ในการเขียนจดหมาย

วิดีโอ: การเขียนจดหมาย - สื่อการเรียนการสอน ภาษาไทย ป.4

เนื้อหา

ที่จะก้าว
วิธีที่ 1 จาก 4: จดหมายทางการหรือธุรกิจ
วิธีที่ 2 จาก 4: จดหมายไม่เป็นทางการ
วิธีที่ 3 จาก 4: อีเมลทางการหรือธุรกิจ
วิธีที่ 4 จาก 4: อีเมลแบบไม่เป็นทางการ
เคล็ดลับ

การจัดรูปแบบที่ถูกต้องที่จะใช้เมื่อเขียนจดหมายส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับประเภทของจดหมายที่คุณวางแผนจะเขียนและใครที่คุณกำลังเขียนถึง การจัดรูปแบบที่คุณสามารถใช้เมื่อเขียนถึงเพื่อนนั้นแตกต่างจากการจัดรูปแบบที่ใช้ในจดหมายทางการ นอกจากนี้รูปแบบของจดหมายแบบดั้งเดิมที่คุณส่งทางไปรษณีย์นั้นแตกต่างจากอีเมล อ่านเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเขียนจดหมายฉบับต่อไปที่ถูกต้อง

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 4: จดหมายทางการหรือธุรกิจ

ระบุชื่อและที่อยู่ของคุณที่ด้านบนของจดหมาย ใส่ชื่อถนนเมืองรัฐและรหัสไปรษณีย์ไว้ที่ขอบด้านซ้ายโดยเว้นระยะห่างเพียงครั้งเดียว
- เมืองและรหัสไปรษณีย์อยู่ในบรรทัดเดียวกันในขณะที่ชื่อถนนมีบรรทัดของตัวเอง
- หากคุณกำลังส่งจดหมายโดยใช้หัวจดหมายแบบมืออาชีพที่มีข้อมูลนี้อยู่แล้วให้ข้ามขั้นตอนนี้ไป อย่าทำซ้ำที่อยู่ผู้ส่ง
สำหรับจดหมายในสหรัฐอเมริกาให้ระบุวันที่ด้านล่างที่อยู่ของคุณโดยตรง สำหรับจดหมายภาษาดัตช์ให้ระบุสถานที่และวันที่ใต้ที่อยู่ของผู้รับ ใช้วันที่ที่คุณเขียนจดหมายหรือวันที่ทำเสร็จแล้วแต่คุณต้องการ
- วันที่ควรอยู่ตรงกับขอบด้านซ้ายเช่นเดียวกับที่อยู่ด้านบน
- เขียนวันที่ในลำดับ "เดือน - วัน - ปี" สำหรับจดหมายในสหรัฐอเมริกา ตัวอย่างเช่น 9 กุมภาพันธ์ 2013 สำหรับตัวอักษรภาษาดัตช์ให้ใช้ "วัน - เดือน - ปี" ตัวอย่างเช่น 9 กุมภาพันธ์ 2013
ใช้ช่องว่างระหว่างวันที่และส่วนถัดไปของจดหมาย สิ่งนี้จะแยกที่อยู่ออกจากส่วนถัดไปอย่างเป็นระเบียบ
สำหรับจดหมายในสหรัฐอเมริกาให้ใช้กฎอ้างอิงหากมี หากคุณกำลังเขียนจดหมายที่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่เฉพาะเจาะจงการใช้บรรทัดอ้างอิงที่ขึ้นต้นด้วย "Re:" จะช่วยได้
- วางบรรทัดอ้างอิงชิดขอบด้านซ้ายและใช้ระยะห่างบรรทัดเดียว
- ใช้เส้นอ้างอิงเมื่อคุณตอบจดหมายฉบับอื่นโฆษณางานหรือขอข้อมูล
- หลังจากบรรทัดอ้างอิงแล้วให้ใช้ช่องว่างเพื่อแยกออกจากส่วนถัดไปของตัวอักษร
ระบุที่อยู่ของผู้รับ ระบุชื่อและตำแหน่งของผู้รับเช่นเดียวกับชื่อ บริษัท ชื่อถนนเมืองและรหัสไปรษณีย์
- ข้อมูลทั้งหมดนี้ควรอยู่ตรงข้ามกับขอบด้านซ้ายและระยะห่างระหว่างบรรทัดเดียว ชื่อผู้รับต้องมีบรรทัดของตัวเองเช่นเดียวกับชื่อผู้รับชื่อ บริษัท และชื่อถนน เมืองและรหัสไปรษณีย์อยู่รวมกันในบรรทัดเดียว
- หากคุณกำลังส่งจดหมายไปยังประเทศอื่นโปรดระบุชื่อประเทศเป็นตัวพิมพ์ใหญ่ในบรรทัดด้านล่างที่อยู่
