ผู้เขียน:
Lewis Jackson
วันที่สร้าง:
14 พฤษภาคม 2021
วันที่อัปเดต:
25 มิถุนายน 2024
เนื้อหา
เรามักจะได้ยินหลายคนบ่นว่าไม่มีเวลาพอที่จะทำงานให้เสร็จ ทักษะการจัดการเวลาพื้นฐานบางอย่างสามารถช่วยให้คุณใช้เวลาให้เกิดประโยชน์สูงสุดได้ เรียนรู้การกำหนดเวลาอย่างชาญฉลาดเพื่อทำงานให้เสร็จมากขึ้น
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 3: จดจำการใช้เวลาของคุณ
ติดตามกิจกรรมประจำวัน สังเกตสิ่งที่คุณทำทุกวันและสังเกตว่าใช้เวลากับมันมากแค่ไหน คุณจะประหลาดใจว่าคุณเสียเวลาไปเท่าไหร่เมื่อเทียบกับจำนวนงานที่ทำจริง
- อย่าลืมจดบันทึกงานประจำวันเช่นเตรียมอาหารเช้าทำความสะอาดบ้านอาบน้ำ ฯลฯ
อัปเดตกิจกรรมทั้งหมดลงในสมุดบันทึกเดียว เมื่อคุณรู้ว่าคุณทำอะไรในแต่ละวันและใช้เวลากับพวกเขามากแค่ไหนให้จดไว้ในสมุดบันทึก การใส่ข้อมูลทั้งหมดไว้ในที่เดียวและเห็นได้ชัดเจนบนหน้าเว็บจะช่วยให้คุณเห็นว่าคุณเสียเวลาไปอย่างไรและในบางครั้ง- เขียนให้ครบถ้วนและชัดเจน อย่ารวมเหตุการณ์ที่แยกจากกันในแถวอย่าข้ามงานเล็กน้อยและอย่าลืมเก็บบันทึกรายละเอียดของเวลาที่แบ่งไว้สำหรับแต่ละงานในแต่ละวัน
- บางทีคุณควรจัดกลุ่มกิจกรรม ตัวอย่างเช่นเขียนงานบ้านด้วยปากกาสีน้ำเงินทำงานหาเงินด้วยปากกาสีแดงและกิจกรรมบันเทิงด้วยปากกาสีดำ การเขียนนั้นช่วยให้คุณรู้ว่าจะใช้เวลาอย่างไร
ประเมินการกระจายเวลาของคุณ ตัวอย่างเช่น 1 ชั่วโมงของการฝันกลางวัน? 2 ชั่วโมงตัดสินใจว่าจะกินอะไร? ท่องเว็บ 8 ชั่วโมง? พิจารณาว่าคุณจะจัดสรรเวลาอย่างไรและคิดถึงสิ่งที่ต้องทำและสิ่งที่ไม่ควรทำ- คุณเสียเวลาเพราะควบคุมตัวเองไม่ได้หรือเปล่า? คุณปิดใช้งานหรือลังเล? คุณรับผิดชอบมากเกินไปหรือไม่? นี่คือคำถามทั้งหมดที่คุณควรพิจารณาเมื่อประเมินการใช้เวลาของคุณ
- มีหลายครั้งที่คุณแบ่งกิจกรรมของวันอย่างไม่ลงตัว ตัวอย่างเช่นการทำงานครึ่งชั่วโมงและการทำธุระ 10 นาทีแล้วกลับไปทำงานต่ออีกครึ่งชั่วโมงไม่ใช่การแบ่งที่ชาญฉลาด หากคุณทำงานเพียงหนึ่งชั่วโมงความสามารถในการมีสมาธิและประสิทธิภาพจะสูงขึ้นซึ่งเป็นปัญหาเล็กน้อยที่ต้องจัดการในภายหลัง
- ตามหลักการแล้วคุณควรปฏิบัติงานในแต่ละ "กลุ่ม" ด้วยวิธีนี้คุณจะใช้เวลาที่กำหนดไว้ล่วงหน้ากับงานเดียวโดยไม่ทำให้ตัวเองเสียสมาธิ
