เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• วิธีที่ 1 จาก 1: เขียนจดหมาย
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

การรู้วิธีเขียนจดหมายเป็นทักษะสำคัญที่คุณสามารถใช้ในการทำงานโรงเรียนและความสัมพันธ์ส่วนตัวเพื่อถ่ายทอดข้อมูลความเมตตากรุณาหรือความเสน่หา ในคู่มือนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีใส่ความคิดของคุณลงบนกระดาษในรูปแบบที่ถูกต้อง

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 1: เขียนจดหมาย

1. พิจารณาว่าจดหมายของคุณควรเป็นทางการเพียงใด วิธีการเขียนจดหมายของคุณขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ พิจารณาแนวทางเหล่านี้:
   • หากคุณกำลังเขียนถึงเจ้าหน้าที่ของรัฐนายจ้างในอนาคตผู้มีเกียรตินักวิชาการหรือใครก็ตามที่คุณมีความสัมพันธ์ทางวิชาชีพจดหมายจะต้องเป็นทางการ
   • หากคุณกำลังเขียนจดหมายถึงนายจ้างปัจจุบันเพื่อนร่วมงานที่คุณไม่ได้คบหาด้วยในเวลาว่างญาติห่าง ๆ หรือแก่กว่าหรือคนที่คุณไม่รู้จักเป็นอย่างดีจดหมายควรเป็นแบบกึ่งทางการ
2. ตัดสินใจว่าจะส่งจดหมายที่เขียนด้วยลายมือหรืออีเมล วิธีที่คุณส่งจดหมายยังแสดงถึงระดับของความเป็นทางการ
   • จดหมายที่เป็นทางการส่วนใหญ่ต้องพิมพ์และส่งทางไปรษณีย์ ข้อยกเว้นคือถ้าจดหมายต้องไปถึงผู้รับเร็วมากหรือถ้าคุณรู้ว่าผู้รับชอบอีเมล
   • สำหรับจดหมายที่ไม่เป็นทางการสามารถใช้อีเมลหรือเขียนด้วยลายมือได้
   • สำหรับจดหมายกึ่งทางการคุณต้องตัดสินใจด้วยตัวเอง หากบุคคลอื่นติดต่อคุณทางอีเมลเป็นหลักนั่นน่าจะดีที่สุด หากคุณไม่แน่ใจให้ไปหาจดหมายที่เขียนด้วยลายมือ
3. ใช้หัวจดหมายหรือเขียนที่อยู่ของคุณที่ด้านบนของจดหมาย (จดหมายที่เป็นทางการเท่านั้น) หากคุณเขียนในนามของ บริษัท และมีหัวจดหมายของ บริษัท ให้ใช้สิ่งนั้น หรือหากคุณต้องการให้จดหมายของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้นคุณสามารถออกแบบหัวจดหมายในโปรแกรมประมวลผลคำได้ มิฉะนั้นคุณสามารถเขียนหรือพิมพ์ที่อยู่แบบเต็มของคุณที่ด้านบนซ้าย เขียนชื่อถนนและบ้านเลขที่ของคุณก่อนจากนั้นรหัสไปรษณีย์และเมืองในบรรทัดถัดไป
4. จดวันที่. เมื่อคุณเขียนที่อยู่ของคุณแล้วให้ข้ามสองบรรทัดและเขียนวันที่ หากคุณยังไม่ได้เขียนที่อยู่ให้เริ่มต้นด้วยวันที่ทางด้านซ้ายของกระดาษ
   • เขียนวันที่ให้ครบถ้วน "6 มิ.ย. 2557" ดีกว่า "6/6/2557" หรือ "6 มิ.ย. 2557"
   • หากคุณส่งจดหมายกึ่งทางการหรือไม่เป็นทางการทางอีเมลคุณไม่จำเป็นต้องระบุวันที่ซึ่งจะอยู่ในอีเมลของคุณอยู่แล้ว
5. เขียนชื่อชื่อและที่อยู่ของผู้รับ (ตัวอักษรที่เป็นทางการเท่านั้น) ข้ามสองบรรทัดหลังที่อยู่ของคุณเองและเขียนชื่อผู้รับและชื่อเต็ม ในบรรทัดถัดไปให้เขียนชื่อ บริษัท หรือองค์กร (ถ้ามี) เขียนที่อยู่ในบรรทัดที่สามและรหัสไปรษณีย์และชื่อเมืองในบรรทัดที่สี่
   • ไม่จำเป็นสำหรับอีเมล
   • นอกจากนี้ยังไม่จำเป็นสำหรับจดหมายที่เขียนด้วยลายมือกึ่งทางการหรือไม่เป็นทางการ ชื่อและที่อยู่บนซองก็เพียงพอแล้ว
   • หากคุณกำลังเขียนจดหมายเพื่อขอรับข้อมูลและคุณไม่มีผู้ติดต่อให้เขียนชื่อ บริษัท หรือองค์กรและที่อยู่เท่านั้น
6. เริ่มต้นด้วยคำทักทาย คำทักทายที่คุณใช้ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับจดหมายและความเป็นทางการของจดหมาย นี่คือตัวเลือกบางส่วน:
   • สำหรับจดหมายที่เป็นทางการที่คุณไม่ได้เขียนถึงผู้ติดต่อรายใดรายหนึ่งคุณสามารถเริ่มต้นด้วย Dear Sir / Madam
   • ถ้าคุณรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงชายหรือหญิงให้เริ่มด้วย Dear Sir หรือ Dear Madam
   • หากคุณกำลังเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการและคุณรู้จักผู้ติดต่อคุณสามารถเริ่มต้นด้วย Dear Sir …ตามด้วยลูกน้ำเสมอ ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. Derksen"
   • หากคุณกำลังเขียนจดหมายกึ่งทางการคุณสามารถใช้ "Dear" หรือ "Dear" เป็นคำทักทาย
   • สำหรับจดหมายที่ไม่เป็นทางการคุณสามารถเริ่มต้นด้วย "Dear", "Dear" หรือคำทักทายที่ไม่เป็นทางการเช่น "Hi" หรือ "Hello"
7. เขียนชื่อผู้รับหลังคำทักทาย
