เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• ส่วนที่ 1 ของ 3: สื่อสารอย่างชัดเจน
• ส่วนที่ 2 จาก 3: เป็นผู้ฟังที่ดี
• ส่วนที่ 3 ของ 3: การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์
• เคล็ดลับ

การสื่อสารผิดอาจเป็นเรื่องตลกและน่าหงุดหงิด หากคุณต้องการลดการสื่อสารที่ผิดพลาดให้พูดให้ชัดเจนและอย่าคิดอะไร ตรวจสอบกับบุคคลนั้นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณเข้าใจ เมื่อสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ต้องชัดเจนกระชับและให้ข้อมูล การเป็นผู้ฟังที่ดีสามารถช่วยหลีกเลี่ยงการสื่อสารที่ผิดพลาดได้เช่นกัน หากคุณให้ความสนใจกับการสนทนาของคุณคุณสามารถลดโอกาสในการสื่อสารผิดพลาดได้

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 ของ 3: สื่อสารอย่างชัดเจน

1. คิดก่อนพูด. การคิดว่าจะพูดอะไรก่อนจะช่วยให้คุณจัดระเบียบความคิดและเตรียมพูดสิ่งที่มีความหมายได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังจะมีการสนทนาที่สำคัญตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำของคุณได้รับการจัดระเบียบเพื่อที่คุณจะได้พูดในสิ่งที่คุณหมายถึง
   • จำไว้ว่าทัศนคติและน้ำเสียงของคุณสามารถสื่อได้มากมาย จำกัด ความสนใจของคุณไปที่เรื่องและพยายามอย่าหลงจากเรื่องนั้น
   • หากคุณมีปัญหาในการพูดสิ่งที่คุณต้องการพูดให้จดบางประเด็นเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ลืมสิ่งที่คุณต้องการจะพูด
   • ตั้งสติก่อนพูด. เรามักมีแนวโน้มที่จะจมดิ่งลงไปในการสนทนา แต่การตั้งใจหยุดชั่วคราวและใช้เวลาสักครู่เพื่อจัดระเบียบความคิดของเราก่อนที่จะพูดจะเพิ่มความเป็นไปได้ที่การสื่อสารของเราจะชัดเจนและผู้ที่ไม่รู้อิโหน่อิเหน่ยินดีที่จะรับฟัง
2. ดึงดูดความสนใจ. การเอาใจใส่บุคคลหมายถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าเขาหรือเธอรับฟังและเข้าใจสิ่งที่คุณกำลังพูด สบตาและตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นกำลังฟังอยู่ หากอีกฝ่ายเสียสมาธิหรือยุ่งอยู่กับสิ่งอื่นให้ขอความสนใจจากพวกเขาหรือลองเวลาอื่น หากอีกฝ่ายดูว้าวุ่นใจจากสิ่งอื่นให้ขอความสนใจโดยพูดว่า "ฉันต้องการแน่ใจว่าคุณเข้าใจ" หรือ "ฉันจะขอบคุณที่คุณให้ความสนใจอย่างเต็มที่"
   • หากบุคคลนั้นดูว้าวุ่นใจให้บอกพวกเขาว่าคุณจะคุยในภายหลังเมื่อเขาว่างมากขึ้น
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการคุยกับใครบางคน แต่เขากำลังทำอย่างอื่นอยู่ให้บอกพวกเขาว่าคุณต้องคุยและต้องการความสนใจจากเขา
