วิธีสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ (พร้อมรูปถ่าย) - เคล็ดลับ

วิดีโอ: เทคนิคในการสื่อสารให้มีประสิทธิภาพ

เนื้อหา

ขั้นตอน
คำแนะนำ

ไม่ว่าอายุสถานะหรือประสบการณ์ของคุณจะเป็นอย่างไรการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพเป็นทักษะที่คุณสามารถเรียนรู้ได้ ผู้นำที่ยิ่งใหญ่ตลอดกาลคือนักสื่อสารและวิทยากรที่ยอดเยี่ยม ในความเป็นจริงการสื่อสารเป็นหนึ่งในสาขาวิชาที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในระดับมหาวิทยาลัยในปัจจุบันเพราะเราตระหนักถึงคุณค่าของคนที่สื่อสารได้ดีจริงๆ ด้วยความมั่นใจเพียงเล็กน้อยและความตื่นตัวพื้นฐานคุณจะบรรลุเป้าหมายของการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพในเวลาอันสั้น

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 5: การสร้างสภาพแวดล้อมที่เหมาะสม

เลือกเวลาที่เหมาะสม ตามความหมายของชื่อเรื่องมีเวลาและสถานที่สำหรับทุกสิ่งเสมอและการสื่อสารก็ไม่มีข้อยกเว้น
- หลีกเลี่ยงการสนทนาในหัวข้อที่ซับซ้อนในตอนเย็น บางคนไม่สนใจที่จะจัดการกับปัญหาใหญ่ ๆ เช่นการเงินหรือการวางแผนระยะยาวเมื่อพวกเขาเหนื่อยมากที่สุด ให้หยิบยกประเด็นต่างๆมาพูดคุยถึงวิธีจัดการกับปัญหาที่ซับซ้อนในตอนเช้าหรือตอนเที่ยงเมื่อทุกคนตื่นตัวพร้อมและสามารถตอบสนองได้อย่างชัดเจน
สร้างเงื่อนไขสำหรับการสนทนาที่เปิดกว้างและใกล้ชิด เลือกสถานที่ที่เหมาะสมที่คุณสบายใจในการเปิดการสนทนาและมีประสิทธิผล หากคุณจำเป็นต้องรายงานข่าวร้ายกับใครบางคน (เช่นใครบางคนสูญเสียหรือเลิกกับใครบางคน) อย่าพูดในที่สาธารณะต่อหน้าเพื่อนร่วมงานหรือกับคนอื่น ๆ เคารพและคำนึงถึงความรู้สึกของผู้ฟังด้วยการสื่อสารแบบส่วนตัว นอกจากนี้ยังอำนวยความสะดวกในการสนทนาที่เปิดกว้างมากขึ้นช่วยให้ทั้งสองฝ่ายเข้าใจซึ่งกันและกันและมั่นใจว่ากระบวนการสนทนาจะดำเนินไปอย่างถูกต้อง
- หากคุณกำลังจะนำเสนอต่อกลุ่มคนตรวจสอบเสียงก่อนและฝึกพูดเพื่อให้เสียงนั้นชัดเจน ใช้ไมโครโฟนหากจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าผู้ฟังได้ยินชัดเจน
หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน ปิด ทั้งหมด อุปกรณ์ไฟฟ้าสามารถขัดจังหวะการสนทนาได้ หากโทรศัพท์ดังขึ้นให้เพิกเฉยต่อสายและปิดโทรศัพท์ทันทีและสนทนาต่อ อย่าปล่อยให้ความฟุ้งซ่านจากภายนอกมาเป็นอุปสรรคต่อความสนใจของคุณ สิ่งเหล่านี้จะทำให้คุณและผู้ฟังเสียสมาธิทำให้การสนทนามีประสิทธิภาพน้อยลง โฆษณา

