ผู้เขียน:
Tamara Smith
วันที่สร้าง:
26 มกราคม 2021
วันที่อัปเดต:
2 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
การเตรียมข้อเสนอสำหรับการจัดการจะมีประโยชน์หากคุณเห็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการเพิ่มผลประกอบการหรือตระหนักถึงการประหยัด นอกจากนี้คุณยังสามารถเขียนข้อเสนอหากคุณเห็นสิ่งที่ควรหรือสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในสายตาของคุณ หากคุณต้องการจัดเตรียมข้อเสนอสำหรับการจัดการ บริษัท ของคุณให้ใช้เวลาในการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็น หารือเกี่ยวกับข้อเสนอกับเพื่อนร่วมงานเพื่อดูว่าพวกเขาเห็นด้วยหรือไม่ แนวทางการจัดการอย่างเหมาะสม
ที่จะก้าว
ส่วนที่ 1 จาก 2: การเขียนข้อเสนอของคุณ
ระบุปัญหา ไม่ว่าคุณต้องการจัดทำข้อเสนอเกี่ยวกับการปรับปรุงกระบวนการหรือการลดต้นทุนคุณต้องมีภาพที่ชัดเจนว่าปัญหาคืออะไร คุณมักจะมีความคิดเกี่ยวกับเรื่องนี้ แต่ถ้าคุณต้องการชี้ประเด็นและแก้ไขบางสิ่งบางอย่างให้แน่ใจว่าคุณสามารถอธิบายปัญหาได้อย่างกระชับ 
ทำวิจัยของคุณ ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนข้อเสนอของคุณสิ่งสำคัญคือคุณต้องตรวจสอบข้อเท็จจริงทั้งหมด พูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ซึ่งอาจเป็นเพื่อนร่วมงานหัวหน้างานหรือลูกค้า อ่านเกี่ยวกับ บริษัท ที่เทียบเคียงได้และสิ่งที่พวกเขาอาจทำแตกต่างกัน - ตัวอย่างเช่นหากคุณคิดว่า บริษัท ของคุณควรเปลี่ยนผู้ให้บริการอาหารให้พูดคุยกับพนักงานในครัวที่ทำงานให้กับผู้ให้บริการอาหารปัจจุบัน พวกเขาคิดอย่างไร? บางทีพวกเขาอาจทำงานร่วมกับผู้ให้บริการอาหารรายอื่นที่อื่น? พวกเขาเห็นความแตกต่างอะไรบ้าง? เพื่อนร่วมงานของคุณคิดอย่างไรกับผู้ให้บริการอาหาร? หากคุณไม่พอใจกับอาหารอาจเป็นเพียงรสนิยมส่วนตัวของคุณแทนที่จะเป็นคุณภาพที่ต่ำกว่ามาตรฐาน
เขียนคำอธิบายปัญหา เพื่อแนะนำข้อเสนอของคุณให้อธิบายว่าสถานการณ์ปัจจุบันเป็นอย่างไร โปรดระบุข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องทั้งหมด เช่นผู้ที่เกี่ยวข้องวันที่และสถานที่ อย่าเพิ่งตัดสินคุณค่าในส่วนนี้ จำกัด ตัวเองให้เป็นร่างวัตถุประสงค์ของสถานการณ์ปัจจุบัน - ในตัวอย่างของ caterer คุณสามารถเขียนได้เช่น“ บริษัท X ทำงานร่วมกับ Caterer Y มาเป็นเวลา 7 ปีในช่วงเวลานี้จำนวนมื้ออาหารที่สามารถเลือกได้ลดลงจากห้าเป็นสองมื้อ จำนวนอาหารมังสวิรัติลดลงและในบางวันจะไม่มีอาหารมังสวิรัติให้บริการเลย”
