วิธีเขียนอีเมลขอฝึกงาน

เนื้อหา

ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: การเตรียมเขียนอีเมล
ส่วนที่ 2 จาก 4: การเขียนย่อหน้าแรก
ส่วนที่ 3 ของ 4: การเขียนย่อหน้าที่สอง
ส่วนที่ 4 จาก 4: การกรอกอีเมล
เคล็ดลับ

ในโลกของข้อมูลทุกวันนี้ ไม่ใช่เรื่องแปลกที่จะใช้อีเมลเพื่อฝึกงาน (และวิธีนี้ถือว่ามากกว่าปกติ) หากคุณมีคำเชิญสำหรับการฝึกงานหรือต้องการสอบถามเกี่ยวกับความพร้อมในการฝึกงาน ให้เขียนอีเมลไปยังผู้ติดต่อที่ระบุ อย่างไรก็ตาม อีเมลควรเขียนให้เป็นทางการที่สุด (ราวกับว่าเป็นจดหมายกระดาษจริง) ไวยากรณ์ คำทักทาย และตอนจบควรสอดคล้องกับรูปแบบธุรกิจ ตรวจสอบอีเมลของคุณอีกครั้งก่อนส่งและโปรดอดทนรอ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 4: การเตรียมเขียนอีเมล

1 รับที่อยู่อีเมลที่ดูเป็นมืออาชีพในธุรกิจ ใช้ที่อยู่อีเมลที่ชัดเจนและสมเหตุสมผลระหว่างการติดต่อทางธุรกิจ คุณไม่ควรใช้ชื่อเล่น สัญลักษณ์และตัวเลขที่ไม่จำเป็น (เพิ่มเติม) ชื่อจริงของคุณบางรูปแบบก็ใช้ได้ ตัวอย่างเช่น: [email protected] เป็นมากกว่าตัวเลือกที่เหมาะสม
- หากที่อยู่อีเมลปัจจุบันของคุณเชื่อมโยงกับโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย (และมีบางอย่างที่ไม่เป็นมืออาชีพเกี่ยวกับโปรไฟล์นั้น) ให้หาที่อยู่อื่นให้กับตัวคุณเอง กำหนดการตั้งค่าความเป็นส่วนตัวของคุณในโปรไฟล์นี้ด้วย
2 ศึกษากิจกรรมและโครงสร้างของบริษัท ก่อนสมัครฝึกงาน ควรหาข้อมูลบริษัทที่คุณต้องการทำงานให้ก่อน เยี่ยมชมเว็บไซต์ อ่านบทความข่าวต่างๆ เกี่ยวกับองค์กร หากบริษัทกำลังโปรโมตผลิตภัณฑ์ (เช่น โซเชียลเน็ตเวิร์ก) ให้พยายามหาเวลาที่จะใช้ผลิตภัณฑ์นี้ภายในหนึ่งสัปดาห์และทดสอบคุณภาพ เขียนความคิดของคุณเองในจดหมาย นายจ้างที่มีศักยภาพให้คุณค่ากับผู้สมัครที่รู้บางอย่างเกี่ยวกับบริษัทของตนและสามารถแสดงความรู้อย่างมีเหตุมีผลในลักษณะองค์รวม
3 ค้นหาผู้ติดต่อทั่วไป เป็นประโยชน์อย่างมากที่จะมีความสัมพันธ์ในบริษัท ใช้เครือข่ายโซเชียล เช่น LinkedIn และ Facebook เพื่อค้นหาคำสำคัญที่เกี่ยวข้องกับบริษัทของคุณ หากคุณพบผู้ติดต่อใด ๆ ให้ตรวจสอบตำแหน่งที่จัดขึ้น ขอหมายเลขโทรศัพท์อย่างสุภาพหรือนัดหมายด้วยตนเอง ขอคำแนะนำในการสมัครฝึกงาน
- หากคุณใช้ LinkedIn คุณสามารถดูได้ว่าเพื่อนของเพื่อนคนใดทำงานในองค์กรที่ถูกต้อง อย่าลังเลที่จะขอให้พวกเขาแบ่งปันผู้ติดต่อของคุณกับเพื่อน ๆ อย่างไรก็ตาม จงมีไหวพริบและอย่าพูดถึงคนๆ เดียวกันหลายครั้ง
- มหาวิทยาลัยบางแห่งให้การเข้าถึงฐานข้อมูลศิษย์เก่าออนไลน์ ด้วยความช่วยเหลือของไซต์เหล่านี้ คุณสามารถค้นหาบุคคลเหล่านั้นที่ทำงานเฉพาะหรืออยู่ในตำแหน่งเฉพาะ ผู้สำเร็จการศึกษาที่ให้ข้อมูลติดต่อมักจะยินดีรับอีเมลและ/หรือโทรศัพท์จากนักศึกษา
- เมื่อพูดถึงบริษัท คุณควรระบุว่าคุณสนใจที่จะฝึกงาน ถามเกี่ยวกับโครงสร้างองค์กรของบริษัท เกี่ยวกับสภาพแวดล้อมในการทำงาน เกี่ยวกับเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของธุรกิจ และอื่นๆ
4 ตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้รับจดหมายของคุณ มีชื่อผู้ติดต่อในโบรชัวร์ฝึกงานหรือไม่? ถ้าใช่ ให้ใช้ชื่อและที่อยู่อีเมลของบุคคลนั้น หากไม่มีรายชื่อผู้ติดต่อ ให้โทรติดต่อบริษัทและค้นหาว่าใครรับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาการฝึกงาน หากไม่มีใครทำเช่นนี้ ให้ส่งอีเมลของคุณไปที่หัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคลขององค์กร หากคุณมีโอกาสได้พูดคุยกับคนที่ทำงานในองค์กรอยู่แล้ว คุณสามารถพูดถึงเรื่องนี้ได้ในตอนต้นของอีเมล
- หากคุณไม่พบชื่อพนักงาน โปรดส่งอีเมลถึง Dear Sirs หรือ Employee
5 โปรดป้อนหัวเรื่องของอีเมลของคุณให้ถูกต้อง คุณต้องการให้อีเมลของคุณโดดเด่นกว่าข้อความอีเมลจำนวนมากหรือไม่? ในกรณีนี้ จะดีกว่าถ้าเขียนสิ่งนี้: "Ivan Vetrov: การสมัครฝึกงานในบริษัท X" หากจำเป็น ให้ใช้ถ้อยคำเฉพาะที่นายจ้างกำหนด