ส่วนที่ 2 จาก 5: การเรียงลำดับการพูดคุย

จัดเรียง และชี้แจงแนวคิดในใจ สิ่งนี้ควรทำ ก่อน คุณพยายามส่งแนวคิดใด ๆ หากคุณสนใจในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งความคิดของคุณอาจพลาดไปหากคุณไม่ได้มุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญที่ต้องยึดระหว่างการนำเสนอ ประเด็นสำคัญเช่นโครงร่างช่วยให้คุณโฟกัสและสื่อสารได้ชัดเจน
- กฎสำคัญคือการเลือกประเด็นหลัก 3 ประเด็นและมุ่งเน้นไปที่การนำเสนอ ด้วยวิธีนี้หากหัวข้อเริ่มสั่นคลอนคุณยังสามารถย้อนกลับไปยังประเด็นหลักอย่างน้อยหนึ่งประเด็นได้โดยไม่รู้สึกสับสน จดประเด็นสำคัญ (ถ้ามี) ที่สามารถช่วยคุณในการนำเสนอของคุณ
ชัดเจนเสมอ. กำหนดให้ชัดเจนว่าคุณตั้งใจจะสื่ออะไรตั้งแต่แรก ตัวอย่างเช่นเป้าหมายของคุณคือการแนะนำบางสิ่งรวบรวมข้อมูลหรือเริ่มดำเนินการ หากผู้ชมของคุณรู้ล่วงหน้าว่าจะเกิดอะไรขึ้นจากการนำเสนอของคุณทุกอย่างจะออกมาสมบูรณ์แบบ
มุ่งเน้นไปที่หัวข้อ เมื่อเริ่มต้นจากสามประเด็นหลักอย่าลืมยึดติดกับข้อความที่คุณต้องการสื่อและเสริมสร้าง หากคุณเข้าใจปัญหาและปรับแต่งให้เป็นประเด็นสำคัญบางทีวลีที่เหมาะสมอาจตราตรึงอยู่ในใจของคุณ อย่ากลัวที่จะใช้สิ่งนั้นเพื่อเน้นจุดสำคัญ แม้แต่ผู้พูดชื่อดังที่มั่นใจ แต่ก็ยังใช้ประโยคสำคัญซ้ำแล้วซ้ำเล่าเพื่อเน้นย้ำและเสริมสร้างเนื้อหา อย่าลืมทำให้ข้อความทั่วไปชัดเจนและตรงไปตรงมา
ขอบคุณผู้ฟัง. ขอบคุณบุคคลหรือกลุ่มที่สละเวลารับฟังและให้ข้อเสนอแนะ ไม่ว่าผลลัพธ์ของการนำเสนอของคุณจะเป็นอย่างไรการตอบสนองต่อการนำเสนอหรือการอภิปรายของคุณไม่เป็นไปตามที่คาดหวังไว้ให้ยุติอย่างสุภาพโดยแสดงความเคารพต่อความโลภ เวลาและเวลาของทุกคน โฆษณา

ส่วนที่ 3 จาก 5: การสื่อสารด้วยวาจา

ทำให้ผู้ฟังสบายใจ. คุณควรทำสิ่งนี้ก่อนที่จะเข้าสู่การสนทนาหรือการนำเสนอโดยตรง บางครั้งสิ่งนี้อาจเป็นประโยชน์ในตอนต้นเรื่องโปรดของคุณ ผู้ฟังของคุณจะเห็นอกเห็นใจคุณเพราะคุณทำตัวเหมือนพวกเขาและมีความกังวลในชีวิตประจำวันเหมือนพวกเขา
