เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• ส่วนที่ 1 จาก 3: การดูเว็บไซต์
• ส่วนที่ 2 จาก 3: เขียนอีเมล
• ส่วนที่ 3 ของ 3: รักษาความสุภาพ
• คำเตือน

บางคนพบว่าเป็นการยากที่จะส่งอีเมลไปยังแผนกบริการลูกค้าของ บริษัท คุณเขียนจดหมายดังกล่าวในรูปแบบของอีเมลได้อย่างไรเมื่อในอดีตพวกเขาถูกวางลงบนกระดาษ? ประเภทหรือโปรโตคอลใดบ้างที่ใช้เมื่อคุณถามคำถามกับฝ่ายบริการลูกค้า แม้ว่าสิ่งนี้จะแตกต่างกันไปตามอุตสาหกรรมภูมิภาคและวัฒนธรรม แต่ก็มีหลักเกณฑ์ทั่วไปบางประการเพื่อให้แน่ใจว่าฝ่ายบริการลูกค้าจะได้รับอีเมลของคุณอย่างถูกต้อง

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 จาก 3: การดูเว็บไซต์

1. มองหาคำตอบ ก่อนที่จะเขียนอีเมลถึงทีมบริการลูกค้าของ บริษัท โปรดตรวจสอบว่าคำตอบไม่ได้อยู่บนเว็บไซต์เท่านั้น หลาย บริษัท โพสต์คำตอบสำหรับคำถามที่พบบ่อยในหน้าพิเศษของเว็บไซต์โดยปกติจะอยู่ในหัวข้อ "FAQ" หรือ "คำถามที่พบบ่อย"
   • โดยปกติคุณสามารถค้นหาหน้าเหล่านี้ได้โดยเลื่อนไปที่ด้านล่างสุดของหน้าแล้วคลิกที่ "ติดต่อ" หรือ "ฝ่ายบริการลูกค้า"
2. ค้นหาหน้า "ฝ่ายบริการลูกค้า" หากคุณไม่เห็นลิงก์ที่ด้านล่างของเว็บไซต์บางครั้งคุณสามารถค้นหาหน้านั้นได้โดยพิมพ์คำนั้นในช่องค้นหา โดยปกติคุณจะเห็นช่องที่มีไอคอนรูปแว่นขยายที่มุมขวาบนของหน้าแรก พิมพ์คำเช่น "customer service" หรือ "contact" แล้วกด Enter
   • หน้า "ติดต่อ" มักจะมีแบบฟอร์มอีเมลที่ลูกค้าสามารถเขียนข้อร้องเรียนหรือความคิดเห็นได้
     • ตรวจสอบหน้านี้เพื่อดูว่าคุณจะได้รับสำเนาข้อความที่ส่งหรือไม่ หากไม่เป็นเช่นนั้นให้ค้นหาที่อยู่อีเมลในเว็บไซต์ที่คุณสามารถเข้าถึงได้จากบัญชีอีเมลส่วนตัวของคุณเพื่อให้คุณมีหลักฐานการติดต่อ
3. ใช้ช่องค้นหา ค้นหาหัวข้อที่คุณต้องการถามคำถามในหน้าต่างเดียวกับที่คุณใช้ค้นหาที่อยู่อีเมลของฝ่ายบริการลูกค้า หากคุณค้นหาหัวข้อหรือคำถามด้วยวิธีนี้คุณอาจพบคำตอบโดยไม่ต้องส่งอีเมล
   • นี่เป็นสิ่งสำคัญเช่นกันหากคุณต้องการดูฉลาดเมื่อคุณส่งอีเมล หากคุณถามอะไรบางอย่างเมื่อมีการระบุคำตอบไว้อย่างชัดเจนบนเว็บไซต์พวกเขาอาจคิดว่าการบริการลูกค้าเป็นสิ่งที่คุณต้องการและขี้เกียจและไม่ได้ประโยชน์
   • ดูคำถามที่พบบ่อยด้วย (FAQ) คำถามที่คุณต้องการถามมักจะรวมอยู่ในคำถามที่พบบ่อยอยู่แล้ว นั่นคือเหตุผลที่เว็บไซต์ส่วนใหญ่มีหน้าดังกล่าวเพื่อให้อีเมลไปยังฝ่ายบริการลูกค้าน้อยที่สุด
4. ทบทวนนโยบายของ บริษัท หากคุณไม่พบคำตอบสำหรับคำถามของคุณผ่านช่องค้นหาหรือคำถามที่พบบ่อยคุณยังคงสามารถค้นหาได้ในหน้า "เกี่ยวกับเรา" หรือในนโยบายการคืนสินค้า เลื่อนไปที่ด้านล่างของเว็บไซต์อีกครั้งและดูว่ามีลิงก์ใดบ้าง มองหาลิงก์ที่อาจมีคำตอบสำหรับคำถามของคุณ: เกี่ยวกับเราการสั่งซื้อและการจัดส่งการคืนสินค้าการรับประกันและการซ่อมแซมและอื่น ๆ
   • แม้ว่าคุณจะไม่พบคำตอบในลิงก์เหล่านี้ แต่ก็ยังมีประโยชน์ในการดูหน้าต่างๆเพื่อให้คุณสามารถค้นหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ บริษัท ที่จะใช้ในอีเมลของคุณได้

