เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• ส่วนที่ 1 จาก 3: การตั้งค่า SOP ของคุณ
• ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียน SOP ของคุณ
• ส่วนที่ 3 ของ 3: มั่นใจในความสำเร็จและความแม่นยำ
• เคล็ดลับ

Standard Operational Procedure (SOP) มีข้อมูลเกี่ยวกับวิธีดำเนินงานทีละขั้นตอน SOP ที่มีอยู่จะต้องได้รับการแก้ไขและอัปเดตเท่านั้น แต่คุณอาจพบว่าตัวเองอยู่ในสถานการณ์ที่คุณต้องตั้งค่าใหม่ทั้งหมด

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 จาก 3: การตั้งค่า SOP ของคุณ

1. เลือกรูปแบบ ไม่มีวิธีใดที่ถูกและผิดในการเขียน SOP แต่ บริษัท ของคุณอาจมี SOP จำนวนหนึ่งที่คุณสามารถดูเพื่อทำความเข้าใจเกี่ยวกับการตั้งค่าที่ต้องการได้ ใช้ SOP ที่มีอยู่เป็นตัวอย่าง หากไม่มีคุณมีตัวเลือกสองสามตัวเลือก:
   • การตั้งค่าด้วยขั้นตอนง่ายๆ นี่เป็นสิ่งที่ดีสำหรับขั้นตอนประจำซึ่งสั้นให้ผลลัพธ์ที่เป็นไปได้น้อยและเป็นรูปธรรมที่สมเหตุสมผล ในความเป็นจริงนอกเหนือจากเอกสารที่จำเป็นและข้อควรระวังด้านความปลอดภัยแล้วมันก็ไม่มีอะไรมากไปกว่ารายการประเด็นโดยบอกผู้อ่านด้วยประโยคง่ายๆว่าต้องทำอย่างไร
   • การตั้งค่าด้วยขั้นตอนตามลำดับชั้น. วิธีนี้ใช้ได้ดีกับขั้นตอนที่ยาวขึ้น - มีมากกว่าสิบขั้นตอนซึ่งต้องมีการตัดสินใจชี้แจงและอธิบายคำศัพท์ โดยทั่วไปจะเป็นรายการของขั้นตอนหลักและขั้นตอนย่อยตามลำดับที่เจาะจง
   • การตั้งค่าด้วยโฟลว์ชาร์ต หากขั้นตอนเป็นเหมือนแผนที่โดยมีผลลัพธ์ที่แตกต่างกันผังงานเป็นทางออกที่ดีที่สุด คุณควรเลือกการตั้งค่านี้เมื่อไม่สามารถคาดการณ์ผลลัพธ์ได้อย่างถูกต้อง
2. นึกถึงผู้ชมของคุณ มีสามสิ่งสำคัญที่ต้องพิจารณาก่อนเขียน SOP:
   • ผู้ชมของคุณรู้อะไรอยู่แล้ว? สาธารณชนของคุณคุ้นเคยกับองค์กรและขั้นตอนต่างๆหรือไม่? พวกเขารู้คำศัพท์หรือไม่? ภาษาที่คุณใช้ควรตรงกับความรู้และการมีส่วนร่วมของผู้อ่าน
   • ความสามารถทางภาษาของผู้ชมของคุณ. เป็นไปได้ไหมว่ามีคนไม่พูดภาษาของคุณถ้าพวกเขาอ่าน SOP ของคุณ "" ในกรณีนี้คุณควรใส่รูปภาพพร้อมคำอธิบายภาพและไดอะแกรมไว้ด้วย
   • ขนาดของผู้ชมของคุณ หาก SOP ของคุณมีคนอ่านหลายคน (ในบทบาทที่แตกต่างกัน) ในเวลาเดียวกันคุณต้องตั้งค่าเอกสารเป็นบทสนทนาในการเล่น: ผู้ใช้ 1 ทำอะไรบางอย่างจากนั้นผู้ใช้ 2 และอื่น ๆ ด้วยวิธีนี้ผู้ใช้ทุกคนจะเห็นได้ว่าเขาหรือเธอเป็นฟันเฟืองในเครื่องจักรที่ทำงานได้อย่างราบรื่น
