เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• วิธีที่ 1 จาก 3: ตอบกลับข้อความ
• วิธีที่ 2 จาก 3: พูดคุยกับใครบางคนด้วยตนเอง
• วิธีที่ 3 จาก 3: ตอบกลับด้วยอีเมล

วิธีที่คุณตอบสนองต่อใครบางคนอาจส่งผลต่อวิธีที่เขาหรือเธอและคนอื่นมองคุณ โชคดีที่คุณสามารถเรียนรู้ว่าควรตอบสนองอย่างไรและเมื่อใดเพื่อให้ดีขึ้น เมื่อพูดคุยกับใครสักคนด้วยตนเองสิ่งสำคัญคือคุณต้องใส่ใจเขาหรือเธอและอนุญาตให้บุคคลนั้นแสดงความคิดของเขาก่อนที่จะให้คำตอบอย่างมีข้อมูล ในการสนทนาข้อความมีกฎบางอย่างที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อให้สื่อสารได้อย่างประสบความสำเร็จ อีเมลเป็นวิธีการสื่อสารที่เป็นทางการมากขึ้นด้วยมารยาททางวิชาชีพที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อที่จะถ่ายทอดข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพและตอบสนองอย่างเหมาะสม

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 3: ตอบกลับข้อความ

1. ใช้ภาษาง่ายๆเมื่อคุณส่งข้อความ อีเมลจดหมายและแม้แต่การสนทนาแบบเห็นหน้าสามารถจัดโครงสร้างได้อย่างเป็นทางการมากขึ้น เนื่องจากข้อความตัวอักษรมีลักษณะสั้นและ จำกัด ภาษาที่ผ่อนคลายมากขึ้นมักจะเหมาะสมกว่าและทำให้การสนทนามีความเป็นส่วนตัวมากขึ้น
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถใช้ "t" แทน "it" เพื่อประหยัดเนื้อที่พิมพ์ข้อความได้เร็วขึ้นและใช้น้ำเสียงที่ผ่อนคลาย
   • กฎของเครื่องหมายวรรคตอนมักจะผ่อนปรนมากกว่าในข้อความ ตัวอย่างเช่นการปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดกับการใช้ลูกน้ำสามารถทำให้การสนทนาดูไม่เป็นทางการและเป็นทางการ
   • อย่าคิดเสมอว่าการสนทนาด้วยข้อความอาจเป็นเรื่องสบาย ๆ แต่ถ้าอีกฝ่ายใช้ภาษาสบาย ๆ คุณสามารถตอบกลับในลักษณะเดียวกันเพื่อให้พวกเขารู้สึกสบายใจ
2. ถามคำถามเปิดเพื่อให้การสนทนาดำเนินต่อไป หากคุณต้องการสนทนาแบบส่งข้อความต่อไปการถามคำถามปลายเปิดจะช่วยให้อีกฝ่ายพูดมากขึ้นและแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่างได้ การถามคำถามที่ต้องการเพียงสั้น ๆ ใช่หรือไม่สามารถทำให้บทสนทนาน่าเบื่อได้
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังคุยกับใครบางคนเกี่ยวกับเรื่องธุรกิจคุณสามารถถามพวกเขาว่า "คุณคิดอย่างไรกับโครงการใหม่"
   • หากคุณต้องการเข้าใจว่าใครบางคนคิดอย่างไรเกี่ยวกับหัวข้อหนึ่งให้ลองส่งข้อความเช่น "ฉันเห็นด้วย แต่ทำไมคุณถึงคิดว่าเป็นเช่นนั้น"
3. หลีกเลี่ยงการส่งคำตอบที่สั้นหรือคำเดียว ข้อความควรค่อนข้างสั้น แต่การตอบกลับสั้น ๆ หรือทันทีทันใดสามารถทำให้คุณรู้สึกโกรธอีกฝ่ายได้ หากคุณกำลังตอบกลับข้อความจากบุคคลอื่นให้ตอบกลับจริงที่มีความยาวอย่างน้อยหนึ่งหรือสองประโยค
   • บางครั้งการตอบกลับด้วยคำว่า "ตกลง" ก็เป็นเรื่องที่ยอมรับได้หากเหมาะสมกับบริบท แต่หลีกเลี่ยงการตอบสนอง "k" ตัวเดียวเพราะอาจดูห้วนและหยาบคาย

