จัดการเวลาของคุณอย่างชาญฉลาด

วิดีโอ: 42 เคล็ดลับชาญฉลาดที่คุณควรต้องรู้

เนื้อหา

ที่จะก้าว
วิธีที่ 1 จาก 3: รู้จักใช้เวลาของคุณ
วิธีที่ 2 จาก 3: หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน
วิธีที่ 3 จาก 3: ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
คำเตือน

เราทุกคนมีความรู้สึกว่าในหนึ่งวันมีชั่วโมงไม่เพียงพอที่จะทำทุกอย่างที่ต้องทำให้เสร็จสิ้น ทักษะการจัดการองค์กรและเวลาง่ายๆเพียงไม่กี่อย่างสามารถช่วยให้คุณใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ เรียนรู้วิธีใช้เวลาอย่างชาญฉลาดเพื่อทำสิ่งต่างๆให้มากขึ้นในเวลาที่คุณมี

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 3: รู้จักใช้เวลาของคุณ

ติดตามกิจกรรมประจำวันของคุณ ตรวจสอบสิ่งที่คุณทำทุกวันและจดบันทึกว่าคุณใช้เวลาไปกับมันมากแค่ไหน คุณอาจประหลาดใจกับจำนวนเวลาที่เสียไปในหนึ่งวันเมื่อเทียบกับจำนวนงานจริงที่คุณทำ
- อย่าลืมติดตามงานทางโลกเช่นทำอาหารเช้าแม่บ้านอาบน้ำ ฯลฯ
จดกิจกรรมทั้งหมดของคุณลงในสมุดบันทึก เมื่อคุณรู้ว่าคุณทำอะไรทุกวันและใช้เวลาไปกับมันเท่าไรให้จดบันทึกไว้ การรวบรวมข้อมูลทั้งหมดนี้และดูในหน้าเดียวในคราวเดียวคุณจะเห็นรูปแบบและอาจเป็นไปได้ว่าคุณเสียเวลา
- มีความครอบคลุมและชัดเจนเมื่อจดบันทึก อย่ารวมแต่ละเหตุการณ์เข้าด้วยกันอย่าลืมงานเล็ก ๆ น้อย ๆ และอย่าลืมใช้การประทับเวลาที่แน่นอนเพื่อติดตามกิจกรรมประจำวันของคุณ
- การจัดหมวดหมู่กิจกรรมบางประเภทจะเป็นประโยชน์ ตัวอย่างเช่นเขียนงานบ้านเป็นสีน้ำเงินกิจกรรมสีแดงและกิจกรรมสันทนาการเป็นสีดำ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าคุณใช้เวลาของคุณอย่างไร
พิจารณาว่าคุณใช้เวลาของคุณอย่างไร คุณใช้เวลาหนึ่งชั่วโมงต่อวันโดยไม่ทำอะไรเลยหรือเปล่า? สองชั่วโมงในการตัดสินใจว่าจะกินที่ไหนดี? ท่องอินเทอร์เน็ตแปดชั่วโมง? มองหารูปแบบในการใช้เวลาของคุณและกำหนดสิ่งที่จำเป็นและไม่จำเป็น