ส่วนที่ 2 จาก 3: เขียนอีเมล

1. พิจารณาว่าเป็นคำบ่นหรือคำชม ไม่ใช่ทุกข้อความถึงฝ่ายบริการลูกค้าที่จะต้องเป็นข้อร้องเรียนหรือคำถาม บางทีคุณอาจต้องการขอบคุณพวกเขาสำหรับการบริการที่ดี นอกจากนี้ยังยินดีต้อนรับอีเมลเชิงบวกเช่นเดียวกับอีเมลที่มีคำถาม
   • เป็นความจริงที่ว่าบางครั้งการรายงานการร้องเรียนทางโทรศัพท์จะรวดเร็วและตรงกว่า อีเมลทำงานได้ดีกว่าในการแสดงความขอบคุณหรือถามคำถามที่ไม่ต้องการคำตอบในทันที แต่ถ้าคุณต้องการแก้ไขปัญหาทันทีโทร
2. เขียนหัวข้อที่ชัดเจน ตรวจสอบว่าหัวเรื่องของอีเมลนั้นชัดเจนและมีความหมาย คุณต้องการให้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าเห็นอีเมลของคุณก่อนเพื่อให้คุณได้รับคำตอบเร็วขึ้น เขียนหัวเรื่องให้สั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณสรุปสั้น ๆ และพนักงานรู้สึกถูกบังคับให้เปิดอีเมลอย่างรวดเร็ว
   • ตัวอย่างเช่น "สุนัขกินใบรับประกัน - ต้องเปลี่ยน"
3. เริ่มต้นด้วยคำทักทาย เมื่อคุณได้หัวข้อที่ดีแล้วขั้นตอนต่อไปคือการทักทายตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้า อย่าเริ่มต้นด้วยปัญหาของคุณทันที คุณทักทายใครบางคนทางโทรศัพท์อย่างดีใช่มั้ย? อาจเป็นเรื่องง่ายๆอย่าง "การบริการลูกค้าที่ดีที่สุด"
   • พยายามหาชื่อเพื่อเพิ่มในคำอวยพรของคุณ ใน บริษัท ขนาดเล็กบางครั้งชื่อของตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าจะปรากฏอยู่บนเว็บไซต์ดังนั้นการใช้ชื่อเหล่านี้จะทำให้ข้อความของคุณเป็นส่วนตัวมากขึ้นทำให้น่าทำงานมากขึ้น
   • คุณสามารถจบคำทักทายด้วยลูกน้ำหรือโคลอน เรียนฝ่ายบริการลูกค้า หรือ ฝ่ายบริการลูกค้าที่ดีที่สุด:
4. ปฏิบัติตามวิธีการเขียนมาตรฐาน ได้รับความเคารพจากพนักงานโดยใช้วิธีการเขียนมาตรฐาน อย่าพิมพ์ทุกอย่างเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และอย่าใช้แบบอักษรขนาดใหญ่หรือหนาเป็นพิเศษ ใช้เครื่องหมายวรรคตอนการสะกดและตัวพิมพ์ใหญ่ตามปกติ จากนั้นอีเมลของคุณจะได้รับการพิจารณาอย่างจริงจัง
5. เขียนด้วยโทนสีสุภาพ เขียนอย่างสุภาพแม้ว่าคุณจะร้องเรียนหรือต้องการแสดงความไม่พอใจก็ตาม จากนั้นคุณจะมีมูลค่ามากขึ้นในฐานะลูกค้าและอาจได้รับการปฏิบัติอย่างสุภาพมากขึ้นด้วย
6. บอกว่าคุณเป็นใคร แนะนำตัวเองหลังคำทักทาย จดชื่อของคุณและอธิบายว่าคุณเป็นลูกค้าประเภทใดและคุณเคยสั่งซื้อสินค้าเป็นครั้งแรกหรือเป็นลูกค้าที่กลับมา ในทั้งสองกรณีพนักงานต้องการให้คุณเป็นลูกค้า รวมตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ของคุณหากเกี่ยวข้อง
7. เฉพาะเจาะจง. ใช้ภาษาเฉพาะในอีเมลของคุณ หลีกเลี่ยงคำทั่วไปเช่น "ผลิตภัณฑ์ของฉัน" ให้อธิบายรายละเอียดว่าเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์หรือบริการใดและเหตุใดคุณจึงส่งอีเมลถึงผลิตภัณฑ์นี้ อธิบายเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อให้พนักงานทราบว่าปัญหาคืออะไร หากคุณใส่ข้อมูลนี้ในอีเมลฉบับแรกทันทีคุณจะหลีกเลี่ยงการแลกเปลี่ยนอีเมลที่ยืดยาว