พิจารณาปรับเปลี่ยน หลังจากที่คุณรู้แน่ชัดแล้วว่าเวลาของคุณจะไปที่ไหนคุณก็เริ่มปรับเปลี่ยนตารางเวลาของคุณ คุณต้องรู้ให้ชัดเจนว่าคุณทำอะไรไม่ได้หรือไม่ควรตัดทอนเพราะคุณกลัวเสียเวลา หากงานต้องใช้เวลามากก็ไม่ได้หมายความว่าคุณจะเสียเวลาเปล่า
หากคุณใช้เวลา 3 ชั่วโมงต่อวันในการส่งอีเมลเกี่ยวกับงานก็เป็นไปได้ยากที่คุณจะใช้เวลากับกิจกรรมนี้น้อยลง อย่างไรก็ตามหากคุณส่งอีเมลส่วนตัวสี่หรือห้าฉบับระหว่างอีเมลที่ทำงานคุณสามารถลดระยะเวลาในการส่งอีเมลได้อย่างแน่นอน
เปลี่ยนนิสัยการทำงาน. ไม่ว่าปัญหาการจัดการเวลาของคุณจะเป็นอย่างไรก็มีวิธีแก้ปัญหาอยู่เสมอ หลังจากที่คุณพบเหตุผลที่จะเสียเวลาหรือใช้เวลาอย่างมีเหตุผลมากขึ้นคุณต้องพยายามเปลี่ยนนิสัยการจัดการเวลาของคุณ
- หากคุณใช้เวลาทำความสะอาดบ้านหรือทำอาหารมากเกินไปลองจ้างแม่บ้านหรือพ่อครัว เวลามีค่ามากกว่าเงิน
- หากปัญหาของคุณเสียเวลามากเกินไปในระหว่างวันของการท่องเว็บโดยไม่ได้ตั้งใจคุณควร จำกัด ตัวเองไว้ที่ไซต์ไม่กี่แห่งหรือไม่ลงชื่อเข้าใช้บัญชีโซเชียลมีเดียของคุณเมื่อจุดประสงค์ของคุณเป็นอย่างอื่น
วิธีที่ 2 จาก 3: หลีกเลี่ยงสิ่งรบกวน
ระบุสิ่งรบกวนในชีวิตของคุณ ความฟุ้งซ่านเป็นความท้าทายที่ยิ่งใหญ่ที่สุดในการบริหารเวลา คุณต้องค้นหาว่ากิจกรรมหรือบุคคลประเภทใดที่ใช้เวลาของคุณมาก ไม่ว่าจะเป็นเพราะเพื่อนเป็นคนช่างพูดหรืองานอดิเรกทำให้คุณไม่มีสมาธิคุณสามารถหาวิธีหลีกเลี่ยงปัจจัยเหล่านี้ได้
- หากคุณใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับบางสิ่งที่ไม่ได้ผลลัพธ์ที่คาดหวังอาจเป็นปัจจัยที่ทำให้ไขว้เขวได้
- สำหรับพื้นที่ทำงานในสำนักงานเพื่อนร่วมงานบางคนก็มีแนวโน้มที่จะรบกวนสมาธิเช่นกัน คุณไม่ควรมีส่วนร่วมในการสนทนาหรือการสนทนาที่ไร้ประโยชน์ในช่วงเวลาทำงาน อย่างไรก็ตามทัศนคติในการทำงานในสำนักงานมีความสำคัญพอ ๆ กับทักษะการบริหารเวลาดังนั้นคุณไม่ควรพูดหยาบคายหากต้องการก้าวหน้าในอาชีพการงาน
หลีกเลี่ยงการสนทนาทางโทรศัพท์ที่ยาวนาน คุณต้องปรับเปลี่ยนนิสัยการใช้โทรศัพท์หากพบว่าตัวเองใช้เวลาในการสนทนามากเกินไป การพูดคุยด้วยตนเองมีประสิทธิภาพมากกว่าการคุยทางโทรศัพท์เสมอดังนั้นคุณควรยุติการสนทนาที่ยาวนานด้วยวิธีนี้
- การโทรศัพท์จำนวนมากมักมีการใช้งานซ้ำซ้อนโดยไม่จำเป็นโดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงเริ่มต้นและสิ้นสุดการโทร ผู้คนมักจะเสียสมาธิและเดินเล่นโทรศัพท์ซึ่งเป็นสิ่งที่คุณควรระวัง การจัดประชุมแบบตัวต่อตัวจะสร้างบรรยากาศที่เป็นทางการมากขึ้นซึ่งกระตุ้นให้ทั้งสองฝ่ายให้ความสำคัญกับงานของตนซึ่งเป็นเพราะฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งในการประชุมไม่ได้รับผลกระทบจากการรบกวน