   • อย่าตะโกนหรือเรียกร้องให้ใครสนใจ - ไปหาคน ๆ นั้นและพูดถึงพวกเขาเป็นการส่วนตัวเมื่อเป็นไปได้
3. ตรวจสอบสมมติฐานของคุณ คุณสามารถสันนิษฐานได้ว่าทุกคนเข้าใจในสิ่งที่คุณพูดหรือสิ่งที่คุณขอให้พวกเขาทำ แต่เพื่อความปลอดภัยชี้แจงสิ่งที่บุคคลนั้นอาจไม่แน่ใจ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังบอกทางให้อธิบายว่าบุคคลนั้นต้องทำอะไรอีกบ้างเพื่อเตรียมความพร้อม คุณสามารถประเมินสูงเกินไปหรือประเมินความรู้หรือทักษะของใครบางคนต่ำไปได้ดังนั้นคุณควรถาม
   • โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดคุยกับคนที่มาจากวัฒนธรรมที่แตกต่างจากคุณ คุณอาจคิดว่าพวกเขาเข้าใจศัพท์แสงหรือภาษาอื่น ๆ แต่ก็ไม่เจ็บที่จะถาม ถ้ามีใครดูแล้วงงลองอธิบายดีกว่า
4. สุภาพ. การสื่อสารอย่างสุภาพหมายถึงเปิดเผยตรงไปตรงมาและมีเมตตากรุณา คุณไม่พูดอะไรที่อาจจะก้าวร้าวประชดประชันหรือทำร้ายจิตใจหรือเกี่ยวกับคนที่คุณกำลังคุยด้วย มุ่งเน้นไปที่การมีเมตตาและพูดในสิ่งที่คุณหมายถึงในแบบที่เข้าใจง่าย หากคุณขัดจังหวะหยาบคายหรือดูหมิ่นผู้อื่นคุณจะสื่อสารได้ไม่เต็มประสิทธิภาพ
   • การถากถางอาจทำให้เข้าใจผิดได้ง่าย แม้ว่าจะเป็นเรื่องตลก แต่ก็ยังอาจทำให้เกิดความเข้าใจผิดได้หากคุณพูดตรงข้ามกับสิ่งที่คุณหมายถึงจริงๆ ผู้คนอาจสับสนว่าคุณหมายถึงอะไร การถากถางอาจหมายถึงโดยไม่ได้ตั้งใจ
5. ตรวจสอบความเข้าใจ. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลนั้นเข้าใจคุณ คุณทำได้โดยเพียงแค่ถามว่า "ชัดเจนไหม" หรือ "คุณมีคำถามหรือไม่" ซึ่งจะเปิดโอกาสให้บุคคลนั้นแสดงความสงสัยหรือข้อกังวลที่พวกเขาอาจมี
   • วิธีนี้สามารถช่วยให้ผู้คนรู้สึกสบายใจที่จะถามคำถามหรือขอคำชี้แจง
   • เมื่อบอกทางขอให้คนนั้นพูดซ้ำเพื่อให้คุณรู้ว่าเขาหรือเธอเข้าใจ
   • ในบางกรณีสมควรที่จะสรุปสั้น ๆ
     • ตัวอย่างเช่น: "เพื่อความชัดเจนเราจะจัดการกับบัญชี Ramaker ก่อนจากนั้นเราจะประชุมกันอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับวิธีแก้ไขปัญหาการสื่อสาร เข้าใจแล้ว? '
6. ติดตาม. ติดต่อบุคคลที่คุณกำลังสื่อสารด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้สื่อสารอย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งอีเมลไปให้ส่งอีกคนถามว่า "สบายดีไหม" คุณมีคำถามหรือไม่ "หากคุณเคยพูดคุยกับใครบางคนโปรดถามพวกเขาในอีกสองสามวันต่อมา" โปรดตรวจสอบ ดีทุกอย่าง?'
   • หากคุณคิดว่าคุณอาจสื่อสารไม่ถูกต้องให้ใช้ช่วงเวลานี้ถ่ายทอดทุกสิ่งอย่างชัดเจนและชี้แจงสิ่งที่อาจทำให้สับสน