ส่วนที่ 2 จาก 4: การเขียนย่อหน้าแรก

1 กล่าวถึงผู้รับในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ เริ่มบรรทัดแรกของตัวอักษรด้วยคำว่า "Dear Mr. / Mrs. / Kamenskikh" หรือ "Hello, Antonina Pavlovna!" ขึ้นอยู่กับชื่อ ตำแหน่ง และเพศของผู้ติดต่อ อย่าเขียนว่า "สวัสดี มาริน่า" หรือแค่ "สวัสดี" เริ่มต้นด้วยที่อยู่ทางการที่คุณจะใช้ในภายหลังเมื่อเขียนจดหมาย
2 แนะนำตัวเอง. ระบุชื่อและสถานะของคุณแก่ผู้รับ (เช่น นักศึกษาชีววิทยาชั้นปีที่ 3 ที่มหาวิทยาลัย X) ระบุว่าคุณค้นพบเกี่ยวกับการฝึกงานได้อย่างไร (พบทางออนไลน์ อ่านในหนังสือพิมพ์ หรือเรียนรู้จากคนที่คุณรู้จัก) หากคุณรู้จักซึ่งกันและกัน โปรดแจ้งให้เราทราบโดยเร็วที่สุด ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า "program manager ... / my Professor / and so on ... " จากนั้นระบุสถานที่ทำงาน ตำแหน่งและชื่อ "เชิญให้ฉันติดต่อคุณ"
3 บอกเราเกี่ยวกับความพร้อมของคุณในการเริ่มต้น ระบุวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุดโดยประมาณของการฝึกงานของคุณ อธิบายว่าตารางเวลาของคุณมีความยืดหยุ่นหรือไม่ ตัวอย่างเช่น หากคุณเต็มใจที่จะอุทิศการฝึกงานทั้งหมดของคุณในช่วงปิดเทอมฤดูใบไม้ผลิ เช่นเดียวกับการทำงานเต็มเวลาในช่วงฤดูร้อน ให้อธิบายเรื่องนี้ ระบุจำนวนชั่วโมงต่อสัปดาห์ที่คุณสามารถทำงานได้
4 ระบุวัตถุประสงค์ของการฝึกงาน คุณจำเป็นต้องฝึกงานเพื่อศึกษาหรือไม่? หากสิ่งนี้เหมาะกับคุณ ให้ระบุว่าคุณต้องการการฝึกงานเป็นหลักเพื่อรับประสบการณ์ และคุณไม่ต้องการรายการความรับผิดชอบงานและค่าตอบแทน เขียนเกี่ยวกับทักษะที่คุณหวังว่าจะได้รับระหว่างการฝึกงาน
5 บอกเราว่าทำไมคุณถึงชอบบริษัทนี้มาก พูดถึงสิ่งที่คุณคิดว่าบริษัทภูมิใจ หลีกเลี่ยงการพูดถึงข่าวเชิงลบใดๆ รักษาน้ำเสียงในการเขียนในเชิงบวก ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนว่า: (ชื่อบริษัท) มีชื่อเสียงมาก และฉันซาบซึ้งมากที่คุณมุ่งมั่นที่จะเป็นอาสาสมัครช่วยเหลือสัตว์จรจัด
“ผู้ฝึกงานในอุดมคติคือคนที่หลงใหลในภารกิจของบริษัท เริ่มจดหมายของคุณโดยระบุสิ่งที่คุณชอบเกี่ยวกับองค์กร จากนั้นเขียนว่า จะเป็นเกียรติอย่างยิ่งที่คุณจะได้ฝึกงานที่นั่น จากนั้นให้ระบุสิ่งที่คุณสามารถเสนอให้บริษัทนี้ในรูปแบบของรายการได้ "

