เขียนจดหมายเพื่อยื่นขอต่อ - เคล็ดลับ

เนื้อหา

ขั้นตอน
คำแนะนำ
คำเตือน

บางครั้งเราจำเป็นต้องขอขยายเวลาด้วยเหตุผลหลายประการในชีวิต บางทีคุณอาจอยู่ในวิทยาลัยและต้องการเวลามากขึ้นในการเขียนเรียงความให้เสร็จบางทีคุณอาจกำลังดิ้นรนเพื่อทำโครงงานให้เสร็จในที่ทำงานจดหมายต่ออายุที่มีประสิทธิภาพและเหมาะสมเป็นสิ่งสำคัญเสมอ คุณควรใช้เวลาในการพิจารณาความต้องการของคุณอย่างละเอียด: คุณต้องยื่นขอขยายเวลานานเท่าใดและเพราะเหตุใด หลังจากนั้นให้เขียนจดหมายอย่างเป็นทางการส่งออกและติดตามเพื่อความสบายใจ

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 3: ปฏิบัติตามหลักการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ

นำเสนอส่วนหัวของหน้า วันที่ส่งจะอยู่ที่มุมขวาบนของหน้า เว้นแถวด้านล่างว่างไว้และเขียนที่อยู่ของคุณจัดชิดขวาด้วย จากนั้นว่างแถวและเขียนที่อยู่ของผู้รับทางด้านซ้ายของหน้า
- หากคุณกำลังส่งข้อความอีเมลคุณสามารถละเว้นวันที่และที่อยู่ได้โดยเริ่มต้นด้วยคำทักทาย อย่างไรก็ตามคุณต้องแน่ใจว่าพาดหัวของคุณชัดเจนและมีประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นหากคุณส่งจดหมายถึงศาสตราจารย์คุณสามารถเขียนหัวเรื่องว่า "Letter of extension - Nguyen Hoang Minh - B2 class K34"
เขียนคำทักทายแบบเต็มและเป็นทางการ เริ่มต้นด้วยคำว่า "Dear" ตามด้วยชื่อผู้รับและชื่อเต็ม ตัวอย่างเช่น "Dear Mr. Nguyen Hai Trieu" หรือ "Dear Mrs. Bui Phuong Mai" บางชื่อเรื่องอาจซับซ้อนกว่านี้เช่น "Dear Professor Nguyen Duc Cuong" หรือ "Dear Chairman Nguyen Van An"
- นี่เป็นคำแนะนำที่เป็นทางการดังนั้นควรรักษาสไตล์และเนื้อหาของคุณให้เป็นทางการแม้ว่าคุณจะรู้จักคนเหล่านี้อย่างใกล้ชิดก็ตาม อย่าเขียน "สวัสดีฮันห์"
- พยายามหาบุคคลที่เฉพาะเจาะจงเพื่อส่งจดหมายถึง มิฉะนั้นจดหมายของคุณจะดูเหมือนจดหมายตัวอย่าง ตัวอย่างเช่น "Dear Chairman Nguyen Van An" จะดีกว่า "Dear authority"
ใช้เค้าโครงสั้น ๆ เนื้อหาของจดหมายควรมี 1-3 ย่อหน้า ในหลาย ๆ กรณีคุณสามารถเริ่มต้นด้วย 2-3 บรรทัด หากคุณต้องการขยายเต็ม 3 ย่อหน้าคุณเพียงแค่ต้องแยกออกเป็นส่วนเปิดเนื้อหาและส่วนท้าย
- ในการเริ่มต้นจดหมายคุณสามารถเขียนว่า "ฉันชื่อเหงียนโฮวังมินห์นักเรียนชั้น B2 K34" สิ่งนี้จะเตือนให้ศาสตราจารย์จำไว้และไม่ต้องเสียเวลาคิดว่าคุณเป็นใคร
สังเกตุตอนท้าย อย่าดูถูกความสำคัญของจุดจบที่มั่นคง ใช้ประโยคสุดท้ายเพื่อย้ำกรณีของคุณ (ในบรรทัดเดียว) และขอบคุณผู้รับที่สละเวลาอ่านข้อความ คุณสามารถเขียนว่า "ฉันขอขอบคุณที่คุณพิจารณาข้อเสนอของฉัน"
- ที่ดีที่สุดคือปิดจดหมายด้วยคำทักทายก่อนที่คุณจะเซ็นชื่อ ตัวเลือกที่ดี ได้แก่ "ขอแสดงความนับถือ" "เรียน" "สวัสดี"
- หากคุณต้องการคำตอบคุณควรระบุในตอนท้าย โดยปกติคุณสามารถรวมกับคำขอบคุณ ตัวอย่างเช่น "ขอบคุณสำหรับการพิจารณาเราหวังว่าจะได้รับคำตอบจากคุณในสัปดาห์หน้า" อย่างไรก็ตามระวังอย่าเร่งเร้าเกินไป
ป้อนชื่อนามสกุลและลายเซ็นของคุณ ด้านล่างคำทักทาย "ขอแสดงความนับถือ" โปรดห่างออกไป 3-4 แถว จากนั้นเขียนชื่อ - นามสกุลของคุณและจัดชิดซ้าย ใช้ช่องว่างด้านบนเพื่อเซ็นชื่อด้วยหมึก หากคุณวางแผนที่จะส่งอีเมลคุณสามารถล้างช่องว่างและพิมพ์ชื่อของคุณได้ โฆษณา