อย่าท่องเว็บมากเกินไป หลายคนต้องใช้อินเทอร์เน็ตเป็นเครื่องมือหลักในการทำงานให้ลุล่วง อย่างไรก็ตามก็มีคนจำนวนมากเช่นกันที่ปล่อยเวลาไปกับบทความข่าวข่าวกีฬาคนดังและสัตว์เลี้ยง คุณมักจะต้องใส่ใจทุกครั้งที่ต้องอยู่บนอินเทอร์เน็ต มีซอฟต์แวร์บางตัวที่สามารถปิดกั้นแอปพลิเคชันเว็บไซต์หรือชื่อโดเมนที่ไม่จำเป็นเพื่อลดสิ่งรบกวนขณะใช้อินเทอร์เน็ต
- หลีกเลี่ยงการเยี่ยมชม Facebook, Twitter และเว็บไซต์เครือข่ายสังคมอื่น ๆ เมื่อจัดการกับงานออนไลน์
- การค้นหาปัญหาทุกประเภทบน Google ยังทำให้เสียเวลาอีกด้วยในตอนแรกคุณตั้งใจจะค้นหาปัญหาอย่างรวดเร็ว แต่ก่อนที่คุณจะรู้คุณได้ท่องเว็บไซต์มากมายใน 3 ชั่วโมง
ใช้ป้าย "ห้ามรบกวน" คุณคงคุ้นเคยกับป้ายนี้ที่หน้าประตูห้องพักในโรงแรม นอกจากนี้ยังมีประสิทธิภาพมากเมื่อใช้ในสำนักงาน คุณสามารถพิมพ์และพิมพ์ป้ายดังกล่าวเพื่อแขวนไว้หน้าประตูสำนักงานได้เมื่อจำเป็น ผู้คนที่เดินผ่านไปมาจะพูดคุยกันน้อยลงเพื่อไม่ให้รบกวนคุณ
- หากคุณทำงานจากที่บ้านคุณจำเป็นต้องมีพื้นที่ทำงานเป็นของตัวเอง อย่าทำงานในสถานที่ของครอบครัวทั่วไปเพราะโทรทัศน์โทรศัพท์หรือเครื่องเล่นวิดีโออาจทำให้คุณเสียสมาธิได้ง่าย
หาเวลาสำหรับสิ่งรบกวนที่หลีกเลี่ยงไม่ได้. มีปัจจัยบางอย่างที่ไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้เช่นเมื่อเจ้านายของคุณต้องการให้คุณใช้เวลาพูดคุยหรือผู้สูงอายุในบ้านถามถึงสิ่งนี้และสิ่งนั้นอยู่ตลอดเวลา หากคุณรู้จักวางแผนล่วงหน้าไม่ว่าจะเป็นงานอะไรก็ใช้เวลาไม่มากในการทำงาน โฆษณา
วิธีที่ 3 จาก 3: ใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ
จดทุกอย่าง. อย่าพึ่งพาหน่วยความจำทั้งหมดในการทำงานประจำวัน เขียนทุกสิ่งที่คุณต้องการลงในกระดาษและตรวจสอบรายการเป็นประจำเพื่อบรรลุเป้าหมายของคุณ
- แม้แต่งานเล็ก ๆ น้อย ๆ ก็จำเป็นต้องเขียนลงไป อย่างไรก็ตามคุณควรเขียนเพียงสั้น ๆ ในรายการนี้เช่น "Call Tuan", "Look up margin", "Email boss"
- อย่าลืมพกสมุดบันทึกติดตัวไปด้วยเสมอเพื่อที่คุณจะได้พร้อมจดงานต่างๆตามที่ปรากฏ คุณคิดว่าคุณจะจำไว้ว่าจะเขียนมันในภายหลัง แต่คุณก็จะลืมมันอยู่ดี