มีความชัดเจน การสื่อสารข้อความของคุณอย่างชัดเจนและปราศจากความคลุมเครือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ทุกคนเข้าใจความหมายของคุณได้ง่าย คำที่คุณพูดจะถูกจดจำเมื่อผู้คนเข้าใจสิ่งที่คุณพูดอย่างรวดเร็ว สิ่งนี้ต้องการให้คุณชัดเจนและใช้คำง่ายๆแทนที่จะใช้คำที่ซับซ้อน
ปล้อง. พูดด้วยระดับเสียงที่เพียงพอให้ผู้อื่นได้ยิน แต่ไม่ต่ำเกินไปหรือไม่สามารถสังเกตเห็นได้ ให้ความสนใจกับการอธิบายประเด็นสำคัญเพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ที่ทำให้เข้าใจผิด หากการกระซิบเป็นนิสัยในการป้องกันตัวซึ่งคุณมักจะประสบเนื่องจากความกลัวในการสื่อสารให้ฝึกพูดที่บ้านหน้ากระจก บางครั้งคุณควรพูดคุยในสิ่งที่คุณต้องการพูดกับคนที่ทำให้คุณสบายใจ ซึ่งจะช่วยรวบรวมข้อมูลไว้ในใจของคุณ สังเกตว่าการฝึกฝนหรือการปรับแต่งคำพูดจะช่วยสร้างความมั่นใจให้คุณ
ให้ความสนใจในขณะที่คุณฟังและตรวจสอบให้แน่ใจว่าการแสดงออกของคุณแสดงความสนใจ ฟังในเชิงรุก จำไว้ว่าการสื่อสารเป็นเหมือนถนนสองทางนั่นคือคุณไม่ได้เรียนรู้ในขณะที่คุณพูด โดยการฟังอย่างกระตือรือร้นคุณจะสามารถประเมินจำนวนข้อมูลที่ส่งผ่านไปยังผู้ฟังของคุณและทราบว่าพวกเขาเข้าใจถูกต้องหรือไม่เพื่อทำการแก้ไขหากจำเป็น หากผู้ฟังฟังดูสับสนจะเป็นการดีกว่าที่จะขอให้พวกเขาพูดซ้ำในส่วนของคุณ แต่เป็นวิธีการพูด ด้วยวิธีนี้คุณสามารถระบุและแก้ไขความเข้าใจผิดเกี่ยวกับข้อความที่คุณต้องการสื่อได้
- เคารพความรู้สึกของคนอื่น. สิ่งนี้จะกระตุ้นให้พวกเขาเปิดใจและช่วยให้พวกเขาสบายใจขึ้นหากพวกเขาโกรธ
ทำให้เสียงน่าสนใจ เสียงเดียวมักไม่ติดหูนักสื่อสารที่ดีจึงมักใช้จังหวะของเสียงเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการสื่อสาร Norma Michael แนะนำ:
- เพิ่มระดับเสียงและระดับเสียงเมื่อเปลี่ยนหัวข้อหนึ่งหรือมุ่งหน้าไปยังอีกหัวข้อหนึ่ง
- เพิ่มระดับเสียงและพูดช้าๆเมื่อคุณพูดถึงประเด็นพิเศษหรือสรุปเนื้อหา
- พูดอย่างมีพลัง แต่หยุดชั่วคราวเพื่อเน้นคำหลักเมื่อขอให้ดำเนินการ
โฆษณา