- ถ้าเป็นไปได้ให้จ่าหน้าจดหมายถึงบุคคลใดบุคคลหนึ่งและกล่าวถึงบุคคลนั้นด้วยชื่อที่เหมาะสมเช่น "นาย" หรือ "ท่านผู้หญิง" หากคุณไม่ทราบเพศของผู้รับให้ข้ามชื่อ
- ใช้ช่องว่างหลังที่อยู่ที่สมบูรณ์
เริ่มต้นเนื้อหาของจดหมายของคุณด้วยคำทักทายที่สุภาพ คำทักทายตามปกติเริ่มต้นด้วย "Dear" ตามด้วยชื่อและนามสกุลส่วนตัวของผู้รับ ชื่อตามด้วยลูกน้ำ
- คำทักทายควรอยู่ชิดขอบด้านซ้าย
- หากคุณไม่ทราบเพศของผู้รับคุณสามารถระบุชื่อ - นามสกุลของผู้รับหรือระบุนามสกุลพร้อมชื่อตำแหน่งงาน
- ใช้ช่องว่างหลังคำทักทาย
ใช้หัวเรื่องหากต้องการ ในตัวอักษรภาษาดัตช์ให้ระบุบรรทัดหัวเรื่องเหนือคำทักทายและสำหรับตัวอักษรในสหรัฐอเมริกาด้านล่างคำทักทาย
- ให้หัวเรื่องสั้น แต่ชัดเจน พยายามเก็บไว้หนึ่งบรรทัด
- ในสหรัฐอเมริกาสิ่งนี้ไม่ใช่เรื่องธรรมดาและแทบไม่ควรใช้ ในเนเธอร์แลนด์พบได้บ่อยกว่า
- หากคุณใช้เส้นอ้างอิงอย่าใช้หัวเรื่อง
- ใช้ช่องว่างหลังบรรทัดหัวเรื่อง
เริ่มต้นส่วนตรงกลางด้วยคำนำสั้น ๆ ที่อธิบายวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ วางย่อหน้าชิดขอบซ้าย แต่อย่าลังเลที่จะเยื้อง
แนะนำต่อด้วยส่วนที่ยาวขึ้นของแกนกลาง ส่วนนี้ควรอธิบายเพิ่มเติมเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณและรวมถึงข้อสรุปที่สรุปทุกอย่าง
- เขียนส่วนตรงกลางที่กระชับ ใช้ระยะห่างบรรทัดเดียวสำหรับแต่ละย่อหน้า แต่เว้นช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้าและหลังย่อหน้าสุดท้าย
ลงท้ายจดหมายของคุณด้วยการลงท้ายอย่างสุภาพ ตัวอย่างของการปิดอย่างสุภาพ ได้แก่ "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอบคุณ" อย่าลืมใส่คำปิดที่ขอบด้านซ้ายและตามด้วยลูกน้ำ
- ใช้อักษรตัวใหญ่สำหรับอักษรตัวแรกของคำแรกเท่านั้นในการปิด
ตามปิดท้ายด้วยชื่อของคุณ อย่างไรก็ตามใช้ช่องว่างสามช่องด้านล่างปิดก่อนป้อนชื่อเต็มของคุณตามด้วยตำแหน่งงานของคุณในบรรทัดด้านล่าง
โปรดรวมไฟล์แนบที่ด้านล่างสุดของจดหมายของคุณ หากคุณมีไฟล์แนบให้เขียน "ไฟล์แนบ" ในบรรทัดด้านล่างชื่อและชื่อที่พิมพ์ของคุณและระบุจำนวนไฟล์แนบ
- หมายเหตุ: ไม่จำเป็นหากคุณไม่มีไฟล์แนบใด ๆ
- ใช้ระยะห่างเดียวและวางส่วนของไฟล์แนบชิดขอบด้านซ้าย
ใส่ชื่อย่อของผู้พิมพ์ด้วยถ้ามี หากมีคนอื่นเขียนจดหมายและคุณเป็นผู้กำหนดให้ใส่ชื่อย่อของผู้พิมพ์ที่ด้านล่างของจดหมายในบรรทัดด้านล่างไฟล์แนบ
วางลายเซ็นของคุณหลังจากพิมพ์จดหมายแล้ว เขียนชื่อของคุณด้วยมือโดยเฉพาะอย่างยิ่งเป็นตัวเอียงระหว่างตัวปิดและชื่อที่คุณพิมพ์ การลงนามในจดหมายของคุณด้วยมือจะแสดงให้ผู้รับทราบว่าคุณใช้เวลาของตัวเองในการส่งจดหมายฉบับนี้ถึงพวกเขาดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญ

วิธีที่ 2 จาก 4: จดหมายไม่เป็นทางการ

โปรดระบุวันที่ ระบุวันที่เขียนหรือเขียนจดหมายเสร็จที่มุมขวาบนของจดหมาย
- เขียนวันที่ในลำดับ "เดือน - วัน - ปี" สำหรับจดหมายในสหรัฐอเมริกา สำหรับตัวอักษรภาษาดัตช์ให้ใช้ "วัน - เดือน - ปี" การยกเลิกการสมัครรับข้อมูลของเดือนมักจะเป็นค่าเริ่มต้น แต่คุณสามารถเขียนวันที่ทั้งหมดเป็นตัวเลขได้ด้วย
- วันที่ควรอยู่ชิดขอบด้านซ้าย
เขียนคำทักทายที่เป็นมิตร คำทักทาย "Dear" ยังคงใช้บ่อยที่สุด แต่ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับคุณอาจสามารถเขียนชื่อผู้รับได้โดยไม่ต้องมีพิธีการ
- คำทักทายจะต้องอยู่ชิดขอบซ้ายและตามด้วยลูกน้ำ
- เมื่อเขียนถึงเพื่อนหรือเพื่อนของคุณคุณสามารถเขียนได้เฉพาะชื่อของพวกเขาเท่านั้น ตัวอย่างเช่น "Dear John"
- สำหรับจดหมายที่ไม่เป็นทางการมากยิ่งขึ้นคุณสามารถแทนที่ "Dear" ด้วยคำทักทายแบบไม่เป็นทางการเช่น "Hello" "Hi" และ "Hey"
- หากคุณกำลังเขียนถึงผู้ที่มีอายุมากกว่าหรือบุคคลที่คุณต้องการแสดงความเคารพให้ระบุชื่อและนามสกุลส่วนตัว ตัวอย่างเช่น "Dear Mrs. de Wit"
- ใช้ช่องว่างระหว่างคำทักทายและเนื้อหาของจดหมาย
รวมบทนำส่วนตรงกลางและข้อสรุปไว้ในจดหมายของคุณ บทนำและข้อสรุปควรเป็นเพียงย่อหน้าสั้น ๆ แต่ส่วนตรงกลางมักจะยาวกว่ามาก
- วางตัวอักษรชิดขอบด้านซ้าย แต่เยื้องบรรทัดแรกของแต่ละย่อหน้า
- ข้อความทั้งหมดต้องมีระยะห่างบรรทัดเดียว โดยปกติคุณจะไม่ข้ามบรรทัดระหว่างย่อหน้าในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ แต่คุณสามารถทำได้หากช่วยเพิ่มความสามารถในการอ่านจดหมายของคุณ
- ใช้ช่องว่างหลังประโยคสุดท้ายของเนื้อหาเพื่อแยกออกจากประโยคปิด
ปิดด้วยการปิดที่เหมาะสม "ขอแสดงความนับถือ" ยังคงเป็นคำลงท้ายที่ค่อนข้างธรรมดาแม้ว่าจะเป็นจดหมายธรรมดาก็ตาม อย่างไรก็ตามหากจดหมายไม่เป็นทางการมากคุณสามารถใช้การปิดแบบธรรมดาให้น้อยลง ลองทำสิ่งต่างๆเช่น "เจอกันครั้งหน้า!" หรือ "ไว้คุยกันทีหลัง!" เมื่อเขียนถึงเพื่อนสนิท
- ทำตามคำปิดท้ายด้วยลูกน้ำ แต่อย่าใช้ชื่อของคุณในเวอร์ชันที่พิมพ์ลงไป
- การปิดจะต้องตรงกับคำทักทาย
ใส่ชื่อของคุณ ใส่ชื่อของคุณโดยตรงด้านล่างปิด โดยปกติชื่อของคุณจะเขียนเป็นตัวเอียงแทนที่จะพิมพ์
- หากปกติคุณเรียกผู้รับด้วยชื่อจริงคุณสามารถเขียนชื่อของคุณและทิ้งไว้ที่นั้นได้ หากผู้รับอาจไม่สามารถบอกได้ว่าคุณเป็นใครโดยใช้แค่ชื่อของคุณโปรดอย่าลืมใส่นามสกุลของคุณด้วย

