เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• วิธีที่ 1 จาก 3: เขียนจดหมายร้องเรียนของคุณ
• วิธีที่ 2 จาก 3: ใช้โทนเสียงและรูปแบบที่ถูกต้อง
• วิธีที่ 3 จาก 3: การติดตามผล
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

การเขียนจดหมายร้องเรียนเป็นสิ่งที่คนส่วนใหญ่ต้องทำในบางประเด็น ไม่ว่าคุณจะไม่พอใจกับผลิตภัณฑ์หรือบริการของ บริษัท คุณสามารถแก้ไขปัญหาด้วยวิธีที่เป็นประโยชน์ร่วมกันได้โดยใช้จดหมายร้องเรียนที่มั่นคง แต่สุภาพ การเขียน บริษัท รับเรื่องร้องเรียนไม่ควรเป็นเรื่องยากหรือน่ากลัวคุณเพียงแค่ต้องระบุข้อเท็จจริงอย่างชัดเจนและขอการแก้ไขอย่างสุภาพ

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 3: เขียนจดหมายร้องเรียนของคุณ

1. กรุณาส่งจดหมายของคุณไปยังฝ่ายบริการลูกค้า หากคุณเขียนจดหมายร้องเรียนคุณมีโอกาสประสบความสำเร็จมากที่สุดหากคุณส่งจดหมายไปยังฝ่ายบริการลูกค้าของ บริษัท แผนกบริการลูกค้าใช้ในการจัดการกับข้อร้องเรียนและจดหมายของคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
   • พยายามหาชื่อผู้จัดการหรือผู้อำนวยการฝ่ายบริการลูกค้าและส่งจดหมายของคุณถึงเขาหรือเธอเป็นการส่วนตัว เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วย Dear ท่าน หรือ นาง.ตามด้วยนามสกุล หากคุณไม่พบชื่อของผู้จัดการฝ่ายบริการลูกค้าให้เขียน เรียนคุณ / คุณนาย.
   • คุณควรค้นหาที่อยู่ฝ่ายบริการลูกค้าได้ในเว็บไซต์ของ บริษัท หรือในเอกสารส่งเสริมการขายหรือส่งเสริมการขายของ บริษัท หรือบนบรรจุภัณฑ์หรือฉลากของผลิตภัณฑ์
2. เข้าถึงประเด็นในจดหมายของคุณได้อย่างรวดเร็ว บรรทัดแรกของจดหมายของคุณควรระบุอย่างชัดเจนว่าเหตุใดคุณจึงเขียนจดหมายและคำร้องเรียนของคุณคืออะไรกันแน่ โปรดระบุข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องให้มากที่สุดรวมถึงวันที่เวลาและสถานที่ที่คุณซื้อหรือรับบริการพร้อมกับหมายเลขซีเรียลหรือหมายเลขรุ่นที่เกี่ยวข้อง
   • ผู้รับจดหมายควรสามารถระบุประเด็นสำคัญของจดหมายได้ภายในห้าวินาทีดังนั้นหลีกเลี่ยงการเกริ่นนำที่ยาวและไม่ต่อเนื่องกัน
   • คุณสามารถใส่รายละเอียดเพิ่มเติมหรือคำอธิบายเกี่ยวกับสถานการณ์ในย่อหน้าหลังประโยคเปิดของคุณได้ แต่บรรทัดแรกควรดึงความสนใจไปที่คำร้องเรียนของคุณอย่างชัดเจนที่สุดในทันที
   • ตัวอย่างเช่นบรรทัดแรกของคุณอาจเป็น "ฉันเขียนบ่นเกี่ยวกับไดร์เป่าผมเสียที่ซื้อจาก บริษัท ของคุณเมื่อวันที่ 15 กรกฎาคมที่สถานที่ A Street เมืองตัวอย่าง"
3. ระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการเห็นผลลัพธ์หรือวิธีการแก้ไขใด หากคุณต้องการเปลี่ยนสินค้าคืนเงินการซ่อมแซมหรือค่าตอบแทนในรูปแบบอื่น ๆ โปรดระบุให้ชัดเจนในย่อหน้าที่สองของคุณ วิธีนี้จะช่วยป้องกันไม่ให้คุณได้รับแบบฟอร์มจดหมายและให้อะไรกับผู้รับเพื่อเริ่มต้นใช้งาน
   • พยายามแสดงความคิดเห็นในเชิงสร้างสรรค์ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และเสนอแนะวิธีที่จะช่วยคุณและสานต่อความสัมพันธ์กับ บริษัท หากคุณขอเงินคืนหรือค่าตอบแทนในรูปแบบอื่น ๆ ในขณะเดียวกันก็บอกว่าคุณตั้งใจจะย้ายไป บริษัท อื่นพวกเขาจะไม่รู้สึกว่าถูกบังคับให้พยายามแก้ไขปัญหา
   • หากคุณต้องการให้ บริษัท แก้ไขปัญหาที่กว้างขึ้นให้รวมสิ่งนั้นไว้ในจดหมายของคุณ แต่โปรดทราบว่าอาจต้องใช้เวลา
   • อย่าขู่ว่าจะฟ้องร้องในจดหมายฉบับแรกของคุณ อาจเป็นวิธีแก้ปัญหาที่คุณต้องการในที่สุด แต่ให้ส่งจดหมายร้องเรียนของคุณไปก่อนและรอการตอบกลับ
4. แนบสำเนาเอกสารประกอบ ซึ่งอาจรวมถึงใบเสร็จรับเงินใบรับประกันสำเนาเช็คที่คุณส่งไปและภาพถ่ายหรือวิดีโอหากเหมาะสม เอกสารทั้งหมดจะต้องมาพร้อมกับจดหมายของคุณ
   • ให้แน่ใจว่าคุณ สำเนา ของเอกสารทั้งหมดที่คุณต้องการแนบไม่ใช่ต้นฉบับ ด้วยวิธีนี้ข้อมูลสำคัญจะไม่สูญหายไปหากคุณต้องแสดงหลักฐานให้คนอื่นเห็น
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณระบุจำนวนไฟล์แนบที่แน่นอนในข้อความตัวอักษร ตัวอย่างเช่น: "สิ่งที่แนบมาคุณจะพบสำเนาใบเสร็จรับเงินตัวจริงของฉันรวมทั้งสำเนาใบรับประกันเครื่องเป่าผมและข้อมูลหมายเลขซีเรียล"
5. ให้เวลาพวกเขาสักระยะหนึ่งเพื่อแก้ไขปัญหา สามารถช่วยระบุช่วงเวลาที่แน่นอนที่คุณต้องการให้ปัญหาได้รับการแก้ไข วิธีนี้จะทำให้คุณสบายใจและช่วยแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว
   • การกำหนดระยะเวลาจะช่วยป้องกันไม่ให้จดหมายของคุณสูญหายหรือถูกลืมซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาและความไม่พอใจระหว่างคุณกับ บริษัท อีกต่อไป
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าระยะเวลาที่คุณให้นั้นสมเหตุสมผลโดยปกติแล้วหนึ่งหรือสองสัปดาห์ก็เพียงพอแล้วแม้ว่าจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับคำขอของคุณ
6. จบจดหมายด้วยความเคารพ ขอบคุณผู้รับสำหรับความช่วยเหลือและแจ้งให้ทราบว่าจะติดต่อคุณเพื่อแก้ไขปัญหาได้อย่างไรและเมื่อใด สิ่งนี้จะทำให้งานของพวกเขาง่ายขึ้นมากช่วยให้คุณตั้งหน้าตั้งตารอผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น
   • ลงท้ายจดหมายด้วย ขอแสดงความนับถือ หรือ ขอแสดงความนับถือ (อย่างหลังค่อนข้างเป็นทางการมากขึ้น) หลีกเลี่ยงการปิดสูตรอย่างไม่เป็นทางการเช่น "คำทักทาย"