ใช้ปฏิทิน เพียงเพิ่มปฏิทินลงในเครื่องมือบริหารเวลาของคุณก็จะช่วยให้คุณทำงานได้มากขึ้น จดกำหนดเวลางานและการประชุมตามกำหนดเวลาของคุณ ทุกเช้าคุณใช้เวลาดูวันที่เหล่านั้นในปฏิทินเพื่อดูว่ามีอะไรมาบ้าง
หลีกเลี่ยงการตั้งเวลาซ้ำซ้อน การจัดตารางการทำงานในลักษณะที่ไม่ทับซ้อนกันและไม่ทำงานหลายอย่างพร้อมกัน ตรวจสอบปฏิทินของคุณก่อนตกลงทำอะไรเพื่อให้แน่ใจว่ามีเวลาว่าง วิธีนี้จะจัดเวลาให้เป็นระเบียบมากขึ้นและช่วยตรวจสอบเวลาอย่างใกล้ชิด
ขจัดสาเหตุของความฟุ้งซ่าน. ใช้เวลาของคุณอย่างมีประสิทธิภาพโดยกำจัดสิ่งรบกวนหรือทำให้คุณเบี่ยงเบนไปจากทิศทางของความก้าวหน้า วางโทรทัศน์และความบันเทิงทุกประเภทนอกที่ทำงานหรือเรียนเพื่อมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้เสร็จก่อนที่จะสนุกสนาน
จัดเรียงลำดับความสำคัญ การบริหารเวลาอย่างชาญฉลาดคือการวางแผนงานที่สำคัญหรือเร่งด่วนล่วงหน้า จดจุดเหล่านี้ลงในตารางเวลาของคุณด้วยปากกาเน้นข้อความหรือดินสอสี กำหนดเวลาสิ่งเหล่านี้ก่อนเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีเวลาเพียงพอจากนั้นทำสิ่งที่เร่งด่วนน้อยกว่า
- พร้อมที่จะเปลี่ยนการตั้งค่าเมื่อจำเป็น มีหลายสิ่งที่ยังไม่ปรากฏจนกว่าจะสิ้นสุดและต้องการให้คุณทำตอนนี้ จากนั้นคุณต้องหยุดสิ่งที่คุณกำลังทำและมุ่งเน้นเวลาและพลังงานของคุณกับงานในนาทีสุดท้ายนี้ แต่คุณไม่ควรปล่อยให้สถานการณ์เช่นนี้เกิดขึ้นบ่อยเกินไป
- หากคุณต้องจัดลำดับใหม่บ่อยๆแสดงว่ามีบางอย่างผิดปกติ การปรับเปลี่ยนเล็ก ๆ น้อย ๆ เป็นสิ่งที่ยอมรับได้ แต่ถ้าคุณต้องทำเช่นนี้ไปเรื่อย ๆ จะเป็นการพิสูจน์ว่าคุณไม่ได้อยู่ในลำดับที่ถูกต้องตั้งแต่แรก
คิดตามความเป็นจริง จัดสรรเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วง หากคุณคิดว่าบางสิ่งบางอย่างใช้เวลาครึ่งชั่วโมงถึงหนึ่งชั่วโมงในการทำให้เสร็จให้เวลาตัวเองหนึ่งชั่วโมง การคิดตามความเป็นจริงเกี่ยวกับเวลาที่คุณสามารถทำงานให้เสร็จจะช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงการทำงานหนักเกินไปหรือทำงานช้าลง
- สิ่งต่างๆจะปลอดภัยกว่าหากคุณระมัดระวังและให้เวลากับตัวเองมากเกินความจำเป็นเสมอ หากคุณทำงานเสร็จก่อนกำหนดคุณมีอิสระที่จะไปทำงานต่อไปและท้ายที่สุดก็มั่นใจได้ว่าจะได้ผลผลิต
