เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• ส่วนที่ 1 จาก 2: การตั้งค่ารายงานของคุณ
• ส่วนที่ 2 จาก 2: รวบรวมทั้งหมดเข้าด้วยกัน

รายงานสถานะอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่าเบื่อ แต่จริงๆแล้วการเขียนรายงานนี้อาจเป็นโอกาสที่ดีในการสื่อสารกับผู้บริหาร ไม่ว่าคุณกำลังทำโครงการใดคุณควรให้ความสำคัญกับการให้รายละเอียดเฉพาะที่อธิบายงบประมาณและความคืบหน้าของโครงการ ใส่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในการสรุปในตอนต้น จากนั้นดำเนินการต่อด้วยรายละเอียดหลักที่อธิบายโครงการในแง่ของผลลัพธ์และความท้าทาย ทำให้สิ่งต่างๆสั้น แต่ให้ข้อมูลและผู้บริหารมีความยินดี

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 จาก 2: การตั้งค่ารายงานของคุณ

1. มุ่งเน้นไปที่ค่าใช้จ่ายและตารางเวลา ไม่ว่าคุณจะทำงานในโครงการใดผู้จัดการต้องการทราบว่าสิ่งต่างๆเป็นอย่างไรในแง่ของงบประมาณและความคืบหน้า ตั้งค่าข้อมูลการรวบรวมรายงานของคุณเกี่ยวกับวิธีการดำเนินโครงการทางการเงิน นอกจากนี้ให้แสดงความคิดเห็นว่าโครงการดำเนินการได้ทันเวลาหรือไม่
2. ซื่อสัตย์เกี่ยวกับปัญหา หากคุณทราบว่ามีปัญหาด้านต้นทุนและความคืบหน้าของโครงการอย่าซ่อนไว้ นั่นมี แต่จะนำไปสู่ปัญหาที่ใหญ่กว่าในภายหลัง ให้คิดว่าปัญหาเหล่านี้เกี่ยวข้องกับสิ่งที่กำลังดำเนินไปด้วยดีอย่างไร
   • ตัวอย่างเช่นหากโครงการของคุณเกี่ยวข้องกับการผลิตและจัดส่งเสื้อยืด 1,000 ตัวในราคา 1,000 ดอลลาร์คุณอาจกังวลว่าคุณทำเงินได้เพียง 300 แต่ใช้จ่ายไปแล้ว 500 ดอลลาร์
   • คุณสามารถพบว่าตัวเองก่อนกำหนดสองวันและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับเรื่องนั้น
3. เสนอแนวทางแก้ไขปัญหา จุดประสงค์ส่วนหนึ่งของรายงานสถานะคือเพื่อช่วยผู้จัดการตัดสินใจในขั้นตอนต่อไป คุณสามารถช่วยได้โดยแนะนำวิธีแก้ปัญหาบางอย่างที่คุณสังเกตเห็น ในขณะที่คุณตั้งค่ารายงานให้จดบันทึกว่าโซลูชันของคุณเกี่ยวข้องกับต้นทุนและความคืบหน้าอย่างไร
   • ตัวอย่างเช่นหากธุรกิจเสื้อยืดของคุณดำเนินการก่อนกำหนดและล่าช้ากว่างบประมาณคุณอาจเห็นว่านี่เป็นเหตุผลที่ต้องเพิ่มการผลิตและสร้างความสมดุลให้กับสิ่งต่างๆ

