เนื้อหา

• ขั้นตอน
• คำแนะนำ
• คำเตือน

คุณต้องการจดหมายรับรองจากอาจารย์ / อาจารย์เพื่อสมัครทุนเรียนต่อในระดับบัณฑิตศึกษาหรือสมัครงานหรือไม่? ถ้าเป็นไปได้ควรถามตรงๆจะดีที่สุด ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถอธิบายได้ว่าทำไมคุณถึงต้องใช้จดหมายสมัครงานและแนะนำสิ่งที่คุณต้องการให้รวมไว้ในร่างกายของคุณ อย่างไรก็ตามหากคุณเขียนข้อเสนอทางอีเมลเป็นภาษาอังกฤษให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อให้สุภาพส่งมอบประสิทธิภาพสูงและรับจดหมายปะหน้าที่ดีที่สุด

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 1: เขียนอีเมลของคุณ

1. 

   เตรียมอีเมลขอเร็ว ๆ นี้ ส่งอีเมลถึงศาสตราจารย์อย่างน้อย 5-6 สัปดาห์ก่อนวันที่คุณแนะนำ ให้เร็วที่สุดหากคุณมีเวลา อย่ารอจนกว่าน้ำจะถึงเท้าของคุณจึงจะกระโดดได้ อาจารย์มักจะยุ่งและคุณไม่ต้องการให้พวกเขาเขียนคำแนะนำของคุณคุณควรให้เวลากับพวกเขาในการร่าง

2. 

   
   
   เลือกคนที่เหมาะสม ก่อนที่จะเลือกศาสตราจารย์เพื่อขอคำแนะนำให้ถามตัวเองว่า:
   
   
   • รสนี้รู้จักชื่อฉันไหม?
   • ฉันเคยคุยกับครูคนนี้ก่อนเลิกเรียนหรือไม่?
   • ฉันได้คะแนน 'B' หรือสูงกว่าในชั้นเรียนหรือไม่?
   • ฉันใช้เวลามากกว่าหนึ่งชั้นเรียนกับอาจารย์คนนั้นหรือไม่
   คุณต้องเลือกคนที่สามารถเขียนจดหมายที่มีลักษณะส่วนตัวหรือความสำเร็จของคุณมากกว่า "ความคลุมเครือทั่วไป" คำถามเหล่านี้ยิ่ง "ใช่" มากเท่าไหร่คุณก็จะยิ่งฉลาดขึ้น

3. 

   
   
   เคารพอย่างเหมาะสมในจดหมาย แม้ว่าจะเป็นอีเมล แต่คุณก็ต้องการให้มันดูดี หากคุณและครูคุ้นเคยกันดี (โดยเฉพาะศาสตราจารย์ขอให้คุณเรียกพวกเขาด้วยชื่อของคุณและคุณมักจะเรียกพวกเขาเสมอ) ให้เปิดจดหมายที่มีชื่อของบุคคลนั้น ถ้าไม่มีให้ใช้ชื่อที่เหมาะสม สมมติว่าเรากำลังเขียนจดหมายถึงดร. โจนส์ศาสตราจารย์ด้านโบราณคดี ดร. โจนส์ไม่ได้อยู่ใกล้คุณมากพอที่จะเรียกเขาด้วยชื่อดังนั้นคุณจะเริ่มต้นด้วย "Dear Dr. Jones" ตามด้วยลูกน้ำหรือเครื่องหมายจุดคู่

4. 

   
   
   ตั้งหัวเรื่องเป็น "คำแนะนำสำหรับ" คุณควรเพิ่มหัวเรื่องในอีเมลเสมอ ซึ่งจะช่วยให้ครูทราบว่าอีเมลนั้นเกี่ยวกับอะไรและค้นหาได้ง่ายขึ้นในภายหลัง

5. 

