เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• เคล็ดลับ

การเขียนจดหมายเป็นศิลปะในตัวเองที่สามารถตัดสินได้ว่าคำพูดของคุณจะถูกนำมาใช้อย่างจริงจังหรือไม่สนใจ ไม่ว่าคุณจะเขียนจดหมายสมัครงานจดหมายถึงเพื่อนหรือเพียงแค่ส่งอีเมลถึงเพื่อนร่วมงานก็ควรเริ่มต้นด้วยการแนะนำที่เป็นลายลักษณ์อักษรซึ่งดึงดูดความสนใจของผู้อ่านและบังคับให้อ่านต่อไปการเรียนรู้วิธีเข้าหาผู้รับวิธีการเขียนบทนำที่ดึงดูดความสนใจและวิธีการเขียนบทนำที่น่าสนใจทั้งหมดนี้จะช่วยให้คุณเขียนจดหมายที่น่าอ่าน

ที่จะก้าว

1. ค้นหาว่าควรส่งจดหมายถึงใคร คำทักทายส่วนตัวจะดึงดูดความสนใจของบุคคลได้เร็วกว่าคำทักทายทั่วไป นอกจากนี้ยังแสดงให้เห็นว่าคุณสามารถค้นหาข้อมูลพื้นฐานที่สำคัญเช่นชื่อของบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง
   • หากคุณกำลังเขียนจดหมายสมัครงานหรือจดหมายธุรกิจประเภทอื่น ๆ โปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อค้นหาชื่อผู้รับ โดยปกติจากการค้นคว้าเล็กน้อยคุณจะพบชื่อของผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลผู้ประสานงานทรัพยากรมนุษย์หรือผู้จัดการที่คุณจะสัมภาษณ์ด้วย หากคุณไม่พบข้อมูลบนอินเทอร์เน็ตการโทรแบบสุภาพมักจะช่วยชี้แจงว่าใครจะตอบจดหมายของคุณถึงใคร
   • โดยทั่วไปควรหลีกเลี่ยงคำทักทายเช่น "Dear Sir / Madam" คำทักทายดังกล่าวไม่ได้เป็นส่วนตัวดังนั้นผู้อ่านจะไม่ประทับใจซึ่งหมายความว่าจดหมายของคุณอาจไม่ถูกจดจำหากอ่านเลย
     • ตัวอย่างเช่นลองจินตนาการว่าคุณเป็นคนจ้างคนและคุณได้รับจดหมายสองฉบับฉบับหนึ่งมีคำทักทาย "Dear Sir / Madam" และอีกฉบับที่มีชื่อเฉพาะของคุณ ผู้สมัครคนใดที่คุณคาดหวังว่าใครจะทำงานได้ดีกว่าและคุ้มค่าที่จะจ้าง?
2. หากคุณไม่พบชื่อที่แน่นอนของคนที่คุณกำลังเขียนถึงอย่าเพิ่งรำคาญ! บางครั้งข้อมูลนี้ถูกปกปิดโดยเจตนา ในกรณีดังกล่าว "Dear Sir / Madam" เป็นที่ยอมรับ
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งจดหมายแนะนำตัวหรือจดหมายที่เป็นทางการถึงคนใน บริษัท ที่คุณไม่รู้จักชื่อคุณสามารถใช้คำทักทายทั่วไปเช่น "To Whom It May Concern"
3. เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วยคำทักทายที่ถูกต้อง ถ้าคุณรู้ว่าคุณกำลังเขียนถึงใครเพียงแค่ "เรียน * ชื่อบุคคล *" ด้วยข้อยกเว้นบางประการบุคคลที่เฉพาะเจาะจงจะได้รับการกล่าวถึงเสมอ
   • หากคุณกำลังเขียนถึงบุคคลสำคัญเช่นข้าราชการศาสตราจารย์หรือบุคคลสำคัญทางศาสนาให้ใช้รูปแบบที่อยู่เฉพาะสำหรับตำแหน่งนั้น
     • ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนรับบีที่ได้รับอนุญาตคำทักทายของคุณควรเป็น "Dear Rabbi * Last Name *" หรือ "Dear Rabbi"; ถ้าคุณเขียนถึงประธานาธิบดีแห่งสหรัฐอเมริกาคำทักทายของคุณคือ "Dear Mr. President"
     • ชื่อธุรกิจส่วนใหญ่ไม่ต้องการที่อยู่รูปแบบพิเศษ "เรียนประธานเจ้าหน้าที่บริหาร Bill Gates" เป็นตัวอย่างของรูปแบบที่อยู่ที่ค่อนข้างน่าสงสารและนิ่งเงียบ ทนายความและเจ้าหน้าที่กฎหมายเป็นข้อยกเว้นที่สำคัญ
4. ตรวจสอบการสะกดชื่อผู้รับของคุณอีกครั้ง ชื่อที่สะกดผิดเป็นสิ่งที่ไม่เหมาะสมและเหนือสิ่งอื่นใด
   • ไม่เพียง แต่ต้องระวังชื่อและตำแหน่งงานที่ฟังดูแปลกปลอม แต่ยังต้องคุ้นเคยกับชื่อที่คุณสามารถสะกดผิดได้ง่ายหากคุณประมาท แม้ว่าคุณจะไม่ทราบความแตกต่างระหว่างอย่างเช่นจอห์นสมิตและจอห์นสมิ ธ ทั้งสองครอบครัวอาจจะทำผิดพลาดอย่างร้ายแรง
   • ระมัดระวังการใช้ชื่อตำแหน่งงานเป็นรูปแบบของที่อยู่ การใช้ชื่องานไม่ถูกต้องถือได้ว่าน่ารังเกียจอย่างมาก ตัวอย่างเช่นตำแหน่งงานที่ฟังดูคล้ายกันเช่น "Assistant Regional Manager" และ "Assistant Regional Manager" อาจทำให้สับสนได้
5. เริ่มต้นด้วยเส้นเปิดที่ดึงดูดความสนใจ บรรทัดเปิดของจดหมายดึงดูดความสนใจและกำหนดโทนเสียงสำหรับส่วนที่เหลือของจดหมาย เปรียบเทียบการเขียนจดหมายถึงการตกปลาและนึกถึงเหยื่อตกปลาในประโยคเปิด คุณต้องการดึงดูดผู้อ่านให้จับเขาหรือเธอโดยใช้บรรทัดเปิดนั้น