อธิบายว่าโซลูชันของคุณคืออะไร หลังจากระบุปัญหาแล้วให้อธิบายวิธีแก้ปัญหาที่คุณเสนอ หากข้อเสนอของคุณประกอบด้วยองค์ประกอบหลายอย่างให้เริ่มต้นด้วยองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดในข้อเสนอของคุณ แสดงว่าสิ่งที่คุณค้นพบมาจากการวิจัย - ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเขียนว่า:“ ฉันแนะนำให้ บริษัท X เปลี่ยนไปใช้ผู้ให้บริการอาหารรายอื่น บริษัท X มีตัวเลือกมากมายที่นี่ Caterer W และ Caterer Z มีทางเลือกมากขึ้นในมื้ออาหารและมีระดับต้นทุนเทียบเท่ากับผู้ให้บริการปัจจุบัน นอกจากนี้ Cateraar Z ยังสามารถตอบสนองความต้องการของพนักงานได้ดีกว่าเนื่องจากมีอาหารมังสวิรัติมังสวิรัติและอาหารปลอดกลูเตนให้เลือกมากมาย แม้ว่า Cateraar W จะให้บริการอาหารมังสวิรัติน้อยกว่า แต่ก็เป็นตัวเลือกที่ดีเช่นกัน การวิจัยเมื่อต้นปีนี้แสดงให้เห็นว่าพนักงานของเรา 40% เป็นมังสวิรัติ 10% เป็นมังสวิรัติและ 2% ของพนักงานของเรารับประทานอาหารที่ปราศจากกลูเตน”
ทำแผน. อธิบายแต่ละขั้นตอนที่ต้องดำเนินการตามข้อเสนอ ระบุแต่ละขั้นตอนว่าต้นทุนเกี่ยวข้องกับขั้นตอนนั้นอย่างไรและระยะเวลารอคอยคืออะไร มีความโปร่งใสซึ่งมีค่าใช้จ่ายที่แน่นอนและขึ้นอยู่กับปัจจัยบางประการ หากต้องการคุณสามารถนับจำนวนขั้นตอนได้ จากนั้นให้ข้อมูลรายละเอียดเพิ่มเติม อย่าประเมินผลตอบแทนของข้อเสนอของคุณสูงเกินไป ระบุอย่างเป็นกลางที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ว่าผลตอบแทนที่คาดหวังคืออะไร - ” ในการเปลี่ยนผู้ให้บริการอาหารจำเป็นต้อง: 1. ยกเลิกสัญญาปัจจุบันกับ Caterer Y; 2. เชิญ Caterer W และ Caterer Z มาทดลองใช้งาน 3. เลือกหนึ่งในสองผู้ให้บริการอาหาร; 4. ทำสัญญากับผู้ให้บริการอาหารที่เลือก ค่าใช้จ่ายของสัญญาใหม่คาดว่าจะเทียบได้กับค่าใช้จ่ายของสัญญาปัจจุบันกับ Caterer Y หากเราปฏิบัติตามระยะเวลาการแจ้งเตือนที่ตกลงไว้ในสัญญาปัจจุบันกับ Caterer Y จะไม่มีค่าใช้จ่ายใด ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการยกเลิก การเปลี่ยนไปใช้ผู้ให้บริการอาหารรายอื่นจึงสามารถลดต้นทุนได้และมีผลดีต่อความพึงพอใจของพนักงานเนื่องจากอุปทานในโรงอาหารเพิ่มขึ้น”
ระบุสิ่งที่อาจมีการคัดค้าน แสดงว่าคุณตระหนักดีว่าอาจมีการคัดค้านข้อเสนอดังกล่าว ตัวอย่างเช่นคาดว่าจะมีการต่อต้านจากพนักงานหรือไม่? บางทีเพื่อนร่วมงานบางคนอาจเป็นแฟนตัวยงของผู้ให้บริการอาหารปัจจุบัน ระบุสิ่งที่สามารถทำได้เพื่อลบข้อโต้แย้งและลดความเสี่ยง 
ระบุสิ่งที่จำเป็นในการดำเนินการตามข้อเสนอ หากข้อเสนอของคุณหมายความว่าต้องซื้อสินค้าหรือต้องมีพนักงานเพิ่มเพื่อนำไปใช้งานโปรดระบุสิ่งนี้ ระบุเวลาที่กำหนดไว้ด้วย คุณสามารถทำได้ในรูปแบบของรายการตรวจสอบ ตัวอย่างเช่น: - "จำเป็น: คณะทำงานที่ประเมินผู้ให้บริการอาหารที่แตกต่างกัน (พนักงาน 4 คนจากส่วนต่างๆขององค์กร), 2 ชั่วโมงสำหรับช่วงทดลอง, 3 ชั่วโมงในการจัดทำรายงานการประเมิน"