- คุณเสียเวลาไปเปล่า ๆ เพราะขาดการควบคุมตนเองหรือเปล่า? คุณเป็นคนผัดวันประกันพรุ่งหรือไม่? คุณแบกรับความรับผิดชอบมากเกินไปหรือเปล่า? คำถามเหล่านี้ล้วนเป็นคำถามที่ควรถามตัวเองในขณะที่ประเมินว่าคุณใช้เวลาของคุณไปอย่างไร
- คุณอาจพบว่าตัวเองเลิกทำกิจกรรมต่างๆตลอดทั้งวันด้วยวิธีที่ไม่สมเหตุสมผล ตัวอย่างเช่นอาจไม่ฉลาดที่จะทำงานครึ่งชั่วโมงแล้วใช้เวลา 10 นาทีในการทำสิ่งเล็กน้อยจากนั้นทำงานอีกครึ่งชั่วโมง คุณจะมีสมาธิและมีประสิทธิผลมากขึ้นหากคุณทำงานหนึ่งชั่วโมงและจัดการกับงานเล็กน้อยในภายหลัง
- การจัดการงานของคุณโดยแบ่งออกเป็น "บล็อก" จะดีกว่า นี่คือวิธีการที่คุณกำหนดระยะเวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้าสำหรับงานเดียวโดยไม่มีสิ่งรบกวนใด ๆ
พิจารณาการปรับเปลี่ยน เมื่อคุณรู้แน่ชัดแล้วว่าคุณใช้เวลาไปกับอะไรให้เริ่มปรับเปลี่ยนตารางเวลาของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสามารถระบุพื้นที่ที่คุณไม่สามารถใช้เวลาน้อยลงได้ เพียงเพราะบางสิ่งบางอย่างใช้เวลานานไม่ได้หมายความว่าจะเสียเวลา
หากคุณใช้เวลาสามชั่วโมงต่อวันในการส่งอีเมลเกี่ยวกับงานคุณก็ไม่น่าจะลดเวลาได้มากขนาดนี้ อย่างไรก็ตามหากคุณส่งอีเมลส่วนตัวสี่หรือห้าฉบับระหว่างอีเมลอย่างเป็นทางการของคุณคุณสามารถลดเวลาที่คุณใช้ไปกับอีเมลได้อย่างแน่นอน
เปลี่ยนนิสัยและมาตรฐานของคุณ ไม่ว่าปัญหาการจัดการเวลาของคุณจะเป็นเช่นไรก็มีทางออกเสมอ เมื่อคุณตัดสินใจได้แล้วว่าจะใช้เวลาที่ไหนหรืออย่างไรคุณจะต้องใช้ความพยายามตามแผนเพื่อเปลี่ยนแปลงการบริหารเวลาของคุณ
- หากคุณใช้เวลาในการดูแลทำความสะอาดหรือปรุงอาหารมากเกินไปและคุณสามารถจ่ายได้ให้พิจารณาจ้างแม่บ้านหรือคนทำอาหาร สำหรับบางคนเวลามีค่ามากกว่าเงิน
- คุณอาจใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการท่องอินเทอร์เน็ตอย่างไร้จุดหมาย คุณสามารถ จำกัด การเข้าถึงเว็บไซต์อินเทอร์เน็ตหรือบัญชีโซเชียลเน็ตเวิร์กบางแห่งได้ (ในขณะที่คุณควรจะทำงานอย่างอื่น)

