เนื้อหา

• ขั้นตอน
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

สำหรับการจัดระบบงานในสำนักงานให้ถูกต้อง จำเป็นต้องมีระบบบัญชีและการจัดเก็บเอกสารที่มีประสิทธิภาพ โดยไม่คำนึงถึงจำนวนผู้ที่สามารถเข้าถึงเอกสารได้ ระบบควรได้รับการจัดระเบียบเพื่อให้ทุกคนสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้ หากระบบบันทึกและจัดเก็บเอกสารใช้งานยาก คุณจะเริ่มทิ้งเอกสารทั้งหมดไว้ใกล้ตัวโดยกลัวว่าจะสูญหายไปในตู้เก็บเอกสาร ซึ่งส่งผลให้โต๊ะทำงานของคุณเต็มไปด้วยกองกระดาษ

ขั้นตอน

1. 1 เลือกระบบการจัดเก็บ อย่างแรกเลย มันต้องมีเหตุผลเพื่อให้คุณทราบตำแหน่งที่แน่นอนของแต่ละเอกสาร การแก้ปัญหาที่เป็นไปได้:
   • ตามตัวอักษร ระบบนี้จะทำงานได้ดีที่สุดหากเอกสารส่วนใหญ่ของคุณมีชื่อลูกค้า ผู้ป่วย หรือลูกค้า
   • หัวข้อหรือหมวดหมู่: ระบบส่วนใหญ่จัดระเบียบตามหัวข้อหรือหมวดหมู่ ทำงานได้ดีเมื่อจัดระเบียบอย่างถูกต้อง แต่จะสับสนมากเมื่อจัดระเบียบไม่ถูกต้อง
   • หมายเลข / ตามลำดับเวลา ระบบนี้ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับเอกสารที่มีหมายเลขหรือวันที่ เช่น ใบสั่งซื้อหรือใบสั่งยา
2. 2 ใช้แฟ้มแขวนในตู้เก็บเอกสาร แฟ้มแขวนแบบถอดไม่ได้ ทำหน้าที่เป็นที่ใส่ซองจดหมายที่คุณจะนำออกจากกล่อง
3. 3 จัดระเบียบเอกสารเป็นกองเป็นหมวดหมู่ หากกองสูงเกิน 5 ซม. ให้แบ่งเป็นหมวดย่อย หากสแต็กต่ำเกินไป ให้รวมกับสแต็กอื่นแล้วเปลี่ยนชื่อ ชื่อของสแต็คควรช่วยให้คุณกำหนดได้อย่างง่ายดายว่าต้องการส่งเอกสารใด
4. 4 วางแต่ละกองลงในซองกระดาษและติดฉลากให้ชัดเจน ควรใช้โฟลเดอร์แบบแท็บตรงกลางแทนที่จะเซเพื่อให้เอกสารของคุณดูสะอาดตา
5. 5 วางซองจดหมายในโฟลเดอร์ที่แขวนอยู่ สำหรับเอกสารส่วนใหญ่ โฟลเดอร์แบบแขวนปกติจะใช้งานได้ แต่สำหรับเอกสารแบบหนาหรือแบบจัดหมวดหมู่ย่อย ให้ใช้โฟลเดอร์แบบพื้นเรียบ คุณสามารถจัดเรียงโฟลเดอร์ในลำดับใดก็ได้ แต่โดยปกติแล้วจะใช้ระบบตัวอักษรสำหรับสิ่งนี้
6. 6 ติดป้ายชื่อโฟลเดอร์ห้อยด้วยชื่อเดียวกับซองจดหมาย จัดเรียงแถบพลาสติกทั้งหมดทางด้านซ้ายของโฟลเดอร์หากคุณไม่ได้ใช้ตู้เก็บเอกสารแนวตั้ง ในกรณีหลัง โดยให้โฟลเดอร์จากซ้ายไปขวาอยู่ในลิ้นชักที่เปิดอยู่ แทนที่จะวางจากด้านหน้าไปด้านหลัง ให้วางแท็บทางด้านขวา
7. 7 ควรพับโฟลเดอร์และซองจดหมายสำรองไว้ใกล้ตู้เก็บเอกสาร เพื่อให้คุณสามารถเพิ่มโฟลเดอร์ได้อย่างรวดเร็วเมื่อคุณมีเอกสารที่ไม่ได้อยู่ในโฟลเดอร์ที่มีอยู่ อย่าใช้โฟลเดอร์ที่หนาหรือบางเกินไป อย่าลืมเปลี่ยนชื่อโฟลเดอร์เมื่อจัดเรียงเอกสารใหม่
8. 8 เมื่อถึงสิ้นปี ให้นำโฟลเดอร์ทั้งหมดออก ติดป้ายกำกับโฟลเดอร์กระดาษใหม่ที่มีชื่อหมวดหมู่เดียวกัน และใส่ไว้ในตู้เก็บเอกสาร ไปที่โฟลเดอร์เก่าเพื่อโอนเอกสารบางส่วนที่คุณต้องการไปยังโฟลเดอร์ปัจจุบัน และส่งส่วนที่เหลือไปที่ไฟล์เก็บถาวร

เคล็ดลับ

• คุณอาจต้องการสร้างโฟลเดอร์รหัสสีโดยการพิมพ์แท็กสีบนคอมพิวเตอร์ของคุณเพื่อทำให้ตู้เก็บเอกสารของคุณดูน่าประทับใจยิ่งขึ้น แต่เมื่อคุณจำเป็นต้องทำการเปลี่ยนแปลง เช่น เพิ่มหนึ่งโฟลเดอร์ คุณอาจรู้สึกหงุดหงิดเมื่อพบว่าโฟลเดอร์ที่มีสีถูกต้องไม่เพียงพอ และต้องลงชื่อในโฟลเดอร์ด้วยตนเอง ความเรียบง่ายคือสิ่งที่ปลอดภัยที่สุด

คำเตือน

• อย่าสร้างสแต็กที่เรียกว่า "เบ็ดเตล็ด" มิฉะนั้น คุณจะไม่จัดหมวดหมู่เอกสารเหล่านี้
• หลังจากจัดระบบจัดเก็บแล้ว ให้เก็บความเรียบร้อยในตู้เก็บเอกสาร ใช้เวลาในแต่ละวันเพื่อจัดเรียงและนำเอกสารออกจากโต๊ะทำงานของคุณ ต่อต้านสิ่งล่อใจที่จะวางตะกร้าเอกสารลึก ๆ ไว้บนตู้เก็บเอกสารของคุณ ไม่เช่นนั้นคุณจะเติมจนเต็มและจบลงด้วยโกดังที่รก