จัดทำแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง

เนื้อหา

ที่จะก้าว
วิธีที่ 1 จาก 2: สร้างแผนเพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร
วิธีที่ 2 จาก 2: ติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงการ
เคล็ดลับ

แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีสองประเภท สิ่งหนึ่งที่เกี่ยวข้องกับผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงที่มีต่อองค์กรและทำให้การเปลี่ยนแปลงเบาลง อีกโครงการหนึ่งทำการเปลี่ยนแปลงในโครงการหนึ่งและจัดทำบันทึกที่ชัดเจนเกี่ยวกับการปรับปรุงหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับผลิตภัณฑ์ในระดับโครงการ แผนทั้งสองมีเป้าหมายเพื่อสื่อสารอย่างชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องทำอย่างถูกต้องและถูกต้อง

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 2: สร้างแผนเพื่อจัดการการเปลี่ยนแปลงองค์กร

แสดงเหตุผลของการเปลี่ยนแปลง ระบุปัจจัยที่นำไปสู่การตัดสินใจเปลี่ยนแปลงเช่นช่องว่างด้านประสิทธิภาพเทคโนโลยีใหม่หรือการเปลี่ยนแปลงในพันธกิจขององค์กร
- แนวทางหนึ่งที่เป็นไปได้คือการอธิบายสถานการณ์ปัจจุบันขององค์กรและสถานการณ์ในอนาคตที่แผนนี้ต้องการนำมาสู่
กำหนดสิ่งที่จะเปลี่ยนแปลงและขนาดของมัน บรรยายสั้น ๆ ถึงลักษณะที่คาดหวังของแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง ระบุว่าสิ่งนี้จะส่งผลกระทบต่อคำอธิบายงานขั้นตอนนโยบายและ / หรือโครงสร้างองค์กรหรือไม่ รายชื่อแผนกกลุ่มงานระบบหรือพื้นที่อื่น ๆ ที่จะได้รับการเปลี่ยนแปลง
รายชื่อการสนับสนุนของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แสดงรายชื่อผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดที่ได้รับผลกระทบจากแผนเช่นผู้บริหารระดับสูงผู้จัดการโครงการผู้สนับสนุนโครงการผู้ใช้ปลายทางและ / หรือพนักงาน เขียนถึงแต่ละกลุ่มหากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียสนับสนุนการเปลี่ยนแปลง
- คุณสามารถแสดงกราฟเพื่อสื่อสารข้อมูลนี้อย่างสั้นและชัดเจน คุณสามารถแบ่งกราฟออกเป็น "การรับรู้" "ระดับการสนับสนุน" และ "อิทธิพล" สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายโดยพิจารณาจากคะแนนสูง / กลาง / ต่ำ
- หากเป็นไปได้คุณสามารถสนทนาแบบตัวต่อตัวเพื่อขอความช่วยเหลือ
รวบรวมทีมบริหารการเปลี่ยนแปลง ทีมนี้มีหน้าที่ในการสื่อสารที่ดีกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดระบุข้อกังวลและตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการเปลี่ยนแปลงจะราบรื่นที่สุด เลือกคนที่มีความน่าเชื่อถือสูงใน บริษัท และมีทักษะในการสื่อสารที่ดี
- ทีมนี้ประกอบด้วยผู้ริเริ่มกระบวนการเปลี่ยนแปลงจากระดับบริหารสูงสุด เน้นย้ำว่าสิ่งนี้เกี่ยวข้องกับการทำงานอย่างกระตือรือร้นเพื่อผลักดันการเปลี่ยนแปลงและไม่ใช่แค่การอนุมัติแผนเท่านั้น