   เริ่มต้นด้วยย่อหน้าแรกระบุความปรารถนาของคุณ "ฉันเขียนจดหมายฉบับนี้เพราะฉันต้องการขอให้ครู / อาจารย์เขียนจดหมายแนะนำตัว" อย่าทำให้พวกเขาเดาในส่วนถัดไปนำเสนอข้อมูล:
   
   
   • ชื่อของคุณ
   • หลักสูตร
   • คณะ
   • อย่างน้อยหนึ่งชั้นเรียนที่คุณเข้าร่วมกับศาสตราจารย์คนนี้เวลาและเกรดที่คุณได้รับ
   • ทำไมคุณต้องมีจดหมายสมัครงาน (คุณสมัครอะไร)
   • เมื่อถึงกำหนดส่งจดหมาย

6. 

   โครงร่างความสัมพันธ์ระหว่างคุณกับครู ในย่อหน้าถัดไปชี้ให้เห็นว่าทำไมคุณถึงพิเศษสำหรับพวกเขา พูดคุยเล็กน้อยเกี่ยวกับตัวคุณและเหตุผลที่คุณสนใจทุนการศึกษาหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาหรืองานที่คุณต้องการคำแนะนำ
   • อย่าให้เหตุผลเชิงปฏิบัติเช่น "ฉันต้องการทำงานที่นี่เพราะพวกเขาให้เงินเดือนสูงสุด" หรือ "ฉันต้องการไปโรงเรียนนี้เพราะใบรับรองของพวกเขาจะมีค่ามาก"
   • เป็นมืออาชีพและพูดว่า "ฉันต้องการสมัครเข้าพิพิธภัณฑ์นี้เพราะฉันสนใจแผนกสิ่งประดิษฐ์ของชนเผ่าของพวกเขามาก"
   • อาจารย์ของคุณมีความเกี่ยวข้องพิเศษกับ บริษัท หรือสถานที่ทำงานนี้หรือไม่? หรือถ้าเป็นโรงเรียนเขา / เธอเป็นนักเรียนเก่าหรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้นอย่าลืมพูดถึง "ฉันรู้ว่าคุณเก็บสิ่งประดิษฐ์บางชิ้นบนจอแสดงผลระหว่างการเดินทางไปที่ Amazon ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าฉันจะได้รับการยอมรับให้เข้าร่วมแผนกสิ่งประดิษฐ์เพื่อมีโอกาสโต้ตอบกับคอลเล็กชัน ตอนที่สมบูรณ์ดังกล่าว ".
   • หากการเลือกของคุณได้รับอิทธิพลบางส่วนจากประสบการณ์กับศาสตราจารย์ให้รวมถึง: "ฉันไม่เคยตั้งใจจะไปค้นคว้าจนกระทั่งได้เข้าเรียนในชั้นเรียนโบราณคดีเกี่ยวกับชาวอเมริกัน นั่นเป็นแรงจูงใจให้ฉันทำโปรแกรมในช่วงฤดูร้อนและตอนนี้ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะสามารถทำวิจัยระดับสูงกว่าปริญญาตรีในเชิงลึกได้ อย่างไรก็ตามคุณไม่ควรกำหนดลิงก์นี้หากไม่เป็นความจริง

7. 

   ใช้ย่อหน้าที่สามเป็นโอกาสบ่งบอกสิ่งที่คุณต้องการให้ศาสตราจารย์พูดเกี่ยวกับคุณ คุณควรเน้นในแต่ละประโยคโดยมีรายละเอียดสำคัญของผู้สอน แน่นอนคุณต้องการให้จดหมายรับรองของคุณมีข้อมูลเกี่ยวกับตัวคุณที่ครูของคุณอาจไม่สังเกตเห็น มีสองสามวิธีที่ละเอียดอ่อนในการเตือน:
   • "ฉันเชื่อว่าจากการสนทนาของเราตลอดจนทัศนคติทางวิชาการของฉันในชั้นเรียนคุณจะเห็นถึงความหลงใหลในโบราณคดีของฉันฉันจะจบปริญญาสาขาโบราณคดีในเดือนมิถุนายน ปีนี้ฉันเป็นเด็กฝึกงานที่พิพิธภัณฑ์ภายใต้การดูแลของดร. มาร์คัสโบรดี้ฉันคิดว่าคุณรู้จักเขาฉันยังมีประสบการณ์ทั่วไปในการจัดเรียงสิ่งของต่างๆผ่านการฝึกงาน
   • "เอกสารอ้างอิงที่ฉันแนบมานี้แสดงให้เห็นถึงความสามารถทางวิชาการของฉัน แต่คุณเป็นคนเดียวที่เห็นว่าฉันพยายามอย่างหนักแค่ไหนในการทำวิทยานิพนธ์จบการศึกษาและความยากลำบากที่ฉันได้พบ ถ้าเป็นไปได้ฉันหวังว่าคุณจะพูดคุยเกี่ยวกับวิธีที่ฉันเอาชนะความเครียดและจัดการกับความล้มเหลวเพราะสิ่งเหล่านี้คือคุณสมบัติที่คณะกรรมการคัดเลือกต้องการเห็น "

