เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• วิธีที่ 1 จาก 3: ใน Microsoft Access
• วิธีที่ 2 จาก 3: ในซอฟต์แวร์ฐานข้อมูล Ragic
• วิธีที่ 3 จาก 3: ในซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลอื่น ๆ

Microsoft Excel เป็นโปรแกรมสเปรดชีตที่ช่วยให้คุณสามารถแสดงรายการและจัดหมวดหมู่ข้อมูลในแผ่นงานต่างๆภายในเอกสาร (สมุดงานหรือสเปรดชีต) นอกจากการสร้างรายการแล้วคุณยังรวบรวมกราฟและแผนภูมิจากข้อมูลในสเปรดชีตได้อีกด้วย อย่างไรก็ตามหากคุณต้องการฟังก์ชันขั้นสูงสำหรับการทำงานกับข้อมูลคุณจะต้องนำเข้าสเปรดชีต Excel ลงในโปรแกรมฐานข้อมูลเช่น Access หรือลงในซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลออนไลน์หรือโปรแกรมฐานข้อมูลจากผู้ผลิตรายอื่น

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 3: ใน Microsoft Access

1. สร้างสเปรดชีตใน Excel
   • บันทึกสเปรดชีตในฮาร์ดไดรฟ์ของคุณ คุณยังสามารถใช้สเปรดชีต Excel ที่มีอยู่
2. เริ่ม Microsoft Access เปิดฐานข้อมูล Microsoft Access ที่มีอยู่หรือสร้างฐานข้อมูลใหม่ที่ว่างเปล่า
   • Microsoft Access ได้รับการออกแบบมาเพื่อทำงานกับ Microsoft Excel และเป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office Professional
   • คุณยังสามารถซื้อ Access ได้ด้วยตัวเองเพื่อเรียนรู้วิธีสร้างฐานข้อมูลจากสเปรดชีต Excel
3. คลิกที่แท็บ "ข้อมูลภายนอก" และเลือกไอคอน "Excel" ในริบบิ้น
4. คลิกปุ่ม "เรียกดู" สำหรับตำแหน่งของสเปรดชีต Excel
   • หรือคุณสามารถพิมพ์เส้นทางไฟล์ในช่องแอดเดรสเช่น c: / users / username> /documents/addresses.xls (หรือ address.xlsx)
5. ระบุวิธีที่คุณต้องการถ่ายโอนข้อมูลไปยังฐานข้อมูลโดยเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
   • นำเข้าข้อมูลต้นฉบับลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน: ใช้ตัวเลือกนี้หากคุณกำลังใช้ฐานข้อมูลใหม่โดยไม่มีตารางหรือถ้าคุณต้องการเพิ่มตารางใหม่ในฐานข้อมูลที่มีอยู่ คุณสามารถแก้ไขข้อมูลใน Access ได้ด้วยการสร้างตารางใหม่
   • เพิ่มสำเนาของข้อมูลลงในตาราง: ใช้ตัวเลือกนี้หากคุณกำลังใช้ฐานข้อมูลที่มีอยู่และต้องการเพิ่มข้อมูลลงในตารางใดตารางหนึ่งในฐานข้อมูล คุณสามารถแก้ไขข้อมูลใน Access ได้ด้วยการเพิ่มข้อมูลลงในตารางที่มีอยู่
   • สร้างลิงก์ไปยังแหล่งข้อมูลโดยสร้างตารางที่เชื่อมโยง: ใช้ตัวเลือกนี้เพื่อสร้างไฮเปอร์ลิงก์ในฐานข้อมูลเพื่อเปิดฐานข้อมูล Excel ใน Excel คุณไม่สามารถแก้ไขข้อมูลใน Access ด้วยวิธีนี้
   • คลิกตกลงหลังจากเลือกวิธีการโอน
6. เลือกแผ่นงานที่คุณต้องการนำเข้าจากรายการ
   • ตามค่าเริ่มต้น Excel จะสร้างสมุดงานที่มีแผ่นงานสามแผ่น "แผ่นงาน 1" "แผ่นงาน 2" และ "แผ่นงาน 3" คุณสามารถลบเพิ่มและแก้ไขชื่อของแผ่นงานเหล่านี้ใน Excel และการเปลี่ยนแปลงใด ๆ จะมองเห็นได้ใน Access
   • คุณสามารถถ่ายโอนแผ่นงานได้ครั้งละหนึ่งแผ่นเท่านั้น หากข้อมูลถูกแบ่งออกเป็นหลายแผ่นคุณจะต้องทำการโอนแผ่นงานให้เสร็จสิ้นจากนั้นกลับไปที่แท็บ "ข้อมูลภายนอก" และทำซ้ำขั้นตอนทั้งหมดสำหรับแผ่นงานที่เหลือแต่ละแผ่น
   • คลิก "ถัดไป" หลังจากเลือกแผ่นงาน
7. ปล่อยเครื่องหมายถูกใน "ส่วนหัวคอลัมน์ในแถวแรก" หากมีส่วนหัวอยู่ มิฉะนั้นให้ยกเลิกการเลือกช่องเพื่ออนุญาตให้ Access สร้างส่วนหัวคอลัมน์เอง
   • คลิกที่ "ถัดไป"
8. แก้ไขประเภทฟิลด์หากต้องการหรือระบุว่าคุณต้องการนำเข้าฟิลด์
   • หากคุณนำเข้าเขตข้อมูลทั้งหมดจากแผ่นงานโดยไม่เปลี่ยนแปลงอย่าเปลี่ยนแปลงอะไรในหน้าต่างนี้และคลิก "ถัดไป"
   • หากคุณต้องการเปลี่ยนประเภทของฟิลด์ใดฟิลด์หนึ่งให้คลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณต้องการเปลี่ยนและแก้ไขชื่อของฟิลด์ประเภทข้อมูลและไม่ว่าจะมีการจัดทำดัชนีหรือไม่ จากนั้นคลิกที่ "ถัดไป"
   • หากคุณต้องการข้ามช่องนั้นให้ทำเครื่องหมายในช่องข้าง "ห้ามนำเข้าช่อง (ข้าม)" แล้วคลิก "ถัดไป"
9. ตั้งค่าคีย์หลักสำหรับฐานข้อมูล
   • เพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุดให้ Access กำหนดคีย์ คุณยังสามารถกำหนดคีย์ของคุณเองได้โดยพิมพ์ข้อความในช่องถัดจากตัวเลือกนั้นหรือเลือก "ไม่มีคีย์หลัก" ซึ่งไม่แนะนำ
   • คลิกที่ "ถัดไป"
10. ป้อนชื่อของเวิร์กชีตในช่อง "นำเข้าสู่ตาราง" หรือปล่อยให้เป็นชื่อเริ่มต้น
    • คลิก "เสร็จสิ้น" และเลือก "บันทึกขั้นตอนการนำเข้าเหล่านี้" เพื่อใช้ขั้นตอนเดียวกันในการนำเข้าข้อมูลเพิ่มเติมในภายหลัง
    • คลิกที่ "ปิด" เพื่อสร้างฐานข้อมูลของคุณ