วิธีที่ 3 จาก 4: อีเมลทางการหรือธุรกิจ

เริ่มต้นด้วยคำอธิบายสั้น ๆ แต่ชัดเจนเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของอีเมลของคุณ คำอธิบายนี้ควรอยู่ในบรรทัดหัวเรื่องของอีเมลไม่ใช่ในอีเมล
- หากผู้รับต้องการอีเมลของคุณคำอธิบายนี้สามารถอ้างถึงหัวเรื่องได้ หากอีเมลไม่คาดคิดคำอธิบายอาจยุ่งยากกว่าเล็กน้อย เป้าหมายคือเพื่อให้ผู้อ่านทราบว่าจะเกิดอะไรขึ้นเมื่อพวกเขาเปิดอีเมลของคุณ นั่นหมายความว่าคุณต้องกระตุ้นให้ผู้อ่านเปิดอ่าน
เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการ โดยปกติจะเริ่มต้นด้วย "Dear" และตามด้วยชื่อทางการของบุคคลหรือ บริษัท ที่คุณกำลังเขียนถึง
- ระบุอีเมลไปยังผู้รับที่ระบุถ้าเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ได้ระบุ ใช้เฉพาะ "L.S. " เป็นทางเลือกสุดท้าย
- พูดอย่างเคร่งครัดเครื่องหมายวรรคตอนที่เหมาะสมที่สุดที่จะใช้หลังการทักทายยังคงเป็นเครื่องหมายจุดคู่ ที่กล่าวว่าคนส่วนใหญ่ในปัจจุบันใช้ลูกน้ำตามคำทักทายของอีเมลที่เป็นทางการ
- หากคุณไม่แน่ใจว่าจะจ่าหน้าผู้รับว่า "นาง" หรือ "นาย" ให้เขียนชื่อ - นามสกุลแทน
- ทำตามคำทักทายอย่างเป็นทางการโดยเว้นวรรค
เขียนข้อความในจดหมายให้สั้น แต่ให้ข้อมูล เช่นเดียวกับตัวอักษรทั้งหมดข้อความหลักควรมีบทนำเนื้อหาและข้อสรุป เก็บทุกอย่างรวมถึงแกนกลางให้สั้นและตรงที่สุด
- วางข้อความเนื้อหาชิดขอบด้านซ้าย
- อย่าเยื้องข้อความ
- ใช้ระยะห่างบรรทัดเดียวสำหรับข้อความเนื้อหา แต่ใช้ช่องว่างระหว่างแต่ละย่อหน้าและหลังย่อหน้าสุดท้าย
ใช้คำลงท้ายที่สุภาพ หลังจากเนื้อหาจดหมายของคุณแล้วให้เขียน "ขอแสดงความนับถือ" หรือคำปิดท้ายแบบสุภาพอื่น ๆ ที่คล้ายกันแล้วตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- อย่าลืมปิดที่ขอบด้านซ้ายและใช้อักษรตัวใหญ่สำหรับตัวอักษรตัวแรกของคำแรกเท่านั้น
- การปิดอย่างเป็นทางการอื่น ๆ ได้แก่ "ขอบคุณ" "ขอแสดงความนับถือ" และ "ด้วยความปรารถนาดี"
ระบุชื่อของคุณโดยตรงด้านล่างคำสั่งปิด ไม่เหมือนกับจดหมายกระดาษคุณไม่สามารถวางลายเซ็นในอีเมลด้วยมือได้
- ใส่ชื่อของคุณชิดขอบด้านซ้าย
รวมรายละเอียดการติดต่อของคุณที่ด้านล่าง ข้ามบรรทัดหลังชื่อของคุณและระบุที่อยู่หมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลและเว็บไซต์หรือบล็อกหากมี
- ใส่ข้อมูลทั้งหมดนี้ชิดขอบด้านซ้ายและใช้ระยะห่างเดียว ให้ข้อมูลใหม่แต่ละบรรทัดเป็นของตัวเอง