วิธีที่ 2 จาก 3: ใช้โทนเสียงและรูปแบบที่ถูกต้อง

1. สุภาพ. คุณอาจจะโกรธและคุณอาจจะพูดถูก แต่การหยาบคายจะทำให้ผู้รับเป็นฝ่ายตั้งรับเท่านั้น เขียนด้วยน้ำเสียงที่เคารพและหลีกเลี่ยงการแสดงความคิดเห็นที่คุกคามโกรธหรือประชดประชันโดยเสียค่าใช้จ่ายทั้งหมด โปรดจำไว้ว่าคนที่อ่านจดหมายของคุณไม่ได้รับผิดชอบโดยตรงต่อสิ่งที่เกิดขึ้นและพวกเขาจะคิดบวกและเต็มใจที่จะช่วยเหลือลูกค้าที่สุภาพและสุภาพมากกว่าคนที่โกรธและกล่าวหาคน ๆ หนึ่ง
   • โปรดจำไว้ว่า บริษัท ที่คุณเขียนถึงไม่ได้กำหนดเป้าหมายไปที่คุณ บริษัท ส่วนใหญ่มีความสนใจที่จะทำให้ลูกค้ามีความสุข
   • คุณจะประสบความสำเร็จมากขึ้นถ้าคุณปฏิบัติต่อผู้รับในฐานะคนที่ต้องการช่วยเหลือคุณแทนที่จะคิดว่าพวกเขาเป็นอันตราย
   • อย่าเขียนเมื่อคุณโกรธ รอให้ใจเย็น ๆ ก่อนเขียนจดหมายของคุณ หรือถ้าคุณต้องการให้เขียนจดหมายในขณะที่ไอน้ำยังคงออกมาจากหูของคุณจากนั้นรอวันหรือสองวันก่อนที่จะส่ง คุณอาจต้องการปรับรูปแบบสิ่งต่าง ๆ เพื่อให้ได้เปรียบ
2. กระชับ พนักงานบริการลูกค้าสามารถรับจดหมายได้หลายร้อยฉบับต่อวันดังนั้นจึงจำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องไปถึงจุดนั้นอย่างรวดเร็วเพื่อให้พวกเขารู้ว่าพวกเขากำลังรับมือกับอะไรทันทีที่เริ่มอ่าน หากจดหมายของคุณยาวหรือมีรายละเอียดมากเกินไปผู้อ่านจะอ่านได้ทั่วโลกและในที่สุดก็ไม่มีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับปัญหาที่แน่นอนหรือแนวทางแก้ไขที่ต้องการ
   • หลีกเลี่ยงรายละเอียดที่มากเกินไปหรือคำพูดที่ยาวเหยียดหรือพูดคนเดียว
   • พยายาม จำกัด ตัวอักษรไว้ที่ด้านใดด้านหนึ่งหรือน้อยกว่า 200 คำ
3. เคารพคำสั่ง การบังคับใช้ความเคารพในจดหมายของคุณเป็นการกำหนดน้ำเสียงที่เหมาะสมและแจ้งให้ บริษัท ทราบว่าข้อร้องเรียนของคุณควรได้รับการดำเนินการอย่างจริงจัง โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับการร้องเรียนที่ร้ายแรงกว่าซึ่งอาจมีผลกระทบทางการเงินที่สำคัญ
   • การบังคับใช้ความเคารพเกี่ยวข้องกับหลายสิ่งเช่นคุณภาพของภาษาความรู้เกี่ยวกับสิทธิของคุณและความรับผิดชอบของ บริษัท ตลอดจนการนำเสนอจดหมายอย่างมืออาชีพ
   • สิ่งเหล่านี้ทำให้คุณมีความน่าเชื่อถือซึ่งน่าจะส่งผลดีต่อการตอบจดหมายของคุณ
4. จัดระเบียบจดหมายของคุณอย่างชัดเจนและถูกต้อง ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้นการจัดเรียงจดหมายของคุณอย่างมืออาชีพจะส่งผลในเชิงบวกต่อวิธีรับเรื่องร้องเรียนของคุณใส่ชื่อที่อยู่และวันที่ที่ด้านบนซ้ายตามด้วยชื่อหรือชื่อของบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง ที่อยู่ของ บริษัท เหนือเนื้อหาของจดหมาย
   • พิมพ์จดหมายของคุณบนคอมพิวเตอร์ทุกครั้งซึ่งจะช่วยให้อ่านง่ายขึ้นและดูดีขึ้นมาก หากคุณต้องเขียนจดหมายด้วยลายมือตรวจสอบให้แน่ใจว่าลายมือของคุณชัดเจนและชัดเจนโดยไม่มีคำขีดฆ่าหรือคราบหมึก
   • หากต้องการเขียนลายเซ็นของคุณให้เว้นที่ว่างไว้ด้านล่าง ขอแสดงความนับถือ หรือ ขอแสดงความนับถือ ที่คุณสามารถใส่ลายเซ็นของคุณ ในช่องว่างนี้ให้พิมพ์ชื่อของคุณเพื่อให้อ่านได้ชัดเจน
   • จัดเรียงตัวอักษรให้เรียบร้อยและเป็นระเบียบโดยย่อหน้ามีขนาดเท่า ๆ กัน
5. ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ การสะกดและไวยากรณ์ที่ไม่ถูกต้องอาจส่งผลเสียต่อการรับเรื่องร้องเรียนของคุณ อย่าลืมใช้เครื่องตรวจสอบการสะกดบนคอมพิวเตอร์ของคุณก่อนพิมพ์จดหมายหรือให้คนอื่นอ่านก่อนที่จะส่ง