ส่วนที่ 2 จาก 2: รวบรวมทั้งหมดเข้าด้วยกัน

1. ตั้งชื่อรายงาน เริ่มต้นรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรของคุณด้วยสรุปสั้น ๆ ชื่อเรื่องและวันที่ เนื่องจากรายงานสถานะควรสั้นจึงไม่จำเป็นต้องอยู่ในหน้าชื่อแยกต่างหาก หากคุณส่งรายงานทางอีเมลก็เพียงพอแล้วที่จะมีหัวเรื่องที่ชัดเจนเพื่อให้ผู้จัดการของคุณทราบว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไร
   • บางอย่างเช่น "รายงาน Parker Transport August 2017" ก็ดี
   • ให้ข้อมูลเสมอเพื่อให้ชัดเจนเกี่ยวกับช่วงเวลาที่คุณกำลังรายงาน
   • หาก บริษัท ของคุณใช้รูปแบบการรายงานที่เฉพาะเจาะจงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้รูปแบบเหล่านั้นด้วย
2. เริ่มต้นด้วยบทสรุป ผู้จัดการไม่ว่างและต้องการดูข้อมูลที่สำคัญที่สุดทันที สองสามบรรทัดในตอนต้นของรายงานเป็นหัวใจสำคัญของเรื่องนี้โดยอธิบายสั้น ๆ ว่าโครงการดำเนินไปอย่างไรในแง่ของงบประมาณและความคืบหน้า
   • พยายามตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดการของคุณเห็นข้อมูลทั้งหมดในนาทีแรกของการอ่านรายงาน
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเริ่มรายงานของคุณได้ทันทีด้วยคำสั่งโดยตรงเช่น“ ขณะนี้ Parker Transport อยู่ในช่วงก่อนกำหนด เราใช้งบประมาณ 50% และผลิตสินค้าได้ 30% เราสามารถลดต้นทุนได้ด้วยการเร่งการผลิต”
   • หากผู้จัดการพอใจกับสิ่งที่พวกเขาเห็นในตอนเริ่มต้นพวกเขาอาจจะรู้เพียงพอแล้ว หากมีสิ่งใดในข้อมูลสรุปที่บ่งบอกถึงปัญหาพวกเขาสามารถย้ายจากที่นั่นไปยังข้อมูลที่เกี่ยวข้องเพิ่มเติมลงไปในรายงานได้อย่างรวดเร็ว
3. โปรดระบุรายละเอียดที่เกี่ยวข้องมากที่สุด แสดงรายการผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุดโดยเน้นที่เหตุการณ์สำคัญและข้อมูลสำคัญ แจ้งผู้จัดการของคุณในแง่ของผลลัพธ์มากกว่ากิจกรรม
   • ตัวอย่างเช่นอย่าเขียนข้อความเช่น“ แฟรงก์และแซนดร้าผู้นำการผลิตของเราทำงานได้ดี แฟรงก์อยู่ที่นั่นก่อนเวลาเสมอและแซนดร้าเป็นคนสุดท้ายที่จะจากไปเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าเราผลิตทุกอย่างได้ตรงเวลา”
   • ให้เน้นย้ำถึงข้อมูลสำคัญ: "เราเร็วกว่ากำหนด 20% เนื่องจากผู้นำการผลิต (แฟรงก์และแซนดร้า) เพิ่มเวลาในการผลิตขึ้นสองชั่วโมงต่อวัน"
4. จัดระเบียบข้อเท็จจริง คุณสามารถปรับแต่งรายงานให้เหมาะกับสไตล์ของผู้จัดการได้ที่นี่ หากคุณทราบวิธีการทำงานของผู้จัดการคุณสามารถปรับเปลี่ยนรายงานให้เหมาะสมได้ หากคุณไม่แน่ใจให้มุ่งเน้นไปที่การสรุปสั้น ๆ โดยตรงในสไตล์ที่คุณรู้จักดี
   • หากผู้จัดการของคุณต้องการดูเรื่องราวใหญ่ ๆ คุณสามารถตั้งชื่อบทหนึ่งว่า "ผลลัพธ์" อีกบทหนึ่ง "ความท้าทาย" และ "แนวทางแก้ไข" ที่สาม
   • สำหรับผู้จัดการที่ชอบดูสิ่งต่างๆตามลำดับเวลาลองอ่านบท "ความคืบหน้าในสัปดาห์นี้" ตามด้วย "ก้าวต่อไป"
5. ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย ผู้จัดการต้องได้รับข้อมูลที่ต้องการอย่างรวดเร็วและอ่านง่าย ย่อหน้ายาวเกินไปที่จะอ่านและปิดบังข้อมูลสำคัญ แต่ด้วยรายการทำให้ง่ายต่อการสแกนผ่านรายงาน
   • หากผู้จัดการหรือ บริษัท ของคุณขอรายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยเฉพาะคุณจะต้องทำตามความปรารถนานั้นอย่างแน่นอน
6. เพิ่มองค์ประกอบภาพตามต้องการ ผู้จัดการบางคนพบว่าการเพิ่มตัวชี้นำภาพเพื่ออธิบายว่าโครงการกำลังดำเนินไปอย่างไร ตัวอย่างเช่นคุณสามารถติดไฟสีเขียวถัดจากสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายหากเป็นไปด้วยดี แต่ไฟสีส้มถัดจากไฟสีส้มแสดงความคืบหน้าหากคุณมีแนวโน้มที่จะตามหลังเล็กน้อย
7. ตรวจสอบและแก้ไขรายงานของคุณตามความจำเป็นก่อนส่งให้ผู้จัดการของคุณ ความผิดพลาดในการสะกดคำและประโยคที่ไม่ทำงานจะไม่ถูกต้องแม้แต่ในรายงานสถานะสั้น ๆ ที่ค่อนข้างไม่เป็นทางการ อย่าพึ่งพาตัวตรวจการสะกดและไวยากรณ์แบบอิเล็กทรอนิกส์เพียงอย่างเดียว เพื่อให้รายงานสั้นและตรงประเด็นให้พิจารณาสิ่งที่สามารถลบออกได้ (เช่นคำวิเศษณ์และคำคุณศัพท์ที่ไม่จำเป็น)
   • ตัวอย่างเช่นหลีกเลี่ยงวลีเช่น "ยอดขายในเดือนสิงหาคมกำลังไปได้ดีซึ่งเป็นเดือนที่ดีที่สุดด้วยความพยายามที่ยอดเยี่ยมของ Marie และ Sam"
   • คุณสามารถพูดอย่างรวบรัดได้มากขึ้น: "ยอดขายในเดือนสิงหาคมยังดีที่สุดด้วยการทำงานหนักของ Marie และ Sam"
8. รายงานอย่างน้อยเดือนละครั้งเว้นแต่คุณจะมีคำแนะนำอื่น ๆ บริษัท ของคุณอาจขอให้คุณจัดทำรายงานสถานะตามระยะเวลาที่กำหนดเช่นรายสัปดาห์หรือรายปักษ์ โดยทั่วไปการรายงานอย่างน้อยเดือนละครั้งเป็นการแจ้งให้ผู้จัดการของคุณทราบ ติดต่อเขาหากคุณไม่แน่ใจว่าควรจะรายงานสถานะเมื่อใด
   • หากผู้จัดการของคุณต้องการรับรายงานน้อยลงแน่นอนว่าคุณจะทำตามที่ได้รับการร้องขอ