จัดกำหนดการงานพื้นฐาน อย่าลืมหาเวลาทำกิจกรรมพื้นฐานในชีวิตประจำวันเช่นการรับประทานอาหารและการอาบน้ำ สิ่งเหล่านี้อาจดูเหมือนเป็นงานเล็กน้อย แต่คุณยังต้องใช้เวลากับงานเหล่านั้นควบคู่ไปกับงานหลักเพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่ข้ามมันไปและอาจทำให้การวางแผนล่าช้า
ใช้ระบบเตือนความจำ นอกจากตารางเวลาประจำวันแล้วคุณควรใช้เครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อช่วยให้คุณไม่ลืมงานสำคัญหรือกำหนดเวลา ใช้บันทึกย่อช่วยเตือนตั้งค่าการแจ้งเตือนข้อความหรือเสียงไปยังโทรศัพท์ของคุณเพื่อเตือนให้คุณทำงานตามกำหนดเวลาบางอย่าง
- หลีกเลี่ยงการขอให้คนรอบข้างเตือนคุณเกี่ยวกับตารางเวลาของคุณเพราะพวกเขาอาจลืมมันเหมือนกับคุณ
- หากมีบางสิ่งที่สำคัญเป็นพิเศษคุณควรมีการจัดระเบียบเครื่องมือเตือนความจำที่หลากหลายเนื่องจากมีโอกาสที่คุณจะไม่สังเกตเห็นโน้ตหรือข้อความในโทรศัพท์ของคุณ
ช่วยฉันด้วย. ขอความช่วยเหลือจากใครบางคนหรือส่งต่องานเล็ก ๆ น้อย ๆ ให้พวกเขาถ้าเป็นไปได้ โดยทั่วไปสิ่งนี้มีประโยชน์หากคุณสามารถประหยัดศักดิ์ศรีได้เล็กน้อยขอให้พวกเขาแทรกแซงจัดการงานบ้านหรือทำอาหารเย็นหากคุณยุ่งเกินไปในวันนั้น
- อย่าลืมหาบุคคลที่มีคุณสมบัติเหมาะสมเพื่อมอบหมายงาน หากยังหาคนมาทำงานให้เสร็จไม่เพียงพอคุณต้องถามคนที่สามารถทำงานได้ดี
- อย่าโทษความรับผิดชอบของคุณต่อผู้อื่น ไม่ใช่ทักษะการบริหารเวลาที่ดี แต่ทำให้คุณดูขี้เกียจและไม่มีแรงบันดาลใจในสายตาของคนอื่นเท่านั้น
การวัดผลผลิต ในบางครั้งคุณควรหยุดและวิเคราะห์ความสำเร็จประสิทธิภาพและกำหนดระยะเวลาที่ใช้ในงานสุดท้าย การเก็บข้อมูลสถิติเหล่านี้ในการทำงานและชีวิตของคุณจะช่วยให้คุณพบการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานและในชีวิตประจำวัน
ได้รับรางวัลด้วยตนเอง การทำงานหนักเกินไปอาจนำไปสู่ความเหนื่อยล้าและการสูญเสียสมาธิและแม้กระทั่งไม่สามารถทำงานให้เสร็จสิ้นได้ ดังนั้นบางครั้งคุณควรเฉลิมฉลองความสำเร็จในอดีตและให้รางวัลตัวเองด้วยสิ่งที่น่าสนใจจริงๆ
- ใช้เวลาพักผ่อนให้คุ้มค่ากับตัวเองทั้งหมด ปิดโทรศัพท์และอย่าตอบอีเมลงาน หากคุณผสมงานเข้ากับเวลาเล่นมันจะไม่ใช่รางวัลสำหรับการเติมเงินอีกต่อไป
- หากคุณทำงานในวันจันทร์ถึงวันศุกร์คุณควรหยุดวันหยุดสุดสัปดาห์ หลังจากสิ้นสุดโครงการสามเดือนให้รางวัลตัวเองด้วยการพักผ่อนระยะสั้น
คำเตือน
- อย่าปล่อยให้จิตใจของคุณเร่ร่อนหรือฝันกลางวันขณะปฏิบัติภารกิจประจำวัน