วิธีที่ 2 จาก 3: หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน

ระบุสิ่งที่ทำให้ไขว้เขวในชีวิตของคุณ ภัยคุกคามที่ใหญ่ที่สุดในการใช้เวลาให้เป็นประโยชน์คือความฟุ้งซ่านตลอดเวลา พยายามระบุว่ากิจกรรมใดหรือผู้คนมักจะทำให้คุณเสียเวลา ไม่ว่าจะเป็นเพื่อนที่เอาแต่คุยหรือนิสัยดื้อรั้นที่ทำให้คุณไม่ต้องทำงานคุณสามารถหาวิธีหลีกเลี่ยงการเสียเวลาเหล่านี้ได้
- หากคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำบางสิ่งบางอย่างที่ไม่ได้ผลลัพธ์ที่พึงปรารถนาสำหรับคุณนั่นอาจเป็นเพียงความว้าวุ่นใจในชีวิตที่คุณควรหลีกเลี่ยง
- ในสภาพแวดล้อมสำนักงานคุณอาจเห็นเพื่อนร่วมงานหลายคนเป็นคนกวนใจ หลีกเลี่ยงการพูดพล่อยหรือการสนทนาเกี่ยวกับสภาพอากาศเมื่อคุณต้องการทำบางสิ่งให้เสร็จ อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าทัศนคติของคุณในสำนักงานมีความสำคัญต่ออาชีพการงานของคุณเช่นเดียวกับการบริหารเวลาดังนั้นอย่าพูดหยาบคาย
หลีกเลี่ยงการโทรศัพท์นาน หากคุณพบว่าคุณใช้เวลากับการโทรศัพท์เป็นเวลานานคุณควรเปลี่ยนนิสัยการใช้โทรศัพท์ของคุณ บ่อยครั้งที่คุณสามารถประสบความสำเร็จได้มากขึ้นด้วยการพูดคุยด้วยตนเองมากกว่าทางโทรศัพท์ดังนั้นหยุดคุยโทรศัพท์
- การสนทนาทางโทรศัพท์จำนวนมากประกอบด้วยการพูดพล่อยที่ไม่จำเป็นและไม่จำเป็นโดยเฉพาะในตอนต้นหรือตอนท้ายของการสนทนา ผู้คนมักจะเสียสมาธิและหมกมุ่นอยู่กับโทรศัพท์ดังนั้นควรระวังไว้ให้ดี ในการสนทนาแบบตัวต่อตัวมีความจำเป็นมากกว่าที่จะมุ่งเน้นเฉพาะประเด็นการทำงาน เนื่องจากไม่มีฝ่ายใดถูกล้อมรอบด้วยความว้าวุ่นใจในระหว่างการประชุม
อย่าท่องเว็บมากเกินไป หลายคนใช้อินเทอร์เน็ตเป็นเครื่องมือสำคัญในการทำงานที่ต้องทำให้สำเร็จ อย่างไรก็ตามเช่นเดียวกับหลาย ๆ คนที่มีความผิดในการหลงทางไปยังบทความข่าวรายงานกีฬาและรูปถ่ายของคนดังลูกแมวหรือลูกสุนัขที่ไร้ประโยชน์ มีสมาธิเมื่อคุณออนไลน์ มีโปรแกรมที่บล็อกแอปพลิเคชันเว็บไซต์และโดเมนบางอย่างจึงช่วยลดสิ่งรบกวนที่เกี่ยวข้องกับอินเทอร์เน็ต
- หลีกเลี่ยง Facebook, Twitter และเว็บไซต์เครือข่ายสังคมอื่น ๆ หากคุณควรทำอย่างอื่น
- Googling หัวข้อต่างๆยังเป็นการเสียเวลาที่อันตราย คุณอาจคิดว่าคุณกำลังจะค้นหาอะไรบางอย่าง แต่ก่อนที่คุณจะรู้คุณได้ไปอยู่ในมุมที่ไกลที่สุดของอินเทอร์เน็ตเป็นเวลานานกว่าสามชั่วโมง
ติดป้าย "ห้ามรบกวน" คุณคงคุ้นเคยกับป้ายที่แขวนไว้ที่ประตูห้องพักในโรงแรมของคุณ เครื่องหมายนี้สามารถมีประสิทธิภาพเท่าเทียมกันในสภาพแวดล้อมสำนักงานหรือสถานที่ทำงาน คุณสามารถพิมพ์ป้ายดังกล่าวด้วยตัวเองและแขวนไว้ที่ประตูพื้นที่ทำงานของคุณได้หากจำเป็น การทำเช่นนี้จะยุติการนินทาที่ทำให้คุณไม่สามารถทำงานได้
- หากคุณทำงานจากที่บ้านจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องมีพื้นที่ทำงานเฉพาะ อย่าทำงานในพื้นที่ส่วนกลางของบ้านเนื่องจากโทรทัศน์โทรศัพท์หรือเครื่องเล่นเกมสามารถป้องกันไม่ให้คุณทำงานได้อย่างง่ายดาย
หาเวลาสำหรับสิ่งรบกวนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้. มีประเภทของสิ่งรบกวนที่บางครั้งคุณไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ บางครั้งเจ้านายของคุณอาจสละเวลาว่างจากวันทำงานเพื่อพูดคุยหรืออาจจะเป็นสมาชิกในครอบครัวที่มีอายุมากกว่าที่ต้องการความช่วยเหลือในการทำงานง่ายๆอย่างต่อเนื่อง ไม่ว่าสิ่งรบกวนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้เหล่านี้อาจเป็นเช่นไรหากคุณจัดที่ว่างไว้ล่วงหน้าสิ่งเหล่านี้จะใช้เวลาสำคัญน้อยลงสำหรับโครงการและกิจกรรมที่จำเป็นอื่น ๆ