ส่วนที่ 3 ของ 4: การเขียนย่อหน้าที่สอง

1 บอกเราเกี่ยวกับคุณสมบัติและประสบการณ์ของคุณ ในประโยคไม่กี่ประโยค ให้พูดถึงโครงการของหลักสูตรและประสบการณ์การทำงานก่อนหน้านี้ และทักษะใดๆ ที่มีความสำคัญต่องาน แสดงให้เห็นว่าความรู้ของคุณจะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรอย่างไร เพิ่มข้อมูลเกี่ยวกับงานและกิจกรรมอาสาสมัคร และอธิบายว่าประสบการณ์ก่อนหน้านี้ของคุณเตรียมคุณให้พร้อมสำหรับการฝึกงานอย่างไร เน้นว่าคุณสามารถมีส่วนร่วมในการปรับปรุงและพัฒนาองค์กรได้อย่างไร นายจ้างที่มีแนวโน้มจะเป็นนายจ้างของคุณจะต้องวางใจว่าคุณสามารถจัดการกับงานที่ทำอยู่ได้
- ใช้นิพจน์กริยาที่ชัดเจนเพื่ออธิบายประสบการณ์การทำงานของคุณ แทนที่จะเขียนว่า “ฉันฝึกงานในแผนกการตลาดมาสองปีแล้ว” ให้พูดเสียงดังว่า: “ในฐานะนักศึกษาฝึกงานในแผนกการตลาด ฉันสร้างเนื้อหาที่แปลกใหม่และสดใหม่ พัฒนาโบรชัวร์โฆษณาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และสิ่งพิมพ์ และพัฒนาตลาด การตลาด ผ่านโซเชียลมีเดียสำหรับองค์กรจำนวนห้าสิบคน "
- ทักษะอาจรวมถึงการมีความกระตือรือร้นในโซเชียลมีเดีย การจัดกิจกรรม และอื่นๆ อีกมากมาย
2 กล่าวถึงความสำเร็จทางวิชาการและที่ไม่ใช่ทางวิชาการของคุณ เขียนเกี่ยวกับผลสัมฤทธิ์ทางการเรียนของคุณ หากคุณได้ทำหน้าที่เป็นหัวหน้ากลุ่ม ให้อธิบายความรับผิดชอบและ / หรือความสำเร็จของคุณ คุณเป็นประธานคณะกรรมการหรือคณะกรรมการหรือไม่? คุณเคยสอนทีมกีฬาหรือไม่? พูดสั้น ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้เพื่อไม่ให้ผู้อ่านเสียความสนใจ
- แทนที่จะใช้คำคุณศัพท์เพื่ออธิบายตัวเอง ให้ใช้ตัวอย่างเฉพาะที่แสดงคุณสมบัติของคุณ ตัวอย่างเช่น แทนที่จะพูดว่า "ฉันเป็นนักเรียนที่มีความทะเยอทะยาน" ให้เขียนว่า "ตลอดการศึกษาของฉัน ฉันเป็นหนึ่งในนักเรียนที่ดีที่สุดในหลักสูตรนี้"