3. นึกถึงความรู้ "ของคุณ" บรรทัดล่างคือ: คุณเป็นคนที่เหมาะสมที่จะเขียนสิ่งนี้หรือไม่? คุณเข้าใจหรือไม่ว่ามันเกี่ยวกับอะไร? มันผิดพลาดได้อย่างไร? อย่างไรจึงจะปลอดภัย? ถ้าไม่คุณควรส่งมอบงานให้คนอื่น SOP ที่เขียนไม่ดีหรือแย่กว่านั้นเขียนไม่ถูกต้องไม่เพียง แต่นำไปสู่การลดประสิทธิภาพการทำงานและความล้มเหลวขององค์กรเท่านั้น แต่ยังอาจไม่ปลอดภัยและส่งผลกระทบต่อทุกสิ่งตั้งแต่ทีมของคุณไปจนถึงสิ่งแวดล้อมอีกด้วย ในระยะสั้นไม่ใช่ความเสี่ยงที่คุณต้องการ
   • หากเป็นโครงการที่คุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องทำให้เสร็จอย่ากลัวที่จะขอความช่วยเหลือจากผู้ที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนนี้ทุกวัน การสัมภาษณ์เป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการสร้าง SOP
4. เลือกระหว่าง SOP สั้นหรือยาว หากคุณกำลังเขียนหรืออัปเดต SOP สำหรับกลุ่มคนที่คุ้นเคยกับโปรโตคอลคำศัพท์และอื่น ๆ และต้องการเพียง SOP ที่สั้นและกระชับเช่นรายการตรวจสอบคุณสามารถทำให้สั้นได้
   • นอกเหนือจากวัตถุประสงค์ทั่วไปและข้อมูลที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ (วันที่ผู้แต่งหมายเลขประจำตัว ฯลฯ ) แล้วยังมีเพียงรายการขั้นตอนเท่านั้น หากไม่ต้องการรายละเอียดหรือคำชี้แจงเพิ่มเติมก็เพียงพอแล้ว
5. คำนึงถึงวัตถุประสงค์ของ SOP เป็นที่ชัดเจนว่าคุณกำลังเผชิญกับขั้นตอนที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าในองค์กรของคุณ แต่มีเหตุผลเฉพาะเจาะจงหรือไม่ว่า SOP นี้มีค่ามาก? ควรเน้นเรื่องความปลอดภัยหรือไม่? มาตรการการปฏิบัติตาม? ใช้สำหรับการฝึกอบรมหรือเป็นประจำทุกวัน? สาเหตุบางประการที่ SOP ของคุณจำเป็นต่อความสำเร็จของทีมมีดังนี้:
   • เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามมาตรฐาน
   • เพื่อเพิ่มความต้องการในการผลิตสูงสุด
   • เพื่อให้แน่ใจว่าขั้นตอนไม่ส่งผลเสียต่อสิ่งแวดล้อม
   • เพื่อความปลอดภัย
   • เพื่อให้แน่ใจว่าทุกอย่างเป็นไปตามกำหนดเวลา
   • เพื่อหลีกเลี่ยงข้อบกพร่องในการผลิต
   • เพื่อใช้เป็นเอกสารประกอบการอบรม
     • การรู้ว่าจะเน้นอะไรใน SOP ของคุณจะช่วยให้จัดโครงสร้างเอกสารรอบจุดเหล่านั้นได้ง่ายขึ้น นอกจากนี้ยังง่ายกว่าที่จะดูว่า SOP ของคุณมีความสำคัญเพียงใด