พัฒนาแนวทางในการรับบุคลากรผู้บริหารขององค์กรเข้าร่วม มีความสำคัญสูงสุดที่จะได้รับการสนับสนุนจากผู้นำขององค์กรเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงประสบความสำเร็จ ให้เจ้าหน้าที่บริหารแต่ละคนให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงและทำงานร่วมกับแต่ละคนเพื่อมีบทบาทอย่างแข็งขันในการส่งเสริมการเปลี่ยนแปลง
จัดทำแผนสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่ม สำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละรายรวมถึงผู้ที่สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงให้ประเมินความเสี่ยงและข้อกังวล มอบหมายให้ทีมบริหารการเปลี่ยนแปลงแก้ไขข้อกังวลเหล่านี้
จัดทำแผนการสื่อสาร การสื่อสารเป็นส่วนสำคัญที่สุดของแผนการจัดการการเปลี่ยนแปลง สื่อสารเป็นประจำกับทุกคนที่งานได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง เน้นเหตุผลของการเปลี่ยนแปลงและผลประโยชน์ที่มาพร้อมกับพวกเขา
- ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรได้รับทางเลือกในการสื่อสารสองทางแบบตัวต่อตัว การประชุมส่วนตัวมีความสำคัญมาก
- การสื่อสารควรมาจากผู้ริเริ่มการเปลี่ยนแปลงจากหัวหน้างานทันทีของพนักงานแต่ละคนและจากโฆษกเพิ่มเติมที่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไว้วางใจ การสื่อสารทั้งหมดต้องถ่ายทอดข้อความที่สอดคล้องกัน
ค้นหาว่าฝ่ายค้านมาจากไหน การเปลี่ยนแปลงนำไปสู่การต่อต้านเสมอ สิ่งนี้เกิดขึ้นในระดับบุคคลดังนั้นควรพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเป็นการส่วนตัวเพื่อหาสาเหตุ ติดตามข้อร้องเรียนเพื่อให้ทีมจัดการการเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้ สิ่งเหล่านี้รวมถึงโดยเฉพาะ:
- ผู้คนไม่มีแรงจูงใจในการเปลี่ยนแปลงหรือไม่มีความรู้สึกเร่งด่วน
- ผู้คนไม่เข้าใจภาพรวมที่ใหญ่ขึ้นหรือเหตุใดจึงจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลง
- ขาดการมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้
- คนไม่แน่ใจเกี่ยวกับงานตำแหน่งในอนาคตหรือข้อกำหนดและทักษะของตน
- ฝ่ายบริหารไม่สามารถบรรลุความคาดหวังเกี่ยวกับการดำเนินการหรือการสื่อสารของการเปลี่ยนแปลง
จัดการกับสิ่งอุดตัน ข้อร้องเรียนจำนวนมากสามารถแก้ไขได้โดยการสื่อสารอย่างเข้มข้นมากขึ้นหรือโดยการเปลี่ยนกลยุทธ์การสื่อสารเพื่อให้มีการพูดถึงปัญหาที่เฉพาะเจาะจง การร้องเรียนอื่น ๆ ต้องการแนวทางที่แตกต่างกันซึ่งสามารถรวมเข้ากับแผนของคุณหรือมอบหมายให้ทีมบริหารการเปลี่ยนแปลงนำไปปฏิบัติ ลองคิดดูว่าแนวทางใดเหมาะสมกับสถานการณ์ในองค์กรของคุณ:
- สำหรับการเปลี่ยนแปลงคำอธิบายงานหรือขั้นตอนการฝึกอบรมพนักงานให้ความสำคัญเป็นอันดับแรก
- หากคุณคาดหวังว่าจะมีการเปลี่ยนแปลงที่ตึงเครียดหรือมีแรงจูงใจเพียงเล็กน้อยให้จัดงานหรือให้ผลประโยชน์แก่พนักงาน
- หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่ได้รับการกระตุ้นให้เปลี่ยนแปลงให้สร้างสิ่งจูงใจ
- หากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรู้สึกว่าถูกกีดกันให้จัดการประชุมเพื่อรวบรวมข้อเสนอแนะและพิจารณาว่าคุณสามารถเปลี่ยนแปลงแผนใดได้บ้าง