   เคล็ดลับ: หากโดยทั่วไปคุณให้คำตอบสั้น ๆ คุณควรทำเช่นนี้ต่อไป

   
   
4. ใช้เครื่องหมายวรรคตอนและอีโมติคอนเพื่อถ่ายทอดน้ำเสียง ลักษณะที่ไม่มีตัวตนของข้อความช่วยให้ผู้คนตีความน้ำเสียงหรืออารมณ์ผ่านตัวย่อ คุณสามารถสื่อความหมายได้อย่างชัดเจนโดยใส่เครื่องหมายวรรคตอนและอีโมติคอนหากข้อความของคุณดูคลุมเครือ
   • ตัวอย่างเช่นคุณสามารถตอบกลับด้วย "รับทราบขอบคุณ :) "เพื่อให้ข้อความไม่ทำให้คุณรู้สึกโกรธหรือห้วน
   • บางครั้งจุดที่อยู่ท้ายคำหรือวลีอาจดูเหมือนว่าคุณกำลังหงุดหงิด ตัวอย่างเช่นอาจฟังดูผ่อนคลายกว่าที่จะพูดว่า "ไม่ไม่" มากกว่าที่จะพูดว่า "ไม่" ไม่เป็นเช่นนั้น”
5. อ่านข้อความอีกครั้งก่อนส่ง ก่อนที่คุณจะกดส่งโปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อตรวจสอบข้อความ ตรวจสอบการพิมพ์ผิดและตรวจสอบว่าคุณกำลังถ่ายทอดข้อมูลอย่างถูกต้องและใช้น้ำเสียงที่ถูกต้อง
   • เมื่อคุณส่งข้อความไปแล้วคุณจะไม่สามารถนำกลับมาได้อีก! ดังนั้นควรตรวจสอบ SMS ล่วงหน้าจะดีกว่า
6. อย่าส่งหลายข้อความติดต่อกัน การแจ้งเตือนหลายรายการและชุดข้อความอาจทำให้ผู้รับรำคาญและหงุดหงิด แทนที่จะส่งข้อความสั้น ๆ หลายข้อความให้ส่งความคิดเห็นที่มีทุกสิ่งที่คุณต้องการจะพูด
   • คุณสามารถเพิ่มข้อความอื่นได้หากคุณลืมพูดถึงบางสิ่งหรือหากคุณต้องการชี้แจงบางสิ่ง
   • หากมีคนไม่ตอบกลับข้อความติดต่อกันสองข้อความพวกเขาอาจไม่ต้องการคุยกับคุณหรืออยู่ห่างจากโทรศัพท์ ไม่ว่าจะด้วยวิธีใดก็ตามให้เวลาและพื้นที่อื่นในการตอบสนอง
7. ขอให้โทรหากการสนทนาซับซ้อนเกินไปสำหรับข้อความตัวอักษร ข้อความมีความหมายให้สั้นและตรงประเด็น หากข้อความถูก จำกัด เกินกว่าจะแสดงความคิดของคุณได้อย่างเพียงพอขอให้บุคคลนั้นโทรหาคุณเพื่อที่คุณจะได้อธิบายรายละเอียดในเรื่องนี้หรือพูดคุยอย่างละเอียด
   • ลองส่งข้อความเช่น "คำนี้จะง่ายกว่าที่จะอธิบายทางโทรศัพท์ โทรหาฉันถ้าคุณมีเวลาขอบคุณ! "

