสนอการวิจัยเกี่ยวกับปัญหาหรือปัญหา โดยปกติจะเป็นการดูเชิงลึกในหัวข้อใดเรื่องหนึ่งและควรมีส่วนต่างๆ ได้แก่ บทสรุปบทนำระเบียบวิธีวิจัยผลที่ได้ข้อสรุปและข้อเสนอแนะ ควรรวมงานวิจัยที่เกี่ยวข้องไว้ในรายงานนี้ด้วย
   • ตัวอย่างเช่น บริษัท อาจทำการวิจัยทั้ง บริษัท ว่าห้ามสูบบุหรี่ในล็อบบี้ของพนักงานหรือไม่ ผู้ดำเนินการจะจัดทำรายงานการวิจัยเชิงสืบสวน

6. 

   
   
   ช่วย บริษัท ของคุณปรับปรุงนโยบายผลิตภัณฑ์หรือกระบวนการทางธุรกิจผ่านการตรวจสอบอย่างต่อเนื่อง กำหนดตามช่วงเวลาที่กำหนดเช่นสัปดาห์เดือนไตรมาส ฯลฯ รายงานเป็นระยะ ประสิทธิภาพกำไรและขาดทุนหรือเกณฑ์อื่น ๆ สามารถตรวจสอบรายละเอียดได้ในช่วงเวลาที่กำหนด
   • ตัวอย่างเช่นทุกเดือนตัวแทนขายยาอาจสร้างตารางสรุปจำนวนการโทรขายของตน

7. 

   
   
   รายงานสถานการณ์เฉพาะ เมื่อเทียบกับช่วงเวลาคงที่จำเป็นต้องใช้สถานการณ์เฉพาะ รายงานสถานการณ์. สถานการณ์ในที่นี้อาจเป็นเพียงข้อมูลที่ได้รับจากการสัมมนาหรือซับซ้อนพอ ๆ กับการรายงานการตอบสนองต่อภัยธรรมชาติ รายงานนี้ประกอบด้วยส่วน: บทนำเนื้อหาและข้อสรุป ใช้คำแนะนำเพื่อระบุเหตุการณ์และดำเนินการตามสิ่งที่จะกล่าวถึงในเนื้อหาของรายงาน ข้อสรุปใช้เพื่อระบุความมุ่งมั่นหรือการดำเนินการที่จำเป็นในสถานการณ์นี้
   • ตัวอย่างเช่นหลังจากเกิดพายุใหญ่ฝ่ายปกครองจะต้องมีรายงานสถานการณ์

8. 

   นำเสนอแนวทางแก้ไขปัญหาหรือสถานการณ์รายงานการเปรียบเทียบ พิจารณาวิธีแก้ไขที่เป็นไปได้หลายประการสำหรับสถานการณ์ที่กำหนด จากผลการวิจัยผู้เขียนจะเสนอแนวทางปฏิบัติที่เฉพาะเจาะจง โดยปกติจะประกอบด้วยสามส่วนคือบทนำเนื้อหาและข้อสรุป บทนำสรุปวัตถุประสงค์ของรายงาน ส่วนตรงกลางอธิบายสถานการณ์หรือปัญหาและแนวทางแก้ไข / ทางเลือกที่เป็นไปได้ ข้อสรุปเผยให้เห็นทางออกหรือทางเลือกที่ดีที่สุด
   • พิจารณา บริษัท ผู้ผลิตรถยนต์ ABC ต้องการเปิดโรงงานในเอเชีย จากสิ่งที่ บริษัท ต้องการรายงานสามารถ จำกัด การเลือกให้แคบลงเหลือสามประเทศ จากนั้นจะสรุปว่าโรงงานใดเป็นโรงงานที่ดีที่สุดในสามประเทศ
   โฆษณา

ส่วนที่ 2 จาก 2: การเขียนรายงานทางธุรกิจ

1. 

   กำหนดเป้าหมายและรูปแบบรายงานของคุณ ถามตัวเองว่าต้องการบรรลุอะไรผ่านรายงาน ตามเป้าหมายที่คุณต้องการเลือกประเภทรายงานที่เหมาะสมจากรายการด้านบน
   • ไม่ว่าคำตอบคืออะไรคุณต้องมั่นใจว่าเป้าหมายของคุณสั้นลง หากเป้าหมายไม่ชัดเจนรายงานจะทำให้ผู้อ่านสับสนและอาจทำให้ความน่าเชื่อถือลดลง
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการรับงบประมาณการโฆษณาที่มากขึ้นสำหรับแผนกของคุณ จากนั้นรายงานควรมุ่งเน้นไปที่งบประมาณปัจจุบันของคุณและวิธีที่คุณจะใช้งบประมาณจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. 