วิธีที่ 2 จาก 2: ติดตามการเปลี่ยนแปลงในโครงการ

กำหนดฟังก์ชันการจัดการการเปลี่ยนแปลง แสดงรายการฟังก์ชันที่จะกำหนดสำหรับโปรเจ็กต์นี้ อธิบายความรับผิดชอบและทักษะสำหรับแต่ละตำแหน่ง คุณต้องจัดให้มีผู้จัดการโครงการอย่างน้อยหนึ่งคนเพื่อดำเนินการเปลี่ยนแปลงในระดับวันต่อวันและผู้สนับสนุนโครงการเพื่อติดตามความคืบหน้าโดยรวมและตัดสินใจในการจัดการการเปลี่ยนแปลงระดับสูง
- สำหรับโปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ในองค์กรขนาดใหญ่คุณสามารถแบ่งบทบาทของผู้จัดการโครงการระหว่างผู้คนที่แตกต่างกันโดยแต่ละคนมีทักษะเฉพาะ
ลองนึกถึงการตั้งคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลง โครงการซอฟต์แวร์โดยทั่วไปจะมีคณะกรรมการควบคุมการเปลี่ยนแปลงซึ่งประกอบด้วยตัวแทนจากกลุ่มผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละกลุ่ม คณะกรรมการนี้อนุมัติคำขอเปลี่ยนแปลงแทนผู้จัดการโครงการและสื่อสารการตัดสินใจไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย แนวทางนี้ใช้ได้ดีกับโครงการที่เกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียและโครงการต่างๆที่ต้องมีการประเมินขอบเขตและวัตถุประสงค์อีกครั้ง
กำหนดขั้นตอนในการร้องขอการเปลี่ยนแปลง เมื่อมีคนในทีมโครงการพบวิธีที่จะก้าวต่อไปคุณจะทำให้ความคิดนี้เป็นจริงได้อย่างไร ในแผนนี้อธิบายขั้นตอนที่ทีมอนุมัติ นี่คือตัวอย่าง:
- สมาชิกในทีมกรอกแบบฟอร์มเพื่อขอเปลี่ยนแปลงและส่งไปยังผู้จัดการโครงการ
- ผู้จัดการโครงการป้อนแบบฟอร์มในบันทึกการร้องขอการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตบันทึกนี้เมื่อคำขอถูกดำเนินการหรือปฏิเสธ
- ผู้จัดการมอบหมายให้สมาชิกในทีมพัฒนาแผนโดยละเอียดมากขึ้นและประเมินความพยายามที่จำเป็น
- ผู้จัดการโครงการส่งแผนไปยังผู้สนับสนุนโครงการเพื่อตอบรับหรือปฏิเสธ
- การเปลี่ยนแปลงจะดำเนินการ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้รับทราบความคืบหน้าอย่างสม่ำเสมอ
สร้างแบบฟอร์มเพื่อขอเปลี่ยนแปลง ข้อมูลต่อไปนี้ควรรวมอยู่ในแต่ละคำขอและเพิ่มลงในบันทึก:
- วันที่เปลี่ยนใบสมัคร
- จำนวนคำขอเปลี่ยนแปลงซึ่งได้รับจากผู้จัดการโครงการ
- ชื่อเรื่องและคำอธิบาย
- ชื่ออีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ของผู้ส่ง
- ลำดับความสำคัญ (สูงปานกลางหรือต่ำ) แผนการจัดการการเปลี่ยนแปลงเร่งด่วนมีกำหนดเวลาที่แตกต่างกัน
- หมายเลขผลิตภัณฑ์และเวอร์ชัน (สำหรับโครงการซอฟต์แวร์)
เพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมในบันทึกการเปลี่ยนแปลง บันทึกนี้ควรบันทึกการตัดสินใจและการดำเนินการด้วย นอกเหนือจากข้อมูลที่ให้ไว้ในแบบฟอร์มใบสมัครการเปลี่ยนแปลงคุณต้องจัดเตรียมพื้นที่สำหรับข้อมูลต่อไปนี้:
- การอนุมัติหรือการปฏิเสธ
- ลายเซ็นของบุคคลที่อนุมัติหรือปฏิเสธใบสมัคร
- กำหนดเวลาดำเนินการเปลี่ยนแปลง
- วันที่สิ้นสุดการเปลี่ยนแปลง
ติดตามการตัดสินใจครั้งใหญ่ นอกจากบันทึกการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามการเปลี่ยนแปลงรายวันแล้วคุณยังสามารถบันทึกการตัดสินใจสำคัญทั้งหมดที่เกิดขึ้นได้อีกด้วย ด้วยรายงานนี้ทำให้สามารถค้นหาโครงการระยะยาวหรือโครงการที่มีการเปลี่ยนแปลงในการบริหารจัดการได้ง่ายขึ้น รายงานนี้ยังสามารถใช้เป็นพื้นฐานในการสื่อสารกับลูกค้าหรือผู้บริหารระดับสูง สำหรับการเปลี่ยนแปลงข้อกำหนดขนาดโครงการหรือข้อกำหนดของโครงการระดับความสำคัญหรือกลยุทธ์โปรดติดตามข้อมูลต่อไปนี้:
- ใครเป็นคนตัดสินใจ
- เมื่อมีการตัดสินใจ
- สรุปเหตุผลเบื้องหลังการตัดสินใจและขั้นตอนการบังคับใช้ เพิ่มเอกสารที่เกี่ยวข้องกับขั้นตอนนี้

เคล็ดลับ

สร้างความไว้วางใจและความภักดีกับทั้งพนักงานและลูกค้าของคุณ คนเรามักรู้สึกอึดอัดกับการเปลี่ยนแปลง การถ่ายทอดข้อความที่คุณให้ความสำคัญกับพนักงานเป็นอันดับแรกคุณจะได้รับการสนับสนุนจากพวกเขา