เนื้อหา

• ขั้นตอน
• คำแนะนำ
• สิ่งที่คุณต้องการ

การจัดระเบียบไฟล์สำนักงานไม่ใช่เรื่องง่ายโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อต้องจัดการไฟล์และเอกสารจำนวนมาก อย่างไรก็ตามคุณสามารถเอาชนะความท้าทายนี้ได้โดยการวางแผนล่วงหน้าและตัดสินใจเลือกระบบการจัดเก็บ วิธีนี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบโปรไฟล์ธุรกิจและมั่นใจได้ว่าคุณจะพบเอกสารสำคัญได้เร็วขึ้น คุณสามารถอ่านบทความด้านล่างเกี่ยวกับวิธีจัดระเบียบบันทึกสำนักงานของคุณเพื่อเริ่มภารกิจของคุณ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: จัดเวลาให้ถูกต้อง

1. 

   จัดสรรเวลาที่กำหนดไว้เพื่อจัดระเบียบแอปพลิเคชันของคุณเพื่อหลีกเลี่ยงสิ่งรบกวนตรงกลาง เตรียมกระดาษแข็งและสติกเกอร์ให้พร้อมเพื่อสร้างโปรไฟล์ใหม่ก่อนเริ่มต้น โฆษณา

ส่วนที่ 2 จาก 3: จัดระเบียบเอกสารและบันทึก

1. 

   
   
   แยกกองเอกสารและไฟล์ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่จัดการได้ง่ายขึ้น
   • ประมวลผลทีละชุดและล้างหรือทำลายกระดาษที่ไม่จำเป็นเพื่อลดปริมาณและ จำกัด การทำงานซ้ำซ้อน
   • แบ่งเอกสารและไฟล์ที่เหลือออกเป็นสองส่วนแยกกันส่วนหนึ่งสำหรับไฟล์ที่ต้องดำเนินการในอีกไม่กี่เดือนข้างหน้าและอีกส่วนสำหรับไฟล์เก็บถาวรที่ไม่ต้องการการประมวลผลเร่งด่วน

2. 

   
   
   จัดระเบียบโฟลเดอร์ตามลำดับตัวอักษรหากคุณมีโปรไฟล์ไคลเอ็นต์ ตัวอย่างเช่นหากตัวประสานแต่ละตัวเป็นชื่อของบุคคลหรือ บริษัท คุณสามารถจัดเรียงระเบียนตามชื่อของบุคคลนั้น ในกรณีนี้คุณควรติดป้ายชื่อบัตรโปรไฟล์แต่ละใบที่มีชื่อเต็มของลูกค้าจัดระเบียบปกตามตัวอักษรจากนั้นติดป้ายชื่อลิ้นชักเก็บเอกสารเพื่อดูว่าช่องใดมีชื่อที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษร

3. 

   
   
   จัดเรียงตามหมวดหมู่หากบันทึกเป็นส่วนต่างๆของธุรกิจ บันทึกบางรายการเกี่ยวข้องกับใบแจ้งหนี้การรับประกันหรือสัญญาและคุณจำเป็นต้องแบ่งออกเป็นประเภทต่างๆ ติดป้ายบันทึกแต่ละรายการตามความเหมาะสมและวางเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดลงในบันทึก คุณอาจต้องสร้างโปรไฟล์รองดังนั้นควรใช้ที่ครอบแบบแขวนเพื่อทำเครื่องหมายแต่ละหมวดหมู่และปกรอง
   • สร้างแฟ้มเอกสารเร่งด่วนเพื่อให้คุณค้นหาเอกสารสำคัญได้อย่างรวดเร็ว
   • วางไฟล์ชั่วคราวไว้ด้านหน้าและไฟล์เก็บถาวรที่ด้านหลังของลิ้นชักเพื่อให้คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ที่ต้องการการประมวลผลได้อย่างง่ายดาย
   โฆษณา

ส่วนที่ 3 จาก 3: จัดเรียงระเบียนตามเดือน

1. 

   นอกเหนือจากการใช้วิธีการข้างต้นแล้วคุณยังสามารถจัดระเบียบตัวยึดตามเดือน (และปี -) ได้ หากคุณไม่มีเวลาจัดเรียงทันทีคุณสามารถใส่เอกสารของคุณในบันทึกรายเดือนเพื่อประมวลผลวันที่ ขั้นตอนนี้ยังช่วยให้คุณกำหนดตำแหน่งที่จะจัดเก็บเอกสารของคุณได้เร็วขึ้น
   • บันทึกประจำเดือนยังเหมาะสำหรับการจัดเก็บเอกสารประเภทอื่น ๆ

2. 

   ในตอนท้ายของปีให้ตรวจสอบเอกสารที่เหลืออยู่ในบันทึกรายเดือนและคุณอาจพบว่าเทมเพลตตลอดจนกลุ่มโปรไฟล์ใหม่ (ชื่อหมวดหมู่) หายไปในระบบ สร้างโปรไฟล์สำหรับเอกสารเหล่านั้นในปีใหม่

3. 

   ตัดกระดาษที่เหลือตามเดือน เก็บไฟล์ไว้ในกลุ่ม "ผสม" (ปี -) โฆษณา

คำแนะนำ

• หลังจากจัดระเบียบบันทึกของคุณคุณต้องรักษาความเป็นระเบียบเรียบร้อยในสำนักงาน แก้ไขระบบการเก็บบันทึกและส่งเอกสารกลับเข้าที่
• ทิ้งรีไซเคิลหรือทำลายเอกสารที่ไม่จำเป็นเพื่อหลีกเลี่ยงการยุ่งเกี่ยวกับระบบการเก็บบันทึกใหม่

สิ่งที่คุณต้องการ

• ตู้เก็บเอกสาร
• ที่แขวน
• ปกแข็ง
• สติ๊กเกอร์
• เครื่องหมาย