   ระบุผู้ชม ผู้อ่านอาจรวมถึงบุคคลภายนอก (คนที่ไม่ได้ทำงานใน บริษัท ของคุณ) หรือบุคคลภายใน พิจารณาความรู้ที่มีอยู่หรือคุ้นเคยกับหัวข้อเป้าหมายและคิดว่าพวกเขาจะใช้ข้อมูลที่นำเสนอในรายงานอย่างไร
   • จำไว้ว่าไม่ว่าผู้ชมของคุณจะเป็นใครก็ไม่มีข้อสรุปที่น่าเชื่อไปกว่าจำนวนเงินที่คุณสามารถนำไปให้ บริษัท หรือลูกค้าของคุณได้
   • สมมติว่าคุณต้องการดำเนินโครงการแบ่งปันงานในแผนกของคุณและกำหนดว่าผู้ชมในที่นี้คือหัวหน้าเจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลประธานเจ้าหน้าที่บริหารและผู้จัดการทั่วไป พิจารณาระดับความสนใจที่มีอยู่ในโปรแกรมนี้ คำตอบจะกำหนดรูปแบบของรายงาน หาก บริษัท ไม่เคยพิจารณาโครงการดังกล่าวรายงานนี้จะเป็นทั้งเชิงกลยุทธ์และให้ข้อมูล ในกรณีตรงกันข้ามรายงานควรให้ข้อมูลน้อยลงและน่าเชื่อถือกว่า

3. 

   กำหนดสิ่งที่จะเรียนรู้ ส่วนที่ยากที่สุดไม่ได้อยู่ในส่วนของการเขียน แต่อยู่ที่การสรุปและรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นในการสนับสนุน ต้องใช้ทักษะหลายอย่างรวมถึงการรวบรวมข้อมูลและการวิเคราะห์ตลาด คุณและผู้บริหารจำเป็นต้องรู้อะไรบ้างเพื่อที่จะตัดสินใจอย่างมีข้อมูลเกี่ยวกับหัวข้อที่ได้รับ

4. 

   รับข้อมูลที่เหมาะสมสำหรับรายงาน เป็นสิ่งสำคัญที่ข้อมูลของคุณจะได้รับการวิจัยอย่างดี มิฉะนั้นรายงานอาจขาดความน่าเชื่อถือ การรวบรวมข้อมูลนั้นขึ้นอยู่กับประเภทของรายงานที่คุณเขียน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพารามิเตอร์ข้อมูลที่เลือกกระชับและสอดคล้องกับประเด็นของรายงาน
   • ข้อมูลอาจเป็นข้อมูลภายในซึ่งหมายความว่าคุณสามารถรวบรวมได้อย่างรวดเร็ว ตัวอย่างเช่นคุณสามารถรับตัวเลขยอดขายจากฝ่ายขายได้ด้วยการโทรเพียงครั้งเดียว กล่าวอีกนัยหนึ่งคือคุณสามารถรับข้อมูลและนำเข้าสู่รายงานได้อย่างรวดเร็ว
   • ข้อมูลภายนอกยังสามารถจัดเก็บไว้ภายใน หากบางแผนกได้รวบรวมข้อมูลการวิเคราะห์ลูกค้าโปรดสอบถามจากพวกเขา คุณไม่จำเป็นต้องทำการสอบสวนด้วยตนเอง แม้ว่าจะไม่สอดคล้องกันในประเภทธุรกิจที่แตกต่างกัน แต่บ่อยครั้งที่ผู้รายงานธุรกิจไม่จำเป็นต้องทำการสอบสวนโดยตรง
   • สมมติว่าคุณกำลังเขียนคำอธิบาย / รายงานข้อเสนอ จากนั้นคุณต้องศึกษาประโยชน์ทั้งหมดที่มาจากคำแนะนำของคุณและรวมการศึกษาเหล่านั้นไว้ในรายงานของคุณ

5. 