ส่วนที่ 2 จาก 3: การเขียน SOP ของคุณ

1. อธิบายวัสดุที่จำเป็น SOP ทางเทคนิคโดยทั่วไป "นอกเหนือจาก" ขั้นตอนเองประกอบด้วยสี่องค์ประกอบ:
   • หน้าชื่อเรื่อง. ซึ่งรวมถึง 1) ชื่อของขั้นตอน 2) หมายเลขประจำตัวของ SOP 3) วันที่ออกหรือแก้ไข 4) ชื่อของ บริษัท แผนกหรือแผนกที่เกี่ยวข้องกับ SOP และ 5) ลายเซ็น ของผู้จัดทำและอนุมัติ SOP คุณสามารถตั้งค่าหน้านี้ได้ตามต้องการตราบเท่าที่ข้อมูลนั้นชัดเจน
   • ดัชนี. สิ่งนี้จำเป็นเฉพาะในกรณีที่ SOP ของคุณยาวเพื่อให้คุณสามารถค้นหาได้ง่าย การตั้งค่ามาตรฐานง่ายๆคือสิ่งที่คุณต้องการที่นี่
   • คุณภาพและการควบคุมคุณภาพ. ขั้นตอนไม่ดีหากไม่สามารถตรวจสอบได้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีวัสดุและรายละเอียดที่จำเป็นเพื่อให้ผู้อ่านสามารถตรวจสอบได้ว่าได้ผลลัพธ์ที่ต้องการแล้ว ซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของเอกสารอื่น ๆ เช่นตัวอย่างตัวอย่างการประเมิน
   • ข้อมูลอ้างอิง. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีรายชื่อหนังสืออ้างอิงที่อ้างถึงหรืออ้างถึงทั้งหมด เมื่ออ้างถึง SOP อื่น ๆ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่จำเป็นรวมอยู่ในภาคผนวก
     • อาจเป็นไปได้ว่าองค์กรของคุณใช้โปรโตคอลอื่นนอกเหนือจากนี้ หากคุณสามารถอ้างถึง SOP ที่มีอยู่แล้วให้ปล่อยวางโครงสร้างนี้และยึดติดกับสิ่งที่มีอยู่แล้ว
2. ในขั้นตอนเองตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามสิ่งต่อไปนี้:
   • ขอบเขตและการบังคับใช้. กล่าวอีกนัยหนึ่งคืออธิบายวัตถุประสงค์ของกระบวนการขอบเขตของกระบวนการและวิธีการใช้ เพิ่มมาตรฐานข้อบังคับบทบาทและความรับผิดชอบและอินพุตและเอาต์พุต
   • ระเบียบวิธีและขั้นตอน นี่คือเนื้อในกระดูก - ระบุขั้นตอนทั้งหมดรวมถึงรายละเอียดที่จำเป็นและรวมถึงอุปกรณ์ที่จำเป็นทั้งหมด รวมถึงขั้นตอนและปัจจัยการตัดสินใจที่ตามมาระบุจุด "what ... if" และข้อกังวลด้านความปลอดภัยที่อาจเกิดขึ้น
   • การชี้แจงคำศัพท์. ระบุคำย่อและวลีที่ไม่อยู่ในสำนวนทั่วไป
   • คำเตือนด้านสุขภาพและความปลอดภัย. ระบุรายการเหล่านี้ในบทที่แยกต่างหากและแสดงรายการถัดจากขั้นตอนที่เกี่ยวข้อง อย่าทำให้สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องเล็กน้อย.
   • อุปกรณ์และวัสดุสิ้นเปลือง. ระบุสิ่งที่จำเป็นและอุปกรณ์หรือมาตรฐานอุปกรณ์ใดที่คุณสามารถค้นหาได้เมื่อใดและที่ไหน
   • คำเตือนและปัญหา. ดังนั้นแผนกปัญหา พูดคุยเกี่ยวกับสิ่งที่อาจผิดพลาดสิ่งที่ต้องระวังและสิ่งที่อาจเป็นปัญหาสำหรับผลิตภัณฑ์ขั้นสุดท้ายที่สมบูรณ์แบบ
     • ให้แต่ละหัวข้อเป็นบทของตัวเอง (โดยปกติจะมีหมายเลข) เพื่อป้องกันไม่ให้ SOP ของคุณกลายเป็นภาษาและสับสนเกินไปและเพื่อให้สามารถเข้าถึงสิ่งต่างๆได้
