ปรับวิธีการสื่อสารของคุณให้เข้ากับสถานการณ์

วิดีโอ: วิธีเพิ่มเสน่ห์ สำหรับคนพูดน้อยพูดไม่เก่ง

เนื้อหา

ที่จะก้าว
วิธีที่ 1 จาก 4: ปรับรูปแบบการสื่อสารของคุณ
วิธีที่ 2 จาก 4: การติดต่อกับพนักงานและเพื่อนร่วมงาน
วิธีที่ 3 จาก 4: จัดการกับสถานการณ์ที่มีอารมณ์
วิธีที่ 4 จาก 4: สื่อสารกับกลุ่มใหญ่

หากต้องการเรียนรู้ที่จะสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพคุณต้องปรับสิ่งที่คุณพูดและเขียนให้เข้ากับบริบทต่างๆ นั่นหมายความว่าคุณต้องปรับรูปแบบการสื่อสารให้เข้ากับผู้ชมของคุณ ในที่ทำงานหมายถึงการทำให้ดีที่สุดเป็นที่ชัดเจนมีเกียรติและเป็นมืออาชีพ เมื่อต้องรับมือกับสถานการณ์ที่กดดันทางอารมณ์ให้มุ่งเน้นไปที่การตรวจสอบความรู้สึกของอีกฝ่ายแทนที่จะแสดงความคิดเห็นของตัวเอง เมื่อสื่อสารกับคนกลุ่มใหญ่หรือนำเสนอคุณสามารถปรับตัวได้โดยยึดติดกับโครงสร้างที่ชัดเจนเน้นจุดสำคัญและโต้ตอบกับผู้ชมเพื่อให้มีพลังและความสนใจ

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 4: ปรับรูปแบบการสื่อสารของคุณ

ปรับคำศัพท์ของคุณให้เข้ากับผู้ชม สิ่งสำคัญคือต้องสามารถพูดในการลงทะเบียนที่แตกต่างกันซึ่งบางอย่างเป็นทางการและไม่เป็นทางการ ในการทำงานหรือในชีวิตการทำงานของคุณอาจเป็นเรื่องสำคัญที่คุณจะต้องดูมีการศึกษาที่ดีมีข้อมูลและมีความเรียบร้อย อย่างไรก็ตามเพื่อนของคุณอาจคาดหวังว่าจะได้เห็นบุคลิกของคุณในด้านที่ไม่เป็นทางการมากขึ้น การปรับคำศัพท์ให้เข้ากับสถานการณ์จะทำให้คุณสามารถเชื่อมต่อกับผู้อื่นได้ดีขึ้น
- อย่าลืมใช้คำที่คนอื่นเข้าใจ
- ตัวอย่างเช่นคำสแลงและคำแสลงอาจเหมาะสมสำหรับการพูดคุยกับเพื่อน ๆ แต่อาจขัดต่ออาชีพของคุณได้หากคุณใช้ในที่ทำงาน ในทำนองเดียวกันคำพูดขนาดใหญ่และภาษามืออาชีพในที่ทำงานสามารถทำให้คุณดูฉลาดขึ้น แต่อาจทำให้หงุดหงิดและแปลกแยกได้หากคุณใช้ภาษาดังกล่าวกับเพื่อน ๆ
สะท้อนภาษาและท่าทางของบุคคลที่คุณกำลังพูดด้วย การสะท้อนทัศนคติของอีกฝ่ายสามารถทำให้พวกเขารู้สึกสบายใจ นอกจากนี้ยังทำให้คุณน่าเชื่อมากขึ้น คุณสามารถคัดลอกท่าทางท่าทางและ / หรือการเลือกคำ
- เลียนแบบท่าทางและการเลือกคำเพียงไม่กี่คำ การทำเช่นนี้มากเกินไปอาจทำให้พวกเขารำคาญได้
- ส่องกระจกบางคนเมื่อเห็นว่าเหมาะสมเท่านั้น ตัวอย่างเช่นหากคุณเป็นผู้ชายที่คุยกับผู้หญิงที่ถือกระเป๋าเงินคุณควรจับแขนไว้ข้างกายราวกับว่าคุณถือกระเป๋าเงินอยู่ด้วย
เปลี่ยนโทนเสียงของคุณตามสถานการณ์ ตูนสามารถบอกอีกฝ่ายได้มากเกี่ยวกับสถานการณ์ คุณสามารถใช้น้ำเสียงจริงจังเมื่อคุยธุรกิจในที่ทำงานน้ำเสียงที่ให้กำลังใจเมื่อประเมินพนักงานหรือใช้น้ำเสียงสบาย ๆ เมื่ออยู่กับเพื่อน
- เมื่อปรับโทนเสียงของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารโดยอวัจนภาษาและคำพูดของคุณตรงกันซึ่งจะแสดงถึงความจริงใจ ตัวอย่างเช่นน้ำเสียงที่หนักแน่นและจริงจังจะบั่นทอนหากคุณหัวเราะและทำตัวขี้เกียจ น้ำเสียงที่จริงจังเหมาะกับใบหน้าตรงและท่าทางเบา ๆ ในขณะที่น้ำเสียงที่ให้กำลังใจจะเข้ากันได้ดีกับการพยักหน้าและท่าทางอื่น ๆ