   จัดระเบียบและเขียนรายงาน วิธีเลือกเค้าโครงและเขียนรายงานขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ ตัวอย่างเช่นเค้าโครงของรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดจะแตกต่างจากเค้าโครงของรายงานความเป็นไปได้ เมื่อคุณทราบวิธีการจัดระเบียบรายงานแล้วคุณสามารถเริ่มต้นด้วยเนื้อหาของคุณ
   • แยกข้อมูลที่เกี่ยวข้องออกเป็นส่วนต่างๆ รายงานธุรกิจไม่สามารถยุ่งกับข้อมูลและข้อมูลมากมาย การจัดระเบียบข้อมูลแยกเป็นส่วน ๆ เป็นกุญแจสำคัญในรายงานธุรกิจที่ดี ตัวอย่างเช่นคุณสามารถแยกข้อมูลการขายออกจากข้อมูลการวิเคราะห์ลูกค้าและตั้งหัวเรื่องแยกกันได้
   • จัดเรียงรายงานที่มีหัวข้อที่เกี่ยวข้องซึ่งสามารถแสดงได้อย่างรวดเร็วในฐานะการศึกษาอิสระ แต่ในขณะเดียวกันก็สนับสนุนวัตถุประสงค์พื้นฐานของรายงาน
   • เนื่องจากบางส่วนอาจขึ้นอยู่กับการวิเคราะห์หรือการป้อนข้อมูลของผู้อื่นจึงมักเป็นไปได้ที่จะทำงานในแต่ละส่วนแยกกันในขณะที่รอผลการวิเคราะห์

6. 

   หาข้อสรุปด้วยข้อเสนอที่เฉพาะเจาะจง ข้อสรุปที่ได้ควรมีความชัดเจนและควรเป็นผลลัพธ์ที่สมเหตุสมผลจากการตรวจสอบข้อมูลที่นำเสนอในรายงานอย่างรอบคอบ หากเหมาะสมให้เสนอแนวทางการดำเนินการที่ดีที่สุดตามข้อสรุปเหล่านั้นอย่างชัดเจน
   • ทุกเป้าหมายควรมีการกระทำที่เฉพาะเจาะจงและสามารถวัดผลได้ เขียนการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในรายละเอียดงานกำหนดการหรือค่าใช้จ่ายที่จำเป็นในการทำแผนใหม่ การอ้างสิทธิ์แต่ละครั้งควรนำเสนอแนวทางใหม่โดยตรงซึ่งจะช่วยให้บรรลุเป้าหมาย / แนวทางแก้ไขที่ระบุไว้ในรายงาน

7. 

   เขียนสรุปโครงการ สรุปโครงการควรเป็นหน้าแรกของรายงานของคุณ แต่ควรเป็นสิ่งสุดท้ายที่คุณเขียนด้วย บทสรุปนี้นำเสนอผลการวิจัยและข้อสรุปตลอดจนภาพรวมคร่าวๆของสิ่งที่จะนำเสนอหากผู้อ่านเลือกที่จะอ่านรายงานฉบับเต็มต่อไป มันเหมือนกับตัวอย่างภาพยนตร์หรือบทความทางวิชาการที่เป็นนามธรรม
   • บทสรุปสำหรับผู้บริหารมีชื่ออยู่ด้านบนเพราะแทบจะเป็นสิ่งเดียวที่สมาชิกในคณะกรรมการที่ยุ่งจะอ่าน นำเสนอทุกสิ่งที่สำคัญต่อเจ้านายของคุณที่นี่สูงสุด 200-300 คำ ส่วนที่เหลืออาจได้รับการตรวจสอบอย่างละเอียดยิ่งขึ้นหากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติม

8. 

