เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 จาก 3: การเตรียมตัวสำหรับการประชุม
• วิธีที่ 2 จาก 3: ระหว่างการประชุม
• วิธีที่ 3 จาก 3: หลังการประชุม
• เคล็ดลับ
• คำเตือน
• อะไรที่คุณต้องการ

ในฐานะเลขานุการบริษัทหรือเลขานุการคณะกรรมการ หรืออาจเป็นเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก มีความเป็นไปได้ที่คุณจะต้องเผชิญกับความจำเป็นในการเก็บบันทึกการประชุมขององค์กร งานนี้มีความสำคัญมาก เนื่องจากไม่ได้เป็นเพียงข้อกำหนดทางกฎหมาย โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไร: โปรโตคอลเหล่านี้เป็นส่วนหนึ่งของบันทึกอย่างเป็นทางการของบริษัท ประวัติความเป็นมา โปรโตคอลสามารถทำได้ค่อนข้างง่ายหากปฏิบัติตามกฎและรูปแบบบางอย่าง

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 3: การเตรียมตัวสำหรับการประชุม

1. 1 ส่งหนังสือนัดประชุมพร้อมวัน เวลา สถานที่ และวัตถุประสงค์ของการประชุมล่วงหน้า (ล่วงหน้าหลายสัปดาห์) ให้กับผู้ที่คาดว่าจะเข้าร่วม
2. 2 เตรียมแพ็คเกจพิเศษสำหรับสมาชิกคณะกรรมการแต่ละคน ซึ่งรวมถึง: หนังสือแจ้งการประชุม รายงานการประชุมครั้งก่อน รายชื่อทั้งข้อมูลติดต่อและสิ่งที่จะนำเสนอในที่ประชุม (เช่น การวิเคราะห์และรายงานงบประมาณ) หากข้อมูลเป็นความลับ ให้โอนก็ต่อเมื่อข้อมูลนั้นปรากฏขึ้น หลังจากที่พนักงาน (ในบางกรณี) และแขกออกจากสถานที่แล้ว
3. 3 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีอุปกรณ์บันทึกที่คุณสะดวกที่สุดที่จะใช้ เช่น: แผ่นจดบันทึก โฟลเดอร์ แล็ปท็อป หรือเครื่องบันทึกเสียง
4. 4 ในวันประชุม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมทุกคนมีสื่อการเขียน ป้าย (ถ้าจำเป็น) และอาหารว่าง

วิธีที่ 2 จาก 3: ระหว่างการประชุม

1. 1 จดบันทึกข้อมูลต่อไปนี้:
   • ชื่อองค์กรและประเภทการประชุม
   • ได้ส่งหนังสือแจ้งการประชุมแล้ว ถ้าใช่ เมื่อไหร่
   • วันประชุมและสถานที่ที่จัด
   • เวลาที่การประชุมเริ่มขึ้น
2. 2 เขียนเหตุผลในการประชุม เช่น การประชุมคณะกรรมการประจำไตรมาสหรือการเลือกตั้งประจำปีของเจ้าหน้าที่
3. 3 ควรแสดงรายการ:
   • กรรมการ เจ้าหน้าที่ และพนักงานที่มาประชุมและหน้าที่ความรับผิดชอบ
   • พวกที่ไม่อยู่.
   • แขกที่มาร่วมงาน โดยได้รับเชิญและเหตุผลที่เข้าร่วมงาน
   • ชื่อและตำแหน่งประธานในที่ประชุม
   • ผู้บันทึกรายงานการประชุม
4. 4 ระบุจำนวนสมาชิกที่ต้องการสำหรับองค์ประชุมและดูว่าถึงจำนวนนี้หรือไม่
5. 5 บันทึกผลการลงคะแนนเพื่อตอบรับ แก้ไข หรือถอนรายงานการประชุมครั้งล่าสุด
6. 6 แก้ไขโปรโตคอลก่อนหน้าตามต้องการ
7. 7 ออกเสียงคำถามจริงจากโปรโตคอลก่อนหน้าและบันทึกการสนทนา ผลการลงคะแนน หรือผลลัพธ์โดยรวม
8. 8 บันทึกคะแนนเสียงอื่นๆ เช่น การเลือกตั้งเจ้าหน้าที่ เป็นต้น และจำนวนคะแนนเสียงที่เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย หรืองดออกเสียง ยกเว้นผู้ที่งดออกเสียง ไม่จำเป็นต้องเขียนชื่อบุคคลและวิธีการลงคะแนนเสียง ระบุเหตุผลในการปฏิเสธที่จะลงคะแนน และระบุว่ามีใครออกจากห้องในระหว่างการลงคะแนนนี้หรือไม่
9. 9 ลงรายการวาระการประชุมของคุณและเว้นที่ว่างระหว่างกันเพื่อเขียนบันทึก
10. 10 จดบันทึกการอภิปรายในวาระการประชุมและสิ่งที่พูดและโดยใคร
11. 11 ระบุประเด็นเฉพาะที่อภิปรายระหว่างการประชุม ตลอดจนบุคคลที่จะต้องพูดในการประชุมครั้งต่อไป
12. 12 สังเกตการอภิปรายใดๆ เกี่ยวกับรายการที่ไม่ใช่วาระและใครเป็นผู้ถาม รวมทั้งผลของการอภิปรายเหล่านั้น
13. 13 ระบุผลลัพธ์ของการตัดสินใจที่เสนอให้พิจารณาใหม่ ปรับปรุง หรือลงคะแนนเสียง การตัดสินใจอย่างเป็นทางการจะถูกนำเสนอเป็นเอกสารแยกต่างหาก
14. 14 ระบุวันและเวลาในการประชุมครั้งต่อไป
15. 15 โปรดทราบว่าการประชุมถูกปิดโดยเสียงข้างมากหรือมติเอกฉันท์ ระบุเวลาสิ้นสุดของการประชุม