วิธีที่ 2 จาก 4: การติดต่อกับพนักงานและเพื่อนร่วมงาน

กำหนดเวลาการประชุมแบบตัวต่อตัวสำหรับหัวข้อใหม่หรือที่ซับซ้อน เลือกใช้การติดต่อส่วนตัวแม้ว่าคุณจะรู้สึกว่าสามารถเพิ่มหัวข้อในอีเมลหรือจดหมายข่าวได้ ด้วยวิธีนี้คุณจะเปิดโอกาสให้ผู้คนถามคำถามและมีโอกาสให้คำชี้แจงในกรณีที่จำเป็น
- ตัวอย่างเช่นคุณอาจคิดว่าคุณสามารถอธิบายกฎใหม่สำหรับการหยุดพักงานของพนักงานทางอีเมลหรือโดยการแขวนกฎไว้ในโรงอาหาร
- อย่างไรก็ตามหากคุณจัดประชุมกับพนักงานคุณสามารถมั่นใจได้ว่าทุกคนเข้าใจกฎและรับผิดชอบได้
พูดคุยเรื่องส่วนตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชา อย่าถือเพื่อนร่วมงานมาพูดต่อหน้าพนักงานคนอื่น ๆ เพราะอาจทำให้เกิดความขุ่นเคืองได้ อีเมลสามารถตีความผิดได้ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะไม่ต้องการแก้ไขปัญหาของพนักงานด้วยวิธีนี้เช่นกัน ให้กำหนดเวลาการประชุมส่วนตัวเพื่อพูดคุยแทน
- ใช้คำที่อีกฝ่ายเข้าใจได้
- เปิดการสนทนาด้วยข้อความเช่น "แฟรงค์ฉันอยากคุยกับคุณเกี่ยวกับบางสิ่งที่ฉันสังเกตเห็นในงานของคุณเมื่อเร็ว ๆ นี้และเราจะทำอะไรกับมันได้อย่างไร" สิ่งนี้สร้างน้ำเสียงที่หนักแน่น แต่มุ่งเน้นไปในอนาคตแทนที่จะเป็นโทนที่วิพากษ์วิจารณ์มากเกินไป
- หลังจากนั้นเขียนสรุปการประชุมแต่ละครั้งและส่งอีเมลถึงทุกคนที่เกี่ยวข้อง ทำให้การสื่อสารชัดเจนยิ่งขึ้น
ใช้โซเชียลมีเดียอย่างมืออาชีพ อย่าส่งเรื่องร้องเรียนส่วนตัวหรือข้อมูลที่เป็นความลับเกี่ยวกับงานผ่านโซเชียลมีเดีย ในระยะสั้นให้ธุรกิจของคุณเป็นมืออาชีพ หากโดยปกติแล้วคุณใช้เพียงโซเชียลมีเดียเพื่อติดต่อกับเพื่อน ๆ นั่นอาจหมายถึงการเปลี่ยนทั้งน้ำเสียงและเนื้อหาของโพสต์ของคุณ
- โพสต์โซเชียลมีเดียของคุณในเชิงบวกและกระชับ: "เฮ้ Groningen มาที่ Totaalsport วันนี้เพื่อรับส่วนลด 20% สำหรับอุปกรณ์ทั้งหมด!"
- เมื่อสื่อสารกับเพื่อนร่วมงานพนักงานหรือลูกค้าผ่านโซเชียลมีเดียให้หลีกเลี่ยงการโจมตีส่วนตัวการระบายการร้องเรียนและภาพที่ไม่เหมาะสม
- รู้ว่าทุกคนสามารถเห็นสิ่งที่คุณโพสต์ทางออนไลน์ได้
- หลายคนชอบที่จะรักษาบัญชีโซเชียลมีเดียแยกต่างหาก - บัญชีหนึ่งสำหรับการใช้งานส่วนตัวและอีกบัญชีสำหรับการใช้งานทางธุรกิจ