   ใช้อินโฟกราฟิกสำหรับข้อมูลที่จะใช้หากจำเป็น ในบางกรณีการนำเสนอข้อมูลเชิงปริมาณผ่านแผนภูมิหรือกราฟอาจเป็นประโยชน์ ใช้สีในการนำเสนอของคุณเนื่องจากจะดึงดูดความสนใจมากขึ้นและช่วยแยกแยะข้อมูล เมื่อใดก็ตามที่เป็นไปได้ให้ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยใช้ตัวเลขหรือข้อมูลเฟรมเพื่อให้อ่านง่ายขึ้น ด้วยวิธีนี้คุณจะแยกข้อมูลออกจากส่วนที่เหลือของรายงานและแสดงความหมาย
   • โดยรวมแล้วเอฟเฟกต์ภาพเป็นปัจจัยที่ยอดเยี่ยมทำให้การรายงานทางธุรกิจน่าสนใจยิ่งขึ้นเนื่องจากข้อความและตัวเลขอาจค่อนข้างแข็ง แต่อย่าไปไกลเกินไปควรใช้เมื่อเหมาะสมและจำเป็นเท่านั้น
   • หน้าเว็บที่เต็มไปด้วยข้อความและไม่มีตารางหรือตัวเลขใดที่น่าเบื่อหน่าย โปรดใส่กรอบเนื้อหาไว้ที่นั่น กล่องข้อมูลยังสามารถสรุปงานนำเสนอของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพ

9. 

   อ้างอิงแหล่งที่มาตามความจำเป็น ขึ้นอยู่กับประเภทของการวิจัยที่กำลังดำเนินการคุณอาจต้องอธิบายแหล่งข้อมูลของคุณ วัตถุประสงค์ของหน้าเอกสารหรือแหล่งอ้างอิงในรายงานทางธุรกิจคือการจัดหาแหล่งข้อมูลเพื่อให้ผู้อื่นสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมหรือค้นหาข้อมูลได้หากต้องการ
   • ใช้รูปแบบที่เหมาะสมสำหรับการรายงานการอ้างอิงขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมของคุณ

10. 

    อ่านซ้ำสองครั้ง ข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์อาจทำให้ผู้อ่านรู้สึกว่าคุณใช้ความพยายามไม่เพียงพอในรายงานและตั้งคำถามถึงความน่าเชื่อถือของผลการวิจัย นอกจากนี้อย่าลืมนำเสนอข้อมูลอย่างชัดเจนและรัดกุม
    • ตัวอย่างเช่นอย่าใช้คำแฟนซีมากเกินไปหรือใช้ประโยคที่ยาวมาก
    • หลีกเลี่ยงการใช้คำแสลง
    • หากทั้งรายงานและผู้อ่านเกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับอุตสาหกรรมใดอุตสาหกรรมหนึ่งคุณสามารถใช้ศัพท์แสงหรือคำศัพท์ทางเทคนิคได้ แต่ระวังอย่าหักโหมเกินไป
    • โดยทั่วไปรายงานทางธุรกิจจะเขียนในรูปแบบพาสซีฟและเป็นหนึ่งในไม่กี่กรณีที่ยิ่ง Passive ดีกว่า
    • คุณมักจะพลาดข้อผิดพลาดเมื่ออ่านงานซ้ำโดยรู้สึกคุ้นเคยตั้งแต่ตอนที่เขียน ลองพิจารณาให้คนอื่นอยู่ในห้องที่ต้องการรายงานความสำเร็จด้วยอ่านให้จบ เปิดใจรับความคิดเห็นที่ได้รับ จะดีกว่าเมื่อเพื่อนร่วมงานชี้ข้อผิดพลาดแทนที่จะเป็นผู้บังคับบัญชา ตรวจทานแต่ละความคิดเห็นและเขียนรายงานใหม่

11. 

    สร้างสารบัญ จัดรูปแบบรายงานทางธุรกิจให้เป็นทางการมากที่สุดสร้างสารบัญเพื่อง่ายต่อการติดตามและอ่านอย่างรวดเร็ว รวมส่วนที่สำคัญทั้งหมดโดยเฉพาะสรุปการกำกับดูแลและข้อสรุป

12. 

    ทำปกรายงานธุรกิจของคุณ วิธีที่ดีที่สุดในการกรอกรายงานที่ดีและมีการตรวจสอบอย่างดีคือการรายงานอย่างเหมาะสม คุณสามารถใช้สารยึดเกาะผ้าพันแขนหรือกระดาษอย่างดี สิ่งที่สำคัญที่สุดก็คือรายงานทางธุรกิจควรสะดุดตาง่ายต่อสายตาเพียงพอที่จะกระตุ้นความสนใจของผู้อ่าน
    • นอกจากนี้ยังใช้กับตารางและกราฟทั้งหมดที่รวมอยู่ในรายงาน
    โฆษณา