ผู้เขียน:
Judy Howell
วันที่สร้าง:
1 กรกฎาคม 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
หากคุณต้องโทรหาลูกค้าบ่อยครั้งมีโอกาสดีที่คุณมักจะต้องฝากข้อความเสียงไว้ แต่คุณควรพูดอะไรหลังจากเสียงบี๊บ? อาจเป็นเรื่องยากที่จะจำข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเพื่อสื่อสารซึ่งอาจทำให้ไม่สามารถพูดรายละเอียดที่สำคัญได้ ด้วยการใช้ระบบวอยซ์เมลคุณจะไม่ต้องบันทึกข้อความเสียงที่สับสนและชั่วคราวอีกต่อไป การดำเนินการตามรายการตรวจสอบในหัวของคุณอย่างรวดเร็วคุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณได้ให้ข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดและคุณมีโอกาสที่จะถูกโทรกลับได้ดีขึ้น
ที่จะก้าว
ส่วนที่ 1 ของ 3: การระบุตัวตน
ใช้น้ำเสียงที่ถูกต้อง เมื่อการบันทึกข้อความของคุณเริ่มต้นขึ้นคุณควรพูดอย่างชัดเจนและเข้าใจได้ อย่าพยายามพึมพำหรือพูดเร็วเกินไป พยายามอย่างเต็มที่ที่จะฟังดูน่าสนใจและร่าเริงเพื่อให้คุณได้รับความสนใจจากผู้ฟัง แม้ว่าเครื่องรับจะมองไม่เห็นคุณ แต่โทรศัพท์จะรับน้ำเสียงทั่วไปของคุณดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งสัญญาณที่ถูกต้อง - พูดทุกอย่างที่คุณพูด การรับสัญญาณที่ไม่ดีอาจทำให้เสียงของคุณผิดเพี้ยนและทำให้คุณหลุดออกไป แม้แต่เสียงพูดปกติก็สามารถส่งเสียงพึมพำผ่านโทรศัพท์ได้
- เสียงของคุณควรสอดคล้องกับประเภทของการโทรที่คุณกำลังโทร ตัวอย่างเช่นเป็นเรื่องปกติที่จะฟังดูร่าเริงเมื่อคุณฝากข้อความเสียงเพื่อแสดงความยินดีที่หลานชายของคุณจบการศึกษาจากโรงเรียนมัธยม อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการแสดงความเสียใจต่อเพื่อนที่เสียใจคุณต้องแน่ใจว่าน้ำเสียงของคุณนั้นดูเคร่งขรึมและเคารพ
กรุณาใส่ชื่อของคุณ สิ่งแรกที่ต้องทำคือระบุชื่อของคุณ วิธีนี้คนที่คุณโทรหาจะรู้ได้ทันทีว่าเขากำลังติดต่อกับใคร "นี่คือ (ชื่อของคุณ)" ง่ายๆก็เพียงพอแล้วสำหรับสถานการณ์ส่วนใหญ่ หากคุณยังไม่ได้พบใครสักคนคุณสามารถเลือก "ฉันชื่อ (นามสกุลของคุณ)" เพื่อนและญาติจะจดจำคุณได้โดยไม่ต้องระบุตัวตน หากเป็นการโทรติดต่อธุรกิจบุคคลอื่นจะมีชื่อที่เชื่อมโยงกับเสียงและข้อความในทันทีซึ่งอาจช่วยให้สามารถสื่อสารได้ในรูปแบบที่เป็นส่วนตัวมากขึ้น - ขั้นตอนนี้ดูเหมือนชัดเจน แต่ผู้โทรมักลืม
- หากคุณมีตำแหน่งงานที่เฉพาะเจาะจงหรือคำอธิบายเกี่ยวกับตัวคุณที่อาจเป็นประโยชน์ต่อผู้รับในการติดตามผลโปรดใส่ชื่องานนั้นไว้หลังชื่อของคุณ ตัวอย่างเช่น "ฉันชื่อดร. Versluis นักรังสีวิทยาที่โรงพยาบาลมหาวิทยาลัยอัมสเตอร์ดัม "หรือ" นี่คือ Ariane Janssens แม่ของ Chloe ที่อยู่ร่วมชั้นเรียนกับลูกสาวของคุณ "
ทิ้งเบอร์โทร. โปรดระบุหมายเลขโทรศัพท์ของคุณทันทีหลังจากระบุชื่อของคุณ ผู้โทรส่วนใหญ่รอจนกว่าข้อความเสียงจะสิ้นสุดเพื่อให้ข้อมูลติดต่อ แต่ถ้าผู้รับไม่สามารถจดบันทึกได้อย่างถูกต้องในครั้งแรกพวกเขาจำเป็นต้องฟังข้อความทั้งหมดอีกครั้ง อย่าลืมพูดช้าๆและพูดทุกอย่างเมื่อสื่อสารกับหมายเลขโทรศัพท์ของคุณเพื่อให้เข้าใจได้ - วิธีง่ายๆในการใส่หมายเลขโทรศัพท์ของคุณที่จุดเริ่มต้นของข้อความคือการพูดว่า 'นี่คือ (ชื่อของคุณ), หมายเลขของฉันคือ (หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ)' หรือ 'ชื่อของฉันคือ (ชื่อ) และฉันจะโทรหา (หมายเลข ) '.