สงสัยว่าคุณต้องการสื่ออะไรถ้าคุณไม่ได้สื่อสารด้วยตนเอง อ่านอีเมลหรือข้อความก่อนกด "ส่ง" หากคุณจำเป็นต้องพูดคุยหรือใช้โทรศัพท์กับใครสักคนให้จดบันทึกสิ่งที่คุณต้องการจะพูดก่อนเริ่มการสนทนา การสื่อสารผ่านข้อความอาจเป็นเรื่องยากที่จะตีความเนื่องจากคุณไม่มีตัวชี้นำทางบริบทเช่นน้ำเสียงและการแสดงออกทางสีหน้า ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีความชัดเจนอย่างสมบูรณ์:
- หากคุณกำลังเขียนในที่ทำงานให้วางประเด็นหลักของอีเมลไว้ในบรรทัดหัวเรื่องหรือหากอยู่ในข้อความตัวอักษรให้อยู่ด้านบนสุด ผู้รับจะขอบคุณที่คุณประหยัดเวลาด้วยการตรง
- ใช้หัวเรื่องอีเมลอย่างระมัดระวัง หลีกเลี่ยงหัวข้อที่คลุมเครือหรือชัดเจนเช่น "ประกาศเกี่ยวกับงาน" ให้ใช้ชื่อเฉพาะเช่น "Meeting with Berend Wijmans ในวันที่ 16 พฤศจิกายน!"
- เมื่อใช้โทรศัพท์ให้ใช้คำพูดที่ชัดเจนเช่น "นาตาชาเหตุผลที่ฉันโทรมาคือเพื่อพูดคุยเกี่ยวกับยอดขายที่ลดลง" และ "Andréฉันต้องการให้แน่ใจว่าฉันเข้าใจ ขอย้ำสโลแกนอีกครั้งได้ไหม?
เผื่อเวลาไว้สำหรับการสนทนาเล็ก ๆ น้อย ๆ หากคุณเป็นคนเก็บตัว พยายามพูดอย่างเป็นกันเองให้ดีที่สุดเพื่อที่ว่าเมื่อพวกเขาคุยกับคุณคนอื่นจะรู้สึกสบายใจและสบายใจไม่ว่าจะอยู่ในบริบทใดก็ตาม แม้ว่าคุณจะเป็นคนเก็บตัวและการพูดคุยไม่ได้เกิดขึ้นอย่างเป็นธรรมชาติ แต่ก็สามารถหาวิธีสนทนาที่เป็นกลางกับผู้คนได้โดยง่าย
- ยึดมั่นในหัวข้อที่เป็นกลางและไม่ขัดแย้งกัน ตัวอย่างเช่นคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับรายการโทรทัศน์ยอดนิยมอาหารหรือรายการที่คุณสามารถใช้ได้ตลอดเวลา: สภาพอากาศ
  - ตัวอย่างเช่นลองพูดว่า "เฮ้คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับตอนสุดท้ายของ Game of Thrones
- หากคุณอยู่ในตำแหน่งผู้บริหารหรือผู้บริหารการพูดคุยหรือกิจวัตรประจำวันจะทำให้พนักงานของคุณรู้สึกว่าคุณกำลังก้าวขึ้นสู่ระดับของพวกเขาและคุณสามารถเข้าถึงได้ง่าย การพูดคุยเกี่ยวกับสิ่งต่างๆกับผู้จัดการหรือหัวหน้าจะช่วยสร้างความผูกพันทำให้ง่ายต่อการพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องที่ซับซ้อนหรือจริงจังมากขึ้นในภายหลัง