วิธีที่ 2 จาก 3: พูดคุยกับใครบางคนด้วยตนเอง

1. ตั้งใจฟังเมื่อมีคนคุยกับคุณ เมื่อมีคนคุยกับคุณให้สบตากับพวกเขาและให้ความสนใจกับสิ่งที่พวกเขากำลังบอกคุณ นี่แสดงว่าคุณกำลังฟังและเข้าใจสิ่งที่อีกฝ่ายพยายามจะพูด
   • มุ่งความสนใจไปที่ผู้พูดอย่างเต็มที่เพื่อให้เขาหรือเธอรู้สึกสบายใจ
   • โน้มตัวไปข้างหน้าหรือขอให้บุคคลนั้นพูดต่อในที่ที่เงียบกว่านี้หากคุณมีปัญหาในการได้ยินสิ่งที่กำลังพูด
2. ใส่ใจกับอวัจนภาษา. ภาษากายพูดได้เท่าคำพูด เมื่อมีคนคุยกับคุณให้ใส่ใจกับภาษากายของพวกเขาเพื่อให้เข้าใจวิธีตอบสนองได้ดีขึ้น
   • ตัวอย่างเช่นหากมีคนคอยมองไปรอบ ๆ หรือเดินโยกเยกเขาอาจจะกังวลหรือกลัว จากนั้นคุณสามารถถามว่าบุคคลนั้นโอเคหรือไม่แทนที่จะตอบในสิ่งที่พวกเขาพูด
   • นอกจากนี้ยังรับฟังวิธีการพูด หากมีคนพูดเสียงดังหรือก้าวร้าวบุคคลนั้นอาจแสดงปฏิกิริยาโกรธเกรี้ยวหรือก้าวร้าวต่อการสนทนา คุณอาจต้องใช้แนวทางอื่นในการตอบสนองเพื่อไม่ให้สถานการณ์ลุกลามไปมากกว่านี้
3. หลีกเลี่ยงการวางแผนการตอบสนองของคุณในขณะที่มีคนพูด หากคุณรู้สึกตื่นเต้นหรือกระตือรือร้นที่จะตอบสนองก่อนที่ใครบางคนจะพูดจบเขาจะสังเกตเห็นและอาจโกรธหรือรำคาญ รอจนกว่าอีกฝ่ายจะพูดจบและคุณได้ยินทุกสิ่งที่คน ๆ นั้นต้องการพูดก่อนที่จะเริ่มวางแผนการตอบสนองของคุณ
   • เป็นเรื่องหยาบคายมากที่จะขัดจังหวะใครบางคนด้วยความคิดของคุณเองในขณะที่พวกเขากำลังพูด

   เคล็ดลับ: ในขณะที่ใครบางคนกำลังพูดอยู่ให้จดบันทึกประเด็นหลักที่คุณตั้งใจจะตอบกลับไป แต่ให้ความสนใจกับเรื่องราวที่เหลือเพื่อให้คุณได้รับคำตอบที่ชาญฉลาดหรือราบรื่น

   
   
