เขียนบรรยายสรุป

วิดีโอ: บรรยาย-สรุป-คำร้องทุกข์ (ต่อพนักงานสอบสวน)

เนื้อหา

ที่จะก้าว
ส่วนที่ 1 จาก 4: การทำแผนที่และตั้งค่าการบรรยายสรุปของคุณ
ส่วนที่ 2 ของ 4: การอธิบายเรื่องนี้
ส่วนที่ 3 ของ 4: การทำข้อสรุปและข้อเสนอแนะ
ส่วนที่ 4 ของ 4: การตรวจสอบการบรรยายสรุป
เคล็ดลับ

การบรรยายสรุปสรุปหัวข้อเฉพาะและภูมิหลังของหัวข้อโดยปกติสำหรับเจ้าหน้าที่ของรัฐหรือผู้กำหนดนโยบายอื่น ๆ ผู้มีอำนาจตัดสินใจเหล่านี้ต้องตัดสินใจเลือกหัวข้อที่แตกต่างกันอย่างยากลำบากทุกวันและพวกเขาไม่มีเวลาค้นคว้าในแต่ละประเด็นในเชิงลึก การบรรยายสรุปช่วยนำประเด็นหนึ่งไปสู่ความสนใจของบุคคลและสรุปรายละเอียดสำคัญที่เขา / เธอควรรู้ จากนั้นบรรยายสรุปเสนอแนวทางแก้ไขและให้ข้อเสนอแนะในการปรับปรุง ความสามารถในการเขียนบรรยายสรุปเป็นทักษะที่มีประโยชน์สำหรับนักศึกษานักธุรกิจนักการเมืองและนักเคลื่อนไหว การบรรยายสรุปที่น่าเชื่อถือมีความกระชับจัดระเบียบอย่างดีและครอบคลุมข้อเท็จจริงและแนวทางแก้ไขที่สำคัญและเกี่ยวข้องมากที่สุด

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 จาก 4: การทำแผนที่และตั้งค่าการบรรยายสรุปของคุณ

กำหนดขอบเขตของการบรรยายสรุป ขอบเขตประกอบด้วยทั้งความลึกและความยาวของการบรรยายสรุป คุณจะกล่าวถึงหัวข้อนี้ในรายละเอียดอะไรบ้าง? คุณจะครอบคลุมหัวข้อต่างๆกี่หัวข้อ? ขึ้นอยู่กับข้อมูลที่คุณสามารถค้นหาได้และข้อมูลที่คุณต้องให้เพื่อสนับสนุนการอ้างสิทธิ์ของคุณมากแค่ไหน
- การกำหนดขอบเขตของการบรรยายสรุปมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้ผู้อ่านทราบว่าข้อมูลใดที่กำลังสนทนาและสิ่งที่ไม่ได้รับการพิจารณาอย่างชัดเจน
รู้จักผู้ชมของคุณ ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนบรรยายสรุปสิ่งสำคัญคือต้องรู้ว่าใครจะอ่านมัน ตัวเลือกนี้จะควบคุมตัวเลือกที่คุณจะทำในเอกสาร ก่อนที่คุณจะเริ่มต้นลองนึกถึงคำถามต่อไปนี้และหากคุณยังไม่ทราบคำตอบให้ลองค้นหาสิ่งต่อไปนี้:
- ใครจะอ่านเอกสารนี้ ข้าราชการ? ผู้นำธุรกิจ? นักข่าว? การรวมกันของสิ่งเหล่านี้?
- คุณผู้อ่านรู้จักปัญหานี้มากน้อยแค่ไหน? พวกเขารู้อะไรเกี่ยวกับเรื่องนี้หรือไม่? อะไร ต้อง ผู้อ่านรู้หรือไม่?
- ผู้อ่านมีอำนาจอะไรในเรื่องนี้? เขา / เธอสามารถเปลี่ยนแปลงอะไรได้บ้าง?
วางแผนประเด็นหลัก ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนบรรยายสรุปคุณควรกำหนดประเด็นหลักที่คุณต้องการชี้ให้เห็น (ไม่ว่าจะในใจหรือในโครงร่าง)
- เนื่องจากการบรรยายสรุปมักมีความยาวไม่เกินหนึ่งหรือสองหน้าจึงควรมีความกระชับ ผู้กำหนดนโยบายมีงานยุ่งมากและปัญหาของคุณไม่ใช่ปัญหาเดียวในจานของพวกเขา ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อมูลที่ไม่จำเป็นหรือคำอธิบายที่ยืดยาว ตัดสินใจล่วงหน้าเกี่ยวกับประเด็นหลักของคุณในการสร้างการบรรยายสรุปที่กระชับ
ลองใช้เทมเพลต แม้ว่ารูปแบบของการบรรยายสรุปไม่จำเป็นต้องซับซ้อนมากเกินไป แต่คุณสามารถประหยัดเวลาได้ด้วยการดาวน์โหลดเทมเพลตออนไลน์ฟรีจำนวนมากสำหรับการสร้างเอกสารบรรยายสรุปใน MS Word
- เทมเพลตสามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบความคิดและเตรียมการบรรยายสรุปได้เร็วขึ้น
สร้างชื่อวันที่และหัวเรื่อง หากคุณไม่ได้ใช้เทมเพลตคุณต้องเริ่มต้นด้วยการเขียนชื่อวันที่และหัวเรื่อง
- ชื่อนี้ตรงกับบุคคลที่กล่าวถึงการบรรยายสรุป
- วันที่ตรงกับวันที่ส่งบรรยายสรุป
- บรรทัดหัวเรื่องควรอธิบายเป็นคำสองสามคำในหัวข้อหลักของการบรรยายสรุปเช่น `` ความชุกของการกลั่นแกล้งที่โรงเรียนในภูมิภาค Utrecht '' สิ่งนี้ช่วยให้ผู้อ่านทราบได้โดยไม่ต้องเหลือบมองเอกสารว่ามีอะไรบ้าง ปัญหาคือจะได้รับการปฏิบัติ
พิจารณารวมบทสรุป การบรรยายสรุปบางส่วนรวมถึงบทสรุปที่จุดเริ่มต้นของการบรรยายสรุปโดยสรุปข้อความทั้งหมดในสองสามประเด็น ตัดสินใจว่าคุณต้องการทำสิ่งนี้หรือไม่และถ้าเป็นเช่นนั้นให้จองพื้นที่สำหรับส่วนนี้
- สำหรับผู้อ่านที่ยุ่งมากบทสรุปจะให้ประเด็นหลักล่วงหน้าทำให้ง่ายต่อการอ่านผ่านส่วนที่เหลือของเอกสาร
- การบรรยายสรุปที่ออกแบบมาอย่างดีมักจะกระชับพอที่จะทำให้ส่วนนี้ซ้ำซ้อน อย่างไรก็ตามหากมีปัญหาที่ต้องดำเนินการทันทีนี่อาจเป็นวิธีหนึ่งในการชี้ให้เห็นความเร่งด่วนของการบรรยายสรุปโดยระบุระยะเวลาอย่างชัดเจนในบทสรุป
- สรุปไม่ควรเกินสามถึงสี่คะแนน