   • ถ้าจดหมายเป็นทางการให้ใช้ชื่อเรื่องเช่นนางเซอร์ดร. หรือชื่ออะไรก็ได้ที่ผู้รับมีแล้วนามสกุล
   • หากจดหมายเป็นแบบกึ่งทางการคุณต้องตัดสินใจว่าจะเรียกผู้รับด้วยชื่อจริงหรือไม่ ดีกว่าที่จะยึดติดกับชื่อที่สุภาพหากคุณไม่แน่ใจ
   • ด้วยจดหมายที่ไม่เป็นทางการโดยทั่วไปคุณสามารถสันนิษฐานได้ว่าคุณสามารถเรียกอีกฝ่ายด้วยชื่อจริงได้ อาจมีข้อยกเว้นได้หากเป็นสมาชิกในครอบครัวที่มีอายุมากซึ่งคุณเรียกว่าป้าหรือคุณปู่ตามด้วยชื่อ (ชื่อแรก)
8. เริ่มต้นตัวอักษร ข้ามสองบรรทัดหลังคำทักทายหากคุณกำลังพิมพ์หรือข้ามไปยังบรรทัดถัดไปหากคุณเขียนด้วยมือ
   • หากคุณกำลังเขียนจดหมายส่วนตัวให้เริ่มด้วยการถามว่าผู้รับเป็นอย่างไร อาจเป็นทางการเช่น "ฉันหวังว่าทุกอย่างจะเป็นไปด้วยดี" หรือ "สบายดีไหม"
   • หากคุณเขียนจดหมายธุรกิจหรือเป็นทางการคุณจะเข้าประเด็นทันที เวลาคือเงินและคุณไม่ต้องการเสียเวลาของผู้รับ
9. ถามตัวเองว่าต้องการพูดอะไร วัตถุประสงค์หลักของจดหมายคือการสื่อสาร ในขณะที่คุณเขียนให้ถามตัวเองว่าผู้รับต้องการข้อมูลอะไรและใส่ไว้ในจดหมาย คุณต้องการพูดคุยเกี่ยวกับราคาสินค้าของคุณคุณคิดถึงคนอื่นมากแค่ไหนหรือคุณต้องการขอบคุณเขา / เธอสำหรับของขวัญวันเกิดของคุณ? ไม่ว่าจะเป็นอะไรก็ตามจดหมายควรมีจุดมุ่งหมายเพื่อแบ่งปันข้อมูล
   • รู้ว่าคุณคืออะไร ไม่ ต้องเขียน จะดีกว่าที่จะไม่ส่งจดหมายเป็นลายลักษณ์อักษรเพราะคุณโกรธหรืออยากรู้สึกเสียใจ หากคุณเขียนจดหมายดังกล่าวแล้วและไม่แน่ใจว่าควรส่งหรือไม่ให้ทิ้งไว้สองสามวันก่อนโพสต์คุณอาจเปลี่ยนใจ
10. อ่านจดหมายอีกครั้ง ก่อนส่งจดหมายโปรดอ่านสักสองสามครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณต้องการจะพูดนั้นถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์ ใช้ตัวตรวจสอบการสะกดบนคอมพิวเตอร์ของคุณหรือให้เพื่อนอ่าน ทำการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
11. ปิดจดหมาย ปิดตัวอักษรด้วยน้ำเสียงที่เหมาะสมและสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับผู้รับ ข้ามสองบรรทัดแล้วเขียนคำปิดท้าย
    • สำหรับจดหมายที่เป็นทางการให้ใช้ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"
    • สำหรับจดหมายกึ่งทางการคุณสามารถทำให้สั้นลงเล็กน้อยเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "คำทักทาย"
    • ด้วยจดหมายที่ไม่เป็นทางการการปิดควรสะท้อนถึงความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ เมื่อเขียนถึงเพื่อนญาติพี่น้องคุณสามารถลงท้ายด้วย "ความรัก" หรือ "สิ่งที่ดีที่สุด"
12. วาดด้วยชื่อของคุณ วิธีการเขียนชื่อของคุณขึ้นอยู่กับลักษณะของจดหมายของคุณ
    • สำหรับตัวอักษรที่เป็นทางการให้เว้นบรรทัดประมาณสี่บรรทัดระหว่างคำปิดของคุณกับชื่อนามสกุลที่คุณพิมพ์ จากนั้นเขียนชื่อหรือลายเซ็นของคุณด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำระหว่างนั้น
    • หากคุณกำลังเขียนอีเมลแบบเป็นทางการให้พิมพ์ชื่อเต็มของคุณหลังปิด
    • ถ้าคุณต้องการคุณสามารถใช้ Mr. หรือ Mrs. หรือชื่อของคุณเองก็ได้หากมี
    • ด้วยตัวอักษรกึ่งทางการคุณต้องตัดสินใจด้วยตัวเองว่าจะใช้ชื่อหรือนามสกุลของคุณ
    • คุณไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อทั้งหมดของคุณสำหรับจดหมายที่ไม่เป็นทางการ เพียงพิมพ์หรือเขียนชื่อของคุณ
13. พับตัวอักษร (ไม่บังคับ) หากคุณส่งจดหมายทางไปรษณีย์ให้พับเป็นสามส่วน พับส่วนล่างของแผ่นขึ้นสองในสามและพับ จากนั้นพับด้านบนลงเพื่อให้รอยพับติดกับด้านล่างของกระดาษ หากคุณพับจดหมายด้วยวิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจดหมายจะพอดีกับซองจดหมายส่วนใหญ่
14. จ่าหน้าซองจดหมาย (ไม่บังคับ) ค้นหากึ่งกลางของซองจดหมายทั้งด้านความยาวและความกว้าง คุณเขียนที่อยู่ผู้รับแบบเต็มดังนี้:
    • นาย N. Derksen
    • Zeestraat 43
    • 3456AA Poortvliet
15. เขียนที่อยู่สำหรับส่งกลับบนซองจดหมาย หากด้วยเหตุผลบางประการที่จดหมายไม่สามารถส่งจดหมายของคุณได้คุณสามารถส่งจดหมายกลับมาหาคุณได้ เขียนที่อยู่ของคุณที่ด้านหลังหรือที่มุมบนซ้ายของซองจดหมาย