วิธีที่ 2 จาก 3: ในซอฟต์แวร์ฐานข้อมูล Ragic

1. สร้างสเปรดชีตใน Excel
2. ไปหาคุณ Ragicบัญชี (หรือสร้างฟรี) แล้วคลิกปุ่มเพื่อสร้างแผ่นงานใหม่ที่ด้านบนขวา
3. ป้อนชื่อฐานข้อมูลของคุณและอย่าลืมเลือก "สร้างแผ่นงานใหม่ด้วยไฟล์ Excel ของฉัน"
4. อัปโหลดไฟล์ของคุณ Ragic รองรับไฟล์. xls, .xlsx และ. csv
5. ตรวจสอบว่าส่วนหัวอยู่ในแถวแรกหรือไม่ หากเป็นเช่นนั้น Ragic จะกำหนดโดยอัตโนมัติว่าข้อมูลในแถวนี้จะกระจายไปยังฟิลด์ต่างๆอย่างไรในขั้นตอนถัดไป
6. Ragic จะกำหนดประเภทของแต่ละฟิลด์โดยอัตโนมัติ แต่คุณสามารถเปลี่ยนแปลงได้หากคุณไม่ชอบฟิลด์เริ่มต้นของระบบ
7. ตอนนี้คลิกที่นำเข้าและ Ragic จะสร้างฐานข้อมูลของคุณ
8. ตอนนี้คุณได้สร้างฐานข้อมูลออนไลน์ของสเปรดชีต Excel ของคุณใน Ragic แล้ว
9. คุณสามารถใช้เครื่องมือค้นหาที่ด้านบนเพื่อค้นหาข้อมูล
10. หรือใช้แถบค้นหาที่ด้านข้างเพื่อค้นหาข้อมูลโดยใช้ช่องต่างๆร่วมกัน

วิธีที่ 3 จาก 3: ในซอฟต์แวร์ฐานข้อมูลอื่น ๆ

1. สร้างสเปรดชีตของคุณใน Excel บันทึกเอกสารเป็นเวิร์กบุ๊ก Excel ในตำแหน่งไฟล์ที่คุณสามารถค้นหาได้ง่ายในภายหลัง
   • บันทึกต้นฉบับเป็นไฟล์ Excel เป็นสำเนาหลัก
2. คลิกที่ "ไฟล์" และเลือก "บันทึกเป็น" คลิกที่ "บันทึกเป็นประเภท" และเลือกรูปแบบไฟล์ที่โปรแกรมฐานข้อมูลสามารถอ่านได้
   • ตัวอย่างเช่นบางโปรแกรมใช้รูปแบบ CSV (ค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค) ในขณะที่เว็บแอปพลิเคชันอาจใช้ XML โปรดดูคู่มือโปรแกรมฐานข้อมูลเพื่อค้นหารูปแบบที่ถูกต้อง
3. ปิด Excel และเริ่มโปรแกรมฐานข้อมูลของคุณ
4. นำเข้าแผ่นงาน Excel ลงในโปรแกรมฐานข้อมูลตามคำแนะนำในคู่มือ