วิธีที่ 3 จาก 3: ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

จดทุกอย่าง. อย่าพึ่งพาหน่วยความจำของคุณในการทำงานของคุณ จดทุกสิ่งที่คุณต้องทำในที่เดียวและอ้างถึงรายการนี้บ่อยๆเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย
- แม้ว่างานจะดูไม่ยิ่งใหญ่หรือเป็นเรื่องธรรมดา แต่จงจดบันทึกไว้ ปฏิทินของคุณควรเต็มไปด้วยความคิดเห็นเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่น "Call Stefan", "Look Up Profit Margins" หรือ "Email Chef"
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีสมุดบันทึกอยู่กับตัวเสมอและจดงานเมื่อผ่านไป คุณคิดว่าจะจำจดไว้ทีหลัง แต่มีโอกาสที่คุณจะลืม
ใช้วาระการประชุม การเพิ่มปฏิทินหรือผู้วางแผนอย่างง่าย ๆ ลงในคอลเล็กชันเครื่องมือขององค์กรของคุณจะช่วยให้คุณจัดระเบียบเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ จดกำหนดเวลางานมอบหมายหรือการประชุมใหม่ทุกครั้งที่เพิ่มลงในกำหนดการของคุณ ใช้เวลาสักครู่ทุกเช้าเพื่อทบทวนกำหนดการของคุณในแต่ละวันเพื่อให้คุณรู้ว่ามีอะไรอยู่ตรงหน้าคุณ
หลีกเลี่ยงภาระหน้าที่ซ้ำซ้อน จัดระเบียบตารางเวลาของคุณโดยหลีกเลี่ยงการถามตัวเองมากเกินไปและไม่ทำโครงการหรือกิจกรรมมากเกินไปในคราวเดียว ตรวจสอบปฏิทินของคุณก่อนตกลงทำอะไรเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเวลา วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดเวลาได้โดยไม่พลาดตารางเวลาปกติของคุณ
หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน จัดการเวลาของคุณอย่างมีประสิทธิผลโดยการลบองค์ประกอบที่อาจทำให้คุณเสียสมาธิหรือทำให้คุณหลงทางและล้มเหลวในตารางเวลาของคุณ เก็บโทรทัศน์และเกมไว้ให้ห่างจากที่ที่คุณเรียนหรือทำงานเอกสารเพื่อที่คุณจะได้จดจ่อกับงานที่ต้องทำก่อนและบันทึกเรื่องสนุก ๆ ไว้ใช้ในภายหลัง
จัดระเบียบงานของคุณตามความสำคัญ จัดการเวลาของคุณอย่างชาญฉลาดโดยทำงานที่สำคัญที่สุดหรือมีเวลา จำกัด ก่อน ทำเครื่องหมายสิ่งเหล่านี้ในการวางแผนของคุณด้วยเครื่องหมายสีพิเศษหรือสติกเกอร์ขนาดเล็ก จัดตารางงานที่มีความสำคัญสูงสุดก่อนและให้เวลากับตัวเองมากพอที่จะทำงานให้เสร็จจากนั้นทำงานในสิ่งที่คำนึงถึงเวลาน้อยลงเกี่ยวกับงานที่สำคัญที่สุดที่ระบุไว้
- เต็มใจที่จะเปลี่ยนลำดับความสำคัญของคุณเป็นครั้งคราว สิ่งต่างๆสามารถเข้ามาได้ในนาทีสุดท้ายและต้องให้คุณดำเนินการทันที คุณจะต้องหยุดสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่เป็นครั้งคราวและมุ่งเน้นพลังงานและเวลาของคุณไปที่งานที่ไม่คาดคิดเหล่านี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่ได้เกิดขึ้นบ่อยเกินไป
- หากคุณพบว่าตัวเองจัดลำดับความสำคัญใหม่อย่างสม่ำเสมอตลอดทั้งวันแสดงว่ามีบางอย่างผิดปกติ ในขณะที่คาดว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยในกำหนดการของคุณ แต่การปรับเปลี่ยนอย่างต่อเนื่องอาจหมายความว่าคุณไม่ได้จัดลำดับความสำคัญตามลำดับ
เป็นจริง ให้เวลากับตัวเองในการทำงานแต่ละอย่างตามความเป็นจริง ถ้าคุณคิดว่าบางอย่างจะใช้เวลาครึ่งชั่วโมงถึงหนึ่งชั่วโมงให้เวลากับตัวเองเต็มชั่วโมง เป็นจริงเกี่ยวกับระยะเวลาที่บางสิ่งบางอย่างต้องใช้เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้งานล้นมือหรือล่าช้ากว่ากำหนด