8. 

   ให้รายละเอียด. จดหมายรับรองจะถูกส่งไปที่ใด? เมื่อไหร่ที่คุณต้องการ? มีแบบฟอร์มใดบ้างที่ครูต้องกรอก? หากมีสิ่งใดที่ต้องการเช่นแบบฟอร์มแนะนำประวัติย่อและวิทยานิพนธ์การรับเข้าเรียนเป็นต้นให้แนบมาในอีเมล คุณต้องให้ข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงและชัดเจน
   • คุณควรเน้นย้ำว่าครูจำเป็นต้องเตรียมบันทึกที่เขียนด้วยลายมือหรือดูอีเมล ปัจจุบันโรงเรียนและโปรแกรมหลายแห่งใช้แพลตฟอร์มการอ้างอิงทางอิเล็กทรอนิกส์ดังนั้นขอเตือนอาจารย์ของคุณให้รออีเมลจากโปรแกรมที่คุณเลือกสำหรับข้อมูลที่ต้องการ
   • เป็นความคิดที่ดีที่จะรวบรวมประวัติย่อของคุณเรียงความที่คุณเขียนในการสอบเข้า (หากคุณสมัครหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษาแบบเร่งรัด) และรายละเอียดเกี่ยวกับวิธีการส่ง จดหมายแนะนำ (รวมถึงข้อมูลติดต่อทั้งหมด) พร้อมอีเมลของคุณ ส่งทั้งหมดเป็นไฟล์แนบ

9. 

   สุดท้ายปิดท้ายด้วยการแจ้งให้อาจารย์ของคุณทราบว่าคุณจะติดตามความคืบหน้าของคุณอย่างไร "สัปดาห์นี้ฉันจะใส่ซองจดหมายที่ประทับตราและจ่าหน้าไว้ในกล่องจดหมายของคุณฉันจะส่งอีเมลแจ้งเตือนให้คุณหนึ่งสัปดาห์ก่อนที่คำแนะนำจะครบกำหนดขอบคุณมาก " หรือ "ฉันต้องการจดหมายรับรองที่ส่งออกไปในวันที่ 3 สิงหาคมหากคุณสามารถช่วยได้โปรดแจ้งให้เราทราบเรายินดีที่จะมาที่สำนักงานของคุณเพื่อรับจดหมายได้ตลอดเวลา"
   • สร้างเงื่อนไขที่ดีสำหรับครู คุณกำลังขอให้ศาสตราจารย์พักงานและเขียนจดหมายถึงคุณ (ครูจะไม่ได้รับค่าจ้างจากการทำ) ดังนั้นอย่าให้พวกเขาส่งจดหมายและจ่ายค่าไปรษณีย์ในนามของคุณ คุณต้องการรบกวนผู้อื่นให้น้อยที่สุดดังนั้นให้ทำในสิ่งที่ทำได้ (และควร) ทำแทนที่จะถามครู ด้วยวิธีนี้คุณสามารถมั่นใจได้ว่าข้อความถูกส่งไปแล้ว
   • หากครูของคุณเสนอที่จะส่งจดหมายถึงคุณให้พวกเขาทำ หากอาจารย์คนนี้มักลืมเรื่องเล็ก ๆ น้อย ๆ เช่นการแนบไฟล์ในอีเมลหรือจัดหมวดหมู่ข้อสอบคุณควรบอกว่าคุณต้องการ (หรือต้องการ) ส่งจดหมายแนะนำพร้อมเอกสารหรือเอกสารอื่น ๆ ด้วยวิธีนี้คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณมีจดหมายอยู่ในมือ

10. 