ส่วนที่ 2 จาก 3: เป็นผู้ฟังที่ดี

1. เข้าใจภาษากาย. การสื่อสารส่วนใหญ่ไม่ใช้คำพูด ให้ความสนใจกับมัน อาจมีความสำคัญมาก สบตาและเฝ้าดูการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในการสบตาของคุณเองหรือการสบตาของอีกฝ่าย สังเกตท่าทางและสีหน้าของบุคคลและดูว่ามีความไม่สอดคล้องกันหรือไม่ หากคุณสังเกตเห็นความแตกต่างให้ถามอีกครั้งหรือขอคำชี้แจง
2. ตั้งใจฟัง. ให้ความสนใจอย่างเต็มที่เมื่อมีคนพูด หลายคนพยายามคิดว่าจะพูดอะไรต่อ แต่ยังคงมีส่วนร่วมกับคนที่พูด ผู้คนจะชื่นชมเมื่อพวกเขารู้สึกว่าได้ยินและเข้าใจและวิธีที่ดีที่สุดวิธีหนึ่งคือการตั้งใจฟัง หันตัวเข้าหาพวกเขาและโน้มตัวเข้าหาพวกเขา อย่าคิดฟุ้งซ่าน (เช่นโทรศัพท์มือถือ) และอยู่กับคน ๆ นั้น
   • อย่าเพียงแค่ฟังคำพูดของบุคคลนั้น แต่ควรฟังข้อมูลและวิธีที่เขาสื่อสารด้วย ตัวอย่างเช่นเสียงของบุคคลนั้นสามารถเปลี่ยนไปได้เมื่อเขาหรือเธอกำลังพูดถึงสิ่งที่มีอารมณ์หรือรู้สึกไม่สบายใจ
3. อย่าขัดจังหวะคนอื่น ๆ หากมีคนอื่นกำลังพูดอยู่ให้พยายามอย่าขัดจังหวะพวกเขา ปล่อยให้บุคคลนั้นจบความคิดของตนก่อนที่จะเพิ่มหรือพูดสิ่งอื่นใด ด้วยวิธีนี้คุณจะแสดงว่าคุณกำลังฟังและคุณให้ความสำคัญกับสิ่งที่คน ๆ นั้นพูด หากคุณมักจะขัดจังหวะผู้คนบ่อยครั้งพวกเขาอาจรู้สึกหงุดหงิดและไม่พูดทุกอย่างที่ต้องการพูด
   • การปล่อยให้ใครสักคนจบความคิดของพวกเขาหมายความว่าคุณฟังอย่างสมบูรณ์และไม่กังวลกับคำพูดของคุณเอง ด้วยวิธีนี้บุคคลจะรู้สึกสบายใจมากขึ้นในการแบ่งปันทุกสิ่งและไม่ลืมสิ่งที่เขาหรือเธอต้องการพูดเพราะบทสนทนาถูกเบี่ยงเบนไป
4. ถามคำถาม. หากมีบางอย่างไม่ชัดเจนหรือคุณไม่เข้าใจในบางสิ่งให้แน่ใจว่าได้ถามคำถามเกี่ยวกับเรื่องนี้ ลองพูดว่า "คุณต้องการจะชี้แจงว่าคุณหมายถึงอะไรโดย ___ หรือไม่" หรือ "ฉันไม่แน่ใจว่าฉันเข้าใจ ___ คุณช่วยอธิบายได้ไหม? '
   • หากบุคคลนั้นยังคงคุยอยู่และคุณไม่ต้องการขัดจังหวะพวกเขาให้จดคำถามไว้เพื่อที่คุณจะได้ไม่ลืมที่จะถาม