เคล็ดลับ

• เขียนจุลภาคหลังคำทักทายทุกครั้ง
• พยายามจำไว้ว่าอะไรจะเป็นที่สนใจของผู้อ่าน
• คุณสามารถเขียนจดหมายเพื่อแสดงความขอบคุณเห็นใจความรักอารมณ์ขันความห่วงใยหรืออารมณ์อื่น ๆ
• จงมีเหตุผลและสุภาพเมื่อคุณเขียนจดหมายร้องเรียนหากคุณทำเช่นนั้นคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับผลลัพธ์ที่ดี
• อย่าใส่ข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากเกินไปในจดหมายโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเป็นจดหมายธุรกิจ
• หากคุณกำลังพิมพ์จดหมายทางการให้ใช้กระดาษที่หนักกว่าปกติ
• หากคุณกำลังส่งอีเมลแบบเป็นทางการหรือกึ่งทางการตรวจสอบให้แน่ใจว่าที่อยู่อีเมลของคุณดูน่าเชื่อถือ จดหมายจาก "sweetstar189" มีการพิจารณาอย่างจริงจังน้อยกว่าหนึ่งฉบับจาก "Janine.smit"
• เขียนตัวอักษรด้วยหมึกสีน้ำเงินหรือสีดำ

คำเตือน

• การเซ็นชื่อบนซองจดหมายอาจขัดขวางการจัดส่งที่ถูกต้อง หากต้องการตกแต่งซองจดหมายหรือติดสติกเกอร์ให้ทำที่ด้านหลัง