    ขอบคุณหรือไม่ว่าครูเขียนถึงคุณ "ขอบคุณอาจารย์สำหรับเวลาและการพิจารณานอกจากนี้ฉันอยากขอบคุณสำหรับเวลาที่ฉันเรียนภายใต้การดูแลของคุณฉันรู้สึกทึ่งในโบราณคดีมาก 101 และไม่รู้จะอธิบายความหลงใหลในชั้นเรียนอย่างไร ".
    • หากผู้สอนพิเศษจริงๆคุณสามารถเฉลิมฉลองได้มากขึ้น "ฉันจะนำสิ่งที่ได้เรียนรู้ไปปรับใช้กับงานของฉันการให้คำปรึกษาของคุณส่งผลดีต่อชีวิตของฉันจริงๆและฉันไม่รู้จะขอบคุณยังไงดีพอ"

11. 

    ทำตามสัญญาเช่นการส่งเอกสารที่จำเป็นและการแจ้งเตือนทางอีเมล โทรหาศาสตราจารย์หากคุณไม่มีคำตอบเป็นเวลาอย่างน้อยหนึ่งหรือสองสัปดาห์ หากคุณรู้สึกว่าจำเป็นคุณควรโทรหาอย่าผิดนัดใด ๆ ขั้นแรกดูว่าผู้สอนได้รับอีเมลของคุณหรือไม่ ถ้าไม่เตรียมถามด้วยตนเอง

12. 

    รับผิดชอบในการตรวจสอบด้านโครงการทุนการศึกษาบัณฑิตวิทยาลัยหรือนายจ้างในอนาคตก่อนกำหนด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับการแนะนำของคุณแล้ว หากไม่เป็นเช่นนั้นคุณต้องส่งอีเมลสั้น ๆ ที่สุภาพเพื่อเตือนผู้สอนและเสนอที่จะชำระค่าบริการจัดส่งด่วน
    • พยายามทำตัวสุภาพที่สุด อาจารย์มีงานยุ่งมากโดยเนื้อแท้คุณจึงไม่ถูกกล่าวหาในทางลบ คุณควรพูดว่า "เรียนดร. โจนส์ฉันรู้ว่าพวกเขายังไม่ได้รับคำแนะนำของคุณเลยกำหนดส่งผลงานใกล้เข้ามาแล้วดังนั้นหากไม่มีอะไรไม่สะดวกฉันขอจ่ายค่าธรรมเนียมในการแปล บริการจัดส่งด่วน ".

13. 

    ขอขอบคุณอีกครั้ง. ส่งคำขอบคุณถึงศาสตราจารย์หลังจากที่คุณได้รับคำแนะนำ ทันทีที่คุณมีจดหมายแนะนำตัวคุณควรส่งจดหมายขอบคุณที่เขียนด้วยลายมือให้ผู้สอนทางไปรษณีย์ (อย่าส่งอีเมล) ไม่เพียง แต่เป็นเรื่องของความสุภาพเท่านั้น แต่ยังเป็นประโยชน์ต่อคุณในอนาคตอีกด้วย บางทีคุณอาจต้องการจดหมายฉบับอื่นในเวลาอื่นหรือถ้าคุณทำงานในสาขาเดียวกันครูของคุณอาจช่วยคุณได้ในบางประเด็น หากจดหมายได้ผลดีและคุณได้รับตำแหน่งที่ต้องการโปรดติดต่อศาสตราจารย์เพื่อรับข่าวดี! โฆษณา

