วิธีส่งแฟกซ์

เนื้อหา

ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: ก่อนส่งแฟกซ์
วิธีที่ 2 จาก 2: การส่งแฟกซ์
เคล็ดลับ
คำเตือน
อะไรที่คุณต้องการ

หากคุณเป็นคนโง่เขลาที่ไม่เคยได้ยินเรื่องแฟกซ์มาก่อน หรือเคยรู้แต่ลืมไปแล้ว ก็ถึงเวลาที่จะรีเฟรชความจำของคุณและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับเทคโนโลยีใหม่ๆ โปรดทราบว่ามีเครื่องแฟกซ์จำนวนมาก ดังนั้นคุณควรศึกษาคู่มือการใช้งานอุปกรณ์ที่มาพร้อมกับชุดอุปกรณ์นี้ก่อน เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่ต้องการให้คุณส่งจดหมายปะหน้าก่อน จากนั้นกดหมายเลขแล้วส่งแฟกซ์โดยตรง

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 2: ก่อนส่งแฟกซ์

1 สร้างจดหมายปะหน้า เครื่องแฟกซ์มักถูกใช้โดยทุกคนในสำนักงานหรือเฉพาะกลุ่ม เนื่องจากทุกคนในบริเวณใกล้เคียงสามารถอ่านแฟกซ์ได้ การส่งจดหมายปะหน้าอาจเป็นความคิดที่ดี จะทำให้แน่ใจว่าผู้ที่เหมาะสมจะได้รับแฟกซ์ของคุณ
- จดหมายปะหน้าประกอบด้วยชื่อผู้รับ เนื้อหาของแฟกซ์ และจำนวนหน้า นอกจากนี้ ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่ง เช่น ชื่อและหมายเลขแฟกซ์ เพื่อให้ผู้รับสามารถส่งคำตอบได้หากจำเป็น
2 กดหมายเลขแฟกซ์ ขั้นต่อไป คุณต้องกดหมายเลขแฟกซ์ เหมือนกับที่คุณกดหมายเลขโทรศัพท์ตามปกติ เครื่องแฟกซ์ใหม่ส่วนใหญ่ไม่จำเป็นต้องป้อนรหัสเพื่อส่งเอกสารภายในเมือง แต่ยังจำเป็นสำหรับการส่งทางไกล เครื่องแฟกซ์บางเครื่องกำหนดให้คุณต้องป้อนรหัสพื้นที่โดยไม่คำนึงถึงตำแหน่งของคุณ ค้นหาตัวเองหรือถามใครสักคนเกี่ยวกับเครื่องของคุณ
- รหัสประเทศ (เช่น รัสเซียตรงกับหมายเลข "7" ที่จุดเริ่มต้นของหมายเลขโทรศัพท์และแฟกซ์) บางครั้งก็ใช้ได้กับการโทรในพื้นที่ แต่จะใช้ร่วมกับรหัสพื้นที่เท่านั้น ต้องใช้รหัสประเทศเกือบทุกครั้งเมื่อใช้การโทรระหว่างประเทศ
- นอกจากนี้ สำหรับการสื่อสารทางไกลภายในประเทศ คุณจะต้องกด "8" บ่อยๆ อ่านคำแนะนำหรือถามผู้อื่นเกี่ยวกับคุณสมบัติของเครื่องแฟกซ์เฉพาะของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้หมายเลขแฟกซ์ไม่ใช่หมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลที่คุณต้องการติดต่อ บ่อยครั้งที่ตัวเลขเหล่านี้ถูกพิมพ์เคียงข้างกันบนนามบัตร และมันง่ายมากที่จะทำให้สับสนโดยการดูบรรทัดที่ผิด
3 กำหนดวิธีการป้อนกระดาษ คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้ใส่แผ่นงานที่มีวัสดุที่จะส่งไปทางด้านที่ถูกต้องของแฟกซ์ สแกนเนื้อหาในเอกสารได้ก็ต่อเมื่อวางกระดาษในลักษณะใดวิธีหนึ่งเท่านั้น และคุณจะส่งแฟกซ์เปล่าหากคุณใส่แผ่นกลับด้าน ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระดาษอยู่ในตำแหน่งที่ถูกต้องก่อนส่งแฟกซ์
- วิธีการป้อนกระดาษแตกต่างจากเครื่องแฟกซ์ไปยังเครื่องแฟกซ์ โชคดีที่แฟกซ์ทั้งหมดมีเครื่องหมายระบุตำแหน่งกระดาษที่ถูกต้อง มองหาสัญลักษณ์กระดาษที่พับไว้ใกล้บริเวณป้อนกระดาษ คุณจะเห็นว่าด้านหนึ่งของแผ่นนี้สะอาดและมีเส้นอยู่อีกด้านหนึ่ง
  - หากเส้นอยู่ด้านที่พับแล้ว ให้ใส่กระดาษโดยให้ด้านว่างหันเข้าหาคุณ
  - หากมุมพับว่างเปล่า ควรใส่กระดาษเข้าไปในเครื่องแฟกซ์โดยให้ด้านหน้าหันเข้าหาคุณ
4 แฟกซ์ในรูปแบบที่ถูกต้อง เครื่องแฟกซ์ได้รับการออกแบบมาให้ทำงานกับกระดาษขนาดมาตรฐาน หากคุณพยายามส่งเอกสารที่มีขนาดไม่มาตรฐาน คุณจะไม่สามารถทำเช่นนั้นได้ นอกจากนี้ ยังอาจทำให้กระดาษติดหรือทำให้เครื่องแฟกซ์เสียหายได้อย่างไรก็ตาม หากมีความจำเป็นต้องส่งเอกสารที่มีขนาดไม่มาตรฐาน คุณควรทำสำเนาขนาดที่เหมาะสมโดยใช้เครื่องถ่ายเอกสารและส่งไปแล้วไม่ใช่ต้นฉบับ
- ขนาดกระดาษทั่วไปสำหรับแฟกซ์และเครื่องพิมพ์คือ A4 และหัวจดหมาย