วิธีที่ 3 จาก 3: การติดตามผล

1. รอให้ครบตามกำหนดเวลาที่คุณกำหนดให้ผ่านไป อดทนและไม่ทำอะไรจนกว่าเวลาที่กำหนดในจดหมายฉบับแรกของคุณจะสิ้นสุดลง หากวันที่นี้ผ่านไปและคุณยังไม่ได้ยินอะไรเลยโปรดติดต่อทางโทรศัพท์หรืออีเมลเพื่อตรวจสอบว่าได้รับจดหมายหรือไม่ เป็นการดีที่สุดเสมอที่จะให้ บริษัท ได้รับประโยชน์จากข้อสงสัย
   • หากคุณยังไม่ได้รับข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับจดหมายของคุณหรือหากคุณมี แต่สถานการณ์ไม่ได้รับการจัดการอย่างน่าพอใจคุณสามารถดำเนินการต่อได้โดยส่งคำร้องเรียนของคุณไปยังบุคคลที่มีตำแหน่งสูงกว่า
2. ทำงานในโครงสร้างคำสั่ง หากคุณไม่ประสบความสำเร็จในการติดต่อกับผู้อำนวยการฝ่ายบริการลูกค้าพยายามค้นหาว่าใครอยู่ในอันดับที่สูงกว่าและเขียนถึงบุคคลนั้น ทุกครั้งที่คุณก้าวขึ้นบันไดไม่ว่าจะเป็นตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าไปจนถึงผู้อำนวยการจนถึงรองประธานกรรมการจนถึงซีอีโอเพิ่มการติดต่อที่คุณมีในระดับก่อนหน้านี้ ด้วยวิธีนี้ตัวแทนขายใหม่ของคุณที่ บริษัท จะรู้ว่าเกิดอะไรขึ้นและปัญหานี้สามารถแก้ไขได้โดยไม่ต้องมีการฟ้องร้อง
   • ควรเริ่มต้นด้วยแผนกบริการลูกค้าก่อนที่คุณจะเดินขึ้นเขาแทนที่จะเดินตรงไปที่ด้านบน เนื่องจากแผนกบริการลูกค้ามีประสบการณ์ในการจัดการข้อร้องเรียนประเภทนี้มากกว่าและจดหมายถึง CEO ก็มีแนวโน้มที่จะถูกส่งต่อไปยังแผนกนี้
   • ในกรณีนี้ตัวแทนฝ่ายบริการลูกค้าอาจเริ่มเห็นคุณโดยอัตโนมัติในแง่ที่ไม่เอื้ออำนวยในการพยายามเอาชนะพวกเขา
   • จำไว้ว่าหากคุณเขียนจดหมายถึงซีอีโอหรือผู้จัดการทั่วไปควรมีความชัดเจนกระชับและเขียนดีเป็นพิเศษเนื่องจากพวกเขาอาจยังไม่รู้เกี่ยวกับเหตุการณ์ดังกล่าว
3. หากต้องการฟ้องคดีให้ไปหาทนายความ เขาหรือเธอจะรู้ว่าต้องทำอย่างไร โปรดจำไว้ว่าการดำเนินการทางกฎหมายเป็นทางเลือกสุดท้ายและการดำเนินการดังกล่าวทันทีในจดหมายของคุณจะทำให้เกิดเสียงเชิงลบและเสี่ยงต่อการเรียกร้องค่าชดเชย นอกจากนี้ยังอาจเป็นผลลบสำหรับคุณหากพวกเขาสังเกตเห็นว่าคุณพูดไม่ชัด