ส่วนที่ 2 ของ 4: การอธิบายเรื่องนี้

สร้างบทนำที่สรุปเรื่อง ส่วนถัดไปของการบรรยายสรุปควรอธิบายถึงปัญหาหรือปัญหาโดยละเอียด เริ่มต้นด้วยการเปิดสั้น ๆ โดยปกติเรียกว่า "ปัญหา" หรือ "เป้าหมาย" โดยอธิบายเป็นประโยคหนึ่งหรือสองประโยคซึ่งประเด็นหลักที่การบรรยายสรุปมุ่งเน้นไปที่และ / หรือสาเหตุที่คุณสร้างการบรรยายสรุปนี้
- ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนข้อความเช่น "มีเหตุการณ์การกลั่นแกล้งอย่างรุนแรงในโรงเรียนในภูมิภาคอูเทรคต์เพิ่มขึ้น" นโยบายทางวินัยในปัจจุบันอาจไม่เพียงพอที่จะแก้ไขปัญหานี้ "
ให้ภาพรวมของข้อเท็จจริง / ภูมิหลังที่สำคัญที่สุด ส่วนถัดไป "ข้อพิจารณา" หรือ "ความเป็นมา" ควรให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสถานะของปัญหาหรือประเด็นโดยเน้นที่การพัฒนาล่าสุดและ / หรือสถานการณ์ปัจจุบัน
- ส่วนนี้ควรมีข้อมูลที่จำเป็นสำหรับผู้อ่านในการตัดสินใจในเรื่องนี้ ข้อมูลที่ไม่จำเป็นสำหรับจุดประสงค์นี้ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลที่น่าสนใจอย่างไรก็ตามสามารถละเว้นได้
- หากคุณยังไม่ได้ดำเนินการให้ค้นคว้าก่อนที่จะเขียนหัวข้อนี้ ข้อมูลในส่วนนี้ควรมีความถูกต้องเฉพาะเจาะจงและเป็นปัจจุบันที่สุด
- หากจำเป็นให้แปลข้อมูลสำหรับผู้ชมของคุณเพื่อให้ส่วนนี้ชัดเจนและเรียบง่าย หลีกเลี่ยงศัพท์แสงภาษาทางเทคนิคหรือข้อมูลที่ไม่เป็นที่สนใจของสาธารณชนโดยตรง
- ใช้สถิติและข้อมูลตามความเหมาะสม แต่อธิบายสิ่งต่างๆในแง่ที่ผู้ชมของคุณจะเข้าใจได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
แสดงความคิดเห็นของตัวเองออกมา ความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับสถานการณ์นี้และ / หรือสิ่งที่ควรทำไม่ได้อยู่ในส่วนนี้ ยึดติดกับข้อเท็จจริง.
- อย่างไรก็ตามคุณสามารถเลือกที่จะอภิปรายข้อดีข้อเสียของการดำเนินการต่างๆที่เสนอหรือในปัจจุบันโดยระบุจุดแข็งและจุดอ่อนของแต่ละข้อ