วิธีที่ 3 จาก 4: จัดการกับสถานการณ์ที่มีอารมณ์

ใช้คำสั่ง "I" แทน "you" ปรับแต่งสิ่งที่คุณต้องการพูดเพื่อให้คุณถ่ายทอดความรู้สึกหรือความคิดของคุณแทนที่จะจดจ่ออยู่กับสิ่งที่คนอื่นทำ วิธีนี้จะทำให้อีกฝ่ายไม่รู้สึกว่าถูกโจมตี ตัวอย่างเช่น:
- ในที่ทำงานคุณอาจพูดว่า "ฉันจำได้ว่าเรียนรู้สิ่งนี้ในฐานะพนักงานใหม่" แทนที่จะเป็น "คุณไม่เข้าใจวิธีการทำงานนี้"
- ในทำนองเดียวกันจะเป็นการดีกว่าที่จะไม่บอกเพื่อนเช่น "คุณอารมณ์เสียง่ายเกินไป ให้พูดว่า "ฉันรู้สึกว่านี่คือสิ่งที่คุณสนใจจริงๆ"
มองหาความผูกพันกับใครก็ตามที่ไม่สบายใจ. แม้ว่าจะมีคนทำให้คุณเสียใจหรือเมื่อคุณพยายามไกล่เกลี่ยระหว่างสองฝ่ายคุณควรทำทุกอย่างเท่าที่ทำได้เพื่อหาจุดเริ่มต้นในสถานการณ์ทางอารมณ์ เมื่อสถานการณ์ถูกกระตุ้นทางอารมณ์การปลอมพันธบัตรจะช่วยป้องกันไม่ให้ผู้คนรู้สึกว่าถูกโจมตี นอกจากนี้ยังสามารถป้องกันไม่ให้ใครบางคนเป็นฝ่ายตั้งรับ
- เน้นความเป็นหุ้นส่วนในแบบที่คุณพูดถึงสิ่งต่างๆตัวอย่างเช่นใช้ประโยคเช่น "We can do it" หรือ "We are in this together"
แสดงความเห็นอกเห็นใจอีกฝ่ายมากกว่าการวิพากษ์วิจารณ์ บางครั้งเมื่อผู้คนไม่พอใจพวกเขาจำเป็นต้องพูดและต้องการใครสักคนที่จะรับฟัง แสดงว่าคุณให้ความสำคัญกับข้อกังวลของพวกเขาอย่างจริงจังและเต็มใจที่จะพยายามทำความเข้าใจกับสิ่งที่เกิดขึ้น ซึ่งหมายถึงการปรับวิธีการสื่อสารเพื่อมุ่งเน้นไปที่การตอบสนองต่อสิ่งที่อีกฝ่ายพูดมากขึ้น
- พูดทำนองว่า "ฉันเข้าใจแล้วว่าทำไมคุณถึงอารมณ์เสีย" หรือ "คุณพูดถูกแล้วใคร ๆ ก็รำคาญ"
- หลีกเลี่ยงความคิดเห็นเช่น "คุณไม่จำเป็นต้องเสียใจกับเรื่องนี้จริงๆ" หรือ "ฉันไม่เข้าใจว่าทำไมสิ่งนี้จึงรบกวนคุณ" แม้ว่าคุณจะรู้สึกแบบนั้นก็ตาม
พยายามแสดงความเคารพให้ดีที่สุด การลบล้างสถานการณ์ที่ถูกเรียกเก็บเงินด้วยอารมณ์จำเป็นต้องยอมรับข้อมูลและคุณค่าของผู้อื่นเพื่อที่พวกเขาจะไม่รู้สึกไร้พลังหรือไม่ถูกยอมรับ พูดให้ชัดเจนว่าอีกฝ่ายทำอะไรได้ดีหรืออีกฝ่ายมีสิทธิและอำนาจอะไรบ้างเช่น:
- คุณทำงานหนักมากกับเรื่องนี้ใช่หรือไม่?
- ฉันคิดว่าคุณจัดการเรื่องนี้ด้วยความอดทนอย่างสูง