- แม้ว่าฟังก์ชั่น Caller ID จะแพร่หลาย แต่ขอแนะนำให้ทิ้งหมายเลขโทรศัพท์ไว้เสมอในกรณีที่บุคคลที่โทรหาคุณไม่ได้บันทึกหมายเลขของคุณไว้หรือในกรณีที่คุณขอให้โทรกลับไปยังหมายเลขอื่น
ระบุจุดเชื่อมต่อ เมื่อฟังข้อความเสียงทางธุรกิจหรือข้อความจากผู้ส่งที่ไม่รู้จักผู้คนจะสงสัยหรือหมดความสนใจอย่างรวดเร็วหากพวกเขาไม่รู้ว่าคุณเป็นใครและทำไมคุณถึงโทรหา สร้างความมั่นใจให้กับพวกเขาด้วยการเอ่ยถึงเพื่อนร่วมงานหรือบุคคลอ้างอิงที่ให้เบอร์คุณ สิ่งนี้ช่วยให้มั่นใจได้อีกครั้งว่าการโทรติดต่อเป็นมืออาชีพมากขึ้น ข้อความเสียงจะส่งเสียงรบกวนน้อยลงและคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการติดต่อกลับมากขึ้น - พยายามใส่คำแนะนำสั้น ๆ ที่ดึงดูดความสนใจของผู้ฟังเช่น "ฉันได้เบอร์คุณมาจากแพทริคซึ่งบอกฉันว่าคุณกำลังพิจารณาขายเรือของคุณ"
- แม้ว่าคุณจะไม่ได้โทรติดต่อธุรกิจ แต่การค้นหาผู้ติดต่อเป็นสิ่งสำคัญเพื่อสร้างความมั่นใจให้กับผู้รับ "นี่คือบ็อบเพื่อนบ้านของคุณอยู่ตรงข้ามคุณ" มีความเป็นส่วนตัวมากกว่า "นี่คือ Bob Vermeersch"
ส่วนที่ 2 จาก 3: พูด
คิดเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะพูดก่อน ก่อนที่จะฝากข้อความเสียงโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความคิดที่ชัดเจนว่าคุณจะพูดอะไร สิ่งนี้ไม่ควรเป็นปัญหาหากคุณกำลังเรียกร้องด้วยเหตุผลพิเศษ แต่การได้ยินเสียงบี๊บในอีกด้านหนึ่งและการตระหนักว่าคุณกำลังได้รับคำตอบอาจทำให้คุณสูญเสียวิธีที่จะไม่รู้ว่าจะพูดอะไร แบ่งข้อมูลออกเป็นประเด็นต่างๆและครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดก่อนที่คุณจะวางสาย - สำหรับข้อความเสียงที่เร่งด่วนหรือสำคัญให้ลองเขียนสคริปต์เวอร์ชันคร่าวๆไว้ล่วงหน้า
- หากคุณพบว่าตัวเองเสียการโทรบ่อย ๆ เพียงแค่ตั้งชื่อหมายเลขที่จะโทรกลับและเหตุผลที่คุณโทรออกด้วยคำไม่กี่คำ
- ลองนึกภาพการส่งข้อความเสียงเพื่อติดตามความโรแมนติกของเมื่อวาน การร่างข้อความของคุณทางจิตใจก่อนบันทึกอาจสร้างความแตกต่างอย่างมากในการดูเย็นสงบและรวบรวมหรือพูดติดอ่างและประหม่า