ส่วนที่ 3 ของ 4: การทำข้อสรุปและข้อเสนอแนะ

ทำให้ตรงประเด็น การบรรยายสรุปของคุณควรสรุปเป็นส่วนต่างๆเช่น "ข้อสรุป" และ / หรือ "คำแนะนำ" หรือ "ขั้นตอนถัดไป" การปิดดังกล่าวควรชี้แจงว่าเหตุใดผู้อ่านของคุณจึงควรพิจารณาเรื่องนี้
- พยายามเชื่อมโยงเรื่องนี้โดยตรงกับความสนใจของผู้อ่านเพื่อให้การบรรยายสรุปของคุณน่าสนใจยิ่งขึ้น
- ตัวอย่างเช่นคุณอาจพูดว่า "เหตุการณ์การกลั่นแกล้งทำให้พ่อแม่ต้องพิจารณาโรงเรียนเอกชน พวกเขาเชื่อมโยงกับคะแนนสอบและอัตราการสอบที่ต่ำกว่าทำให้โรงเรียนของเราดูมีประสิทธิภาพน้อยลงในสายตาของสังคม พวกเขาลดโอกาสของภูมิภาคในการจัดหาเงินทุนด้วยเงินช่วยเหลือจากรัฐบาลและเงินทุนส่วนตัว "
แนะนำวิธีแก้ไข. การบรรยายสรุปจำนวนมากเสนอวิธีแก้ปัญหาที่อธิบายไว้โดยเชื่อมโยงปัญหากับการเปลี่ยนแปลงนโยบายเพื่อปรับปรุงสถานการณ์
- การบรรยายสรุปบางส่วนสรุปวิธีแก้ปัญหาที่เสนอไว้ในส่วนที่มีข้อความว่า "คำแนะนำ" แต่นักเขียนบางคนชอบ "ขั้นตอนต่อไป" เพราะรู้สึกว่ามันให้ความรู้สึกนุ่มนวลและไม่เกรงใจหรือก้าวร้าวน้อยกว่า โปรดจำไว้ว่าผู้อ่านเป็นผู้ที่มีคำพูดสุดท้ายและตัดสินใจในเรื่องนี้ไม่ใช่คุณ
- ส่วนนี้ไม่จำเป็นต้อง "สมดุล" เหมือนส่วนพื้นหลัง / ข้อควรพิจารณา ที่นี่สามารถแสดงความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่ควรทำ
- อย่างไรก็ตามควรสังเกตว่าคุณไม่จำเป็นต้องจัดหาโซลูชันใด ๆ โดยเฉพาะ หรือคุณสามารถระบุตัวเลือกบางอย่างพร้อมข้อดีข้อเสียและกระตุ้นให้ผู้อ่านพิจารณาตัวเลือกเหล่านี้และดำเนินการบางอย่างเพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณไม่จำเป็นต้องระบุว่าการกระทำใดเหมาะสมที่สุด
ใช้ข้อเท็จจริงเพื่อสนับสนุนข้อโต้แย้งของคุณ ข้อเสนอของคุณในส่วนสุดท้ายนี้ควรมีเหตุผลจากข้อมูลในส่วนก่อนหน้านี้ ใช้ข้อเท็จจริงที่คุณนำเสนอเพื่อแสดงว่าเหตุใดวิธีการแก้ปัญหาที่คุณเสนอจึงเป็นทางออกที่ดี
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าวิธีแก้ปัญหาที่คุณเสนอนั้นชัดเจนและเกี่ยวข้องโดยตรงกับปัญหาดังที่คุณได้ระบุไว้ ตัวอย่างเช่นสมมติว่าคุณได้กล่าวถึงการไม่มีโปรแกรมป้องกันการกลั่นแกล้งในหัวข้อก่อนหน้านี้ ในส่วนนี้ควรเสนอโปรแกรมดังกล่าวและอาจชี้ให้เห็นถึงประสิทธิภาพของโรงเรียนอื่น ๆ หากคุณยังไม่ได้กล่าวถึงโปรแกรมป้องกันใด ๆ วิธีแก้ปัญหาเช่นนี้ดูเหมือนจะไม่เป็นสีฟ้า