วิธีที่ 4 จาก 4: สื่อสารกับกลุ่มใหญ่

ปรับการนำเสนอของคุณให้เข้ากับผู้ชมของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องรู้จักผู้ชมของคุณเพื่อที่คุณจะสามารถปรับแต่งข้อความของคุณให้เหมาะกับผู้ชมของคุณได้ คุณต้องรู้ว่าใครอยู่ในกลุ่มผู้ฟังเข้าใจภูมิหลังของพวกเขาบ้างและทำไมพวกเขาถึงเข้าร่วมการนำเสนอของคุณ ยิ่งคุณมีข้อมูลมากเท่าไหร่คุณก็จะสามารถออกแบบงานนำเสนอได้ดีขึ้นเท่านั้น
- ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังนำเสนองานนำเสนอให้กับกลุ่มผู้บริหารที่อยู่เหนือคุณในลำดับชั้นขององค์กรภาษาของคุณควรมีความเป็นมืออาชีพและสวยงามและไม่สนใจเรื่องตลกหรือศัพท์แสง อย่างไรก็ตามคุณสามารถใช้เรื่องตลกศัพท์แสงและภาษาธรรมดาเมื่อพูดคุยกับกลุ่มผู้ใต้บังคับบัญชาเพราะจะช่วยผ่อนคลายความตึงเครียดในห้องได้
- ตระหนักถึงภูมิหลังของผู้คนในกลุ่มเป้าหมายเพื่อให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้ใช้ภาษาหรือตัวอย่างที่ไม่เหมาะสม
วางแผนสิ่งที่คุณต้องการจะพูด ในการสื่อสารกับคนกลุ่มใหญ่อย่างชัดเจนคุณต้องมีแผนสำหรับสิ่งที่คุณต้องการจะพูดซึ่งต่างจากการพูดคุยกับคนไม่กี่คนอย่างไม่เป็นทางการ มิฉะนั้นคุณจะเสี่ยงต่อการสูญเสียความสนใจของผู้ชม วางแผนสิ่งต่อไปนี้:
- ประเด็นหลักที่คุณต้องการเน้น ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังแนะนำกลยุทธ์การขายใหม่ของ บริษัท ในสามประเด็นให้วางแผนที่จะพูดให้ดังขึ้นเล็กน้อยเมื่อคุณพูดถึงแต่ละประเด็นเป็นครั้งแรก
- ช่วงเวลาที่คุณอาจต้องการชะลอตัวลง (เช่นการแนะนำข้อมูลใหม่หรือข้อมูลที่ซับซ้อน)
- สถานที่ที่เป็นธรรมชาติในการนำเสนอของคุณเมื่อคุณสามารถหยุดชั่วคราวได้เช่นหลังจากแนะนำแต่ละจุดของกลยุทธ์การขายแบบสามจุด ซึ่งจะช่วยให้ผู้เข้าร่วมมีเวลาปล่อยให้ข้อมูลจมลงไป
ระบุประเด็นหลักในการนำเสนอของคุณ ใช้วลีสำคัญเพื่อสรุปประเด็นหลักในการสนทนาของคุณ อาจเป็นเรื่องยากที่จะติดตามการนำเสนอด้วยปากเปล่า แต่ "ป้ายบอกทาง" เหล่านี้ช่วยให้ผู้ชมของคุณติดตามข้อความได้ วลีที่ดีสำหรับการขีดเส้นใต้ ได้แก่
- "ดำเนินการต่อ ... " (เพื่อแนะนำจุดใหม่)
- "อย่างที่เคยพูดไปแล้ว ... " (เพื่อเตือนผู้ฟังถึงประเด็นหลักของคุณ).
- "เพื่อปิดท้าย ... " (เพื่อให้พวกเขารู้ว่าจุดสิ้นสุดของข้อความของคุณใกล้เข้ามาแล้ว)
- บอกคนอื่นว่าคุณกำลังจะตอบคำถามเมื่อใด คุณสามารถพูดว่า "บันทึกคำถามของคุณไว้จนกว่าจะเสร็จสิ้นการนำเสนอแล้วฉันจะตอบคำถามเหล่านั้น
สร้างโสตทัศนูปกรณ์เพื่อเน้นจุดที่สำคัญที่สุด ใส่สไลด์โชว์ง่ายๆเข้าด้วยกัน ใช้สไลด์โชว์เป็นวิธีเน้นจุดสำคัญไม่ใช่อธิบายรายละเอียด มิฉะนั้นผู้ชมของคุณจะดูสไลด์แทนที่จะสนใจสิ่งที่คุณพูด
- ใช้ข้อความหรือรูปภาพเพียงเล็กน้อยต่อสไลด์ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังสรุปเป้าหมายสามประการสำหรับองค์กรของคุณในปีหน้าให้สร้างสไลด์ที่มีข้อความว่า "เป้าหมายที่ 1: เพิ่มการเป็นสมาชิก 10%"
- นั่นเป็นข้อมูลที่เพียงพอที่จะเตือนผู้ชมเกี่ยวกับประเด็นที่คุณต้องการทำ แต่ไม่มากจนทำให้ความสนใจของพวกเขาลดลง
โต้ตอบกับผู้ชมของคุณ รวมการหยุดชั่วคราวในการนำเสนอของคุณถามคำถามและกระตุ้นให้ผู้คนถามคำถามหากพวกเขาต้องการคำชี้แจงเกี่ยวกับงานนำเสนอใด ๆ นอกจากนี้คุณยังสามารถพูดกับผู้คนในกลุ่มเป้าหมายได้โดยตรงไม่ว่าจะโดยใช้ชื่อหรือมองสบตา สิ่งนี้ช่วยให้การนำเสนอมีส่วนร่วมมากขึ้นดึงดูดผู้ชมและเพิ่มจำนวนข้อมูลที่พวกเขาจะได้รับจากการสนทนาของคุณ