4. รอให้อีกฝ่ายพูดจบก่อนจะพูดอะไร หากคุณกำลังคุยกับใครสักคนให้พวกเขาเล่าเรื่องให้จบก่อนที่จะตอบกลับ ด้วยวิธีนี้คุณจะมีข้อเท็จจริงและข้อมูลทั้งหมดที่บุคคลนั้นต้องการสื่อเพื่อให้คุณสามารถให้คำตอบที่มีข้อมูลและรอบคอบ
   • บางครั้งผู้คนจะเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมหลังจากที่พวกเขาคิดเสร็จแล้ว ตัวอย่างเช่นพวกเขาอาจพูดว่า "เดี๋ยวก่อนฉันลืมพูดอะไรบางอย่าง" จากนั้นปล่อยให้พวกเขาทำสิ่งที่ต้องการพูดให้จบ
5. คิดถึงคำตอบของคุณเพื่อให้คุณสามารถถ่ายทอดออกมาได้อย่างมั่นใจ ก่อนที่จะตอบโปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อพิจารณาข้อมูลทั้งหมดที่คุณได้รับ หากคุณให้คำตอบที่ไม่ได้ไตร่ตรองไว้ก่อนก็สามารถแสดงให้คน ๆ นั้นเห็นว่าคุณไม่ได้ตั้งใจฟังสิ่งที่เขาพูด
   • การใช้เวลาสักครู่เพื่อไตร่ตรองคำตอบของคุณจะช่วยให้คุณสามารถตอบสนองได้อย่างชาญฉลาด
6. ถามคำถามหากคุณต้องการคำชี้แจงหรือข้อมูลเพิ่มเติม หากคุณไม่ค่อยได้ยินหรือเข้าใจสิ่งที่ใครบางคนพูดพยายามอย่าตอบสนองด้วยการตีความบางส่วนหรือไม่ถูกต้อง แทนที่จะถามว่าอีกฝ่ายพูดหรือหมายความว่าอย่างไรเพื่อที่คุณจะได้คำตอบที่แท้จริง
   • หากคุณไม่แน่ใจว่าใครบางคนกำลังทำอะไรอยู่หรือถ้าคุณต้องการให้เขาหรือเธออธิบายว่าเขาหมายถึงอะไรจริงๆก่อนที่จะตอบให้ถามคำถามปลายเปิดเช่น "คุณหมายความว่าอย่างไร?"
   • ไม่ผิดที่จะขอให้ใครพูดอะไรอีกครั้งหากคุณยังไม่เข้าใจสิ่งที่พูดไป
7. พูดตรงและชัดเจนเมื่อคุณตอบสนอง หลังจากคิดถึงสิ่งที่พูดกับคุณและคิดว่าคุณต้องการตอบสนองอย่างไรให้พูดอย่างชัดเจนและมั่นใจ อย่าใช้ภาษาที่คลุมเครือหรือขัดแย้งกันเพื่อพยายามฟังดูฉลาดขึ้นหรือฉลาดขึ้น ผู้คนให้ความสำคัญกับความจริงใจดังนั้นจงตอบสนองอย่างจริงใจเพื่อแสดงให้พวกเขาเห็นว่าคุณสนใจและเข้าใจคน ๆ นั้น
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาให้ความสนใจเพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องพูดซ้ำ
   • สังเกตว่ามีคนอื่นต้องการพูดอะไรและให้พื้นที่กับเขาหรือเธอในการทำเช่นนั้น
   • และให้บุคคลนั้นตอบสนองต่อสิ่งที่คุณพูดด้วย อย่าเพิ่งเดินหนีหรือจบการสนทนาทันทีหลังจากที่คุณมีโอกาสพูด
8. ระวังว่ามีคนไม่เห็นด้วยกับคุณ แม้ว่าคุณจะคิดถึงสิ่งที่คุณต้องการจะพูด แต่ก็มีความเป็นไปได้เสมอที่อาจมีคนไม่เห็นด้วยกับคุณ ไม่เป็นไร! เพียงแค่เตรียมพร้อมสำหรับใครบางคนที่จะโต้แย้งหรือดูหมิ่นคำพูดของคุณ
   • ใจเย็นและอย่าอารมณ์เสียเมื่อมีคนพยายามยั่วยุคุณ
   • ให้ใครสักคนแสดงความเชื่อและความคิดเห็นของพวกเขา อย่าพยายามบังคับให้ใครยอมรับความคิดเห็นของคุณ