     • นี่ไม่ใช่รายการที่ละเอียดถี่ถ้วน นี่เป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของภูเขาน้ำแข็งขั้นตอน องค์กรของคุณสามารถระบุได้ว่าด้านอื่น ๆ ต้องให้ความสนใจ
3. เขียนงานของคุณให้กระชับและอ่านง่าย มีโอกาสที่ผู้ชมของคุณไม่ได้อ่านเพื่อความสนุกสนาน พูดให้สั้นและไพเราะ - มิฉะนั้นคุณจะสูญเสียความสนใจมิฉะนั้นพวกเขาจะพบว่าเอกสารนั้นยากที่จะผ่านและเข้าใจยาก ทำให้ประโยคของคุณสั้นที่สุด
   • นี่คือหนึ่ง ไม่ดี ตัวอย่าง: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้กำจัดฝุ่นทั้งหมดออกจากช่องอากาศก่อนใช้งาน
   • นี่คือหนึ่ง ดี ตัวอย่าง ": ก่อนใช้งานให้ดูดฝุ่นทั้งหมดออกจากช่องอากาศ
   • โดยทั่วไปอย่าพูดถึง "คุณ" มันพูดสำหรับตัวเอง พูดอย่างกระตือรือร้นและเริ่มประโยคด้วยความจำเป็น
4. หากจำเป็นให้สัมภาษณ์พนักงานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการว่าพวกเขาปฏิบัติงานอย่างไร สิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการคือการเขียน SOP ที่ไม่สมเหตุสมผล คุณเป็นอันตรายต่อความปลอดภัยประสิทธิผลและเวลาของทีมของคุณและคุณไม่ได้คำนึงถึงขั้นตอนการใช้งานที่มีอยู่แล้วซึ่งเป็นสิ่งที่เพื่อนร่วมงานของคุณจะไม่ขอบคุณ ถามคำถามหากจำเป็น! แบบนี้ต้องทำถูก!
   • หากสิ่งต่างๆไม่ชัดเจนขอให้คนอื่นนำบทบาทและความรับผิดชอบทั้งหมด สมาชิกในทีมคนหนึ่งอาจไม่ปฏิบัติตาม SOP และอีกคนหนึ่งอาจมีส่วนร่วมในการกระทำบางอย่างเท่านั้น
5. แบ่งข้อความจำนวนมากออกเป็นชิ้น ๆ ด้วยไดอะแกรมและโฟลว์ชาร์ต หากคุณกำลังจัดการกับหนึ่งหรือสองขั้นตอนที่ยุ่งยากเป็นพิเศษคุณสามารถทำให้ผู้อ่านของคุณง่ายขึ้นด้วยแผนภูมิหรือแผนภูมิ การอ่านจะง่ายขึ้นและทำให้จิตใจได้หยุดพักจากความพยายามทั้งหมดในการทำความเข้าใจทุกสิ่ง และสำหรับคุณแล้วมันดูสมบูรณ์และเขียนได้ดีกว่า
   • อย่าใช้เพียงเพื่อเพิ่มรสชาติหรือทำให้ SOP ของคุณดูน่าประทับใจยิ่งขึ้น ทำก็ต่อเมื่อมันสมเหตุสมผลหรือถ้าคุณพยายามเอาชนะอุปสรรคทางภาษา
6. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกหน้ามีการเข้ารหัสที่ถูกต้อง SOP ของคุณเป็นหนึ่งใน SOP จำนวนมากอย่างไม่ต้องสงสัย ด้วยเหตุนี้องค์กรของคุณควรเก็บฐานข้อมูลประเภทหนึ่งซึ่งทุกอย่างจะถูกเก็บไว้ตามระบบการจัดทำดัชนีที่แน่นอน SOP ของคุณเป็นส่วนหนึ่งของการจัดทำดัชนีดังนั้นจึงต้องมีการเรียกข้อมูลรูปแบบการเข้ารหัสบางรูปแบบ นั่นคือเหตุผลที่ต้องระบุให้ชัดเจน
   • แต่ละหน้าควรมีชื่อเรื่องสั้น ๆ หรือหมายเลข ID วันที่และหมายเลขหน้า คุณอาจต้องใช้เชิงอรรถ ขึ้นอยู่กับนโยบายขององค์กรของคุณในประเด็นนี้