ส่วนที่ 4 ของ 4: การตรวจสอบการบรรยายสรุป

ทำให้การบรรยายสรุปมีความกระชับมากขึ้น การบรรยายสรุปไม่ควรเกินสองหน้า หากการบรรยายสรุปมีความยาวกว่านี้ก่อนอื่นคุณต้องมองหาชิ้นส่วนในขั้นตอนการควบคุมที่สามารถละเว้นได้
- มองหาข้อมูลที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือมีความสำคัญน้อยกว่าและนำเนื้อหานั้นออกโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่เกี่ยวข้องกับโซลูชันที่คุณนำเสนอ
- ในแง่เดียวกันนี้ไม่ควรมีข้อมูลสำคัญที่ขาดหายไปที่จำเป็นเพื่อให้การโต้แย้งของคุณชัดเจนและน่าเชื่อ คุณอาจต้องแลกเปลี่ยนข้อมูลบางอย่างกับอีกชิ้นหนึ่ง
- พยายามทำตัวเองให้เป็นนักการเมืองหรือข้าราชการเมื่อแก้ไขข้อความของคุณ ลองคิดดูว่าคนเหล่านี้ได้รับข้อมูลมากแค่ไหนในแต่ละวัน อย่ามีส่วนทำให้เกิดปัญหา ร่วมเป็นส่วนหนึ่งของการแก้ปัญหาโดยการให้ข้อมูลที่จำเป็นในการตัดสินใจไม่มากไม่น้อย
ลบภาษาทางเทคนิค ในระหว่างขั้นตอนการแก้ไขให้ใส่ใจกับภาษาทางเทคนิคหรือศัพท์แสงที่จะทำให้การบรรยายสรุปของคุณเข้าถึงได้น้อยลง แม้ว่าคุณจะพยายามหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ในขณะที่เขียนบทสรุป แต่ก็เป็นไปได้ว่ามีคำศัพท์ที่ซับซ้อนบางคำเข้ามาในเอกสาร
- โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในหัวข้อที่คุณกำลังเขียนถึงมันเป็นเรื่องง่ายที่จะลืมไปชั่วขณะว่าภาษาในชีวิตประจำวันสำหรับคุณอาจเป็นเรื่องยากสำหรับคนอื่นที่จะเข้าใจ
- โปรดทราบว่าสำหรับผู้ที่ไม่ค่อยคุ้นเคยกับหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งก็ยังไม่ชัดเจนในทันทีเสมอไปว่าเหตุใดบางสิ่งจึงสำคัญ โดยปกติผู้กำหนดนโยบายไม่สามารถเป็นผู้เชี่ยวชาญในทุกเรื่องที่จำเป็นต้องใช้ในการตัดสินใจ
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าโครงสร้างเหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อเท็จจริงหลักที่คุณบันทึกนั้นเกิดขึ้นอย่างมีเหตุผลจากเรื่องดังที่คุณได้สรุปไว้ ตรวจสอบอีกครั้งว่าโซลูชันทั้งหมดที่คุณเสนอนั้นตอบโจทย์ข้อควรพิจารณาที่สำคัญที่สุดเหล่านั้นจริงๆ
ตรวจสอบงานของคุณอย่างรอบคอบเพื่อหาข้อผิดพลาด หลังจากตรวจสอบความยาวและขั้นตอนของการบรรยายสรุปแล้วให้ตรวจสอบข้อความอีกครั้งอย่างละเอียดอีกครั้งเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดเกิดขึ้น
- การบรรยายสรุปที่มีข้อผิดพลาดในการสะกดรูปแบบหรือไวยากรณ์จะทำให้ผู้อ่านมีความสำคัญน้อยลง คุณอาจทำความดีมากกว่าทำร้ายโดยการส่งบทสรุปดังกล่าวเนื่องจากอาจทำให้มุมมองของคุณเสื่อมเสียได้

เคล็ดลับ

ชมการบรรยายสรุปที่เขียนโดยผู้นำและอาจารย์ที่มีชื่อเสียงเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับรูปแบบการโน้มน้าวใจของพวกเขา
โปรดทราบว่าในขณะที่การบรรยายสรุปของคุณอาจส่งไปที่บุคคลใดบุคคลหนึ่ง แต่คนอื่น ๆ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าหน้าที่เพื่อนร่วมงานและแม้แต่สื่อมวลชนก็สามารถอ่านได้ นี่เป็นเหตุผลที่ดีที่จะทำให้ภาษาของคุณสามารถเข้าถึงได้มากที่สุดแม้ว่าผู้อ่านที่ตั้งใจจะมีความรู้เกี่ยวกับหัวข้อนี้อยู่บ้างก็ตาม