ส่วนที่ 3 ของ 3: การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์

1. จัดระเบียบข้อมูล หากคุณพยายามถ่ายทอดข้อมูลคุณต้องมั่นใจว่าข้อมูลนั้นไปถึงบุคคลนั้นอย่างมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังวางแผนจัดงานคุณต้องให้รายละเอียดที่สำคัญเช่นสถานที่เวลาและสิ่งที่ผู้คนควรนำมา ให้คำแนะนำหรือขั้นตอนที่ชัดเจนเพื่อให้ผู้คนดำเนินการและตรวจสอบว่าข้อมูลมีความชัดเจน
   • ก่อนส่งข้อมูลหรือคำเชิญตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
2. ใช้คำน้อยลง เมื่อคุณสื่อสารผ่านข้อความหรืออีเมลให้ตรงประเด็น อีเมลขนาดยาวอาจสร้างความสับสนว่าคุณต้องการสื่อถึงอะไร ตัวอย่างเช่นหากคุณร้องขอให้ตรงไปที่ประเด็นและดำเนินการตามคำขอของคุณ คุณสามารถพูดได้ว่าทำไมจึงควรส่งคำขอ แต่อย่าทำต่อไปเรื่อย ๆ เพียงพูดสิ่งที่คุณต้องการและส่งอีเมลให้เสร็จในไม่ช้า
   • หากคุณมักจะเขียนอีเมลหรือข้อความยาว ๆ ผู้คนมักจะอ่านอีเมลเหล่านี้แทนที่จะอ่านอย่างละเอียด หากคุณไม่สามารถหลีกหนีจากจดหมายยาว ๆ ของคุณได้ให้พิจารณาวางสิ่งที่สำคัญที่สุดไว้ที่ด้านบนสุด
   • โปรดทราบว่าอีเมลจะไม่ส่งสัญญาณทางสังคมเช่นการแสดงออกทางสีหน้าและน้ำเสียง ดังนั้นควรใช้ภาษาที่ชัดเจนและหลีกเลี่ยงการถากถาง
     • Emojis มีประโยชน์ในอีเมลโซเชียล แต่ไม่ใช่ในอีเมลธุรกิจส่วนใหญ่
3. มุ่งเน้นไปที่หัวข้อเดียว ให้ข้อความเรียบง่ายที่สุด อย่าพูดมากหรือลงรายละเอียดเพิ่มเติมมากและอย่าจัดการกับหลายหัวข้อในอีเมลเดียว การมุ่งเน้นไปที่รายการหรือหัวข้อทีละรายการจะดีกว่าหลาย ๆ สิ่งในอีเมลเดียว หากคุณมีหลายเรื่องที่จะพูดคุยปรึกษาหารือทีละเรื่องทางอีเมล ด้วยวิธีนี้บุคคลนั้นจะสามารถลบอีเมลทุกฉบับเมื่อเสร็จสิ้นในแต่ละหัวข้อและอย่าลืมทำบางสิ่งหรือพูดถึงบางสิ่งบางอย่าง
   • หากคุณต้องการครอบคลุมหลายหัวข้อในเวลาเดียวกันให้แบ่งเขตที่ชัดเจน ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยหรือจัดเรียงใหม่เพื่อช่วยชี้แจงเนื้อหา
4. ตรงประเด็น. ในขณะที่คุณสามารถเริ่มอีเมลด้วย "สบายดีเป็นอย่างไร" หรือเรื่องสนุก ๆ แบบอื่น ๆ ได้ แต่อย่าใช้เวลามากเกินไปในการพูดถึงสิ่งที่ไม่เกี่ยวข้องกับสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อ มุ่งเน้นไปที่คำขอของคุณหรือข้อมูลที่คุณต้องการแบ่งปันกับบุคคลนั้น อย่าตีรอบพุ่มไม้หรือแนะนำตัวยาว ๆ ให้ไปที่หัวใจของสิ่งที่คุณต้องการหรือจำเป็นต้องพูดแทน

เคล็ดลับ

• หลีกเลี่ยงการใช้คำพูดถากถางในการแชทการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันทีหรืออีเมลที่ไม่มีอิโมจิ การพูดถากถางมักไม่ได้รับการสื่อสารอย่างถูกต้องทางข้อความดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะทำเป็นการส่วนตัว