   • ใช้ URL ไปยังผลิตภัณฑ์หากคุณมีเพื่อให้พนักงานสามารถดูได้ทันทีว่ามันเกี่ยวกับอะไร
   • ใส่หมายเลขคำสั่งซื้อของคุณในอีเมลด้วยเพราะพนักงานส่วนใหญ่จะถามคุณอยู่แล้ว หมายเลขคำสั่งซื้อนี้หมายถึงวิธีการสั่งซื้อในระบบ
8. ถามคำถามให้ชัดเจน ชัดเจนในอีเมลของคุณ อย่าทุบรอบพุ่มไม้ เมื่อคุณทักทายพนักงานและแนะนำตัวเองแล้วให้เริ่มหัวข้อใหม่เพื่ออธิบายสิ่งที่เกิดขึ้นในภาษาที่ระบุในขั้นตอนก่อนหน้า
   • ขอค่าตอบแทนที่คุณต้องการทันที คุณอาจไม่กล้าถาม แต่เก็บความประหม่าไว้ในอีเมลของคุณ หากคุณต้องการบางสิ่งเพื่อแลกกับสินค้าที่มีตำหนิให้พูดเช่นนั้น
9. เขียนย่อหน้าสั้น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าย่อหน้าของคุณสั้น ย่อหน้าหนึ่งสองหรือไม่เกินสามประโยคนั้นอ่านง่ายกว่า พนักงานจึงสามารถสแกนอีเมลได้เร็วขึ้นเพื่อดูว่าเขามีลำดับความสำคัญหรือไม่และถ้าคุณเขียนข้อความจำนวนมากข้อความของคุณอาจถูกวางไว้ที่ด้านล่างของสแต็กเนื่องจากเขา / เธอไม่เข้าใจในทันทีว่าคุณหมายถึงอะไร .
10. จบด้วยลายเซ็นง่ายๆ จบอีเมลด้วยประโยคปิดท้ายที่สรุปคำขอหรือคำชมของคุณตามด้วยคำทักทาย คุณสามารถลงท้ายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" แต่คุณสามารถวางชื่อหรือลายเซ็นอีเมลของคุณได้ทันที คุณยังสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วโดยพูดว่า: "รอคำตอบของคุณ" หรืออะไรสักอย่างที่จะทำให้เกิดผลดังกล่าว
    • ลายเซ็นอีเมลคือกลุ่มข้อความสั้น ๆ ที่มีชื่ออาชีพและข้อมูลติดต่อของคุณ คุณสามารถสร้างลายเซ็นอีเมลได้ในการตั้งค่าบัญชีอีเมลของคุณเพื่อให้ปรากฏขึ้นโดยอัตโนมัติภายใต้ข้อความใหม่
11. ยังไม่ต้องส่งไฟล์แนบใด ๆ อย่าส่งไฟล์แนบที่มีข้อความแรก เว็บไซต์จำนวนมากมีตัวกรองสแปมที่รวบรวมอีเมลพร้อมไฟล์แนบโดยวางข้อความของคุณไว้ในถังขยะก่อนที่จะอ่าน
    • แน่นอนคุณต้องเพิ่มสิ่งที่แนบมากับจดหมายปะหน้าเมื่อคุณถูกขอให้เพิ่มประวัติย่อของคุณเป็นเอกสาร Word
    • อย่าใส่ชื่อผู้ใช้รหัสผ่านหรือข้อมูลบัตรเครดิต
12. อ่านข้อความของคุณอีกครั้งก่อนส่ง เมื่ออีเมลของคุณพร้อมแล้วอย่ากด "ส่ง" อย่างกระตือรือร้นเกินไป คุณควรอ่านอีเมลซ้ำก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีการพิมพ์ผิดหรือการสะกดผิดที่จะลบล้างข้อความของคุณ แม้ว่าคุณจะเขียนอีเมลบนสมาร์ทโฟนของคุณข้อความอัตโนมัติ "ส่งจาก iPhone ของฉัน" ก็ไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับการสะกดผิดหรือผิดไวยากรณ์
13. ส่งการแจ้งเตือน หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับอีเมลของคุณหลังจากผ่านไปสองสามวันอาจเป็นไปได้ว่าข้อความของคุณไปอยู่ในกล่องจดหมายขยะหรือที่ด้านล่างของสแต็ก เขียนอีเมลที่คุณพูดถึงอีเมลก่อนหน้านี้และถามว่าได้รับอย่างถูกต้องหรือไม่