   • เมื่อคุณเขียนจดหมายสมัครงานคุณต้องการให้จดหมายของคุณโดดเด่นกว่าจดหมายสมัครงานอื่น ๆ อีกนับไม่ถ้วนที่คุณแข่งขันด้วย ตัวอย่างเช่นการเน้นความสำเร็จที่เป็นเอกลักษณ์และน่าสนใจที่สุดของคุณในตอนต้นของจดหมายคุณจะต้องแน่ใจว่าคุณจะสังเกตเห็นได้และหวังว่าคุณจะเชื่อมั่นผู้อ่านเพื่อที่เขาหรือเธอต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณ
   • หลีกเลี่ยงการใช้วลีที่ไม่ถูกต้องหรือไม่เหมาะสมในจดหมายธุรกิจ ศิลปะการเขียนจดหมายส่วนหนึ่งคือการใช้คำที่เหมาะสม โปรดจำไว้ว่าผู้รับอาจอ่านจดหมายจำนวนมากเช่นเดียวกับคุณแล้ว พยายามโดดเด่น!
   • หลีกเลี่ยงวลีเช่น "สวัสดี ฉันชื่อ ... "," ฉันเขียนจดหมายนี้เพราะ ... "หรือ" ฉันคิดจะเขียน ... " สิ่งเหล่านี้เป็นเรื่องธรรมดา แต่ไม่จำเป็น - ชื่อของคุณถูกกล่าวถึงอยู่แล้วในจดหมายเหตุผลที่คุณเขียนควรชัดเจนและไม่มีใครอ่านใจคุณได้พวกเขาอ่านสิ่งที่คุณเขียน
6. พิสูจน์ตัวเองในย่อหน้าแรก ย่อหน้าแรกเป็นความต่อเนื่องของบรรทัดแรกที่น่าทึ่งของคุณ บางครั้งหนึ่งประโยคก็เป็นเพียงสิ่งที่คุณต้องใช้ในการเติมย่อหน้าแรก
   • พยายามสร้างความสนใจผ่านย่อหน้าแรก ย่อหน้าแรกของคุณเป็นเวอร์ชันทดลองของจดหมายส่วนที่เหลือของคุณหากผู้อ่านไม่ชอบย่อหน้าแรกของคุณเขาหรือเธออาจไม่ได้อ่านจดหมายส่วนที่เหลือของคุณ เริ่มต้นอย่างมีพลัง! ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนจดหมายสมัครงานและต้องการแสดงรายการความสำเร็จของคุณในที่ทำงานอย่าเริ่มต้นด้วยความสำเร็จที่สำคัญน้อยที่สุดผู้อ่านอาจหยุดอ่านก่อนที่จะอ่านความสำเร็จที่สำคัญที่สุดของคุณ!
   • ในจดหมายธุรกิจและจดหมายสมัครงานโปรดระบุย่อหน้าแรกของคุณให้ชัดเจนว่าคุณทำอะไรให้กับผู้รับได้บ้างและทำไมคุณถึงเขียน
     • เมื่อคุณเขียนประโยคนำหน้าเช่น "ฉันเป็นพนักงานร้านคอมพิวเตอร์ที่มีประสบการณ์มากและฉันรู้เรื่องคอมพิวเตอร์มาก" มันจะปรากฏต่อผู้อ่านว่าไม่มีความหมายและไม่เป็นที่สนใจของผู้อ่าน ชิ้นส่วนอย่าง "ด้วยประสบการณ์ที่ยาวนานของฉันฉันสามารถมีส่วนช่วยให้ร้านคอมพิวเตอร์ของคุณประสบความสำเร็จได้ ฉันสามารถใช้ความเชี่ยวชาญของฉันเพื่อให้คำแนะนำที่เหมาะกับลูกค้าทุกประเภท "มีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นและฟังดูเหมือนสิ่งที่ผู้อ่านต้องการและทำให้เขาหลงใหลและอ่านต่อ
7. สร้างการเชื่อมต่อของคุณในย่อหน้าแรก นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งสำหรับจดหมายธุรกิจซึ่งผู้อ่านมีเวลา จำกัด ดังนั้นจึงอาจอ่านจดหมายของคุณไม่ได้ด้วยซ้ำ ย่อหน้าแรกของคุณควรระบุว่าคุณเป็นใครและวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ หากเป็นไปได้คุณสามารถพูดถึงการสนทนาก่อนหน้านี้หรือการติดต่อเพื่อรีเฟรชความทรงจำของผู้อ่านเพื่อให้ชัดเจนว่าคุณเป็นใครอีกครั้ง คุณสามารถระบุได้ว่าใครเป็นคนแนะนำคุณ เห็นได้ชัดว่าคุณต้องทำให้ชัดเจนว่าคุณยอดเยี่ยมแค่ไหน แต่ระวังอย่าถูกตีความว่าโอ้อวด
   • ตัวอย่างเช่นข้อความเช่น "ฉันเขียนเพื่อตอบกลับการสนทนาของเราเมื่อวันที่ 20 มิถุนายนเกี่ยวกับข้อตกลงข้ามสะพาน" ระบุถึงเรื่องของจดหมายโดยเฉพาะ ข้อความเช่นนี้มีประโยชน์มากสำหรับผู้อ่าน - รวมถึงรายละเอียดของผู้ติดต่อก่อนหน้านี้และโปรดจำไว้ว่าผู้ติดต่อนั้นเกี่ยวกับอะไรทำให้จดหมายของคุณมีความต่อเนื่องของการสนทนาก่อนหน้าแทนที่จะหยุดชะงักกะทันหันและอาจไม่เกี่ยวข้อง
   • ตัดไปที่การไล่ล่า ไม่มีใครอยากอ่านข้อความที่ยืดยาวเกินไป - และทำไมถึงอ่านยากเมื่อเขียนจดหมายถึงคนที่คุณต้องการบางอย่าง?
   • พยายามทำให้ย่อหน้าแรกของคุณกระชับและอ่านง่ายและน่าสนใจ ถ้าฟังดูยาก ... ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าทำไมการเขียนจดหมายจึงเป็นศิลปะในตัวมันเอง!