วิธีที่ 3 จาก 3: หลังการประชุม

1. 1 ทำโปรโตคอลให้สมบูรณ์ที่สุดและทำโดยเร็วที่สุด
2. 2 ไฮไลต์ผลการลงคะแนน วาระ และการตัดสินใจที่ดำเนินการด้วยตัวหนา
3. 3 แจกจ่ายสำเนารายงานการประชุมให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนโดยเร็วที่สุดเพื่อรับคำติชมเกี่ยวกับเนื้อหา หากไม่มีการเปลี่ยนแปลง ให้จัดทำรายงานการประชุมแล้วจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์พิเศษสำหรับการประชุมองค์กร แจกจ่ายสำเนารายงานการประชุมฉบับสุดท้ายให้กับผู้เข้าร่วมทุกคนในการประชุมและผู้ที่ไม่อยู่ในการประชุม

เคล็ดลับ

• หากคุณไม่เข้าใจบางสิ่ง ให้ถามคำถามที่เหมาะสมทันทีเพื่อบันทึกการสนทนาอย่างถูกต้อง หากต้องการขอความกระจ่าง คุณไม่จำเป็นต้องรอจนกว่าคุณจะร่างโปรโตคอลอย่างสมบูรณ์
• การตัดสินใจและผลการลงคะแนนจะต้องระบุเป็นนาที แต่สำเนาจะต้องเก็บไว้ในโฟลเดอร์แยกต่างหากในสถานที่ที่ได้รับการป้องกันจากไฟ น้ำ และปัจจัยอื่นๆ ควรเก็บสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ไว้ในโฟลเดอร์นี้ด้วย
• อย่าพยายามจดทุกคำในระหว่างการประชุม: เขียนคำทั่วไปเกี่ยวกับสิ่งที่พูด คุณสามารถเปิดเผยหลักสูตรของการสนทนาได้อย่างเต็มที่มากขึ้นหลังจากที่คุณกรอกรายงานการประชุมเสร็จสิ้น
• นโยบายบริษัทของคุณอาจห้ามมิให้ใช้การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ตอนนี้ค่อนข้างหายาก - ทั้งหมดขึ้นอยู่กับเวลาที่เขียนกฎและไม่ว่าจะมีการแก้ไขในช่วงหลายปีที่ผ่านมาหรือไม่ ดังนั้น ก่อนที่คุณจะสื่อสารกับผู้เข้าร่วมในการประชุมในลักษณะนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ทำลายสิ่งใดๆ คุณยังสามารถแนะนำการแก้ไขกฎประเภทนี้ได้หากกฎเหล่านี้ล้าสมัยอย่างสิ้นหวัง

คำเตือน

• โปรดใช้ความระมัดระวังในการส่งร่างรายงานการประชุมไปยังผู้เข้าร่วมประชุมเพื่อทบทวนและแก้ไข เนื่องจากจะทำให้มีโอกาสเปลี่ยนแปลงสิ่งที่พวกเขาพูดได้ เมื่อโปรโตคอลเสร็จสิ้นสมบูรณ์ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนรับทราบถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลจะถูกตีความอย่างถูกต้องและจะไม่มีใครเข้าใจผิด

อะไรที่คุณต้องการ

• โฟลเดอร์
• อุปกรณ์บันทึก (สมุดบันทึก ดินสอหรือปากกา แล็ปท็อปหรือเครื่องบันทึกเสียง)
• ป้าย ถ้าจำเป็น
• แพ็คเกจที่มีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการประชุม
• แผ่นจดบันทึกและปากกา/ดินสอสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม
• เครื่องดื่มเย็น ๆ