วิธีที่ 2 จาก 2: การส่งแฟกซ์

1 ใช้เครื่องแฟกซ์ของคุณเพื่อส่งเอกสาร หลังจากทำตามขั้นตอนข้างต้นทั้งหมดแล้ว คุณสามารถเริ่มส่งแฟกซ์ได้ ตอนนี้ใส่กระดาษด้านที่ถูกต้อง กดหมายเลขที่คุณต้องการแล้วคลิกปุ่ม "ส่ง" โดยปกติแล้วจะเป็นปุ่มขนาดใหญ่และมองเห็นได้ ยินดีด้วย! คุณได้ส่งแฟกซ์!
- คุณจะสังเกตเห็นว่าหลังจากกดปุ่มส่งแล้วอุปกรณ์จะส่งเสียงบี๊บหลายครั้งและดังขึ้นเล็กน้อย นี้เป็นเรื่องปกติ นี่คือวิธีที่แฟกซ์สื่อสารถึงกัน หลังจากผ่านไปสองสามนาทีหลังจากส่งแฟกซ์สำเร็จ คุณจะได้ยินสัญญาณที่ชัดเจนเพื่อยืนยันสิ่งนี้ หากมีปัญหาในระหว่างการส่งและแฟกซ์ไม่ผ่าน คุณจะได้ยินเสียงที่ไม่พึงประสงค์ ตอนนี้คุณจะต้องตรวจสอบเครื่องแฟกซ์ของคุณเพื่อระบุปัญหาที่คุณกำลังประสบอยู่
2 ใช้อินเทอร์เน็ตเพื่อส่งแฟกซ์ เอกสารแฟกซ์ไปยังแฟกซ์สามารถส่งโดยใช้อินเทอร์เน็ต มีบริษัทหลายแห่งที่ให้ความช่วยเหลือในลักษณะนี้ ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วบริการจะมีค่าใช้จ่าย นี่อาจเป็นการลงทุนที่ชาญฉลาด แต่ถ้าคุณไม่ค่อยส่งแฟกซ์และไม่ต้องการซื้อเครื่องแฟกซ์หรือใช้บริการจัดส่งเพื่อการนี้
- PamFax เป็นบริการแฟกซ์ Skype ที่ยอดเยี่ยม อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ คุณจะต้องจ่ายเพียงเล็กน้อย
- HelloFax เป็นบริการที่ทำงานร่วมกับ Google Drive ได้เป็นอย่างดี และทำให้แฟกซ์เอกสาร Google Docs ได้ง่าย คุณจะได้รับตัวเลือกในการส่งแฟกซ์จำนวนหนึ่งฟรีเพื่อเป็นบริการทดสอบ แต่จะมีค่าธรรมเนียมในภายหลัง
3 ใช้อีเมลเพื่อส่งแฟกซ์ คุณอาจสามารถส่งเอกสารได้ฟรี ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับหมายเลขแฟกซ์ของผู้รับ แต่ในที่นี้ควรพิจารณาว่าคุณลักษณะนี้ใช้ได้กับหมายเลขแฟกซ์ในจำนวนจำกัด และให้คุณส่งข้อมูลในปริมาณที่จำกัดได้
- คุณสามารถตรวจสอบความพร้อมใช้งานของตัวเลือกนี้สำหรับหมายเลขแฟกซ์เฉพาะบนอินเทอร์เน็ต
- ใช้เทมเพลตนี้เพื่อสร้างที่อยู่ที่คุณจะส่งอีเมลไปที่: “[email protected]”
- ลบเครื่องหมายคำพูดและเปลี่ยนหมายเลขแฟกซ์ (รวมถึงรหัสประเทศและภูมิภาค) และชื่อและนามสกุล ("ชื่อ" และ "นามสกุล") ให้กับบุคคลที่คุณกำลังส่งแฟกซ์ไปให้
- โปรดทราบว่าสามารถส่งข้อความด้วยวิธีนี้เท่านั้น คุณไม่สามารถแนบไฟล์ PDF หรือเอกสารอื่นใดในจดหมายได้

เคล็ดลับ

ป้อนหมายเลขให้ครบถ้วนเสมอ รวมทั้งรหัสประเทศและรหัสพื้นที่
เครื่องแฟกซ์ส่วนใหญ่มาพร้อมกับคู่มือการใช้งาน ศึกษาให้ละเอียดก่อนดำเนินการ

คำเตือน

เมื่อส่งข้อมูลที่เป็นความลับ คุณควรคำนึงถึงข้อเท็จจริงที่ว่าทุกคนจะสามารถอ่านแฟกซ์ที่พิมพ์ออกมาทางฝั่งผู้รับได้ ก่อนส่ง ให้ตรวจสอบหมายเลขอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าผู้รับอยู่ใกล้แฟกซ์