ส่วนที่ 3 ของ 3: รักษาความสุภาพ

1. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีไวยากรณ์และการสะกดคำที่ดี คุณอาจไม่รู้ตัว แต่ไวยากรณ์และการสะกดคำที่ดีเป็นส่วนหนึ่งของน้ำเสียงที่สุภาพ หากคุณพยายามอย่างเต็มที่ในการสื่อสารอย่างชัดเจนคุณแสดงความเคารพต่ออีกฝ่ายและแสดงให้เห็นว่าโดยทั่วไปคุณเป็นคนสุภาพ
2. แสดงว่าคุณฉลาด อย่าอวดดี แต่แสดงว่าคุณฉลาดด้วยการแสดงคำศัพท์ที่ครอบคลุม หากคุณได้ดูเว็บไซต์ของ บริษัท และทราบเกี่ยวกับนโยบายของพวกเขาคุณสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณอ่านทุกอย่างถูกต้อง แต่ก็ยังไม่พบคำตอบสำหรับคำถามของคุณ
3. อย่าล้อเล่น. คำพูดและเรื่องตลกที่ชาญฉลาดมีที่มาที่ไปและไม่ได้อยู่ในอีเมลที่ควรได้รับการพิจารณาอย่างจริงจังอย่างน้อยก็ไม่ใช่ในการติดต่อครั้งแรก ภาษาแบบนั้นอาจถูกมองว่าไม่เหมาะสมและคุณต้องการหลีกเลี่ยงสิ่งนั้นเมื่อติดต่อกับ บริษัท
   • เมื่อคุณส่งอีเมลกับตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าไปมาหลายฉบับแล้วเรื่องตลกก็มีแนวโน้มที่จะได้รับการยอมรับและเข้าใจได้ง่ายขึ้น
4. อย่าแสดงออกอย่างก้าวร้าว ในขณะที่คุณอาจหงุดหงิดกับวิธีการจัดการผลิตภัณฑ์หรือบริการ แต่การใส่มันลงในอีเมลที่ทำให้คุณไม่พอใจ หากคุณพูดคุยเกี่ยวกับปัญหาของคุณด้วยความเคารพและความสุภาพคุณจะได้รับสิ่งที่คุณต้องการเร็วขึ้น
   • จำไว้ว่าเป็นการยากที่จะใส่อารมณ์ลงไปในคำพูด หากคุณรู้สึกไม่สบายใจเกี่ยวกับปัญหาและต้องการแนวทางแก้ไขโดยด่วนคุณควรโทรติดต่อ
5. กล่าวถึงความภักดีและความกตัญญูของคุณ หากคุณเขียนในอีเมลว่าคุณภักดีกับ บริษัท มาโดยตลอดพนักงานจะชื่นชมข้อความของคุณและตอบกลับได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

คำเตือน

• อย่าใส่ชื่อผู้ใช้รหัสผ่านหรือข้อมูลการชำระเงิน (บัตรเครดิตหรือหมายเลขบัญชี) ในอีเมลเพื่อติดต่อฝ่ายบริการลูกค้า