ส่วนที่ 3 ของ 3: มั่นใจในความสำเร็จและความแม่นยำ

1. ทดสอบขั้นตอน หากคุณไม่ต้องการทดสอบขั้นตอนของคุณคุณอาจเขียนได้ไม่ดีพอ ขอให้บุคคลที่มี "ความเข้าใจ จำกัด " เกี่ยวกับกระบวนการ (หรือตัวแทนของผู้อ่านทั่วไป) ใช้ SOP ของคุณและรับคำแนะนำจากกระบวนการนั้น พวกเขาประสบปัญหาอะไร? หากมีคุณต้องจัดการและทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น
   • ที่ดีที่สุดคือให้ SOP ของคุณทดสอบโดยคนไม่กี่คน คนที่แตกต่างกันจะพบกับสิ่งที่แตกต่างกันซึ่งจะให้คำตอบมากมาย (หวังว่าจะเป็นประโยชน์)
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขั้นตอนนี้ได้รับการทดสอบโดยผู้ที่ไม่เคยทำ คนที่มีความรู้ล่วงหน้าจะต้องพึ่งพาสิ่งนั้นเพื่อก้าวไปข้างหน้าไม่ใช่ในตอนแรกในการทำงานของคุณเพื่อที่จะพลาดเครื่องหมาย
2. มีการประเมิน SOP โดยผู้ที่ปฏิบัติตามขั้นตอนจริง มันไม่สำคัญในท้ายที่สุด จริง เจ้านายของคุณคิดอย่างไรกับ SOP มันเกี่ยวกับคนที่นั่น จริง ต้องร่วมมือกัน ดังนั้นก่อนที่จะส่งไปให้เจ้านายชั้นบนแสดงผลของปากกาของคุณให้คนที่กำลังจะทำหรือทำงานอยู่แล้ว หาอะไร เธอ ของมัน?
   • การให้พวกเขามีส่วนร่วมและทำให้พวกเขาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการพวกเขามีแนวโน้มที่จะยอมรับ SOP นี้มากขึ้น และพวกเขามีไอเดียดีๆอย่างไม่ต้องสงสัย!
3. ตรวจสอบ SOP ของคุณโดยที่ปรึกษาและแผนกควบคุมคุณภาพ เมื่อทีมเรียบร้อยแล้วคุณสามารถส่งต่อให้ที่ปรึกษาของคุณได้ พวกเขาอาจไม่ค่อยพูดเกี่ยวกับการทำงาน แต่จะแจ้งให้คุณทราบว่าการตั้งค่านั้นถูกต้องหรือไม่หากคุณลืมบางสิ่งบางอย่างและพวกเขาจะแจ้งให้คุณทราบวิธีทำให้ทุกอย่างเป็นทางการและเป็นส่วนหนึ่งของระบบ
   • ใช้ระบบการกำหนดเส้นทางอย่างเป็นทางการเพื่อขอการอนุมัติเอกสารเพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่ากระบวนการในการอนุมัติได้รับการลงนามอย่างถูกต้อง สิ่งนี้แตกต่างกันไปในแต่ละองค์กร คุณแค่ต้องการให้แน่ใจว่าทุกคนได้พูดและปฏิบัติตามกฎทั้งหมดแล้ว
   • ต้องมีลายเซ็นอยู่ข้างใต้ บริษัท ส่วนใหญ่ไม่มีปัญหากับลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์อีกต่อไป
4. เริ่มใช้ SOP ของคุณทันทีที่ได้รับการอนุมัติ ก่อนอื่นคุณอาจต้องจัดการฝึกอบรมให้กับพนักงานที่เกี่ยวข้อง แต่ก็อาจหมายความว่ากระดาษของคุณถูกแขวนไว้ในชักโครก โปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ใช้งานของคุณแล้ว! คุณทำมันแล้ว ถึงเวลาจดจำสักหน่อย!
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่า SOP ของคุณยังคงเป็นปัจจุบัน หากไม่เป็นเช่นนั้นอีกต่อไปให้จัดเตรียมการอัปเดตทันทีตรวจสอบให้แน่ใจว่าการอัปเดตได้รับการอนุมัติและจัดทำเป็นเอกสารแล้วส่ง SOP อีกครั้ง ความปลอดภัยผลผลิตและความสำเร็จของทีมของคุณขึ้นอยู่กับสิ่งนั้น

เคล็ดลับ

• เพียงใช้ภาษาดัตช์เพื่ออธิบายขั้นตอน
• อย่าลืมให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีส่วนร่วมถ้าเป็นไปได้เพื่อให้กระบวนการเขียนสอดคล้องกับกระบวนการจริง
• ตรวจสอบว่ามี SOP เวอร์ชันเก่ากว่าหรือไม่ บางทีคุณอาจ จำกัด ตัวเองด้วยการปรับแต่งอย่างรวดเร็วเพียงไม่กี่อย่าง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณจัดทำเอกสารอย่างถูกต้องด้วย!
• มีประวัติเอกสารพร้อมเวอร์ชันใหม่แต่ละรายการ
• ใช้โฟลว์ชาร์ตและรูปภาพเพื่อให้ผู้อ่านสามารถปฏิบัติตามกระบวนการได้อย่างถูกต้อง
• ใส่ใจกับความชัดเจน. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่สามารถตีความได้หลายแบบ แสดงขั้นตอนต่อคนที่ไม่คุ้นเคยและถามพวกเขาว่าพวกเขาคิดอย่างไรคุณอาจต้องเผชิญกับความประหลาดใจ
• ตรวจสอบเอกสารของคุณก่อนที่คุณจะได้รับการอนุมัติ