ส่วนที่ 4 จาก 5: การสื่อสารผ่านภาษากาย

สวัสดีทุกคน. แน่ใจว่าคุณไม่ค่อยรู้จักทุกคนที่มาร่วมงานนำเสนอหรือเพื่อนใหม่ในกลุ่ม แต่พวกเขายังคงพยักหน้าให้คุณและมองคุณเหมือนคนรู้จัก นั่นหมายความว่าพวกเขากำลังเชื่อมต่อกับคุณ ดังนั้นตอบราวกับว่าคุณรู้จักพวกเขาด้วย
แสดงภาษากายที่ชัดเจนและไม่คลุมเครือ ใช้สีหน้าอย่างมีสติ พยายามแสดงความหลงใหลของคุณและทำให้ผู้ฟังเห็นอกเห็นใจโดยใช้การแสดงออกทางสีหน้าที่นุ่มนวลอ่อนโยนและเอาใจใส่ หลีกเลี่ยงการแสดงสีหน้าเชิงลบเช่นการขมวดคิ้วหรือเลิกคิ้ว สิ่งที่ถือว่าเป็นแง่ลบหรือเชิงบวกขึ้นอยู่กับบริบทโดยเฉพาะบริบททางวัฒนธรรมดังนั้นคุณต้องโพล่งออกมาตามสถานการณ์
- การตระหนักถึงท่าทางที่ไม่พึงปรารถนาอย่างถี่ถ้วนอาจนำไปสู่ความขัดแย้งทางวัฒนธรรมเช่นการกำมือการทำท่าทางอิดโรยหรือแม้แต่การเงียบ หากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับวัฒนธรรมให้ถามเกี่ยวกับปัญหาที่คุณอาจพบในการสื่อสาร ก่อน คุณเริ่มสนทนา (หรือนำเสนอ) กับผู้คนจากวัฒนธรรมที่แตกต่างกัน
สบสายตา. การสบตาสร้างความสัมพันธ์ช่วยให้ผู้อื่นรู้สึกไว้วางใจและแสดงความสนใจ ในระหว่างการสื่อสารหรือการนำเสนอการสบตาเมื่อเป็นไปได้และการสบตาเป็นเวลาที่เหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญ อย่างไรก็ตามคุณไม่ควรดูนานเกินไป สบตาอย่างเป็นธรรมชาติประมาณ 2-4 วินาทีก็เพียงพอแล้ว
- อย่าลืมมองไปที่ผู้ฟังทั้งหมดของคุณ หากคุณกำลังนำเสนอในห้องประชุมให้สบตากับสมาชิกแต่ละคนที่เข้าร่วม การไม่ใส่ใจใครสักคนอาจถือเป็นสัญญาณดูถูกว่าคุณจะสูญเสียข้อตกลงทางธุรกิจการได้มาความสำเร็จหรือสิ่งอื่นใดที่คุณพยายามจะบรรลุ
- หากคุณพูดถึงผู้ฟังคนใดคนหนึ่งให้หยุดและสบตาคน ๆ นั้นเป็นเวลาประมาณ 2 วินาทีก่อนจะหันหน้าหนีและกลับไปที่หัวข้อ สิ่งนี้ทำให้คนที่คุณพูดถึงรู้สึกชื่นชม
- อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าการสบตานั้นถูกควบคุมแตกต่างกันไปตามวัฒนธรรม ในบางวัฒนธรรมสิ่งนี้ถูกมองว่าเป็นการรบกวนและไม่เหมาะสม ถามเกี่ยวกับปัญหานี้หรือทำวิจัยของคุณเองก่อน
ใช้ประโยชน์จากการหายใจและการหยุดชะงักเพื่อปรับปรุงการสื่อสาร ช่วงเวลาประกอบด้วยพลังงาน Simon Reynolds กล่าวว่าการขัดจังหวะทำให้ผู้ฟังมีสมาธิและตั้งใจฟัง นอกจากนี้ยังเน้นประเด็นที่คุณกำลังทำและให้เวลาผู้ฟังไตร่ตรองสิ่งที่คุณจะพูด นอกจากนี้ไม่เพียงเพิ่มการโน้มน้าวใจในการสื่อสาร แต่ยังทำให้เนื้อหาฟังและเข้าใจง่ายอีกด้วย
- หายใจเข้าลึก ๆ สองสามครั้งเพื่อผ่อนคลายตัวเองก่อนที่จะเริ่มสื่อสาร
- ฝึกนิสัยการหายใจลึก ๆ และสม่ำเสมอในขณะสื่อสาร วิธีนี้จะช่วยให้เสียงของคุณเงียบสงบและผ่อนคลาย
- ใช้การหยุดชั่วคราวเพื่อสร้างช่วงเวลาสั้น ๆ ขณะพูด
สังเกตว่าท่าทางแสดงออกอย่างไร ใช้ท่าทางมืออย่างระมัดระวัง ใส่ใจกับลักษณะที่มือของคุณปรากฏในขณะที่คุณพูด ท่าทางของมือบางอย่างอาจมีประสิทธิภาพมากในการเน้นย้ำปัญหา (เช่นท่าทางของการเปิดเผย) แต่ท่าทางอื่น ๆ อาจทำให้ผู้ฟังบางคนเสียสมาธิหรือทำให้เสียสมาธิและจบการสนทนาหรือฟัง การฟัง (ท่าทางปิด) การสังเกตท่าทางมือของผู้พูดคนอื่นมีจุดมุ่งหมายเพื่อค้นหาว่าคุณรู้สึกอย่างไรเมื่อได้เห็น เลียนแบบท่าทางที่มีประสิทธิภาพและดึงดูดความสนใจ สังเกตว่าท่าทางที่มีประสิทธิภาพมักจะเป็นธรรมชาติช้าและเด็ดขาด
สังเกตภาษากายอื่น ๆ ระวังการแสดงออกเช่นตาสั่นคลอนมือหยิบผ้าสำลีออกจากเสื้อดมตลอดเวลาอยู่ไม่สุขแกว่งไกว ฯลฯ ท่าทางเล็ก ๆ เหล่านี้จะสูญเสียประสิทธิภาพในการนำเสนอข้อความที่คุณต้องการสื่อ
- ให้ใครบางคนถ่ายทำการนำเสนอของคุณจากนั้นใช้เวลาดูในโหมดกรอไปข้างหน้า ท่าทางที่ซ้ำซากหรือไม่รู้ตัวของคุณจะมองเห็นได้ชัดเจนและบางครั้งก็ตลกมาก เมื่อคุณเห็นท่าทางเหล่านี้ชัดเจนแล้วการแก้ไขความไม่ตั้งใจของคุณในการใช้ภาษากายจะเป็นเรื่องง่ายและให้ความสนใจที่จะไม่ทำซ้ำ
โฆษณา

ส่วนที่ 5 จาก 5: สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในการอภิปราย

วางตัวให้เป็นกลาง. อย่าเหยียบย่ำหรือข่มขู่ผู้อื่น สิ่งนี้จะทำให้เกิดการแข่งขันที่ไม่เป็นธรรมและผลักดันการอภิปรายไปสู่อีกระดับ หากพวกเขากำลังนั่งอยู่ให้นั่งไปด้วย
ฟังลำโพง. ให้พวกเขาแบ่งปันความรู้สึก รอจนกว่าบุคคลนั้นจะหยุดพูดโดยสมบูรณ์แล้วคุณจะเริ่มพูดในสิ่งที่คุณหมายถึง
พูดด้วยน้ำเสียงอ่อนโยนและระดับเสียงปานกลาง อย่าตะโกนหรือกล่าวโทษบุคคลอื่นหรือการกระทำของพวกเขา
บอกให้พวกเขารู้ว่าคุณได้ฟังมุมมองของพวกเขาและเข้าใจมัน ใช้เวลาในการพูดสิ่งต่างๆเช่น "ถ้าฉันเข้าใจถูกแล้วคุณหมายถึงอะไร ... "
อย่าพยายามโต้แย้งให้จบด้วยต้นทุนทั้งหมด หากบุคคลนั้นเดินออกจากห้องไปอย่าเดินตาม ปล่อยให้พวกเขาทำเช่นนั้นและรอให้พวกเขากลับมาเมื่อพวกเขาสงบและพร้อมที่จะพูดคุย
อย่าพยายามพูดคำสุดท้าย อีกครั้งอาจนำไปสู่การแข่งขันที่ไม่ดีต่อสุขภาพซึ่งทำให้การถกเถียงบานปลายและไม่สามารถหยุดยั้งได้ บางครั้งคุณต้องยอมรับความไม่เห็นด้วยและปล่อยวาง
ใช้ข้อความ "I" เมื่อคุณต้องการแสดงความกังวลให้ลองเริ่มด้วย "ฉัน ... " และระบุการกระทำของพวกเขาในฐานะเพื่อน รู้สึก อย่างไร. วิธีนี้จะทำให้อีกฝ่ายยอมรับข้อร้องเรียนของคุณและเห็นอกเห็นใจคุณได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่นแทนที่จะพูดว่า "ความประมาทของคุณทำให้ฉันเป็นบ้า" ให้พูดว่า "ฉันเห็นว่าความยุ่งเหยิงในระดับต่างๆเป็นปัญหาของเราความยุ่งเหยิงทำให้ฉันรำคาญและส่งผลต่อสิ่งที่ฉันตั้งใจจะทำ จริงๆแล้วความยุ่งเหยิงทำให้ฉันยุ่งเหยิงมากกว่าสิ่งอื่นใด "

คำแนะนำ

ระวังอารมณ์ขัน. ในขณะที่การเพิ่มอารมณ์ขันเล็กน้อยจะทำให้การสนทนามีประสิทธิผลมากขึ้น แต่อย่าไปไกลเกินไปและอย่าพึ่งพาการสนับสนุนเพื่อปกปิดสิ่งที่ยาก ๆ หากคุณหัวเราะคิกคักและล้อเล่นการสื่อสารของคุณจะไม่ถูกนำมาใช้อย่างจริงจัง
อย่าลืมสบตาระหว่างการสื่อสาร
อย่าใช้ภาษากายเชิงลบหรือไม่แยแส
อย่าเดินเตร่ ซึ่งจะทำให้ผู้อื่นเข้าใจและจริงจังกับข้อความของคุณได้ยาก
อย่าสะอื้นหรือขอร้อง สิ่งเหล่านี้ไม่ทำให้คุณได้รับความเคารพหรือความเพลิดเพลิน ถ้าคุณโกรธเกินไปให้ขออนุญาตออกไปข้างนอกและกลับไปที่การสนทนาหลังจากที่คุณมีเวลาคิดทบทวน
หลีกเลี่ยงการพูดหยาบคาย
ค้นหาผู้พูดที่ยอดเยี่ยมบนอินเทอร์เน็ตเพื่อดูว่าพวกเขาทำงานอย่างไร ค้นคว้า Ted Talks ที่มีคนดูมากที่สุด มีตัวอย่างดีๆมากมายที่คุณสามารถค้นหาได้อย่างรวดเร็วผ่านวิดีโอบนอินเทอร์เน็ต มองว่าพวกเขาเป็น "โค้ชการสื่อสารส่วนบุคคล"!
หากคุณกำลังจะนำเสนอต่อกลุ่มหรือผู้ฟังโปรดเตรียมพร้อมที่จะตอบคำถามยาก ๆ เพื่อที่คุณจะได้ไม่สับสนและสับสน เพื่อรักษาการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ Michael Brown จึงตั้งกฎทองเมื่อต้องรับมือกับคำถามที่ยากต่อหน้ากลุ่มหรือผู้ฟังจำนวนมาก เขาแนะนำให้ฟังในนามของคนปัจจุบันรวมถึงถามคำถามและปัญหาซ้ำ ๆ การแบ่งปันคำตอบกับทุกคนหมายถึงการเปลี่ยนโฟกัสจากคนที่ถามคำถามไปยังคนที่อยู่เพื่อ "ให้คำตอบทั้งกลุ่ม" ใช้ประโยชน์จากคำตอบทั่วไปนี้เพื่อไปยังหัวข้ออื่น