เคล็ดลับ

• ละเว้นคำทักทาย ("Dear So and So") สำหรับการติดต่อตามปกติและไม่เป็นทางการ ตัวอย่าง ได้แก่ จดหมายที่ส่งภายใน บริษัท หรืออีเมลส่วนตัวบันทึกช่วยจำและการรายงานอย่างเป็นทางการ
  • จดหมายแตกต่างจากบันทึกข้อความประกาศหรือจดหมายเปิดผนึกเพราะส่งถึงคน ๆ เดียว ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนคำขอที่ส่งถึงผู้คนจำนวนมากที่คุณต้องการให้พวกเขาทำหรือประกาศว่ามีบางสิ่งเกิดขึ้นหรือกำลังจะเกิดขึ้นให้พิจารณาเปลี่ยนรูปแบบของข้อความ
• หากคุณส่งจดหมายสำคัญให้ทำสำเนา ไม่ว่าด้วยเหตุผลใดก็ตามที่คุณต้องการมีสำเนาสำหรับตัวคุณเองทันทีที่จดหมายของคุณถูกส่งไปจดหมายนั้นจะหายไปดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะทำสำเนา
• ความไม่เป็นทางการมีสองด้าน - สามารถปรับปรุงหรือทำลายจดหมายของคุณได้ น้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการสามารถทำให้จดหมายของคุณโดดเด่นและช่วยให้คุณเข้าใจประเด็นได้ แต่ก็อาจดูไม่เป็นมืออาชีพและไม่สำคัญ ขึ้นอยู่กับผู้รับของคุณ หากคุณไม่คุ้นเคยกับผู้รับของคุณโปรดทราบว่าการให้ข้อมูลอาจมีความเสี่ยง
• จะมีประโยชน์มากหากคุณสามารถแสดงสิ่งที่สำคัญด้วยคำพูดไม่กี่คำโดยเฉพาะอย่างยิ่งในบริบททางธุรกิจ สำหรับผู้สมัครความสามารถในการสื่อสารที่ดีและรัดกุมในจดหมายสมัครงานถือเป็นการทดสอบครั้งแรกของคุณ สำหรับจดหมายเหล่านี้ให้ใช้เวลาเพิ่มเพื่อให้แน่ใจว่าคุณมีความเชี่ยวชาญในพื้นฐานอย่างเต็มที่เช่นการใช้คำทักทายที่ถูกต้อง