ให้ข้อความของคุณกระชับ จำกัด ข้อความเสียงของคุณไว้ที่ 20-30 วินาที มีสถานการณ์ไม่มากนักที่ข้อความเสียงต้องยาวขึ้น คุณไม่ควรเบื่อผู้รับด้วยการแนะนำหรือเรื่องราวที่ยาวมาก ให้มันกระชับ อย่างไรก็ตามข้อความสั้น ๆ สามารถกระตุ้นความอยากรู้อยากเห็นมากขึ้นและชักชวนให้ใครบางคนกลับมาในเวลาที่มันอาจไม่เป็นอย่างอื่น - ในทางกลับกันข้อความวอยซ์เมลที่สั้นเกินไปอาจทำให้ผู้รับรู้สึกไม่สำคัญทำให้สามารถลบข้อความได้โดยไม่ต้องฟัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณโทรด้วยหมายเลขส่วนตัว
- จุดประสงค์ของการฝากข้อความเสียงคือให้คนโทรกลับ ไม่ใช่เจตนาที่จะให้ข้อมูลทั้งหมดเนื่องจากเป็นจุดประสงค์ของการสนทนาทางโทรศัพท์
เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สำคัญที่สุด ตรงไปตรงมาและระบุเหตุผลในการโทรอย่างชัดเจน หากคุณเพียงตรวจสอบเช่นเมื่อคุณมีข้อเสนอที่จะซื้อบางสิ่งบางอย่างหรือหากคุณติดตามการทำธุรกรรมหรือต้องการยืนยันการนัดหมายคุณต้องแจ้งให้ผู้รับทราบอย่างชัดเจน ผู้ฟังของคุณจะหมดความสนใจอย่างรวดเร็วหากคุณไม่บอกพวกเขาตั้งแต่แรกว่าทำไมคุณถึงติดต่อพวกเขา - คุณไม่มีเวลามากพอที่จะเข้าใจประเด็นของคุณ หากคุณไม่ตรงไปตรงมาผู้ฟังของคุณจะลบข้อความก่อนที่เขาหรือเธอจะได้ยินข้อมูลสำคัญ
- ดีกว่าที่จะได้รับข่าวร้ายเช่น "พ่ออยู่ในโรงพยาบาล" ออกมาตรงๆ ใช้ข้อความที่เหลือเพื่อปลอบโยนและให้คำอธิบาย ไม่ว่าในกรณีใดจะดีกว่าการข้ามหัวข้อและปล่อยให้ผู้ฟังของคุณกังวล
เป็นส่วนตัวและเป็นของแท้ ต่อต้านสิ่งล่อใจที่จะใช้ "เสียงโทรศัพท์" ที่สร้างขึ้นโดยทั่วไป แค่มีน้ำใจเป็นตัวของตัวเองและพูดคุยอย่างเป็นธรรมชาติ ผู้คนรู้ดีว่าพวกเขาพยายามขายอะไรด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งและพวกเขามีแนวโน้มที่จะให้โอกาสคุณมากขึ้นหากพวกเขารู้สึกว่าคุณพูดกับพวกเขาอย่างเท่าเทียมกัน - เมื่อคุณฟังดูเหมือนกำลังอ่านสคริปต์ผู้ฟังของคุณจะรู้สึกเหมือนกำลังโทรหาอีกครั้งเพราะคุณต้องทำ
ส่วนที่ 3 จาก 3: สรุป
ถามคำถามที่เฉพาะเจาะจงหรือขอบางสิ่งบางอย่าง เมื่อคุณกรอกข้อความคุณควรระบุโดยเฉพาะว่าเหตุใดคุณจึงต้องการให้ผู้รับโทรกลับ ถามคำถามที่ชัดเจนหรือขอสิ่งที่จะแจ้งให้พวกเขารับโทรศัพท์ หากหลังจากฟังข้อความเสียงแล้วพวกเขารู้สึกสับสนหรือไม่แน่ใจเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการแสดงว่าข้อความเสียงนั้นพลาดไป - ลองใช้วลีเช่น "แจ้งให้เราทราบหากคุณชอบสูตรอาหารที่ฉันส่งให้" หรือ "ฉันชอบที่จะได้ยินความคิดของคุณเกี่ยวกับข้อเสนอนี้"
- ผู้คนมีแรงจูงใจที่จะติดต่อคุณมากขึ้นเมื่อคุณมีคำขอเฉพาะเจาะจงแทนที่จะพูดว่า "โทรกลับ"