วิธีที่ 3 จาก 3: ตอบกลับด้วยอีเมล

1. ตอบกลับอีเมลภายใน 48 ชั่วโมง เป็นสิ่งสำคัญที่คุณจะต้องตอบกลับอีเมลในเวลาที่เหมาะสมโดยปราศจากความสุภาพและเป็นมืออาชีพ คุณไม่จำเป็นต้องตอบกลับทันที แต่ภายในสองวัน
   • แม้ว่าอีเมลจะไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับคุณหรือส่งไปไม่ถูกต้อง แต่ทางที่ดีควรตอบกลับไปยังผู้ส่ง (ยกเว้นช่วงเวลา) เพื่อให้พวกเขารู้ว่าคุณไม่ใช่คนที่เหมาะสม
2. ใช้คำทักทายแบบมืออาชีพในการตอบกลับอีเมล อีเมลมักจะเป็นทางการมากกว่าข้อความตัวอักษรหรือโทรศัพท์ เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วย "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" ด้านหน้าชื่อบุคคลเพื่อเปิดอีเมลอย่างถูกต้อง
   • หากคนที่คุณกำลังตอบกลับชอบทักทายเป็นพิเศษหรือขอให้เรียกชื่อให้ทำเช่นนั้น ตัวอย่างเช่นหากบุคคลนั้นต้องการให้คุณใช้แบบย่อของชื่อหรือชื่อของพวกเขาเช่น "Rob" แทน "Robert" ให้ทำเช่นนั้น
3. ใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์เท่าที่จำเป็น การตอบอีเมลของคุณต้องถูกต้องทั้งในด้านไวยากรณ์การสะกดและเครื่องหมายวรรคตอน อย่างไรก็ตามการใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไปอาจทำให้คุณดูไม่จริงใจหรือกระตือรือร้นมากเกินไป หลีกเลี่ยงการใช้งานเว้นแต่จะเหมาะสม
   • เครื่องหมายอัศเจรีย์เป็นวิธีที่ดีในการแสดงความยินดีหรือสื่อถึงความกระตือรือร้น แต่ถ้าคุณใช้มากเกินไปมันจะสูญเสียผลของมัน
4. หลีกเลี่ยงแบบอักษรแปลก ๆ ในอีเมล เลือกแบบอักษรของคุณเป็นแบบอักษรคลาสสิกเพื่อให้อีเมลของคุณดูเป็นมืออาชีพ อย่าใช้แบบอักษรหลายสีหรือแบบอักษรเช่น Comic Sans เมื่อส่งอีเมล
   • ทางเลือกคลาสสิกคือใช้ Arial 10 หรือ 12 จุดหรือ Times New Roman
5. ให้ความสนใจว่าคุณส่งอีเมลถึงใครเป็น CC (สำเนา) การคัดลอกอีเมลไปยังบุคคลอื่นในเวลาเดียวกันมักเป็นประโยชน์เพื่อให้คุณสามารถรวมไว้ในการสนทนาได้ CC ที่ไม่จำเป็นต่อหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงานอาจทำให้อารมณ์เสียหรือโกรธคนที่คุณตอบกลับในตอนแรกได้
   • หากจำเป็นต้องรวมบุคคลอื่นไว้ในห่วงโซ่อีเมลคุณสามารถใช้ตัวเลือก "สำเนาลับ" หรือ "BCC" เพื่อให้ผู้รับไม่ทราบว่าใครได้รับอีเมลอีกบ้าง
6. ตัดสินใจว่าคุณต้องการตอบกลับใครในอีเมลกลุ่ม หากคำตอบที่ถูกต้องคือตอบกลับทุกคนในข้อความกลุ่มให้เลือก "ตอบทุกคน" เมื่อส่งการตอบกลับของคุณ แต่ถ้าคุณจำเป็นต้องถามหรืออธิบายหัวข้อหรือปัญหาที่เฉพาะเจาะจงกับบุคคลใดบุคคลหนึ่งให้ตอบกลับบุคคลนั้นทันที
   • หากมีกลุ่มคนจำนวนมากในกลุ่มอีเมล แต่คุณต้องตอบกลับเพียงไม่กี่คนเพียงแค่เลือกคนเหล่านั้นเพื่อตอบกลับ
7. อย่าส่งอีเมลเพื่อกล่าวขอบคุณเว้นแต่จำเป็น ไม่จำเป็นต้องใช้อีเมลสั้น ๆ ที่ไม่สนับสนุนการสนทนา เว้นแต่ผู้ส่งจะขอให้คุณยืนยันว่าคุณได้รับและเข้าใจอีเมลแล้วการส่งอีเมลที่กล่าวว่า "ขอบคุณ" นั้นไม่จำเป็นและเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ

   เคล็ดลับ: หากผู้ส่งส่งใบตอบรับการเปิดอ่านให้คุณยืนยันว่าคุณได้รับอีเมลแล้วโดยคลิกตัวเลือกเพื่อส่งใบตอบรับการส่งคืน

   
   
8. พิสูจน์อักษรอีเมลของคุณและตรวจสอบอีเมลของผู้รับก่อนส่ง ความผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์อาจทำให้อีเมลของคุณดูไม่เป็นมืออาชีพ โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่ออ่านคำตอบของคุณก่อนที่จะคลิกส่ง ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้องและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งข้อความไปยังบุคคลที่ถูกต้อง
   • อย่าพึ่งพาตัวตรวจสอบการสะกดสุ่มสี่สุ่มห้าเพื่อแก้ไขทุกอย่าง!
   • อ่านอีเมลของคุณดัง ๆ ก่อนส่งเพื่อให้คุณได้ยินว่ามันฟังดูเป็นอย่างไร
   • โปรแกรมอีเมลมักจะป้อนที่อยู่อีเมลโดยอัตโนมัติขณะที่คุณพิมพ์ในแถบที่อยู่ของผู้รับซึ่งอาจทำให้คุณส่งอีเมลไปผิดคนโดยไม่ได้ตั้งใจ