- ปลอดภัยกว่าเสมอที่จะอยู่ในด้านที่ปลอดภัยและให้เวลากับตัวเองมากกว่าที่คุณต้องการ หากคุณทำงานเสร็จเร็วคุณก็มีอิสระที่จะจัดการกับงานถัดไปซึ่งไม่ต้องส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานของคุณในที่สุด
วางแผนความต้องการพื้นฐานของคุณ อย่าลืมกำหนดเวลาสำหรับสิ่งต่างๆในชีวิตประจำวันเช่นการรับประทานอาหารและการอาบน้ำ สิ่งนี้อาจดูเหมือนชัดเจน แต่สิ่งสำคัญคือต้องเผื่อเวลาไว้สำหรับสิ่งเหล่านี้นอกเหนือจากงานอื่น ๆ ที่กำหนดเวลาไว้เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ข้ามไปและสิ่งเหล่านั้นจะไม่ทำให้คุณล่าช้ากว่ากำหนด
ใช้ระบบเตือนความจำ ใช้การช่วยเตือนง่ายๆนอกเหนือจากการวางแผนรายวันของคุณเพื่อช่วยให้คุณจำงานสำคัญหรือกำหนดเวลาได้ ใช้การแจ้งเตือนโพสต์ของมันหรือเสียงหรือข้อความบนโทรศัพท์มือถือของคุณเพื่อเตือนคุณถึงสิ่งที่คุณต้องทำในขณะนั้นหรือหากคุณมีบางอย่างที่วางแผนไว้ ระบบสำรองข้อมูลดังกล่าวจะช่วยให้คุณไม่ลืมสิ่งต่างๆ
- หลีกเลี่ยงการพึ่งพาคนอื่นเพื่อคิดถึงบางสิ่ง พวกเขาอาจจะขี้ลืมเหมือนคุณ
- หากสิ่งสำคัญอย่างยิ่งให้ตั้งค่าการแจ้งเตือนหลายรายการสำหรับตัวคุณเอง คุณอาจพลาดการปลุกโพสต์อิทหรือโทรศัพท์หนึ่งรายการ แต่อาจไม่ได้รับหลายรายการ
ขอความช่วยเหลือ. ขอความช่วยเหลือจากผู้อื่นและมอบหมายงานเล็ก ๆ น้อย ๆ หากจำเป็น ตารางเวลาโดยรวมของคุณจะเป็นประโยชน์หากคุณสามารถกลืนความภาคภูมิใจและขอให้ใครสักคนช่วยทำงานบ้านเล็ก ๆ น้อย ๆ ในบ้านหรือทำอาหารเย็นในคืนวันธรรมดาที่วุ่นวาย
- อย่าลืมมอบหมายความรับผิดชอบให้กับบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสม ไม่เพียงพอที่จะถามใครบางคนสำหรับงานใดงานหนึ่ง คุณต้องการให้พวกเขาทำงานนั้นได้ดี
- อย่าสร้างนิสัยทิ้งงานไว้กับคนอื่น มันไม่ได้สะท้อนถึงทักษะการบริหารเวลา แต่ดูเหมือนว่าคุณจะขี้เกียจและไม่มีแรงจูงใจ
ประเมินผลผลิตของคุณ ในบางครั้งจำเป็นต้องดูงานของคุณจากระยะไกลและวิเคราะห์สิ่งที่คุณประสบความสำเร็จคุณทำงานได้ดีเพียงใดและใช้เวลานานแค่ไหน การตระหนักถึงแง่มุมเหล่านี้ของงานและชีวิตของคุณสามารถช่วยให้คุณเปลี่ยนแปลงตารางเวลาและรูปแบบการทำงานในแต่ละวันของคุณได้ซึ่งให้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิผลอย่างน่าประหลาดใจ
ให้รางวัลตัวเอง. การทำงานหนักเกินไปหรือนานเกินไปอาจนำไปสู่ความเหนื่อยหน่ายทำให้ยากที่จะมุ่งเน้นไปที่งานที่ง่ายที่สุด ดังนั้นใช้เวลาสักครู่เพื่อเฉลิมฉลองสิ่งที่คุณทำสำเร็จและให้รางวัลตัวเองด้วยสิ่งที่คุณชอบจริงๆ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเวลาพักของคุณทุ่มเทให้กับความเพลิดเพลิน ปิดโทรศัพท์ที่ทำงานและไม่รับอีเมล หากคุณผสมผสานงานกับเวลาว่างคุณจะไม่ให้รางวัลตัวเองและคุณจะไม่สามารถหลีกเลี่ยงความเหนื่อยหน่ายได้
- หากคุณทำงานวันจันทร์ถึงวันศุกร์ให้หยุดวันหยุดสุดสัปดาห์ หากคุณทำงานในโครงการหนึ่งเป็นเวลาสามเดือนให้หยุดพักช่วงสั้น ๆ เมื่อคุณทำเสร็จแล้ว