ส่วนที่ 4 จาก 4: การกรอกอีเมล

1 ระบุว่าคุณจะพร้อมสำหรับการติดต่อเมื่อใด สนทนาว่าคุณจะติดต่อนายจ้างเพื่อติดตามสถานะใบสมัครของคุณเมื่อใดและอย่างไร ฝากข้อมูลติดต่อของคุณ: ชื่อ ที่อยู่อีเมล หมายเลขโทรศัพท์ และระบุเวลาที่คุณว่าง คุณสามารถเขียนว่า “สามารถติดต่อฉันได้ทางโทรศัพท์หรืออีเมล หากคุณติดต่อไม่ได้ฉันจะโทรกลับหาคุณ (วันจันทร์หน้า) "
2 กรอกอีเมล ขอบคุณผู้อ่านอย่างสุภาพที่สละเวลาดูจดหมาย ปิดท้ายจดหมายด้วยคำที่อบอุ่นเช่น "ขอแสดงความนับถือ" หากคุณได้พูดคุยกับบุคคลนี้ทางโทรศัพท์หรือต่อหน้า คุณสามารถใช้คำบอกลา เช่น "ความปรารถนาดี" อย่าใช้คำว่า "ขอบคุณ" หรือเพียงแค่ "ความปรารถนาดี" เพื่อยุติการติดต่อทางธุรกิจ ป้อนชื่อและนามสกุลของคุณ เช่น Ivan Vetrov ไม่ใช่แค่ Ivan
3 พิจารณาไฟล์แนบอีเมล อย่าแนบประวัติส่วนตัวของคุณกับอีเมลฝึกงานที่ไม่พึงประสงค์ หากบริษัทไม่ได้มองหาผู้ฝึกงาน พนักงานอาจลังเลที่จะเปิดเอกสารแนบ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากสิ่งนี้ขัดต่อกฎความปลอดภัยของข้อมูลในที่ทำงาน)หากโบรชัวร์โฆษณาขอให้ส่งเรซูเม่ ให้แนบเอกสาร PDF กับจดหมาย (ไม่ใช่ Word ซึ่งรูปแบบอาจสูญหาย/เปลี่ยนแปลงเมื่อเปิดในระบบปฏิบัติการอื่น)
- นายจ้างบางรายเตือนว่าจะไม่เปิดไฟล์แนบอีเมล หากคุณพบสิ่งนี้ ให้เพิ่มจดหมายปะหน้าและดำเนินการต่อในเนื้อหาของอีเมล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาแยกจากกันโดยใช้ช่องว่างเพื่อให้นายจ้างแยกแยะเอกสารแต่ละฉบับได้ง่ายขึ้น
4 ดำเนินการตามที่สัญญาไว้ในจดหมาย หากองค์กรไม่ติดต่อคุณ ให้ส่งจดหมายอีกครั้งหรือดีกว่า - โทรหาพวกเขา คุณสามารถเขียนว่า “เรียน คุณคาเมนสกี้ ฉันชื่อ (ชื่อ) และฉันหวังว่าจะได้รับอีเมลที่ส่งถึงคุณเมื่อสัปดาห์ที่แล้วเกี่ยวกับการฝึกงาน (ฤดูใบไม้ร่วง) ฉันจะขอบคุณโอกาสที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหานี้ ขอบคุณ. ขอแสดงความนับถือ Ivan Vetrov "

เคล็ดลับ

การแนบจดหมายปะหน้าจะทำให้คดีดูเป็นทางการ และอีเมลมักจะไม่เป็นทางการ หากคุณเลือกที่จะแนบจดหมายปะหน้า ข้อความของคุณควรสั้นแต่สุภาพ เมื่อติดต่อนายจ้าง ให้อธิบายว่าคุณเป็นใคร มีปัญหาอะไร และแจ้งว่าได้แนบประวัติย่อและจดหมายสมัครงานมาด้วย สมัครสมาชิกด้วยชื่อของคุณและเพิ่มข้อมูลการติดต่อของคุณ
อีเมลของคุณไม่ควรดูเหมือนสร้างโดยโปรแกรม จัดรูปแบบจดหมายแต่ละฉบับที่คุณส่งแตกต่างกัน เพื่อให้บริษัทรู้ว่าคุณไม่ได้ส่งอีเมลจำนวนมากเพื่อขอรับการฝึกงาน