คำแนะนำ

• แนบประวัติย่อหรือประวัติย่อของคุณในอีเมลและระบุในจดหมายว่าคุณได้รวมข้อมูลอ้างอิงใด ๆ
• อ่านอีเมลของคุณก่อนส่งเสมอ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์ หากคุณไม่มั่นใจมากคุณสามารถขอให้คนอื่นช่วยคุณได้
• หลีกเลี่ยงการเร่งรีบโดยการส่งอีเมลเตือนความจำประมาณหนึ่งหรือสองสัปดาห์ก่อนถึงกำหนดและบอกอาจารย์ของคุณว่ากำหนดส่งมาถึง
• หากคุณต้องการจดหมายแนะนำอย่างเร่งรีบเขียนอีเมลสั้น ๆ เพื่อถามว่าศาสตราจารย์มีเวลาช่วยคุณและอธิบายสถานการณ์หรือไม่ หากคุณได้รับคำตอบในเชิงบวกคุณสามารถเขียนอีเมลฉบับที่สองพร้อมรายละเอียดเพิ่มเติมได้
• ขอบคุณผู้ที่ช่วยเหลือคุณเสมอและพร้อมที่จะตอบสนอง ตัวอย่างเช่นหากคุณได้งานในพิพิธภัณฑ์และกำลังเปิดการฝึกงานภาคฤดูร้อนสำหรับนักศึกษาคุณควรโทรหาดร. โจนส์เพื่อให้เขาบอกนักเรียนของคุณเกี่ยวกับการฝึกงาน
• กรอกข้อมูลในส่วนของแบบฟอร์มที่คุณต้องการให้ครูใช้ด้วยปากกาหรือปากกาลูกลื่นสีดำ (ถ้ามี)
• แม้ว่าบทความนี้จะแสดงวิธีการสมัครจดหมายแนะนำตัว แต่สิ่งที่คุณต้องการจริงๆคือจดหมายแนะนำที่สมบูรณ์แบบ อ่านวิธีรับจดหมายสมัครงานที่ดี
• ถ้าเป็นไปได้ขอให้อาจารย์แนะนำคุณด้วยตนเอง โดยทั่วไปแล้วสิ่งนี้จะเป็นส่วนตัวและสุภาพกว่า

คำเตือน

• ครูบางคนอาจรู้สึกไม่สบายใจที่จะรับอีเมลจากการเขียนจดหมายแนะนำ ไปที่ห้องทำงานของครูนัดหมายหรือโทรหาพวกเขาเพื่อแสดงว่าคุณเต็มใจที่จะใช้เวลาและความพยายามมากกว่าแค่การเขียนอีเมล
• โปรดจำไว้ว่านี่เป็นทางเลือก ต้องใช้ความทุ่มเทอย่างมากในการสร้างชื่อเสียงให้กับอาจารย์ ทุกครั้งที่เขียนจดหมายปะหน้าพวกเขาจะใส่ความน่าเชื่อถือลงไป โดยทั่วไปแล้วครูจะเขียนเฉพาะจดหมายแนะนำถึงนักเรียนที่พวกเขาไว้วางใจเท่านั้น
• อย่าแสดงรายการอ้างอิงโดยไม่ได้รับความยินยอม สิ่งนี้ชัดเจนแม้ว่าคุณจะทำงานกับคนเหล่านี้มามากและมั่นใจว่าพวกเขาจะเขียนจดหมายแนะนำของคุณ
• อย่าขอให้อ่านสำเนาจดหมายก่อนส่ง สิ่งนี้ไม่ได้รับอนุญาตเนื่องจากจดหมายรับรองเป็นการประเมินอย่างซื่อสัตย์ของครูโดยไม่ต้องอธิบายให้นักเรียนฟัง หากคุณกังวลว่าครูจะไม่มีอะไรจะพูดดี ๆ ให้ถามว่าเขามีความประทับใจและข้อมูลที่จำเป็นเพียงพอในการเขียนจดหมายแนะนำที่เป็นประโยชน์หรือไม่
• หากอาจารย์ของคุณให้ข้อเสนอแนะ (เช่นส่งอีเมลถึงคุณก่อนที่จะทำตามคำแนะนำ) ว่าคำแนะนำของคุณจะไม่เป็นไปตามที่คุณคาดหวังขอขอบคุณสำหรับ พิจารณาและบอกว่าคุณพบผู้รับรองรายอื่นแล้ว