เคล็ดลับ

• ก่อนที่คุณจะเขียนใช้เวลาสักครู่เพื่อคิดเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น เมื่อคุณคิดทุกอย่างและรู้แน่ชัดว่าคุณต้องการอะไรและต้องการขออะไรคุณก็พร้อมที่จะเขียนจดหมายของคุณ
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าชื่อที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ (บ้านที่ทำงานและมือถือถ้าเป็นไปได้) อยู่ในจดหมายของคุณ ขอรายละเอียดจากผู้อ่านด้วยเพื่อให้คุณทั้งคู่สามารถติดตามความคืบหน้าเกี่ยวกับการร้องเรียนของคุณได้
• อ่านอีกครั้งและตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกสิ่งเป็นความจริงจริงใจและตรวจสอบได้
• อย่าสาบาน. โปรดจำไว้ว่าคุณต้องการค่าตอบแทนหรือวิธีแก้ปัญหาและการทำให้ผู้อ่านของคุณขุ่นเคืองจะไม่ส่งผลต่อสิ่งนั้น หากคุณต้องการใช้ภาษาที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นให้หลีกเลี่ยงการใช้เสียงแฝงและใช้คำที่ตรงไปตรงมาและสื่อความหมายได้ดีกว่า บางทีคุณอาจเป็น ตกใจ หรือแม้แต่รู้สึก ขยะแขยงคำพูดที่หนักแน่นกว่าคำพูดง่ายๆ ผิดหวัง.
• การส่งคำร้องเรียนของคุณเป็นลายลักษณ์อักษรมีผลดีกว่าการส่งอีเมลแฟกซ์หรือความคิดเห็นในบล็อกหรือเว็บไซต์ของ บริษัท บริษัท ส่วนใหญ่จัดการกับข้อร้องเรียนที่เป็นลายลักษณ์อักษรอย่างเป็นทางการโดยมีลำดับความสำคัญสูงกว่า
• หากคุณกำลังเขียนเพื่อบ่นเกี่ยวกับบุคคลใดบุคคลหนึ่งให้ จำกัด จดหมายของคุณไว้เฉพาะข้อบกพร่องของพวกเขาและอย่าบ่นเกี่ยวกับองค์กรโดยรวม หากคุณเขียนเพื่อร้องเรียนเกี่ยวกับนโยบายของ บริษัท อย่าดูถูกผู้ฟังหรือนโยบาย เพียงระบุปัญหาของคุณและวิธีที่คุณต้องการให้แก้ไข
• อย่าส่งคำให้การเป็นพยานภายใต้คำสาบาน ในความเป็นจริงถ้าคุณคิดว่าจะต้องขึ้นศาลคุณอาจต้องการระงับไม่เพียง แต่คำให้การเท่านั้น แต่ยังรวมถึงชื่อของเธอด้วย โปรดทราบว่าการไปศาลอาจไม่ถูก ในกรณีส่วนใหญ่จะเป็นการดีกว่าที่จะบรรลุข้อตกลงอย่างไม่เป็นทางการหรืออย่างมากที่สุดก็คือผ่านคณะกรรมการข้อพิพาท
• มีเว็บไซต์สำหรับผู้บริโภคที่คุณสามารถส่งข้อร้องเรียนและดูว่ามีผู้อื่นอยู่ในสถานการณ์เดียวกันกับ บริษัท นั้น ๆ หรือไม่
• เก็บสำเนาจดหมายโต้ตอบทั้งหมดและวันที่ที่จดหมายของคุณถูกส่ง

คำเตือน

• เป็นการผิดกฎหมายที่จะเขียนจดหมายขู่ว่าจะใช้ความรุนแรงทางร่างกายทำลายทรัพย์สินหรือทำร้ายสุขภาพหรือความปลอดภัย ภัยคุกคามสามารถตีความได้ว่าเป็นการข่มขู่และอาจเป็นเหตุในการฟ้องร้องและอาจต้องถูกปรับหรือแม้แต่จำคุก ทำตัวเป็นที่โปรดปรานและลืมเกี่ยวกับภัยคุกคาม อย่าวางบนกระดาษหรือส่ง!