โดยปกติจะใส่ชื่อและข้อมูลติดต่อของคุณ กรอกข้อความของคุณโดยระบุชื่อและข้อมูลติดต่ออีกครั้ง ทำซ้ำเพลงของคุณสองครั้งเพื่อให้ผู้ฟังสามารถจดบันทึกได้อย่างถูกต้องและไม่เข้าใจผิดเกี่ยวกับตัวเลข อย่าลืมใส่รายละเอียดใด ๆ ที่อาจเป็นประโยชน์สำหรับผู้ฟังของคุณในการโทรกลับเช่นเวลาที่คุณว่างและไม่พร้อมใช้งานและเวลาที่ดีที่สุดในการโทร - การพูดถึงหมายเลขโทรศัพท์ของคุณมากกว่าสองครั้งในตอนท้ายของการโทรถือเป็นการพูดเกินจริงและอาจตีความได้ว่าหยาบคาย
- หากเป็นข้อความประจำวันถึงเพื่อนหรือสมาชิกในครอบครัวอย่ากังวลกับขั้นตอนนี้
หลีกเลี่ยงการจบลงที่ยืดยาว เมื่อถึงเวลาวางสายอย่ายืดข้อความโดยไม่จำเป็น เว้นแต่จะเป็นการคุยโทรศัพท์ส่วนตัวกับคนที่คุณรักก็ไม่จำเป็นต้องอวยพรให้ใครสักคนมีวันที่ดีอีกต่อไป ความสนใจของผู้รับจะหายไปเมื่อข้อความดำเนินต่อไปดังนั้นพยายามอย่าให้โฟกัสในตอนท้าย ขอขอบคุณที่สละเวลาและออกจากขั้นตอนต่อไปของการสื่อสารถึงพวกเขา - กรุณาปัดบางสิ่งเช่น "ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ" จะอุ่นกว่าและมีประสิทธิภาพมากกว่าวลีทั่วไปเชิงพาณิชย์เช่น "ฉันขอให้คุณเป็นวันที่ดี"
- คุณไม่สามารถสรุปหรือสรุปโพสต์ของคุณในตอนท้ายได้ หากผู้รับต้องการฟังรายละเอียดเฉพาะอีกครั้งก็สามารถเล่นข้อความซ้ำได้ในภายหลัง
เคล็ดลับ
- คิดสักครู่เกี่ยวกับข้อความเสียงที่คุณได้รับซึ่งทำให้คุณคิดว่า "คนนี้ต้องการอะไรจากฉัน" ฝากข้อความเสียงที่คุณต้องการรับด้วยตัวเอง
- หากเกี่ยวข้องกับผู้รับคุณยังสามารถระบุที่อยู่อีเมลของคุณหรือวิธีการติดต่ออื่น ๆ นอกเหนือจากหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
- อย่าลืมระบุวันที่หากคุณแชร์ข้อมูลที่ละเอียดอ่อนเกี่ยวกับเวลา
- รอยยิ้ม! สิ่งนี้สามารถสัมผัสได้แม้กระทั่งผ่านโทรศัพท์
- หากคุณกำลังโทรเกี่ยวกับหัวข้อที่ละเอียดอ่อนคุณควร จำกัด ข้อมูลที่คุณให้ไว้ในข้อความเสียงในกรณีที่บุคคลอื่นได้ยิน
- ในกรณีฉุกเฉินหรือภัยธรรมชาติคุณสามารถใช้ข้อความเสียงขาออกเพื่อบอกให้คนอื่นรู้ว่าคุณไม่เป็นไร
คำเตือน
- หากคุณพยายามให้ใครบางคนโทรกลับอย่าพูดถึงการโทรที่ไม่สำเร็จก่อนหน้านี้ สิ่งนี้อาจดูน่ารำคาญทำให้ผู้ฟังไม่ค่อยสบายใจที่จะคุยกับคุณ
- ในสถานการณ์ทางธุรกิจคุณควรฝากข้อความเสียงไว้เสมอหากบุคคลที่คุณโทรหาไม่รับสาย การดูสายที่ไม่ได้รับหลายสายโดยไม่มีข้อความวอยซ์เมลจะทำลายความสำคัญของธุรกิจของคุณ