วิธีที่ 4 จาก 4: อีเมลแบบไม่เป็นทางการ

เริ่มต้นด้วยคำอธิบายสั้น ๆ แต่ชัดเจนของหัวเรื่องอีเมลของคุณในบรรทัดหัวเรื่อง สิ่งนี้ช่วยให้ผู้รับสามารถดูหัวเรื่องได้อย่างรวดเร็วก่อนที่จะเปิดอีเมลและให้ข้อมูลเพียงพอที่จะรู้ว่าจะเกิดอะไรขึ้น
เริ่มต้นด้วยคำทักทายหรือคำทักทายที่สุภาพในเนื้อหาของอีเมล คุณสามารถใช้คำทักทายที่สุภาพตามต้องการเช่น "Dear" ตามนี้พร้อมระบุชื่อผู้รับ
- วางคำทักทายไว้ที่ขอบด้านซ้าย
- หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนสนิทคุณสามารถเพิกเฉยต่อคำทักทายได้อย่างสมบูรณ์และเพียงแค่เขียนชื่อของพวกเขาตามด้วยเครื่องหมายจุลภาค
- ใช้ช่องว่างระหว่างคำทักทายและเนื้อหาของอีเมลของคุณ
เขียนเนื้อหาอีเมลของคุณ เช่นเดียวกับจดหมายอื่น ๆ เนื้อหาของอีเมลของคุณควรมีบทนำเนื้อหาและข้อสรุป อย่างไรก็ตามหากคุณกำลังเขียนอีเมลถึงเพื่อนสนิทคุณไม่จำเป็นต้องจัดรูปแบบประเภทนี้
ปิดอีเมลของคุณด้วยคำทักทายปิดท้าย เมื่อปิดอีเมลถึงเพื่อนการปิดไม่จำเป็นต้องเป็นทางการ แต่ควรระบุว่าอีเมลของคุณกำลังจะสิ้นสุด
- หากคุณกำลังเขียนถึงเพื่อนสนิทบางครั้งคุณควรปิดอีเมลด้วยชื่อของคุณเท่านั้นและคุณสามารถเพิกเฉยต่อคำทักทายปิดท้ายทั้งหมดได้

เคล็ดลับ

โปรดทราบว่ามีความแตกต่างเล็กน้อยระหว่างจดหมายทางการในสหรัฐอเมริกาและในสหราชอาณาจักร (หรือประเทศอื่น ๆ ) ในสหราชอาณาจักรที่อยู่และวันที่ส่งคืนจะอยู่ในขอบด้านขวาและมีหัวเรื่องอยู่ตรงกลาง นอกจากนี้วันที่ยังเขียนเป็น "วัน - เดือน - ปี" และตามด้วยเครื่องหมายจุลภาคแทนเครื่องหมายจุดคู่
หากคุณไม่ชอบการจัดรูปแบบบล็อกที่แสดงที่นี่คุณสามารถใช้บล็อกแบบกำหนดเองหรือกึ่งบล็อกได้ เค้าโครงนี้โดยทั่วไปมีข้อมูลเดียวกัน แต่มีการจัดระเบียบต่างกัน