ปิดท้ายด้วยสิทธิประโยชน์หลัก ๆ ไม่ว่าคุณจะเสนอการเปลี่ยนแปลงอะไรก็ตามให้ทำซ้ำในตอนท้าย สรุปประเด็นที่สำคัญที่สุดสามประการของคุณและสรุปด้วยประโยคสรุปเดียว คิดว่านี่เป็นบทสรุปสำหรับผู้บริหาร ตัวอย่างเช่น: - ตามข้อเสนอนี้ Caterer Y ได้ลดจำนวนอาหารลงในช่วง 7 ปีที่ผ่านมา Caterer W และ Caterer Z เสนอช่วงที่ใหญ่กว่าในราคาเท่ากัน ฉันขอแนะนำให้จัดช่วงทดลองใช้กับผู้ให้บริการอาหารทั้งสองนี้โดยมีจุดประสงค์เพื่อเลือกผู้ให้บริการอาหารรายใหม่สำหรับ บริษัท ของเรา คาดว่าจะช่วยเพิ่มความพึงพอใจและการรักษาพนักงานไว้ได้”
- ระบุผลประโยชน์ทางการเงินและเชิงปริมาณ ตัวอย่างเช่นนวัตกรรมของคุณส่งผลให้ประหยัดต้นทุนหรือไม่? จากนั้นระบุว่า
- ระบุประโยชน์เชิงคุณภาพ บางครั้งไม่สามารถระบุข้อดีของข้อเสนอด้วยตัวเลขที่ยากได้ ตัวอย่างเช่นหากข้อเสนอของคุณเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงานโปรดระบุสิ่งนี้ ผลประโยชน์เชิงคุณภาพอาจมีค่าพอ ๆ กับผลประโยชน์เชิงปริมาณ
ส่วนที่ 2 จาก 2: การส่งข้อเสนอของคุณ
ให้เพื่อนร่วมงานอ่านข้อเสนอ ขอให้เพื่อนร่วมงานแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับข้อเสนอของคุณ เพื่อนร่วมงานของคุณอาจจะเห็นด้วยกับข้อเสนอของคุณ หากเพื่อนร่วมงานของคุณไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอของคุณอย่างเต็มที่ให้คิดถึงข้อคัดค้านของพวกเขา หากคุณคิดว่าการคัดค้านมีเหตุผลให้ปรับเปลี่ยนข้อเสนอของคุณ หากคุณเชื่อว่าการคัดค้านนั้นมีเหตุผลในตัวเอง แต่ไม่ได้นำไปสู่ข้อสรุปที่แตกต่างออกไปโปรดระบุการคัดค้านในส่วนที่คุณอธิบายการคัดค้านที่เป็นไปได้ของข้อเสนอ 
ขูดขึ้น. เมื่อข้อเสนอของคุณพร้อมและคุณได้พิสูจน์อักษรโดยบุคคลอื่นแล้วให้ดำเนินการตรวจสอบอีกครั้งอย่างละเอียด ประโยคทั้งหมดทำงานได้ดีไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกดคำกระชับเพียงพอหรือไม่ คุณไม่ต้องการให้ข้อเสนอของคุณยาวเกินไปเพราะฝ่ายบริหารอาจไม่อ่าน สูงสุดสองหน้าคือความยาวที่ดี 
ส่งข้อเสนอให้ฝ่ายบริหาร เมื่อข้อเสนอของคุณเสร็จสมบูรณ์แล้วให้กำหนดว่าจะส่งให้ใคร ในบางองค์กรมีความชัดเจนว่าใครเป็นคนพูดในหัวข้อใดหัวข้อหนึ่ง สิ่งนี้มีความชัดเจนน้อยกว่าในองค์กรอื่น ๆ ถามว่าจะติดต่อใคร บ่อยครั้งที่เลขานุการตระหนักดีถึงเรื่องนี้ - เมื่อคุณพบคนที่เหมาะสมแล้วให้ลองนัดพบเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับข้อเสนอ ด้วยวิธีนี้คุณจะได้รับความสนใจจากข้อเสนอมากกว่าการส่งทางกระดาษหรือทางอีเมล