วิธีที่ 2 จาก 3: อภิปรายเนื้อหาของข้อความ

เขียนโดยเร็วที่สุด เตรียมเขียนจดหมายทันทีที่คุณรู้ว่าจำเป็นต้องยื่นขอต่อ คุณต้องให้เวลากับผู้รับมากในการตัดสินใจกรณีของคุณ คุณต้องแสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมแล้วแม้ว่าคุณจะขอให้ปรับเปลี่ยนตารางเวลาของคุณก็ตาม
กำหนดระยะเวลาที่คุณต้องเพิ่ม พิจารณาปัจจัยทั้งหมดและให้คำแนะนำที่เป็นจริง หากระยะเวลาผ่อนผันสั้นเกินไปคุณอาจต้องสมัครใหม่อีกครั้ง คุณต้องพยายามอย่างเต็มที่เพื่อหลีกเลี่ยงไม่ให้ครบกำหนดเวลาดังนั้นจึงเป็นการดีที่สุดที่จะประมาณระยะเวลาพิเศษ
- คุณอาจต้องเขียนจดหมายเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเจรจาทั้งนี้ขึ้นอยู่กับสถานการณ์ ในกรณีนี้คุณควรยื่นขอกำหนดเวลาที่นานกว่าเวลาโดยประมาณเพื่อที่คุณจะได้ประนีประนอมและตกลงกันกลางคัน
- เวลาโดยประมาณขึ้นอยู่กับความคืบหน้าในปัจจุบันและส่วนของโครงการที่ยังไม่เสร็จ ตัวอย่างเช่นหากคุณทำงานในโครงการที่ปรึกษาเป็นเวลาสามเดือนคุณอาจได้รับประมาณจำนวนงานที่เหลืออยู่
- นอกจากนี้คุณยังต้องระวังการ จำกัด เวลาที่ผู้รับข้อความต้องเผชิญด้วย บางทีพวกเขาอาจอยู่ภายใต้แรงกดดันเนื่องจากกำหนดเวลา ตัวอย่างเช่นอาจารย์มหาวิทยาลัยมักจะต้องส่งผลการเรียนกลางภาคเรียนและต้องพิจารณาตามกำหนดเวลาสำหรับนักศึกษา
การให้ความสำคัญกับกฎหมายที่บังคับใช้ คุณต้องตรวจสอบกำหนดเวลาปัจจุบันก่อนที่จะสมัครส่วนขยาย อย่าทิ้งความรู้สึกว่าคุณเป็นคนขาดองค์กรเมื่อขอขยายเวลาโดยไม่เข้าใจสถานการณ์ปัจจุบัน ตัวอย่างเช่นหน่วยงานของรัฐบางแห่งต้องการให้คุณยื่นคำร้องภายใน 24 ชั่วโมงหลังจากติดต่อครั้งแรก หากไม่ได้ผลสำหรับคุณคุณสามารถบ่นว่าเวลามี จำกัด เกินไป
ให้คำอธิบายที่สมเหตุสมผล คุณใช้เวลาในการร่างจดหมายต่ออายุและผู้รับจะใช้เวลาในการอ่าน ดังนั้นคุณต้องเขียนจดหมายให้ถูกต้อง พิจารณาเหตุผลที่แท้จริงอย่างรอบคอบที่คุณต้องการเวลามากขึ้นและนำเสนอต่อผู้รับของคุณอย่างตรงไปตรงมา อย่าโกหกหรือพูดเกินจริงเพราะจะเป็นอันตรายต่อคุณเท่านั้น
- เหตุผลที่ดีประการหนึ่งคือคุณต้องการให้งานเสร็จอย่างรอบคอบและรอบคอบ ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังทำงานในโครงการที่อาจส่งผลกระทบต่อความปลอดภัยของผู้อื่นคุณอาจเห็นใจที่จะนำสิ่งนี้ขึ้นมา
- หากคุณมีเหตุผลในการสมัครส่วนขยายมากกว่าหนึ่งข้อให้เลือกข้อที่เกี่ยวข้องมากที่สุดและมุ่งเน้นไปที่ส่วนขยายนั้น ตัวอย่างเช่นในกรณีที่คุณล่าช้าในการยอมรับงานที่เสนอให้บอกพวกเขาว่าคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับค่าจัดส่ง (หากเป็นจริง) แทนที่จะแจ้งให้พวกเขาทราบว่าคุณกำลังรอคำ เชิญคนอื่น
ชี้ให้เห็นรายละเอียดที่คัดสรรมาอย่างดี รายละเอียดที่ให้ไว้จะช่วยให้จดหมายของคุณดูถูกต้องตามกฎหมายและคล่องแคล่ว นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังส่งจดหมายไปยังหน่วยงานของรัฐหรือองค์กรอื่นที่คุณไม่เคยพบ
- ตัวอย่างเช่นหากคุณปู่ของคุณเสียชีวิตสองวันก่อนที่จะต้องส่งเรียงความขอแนะนำให้นำเสนอข้อเท็จจริงว่าเป็น "เหตุฉุกเฉินของครอบครัว" แทนที่จะเป็นเพียง "ด่วน" คุณยังสามารถพูดถึงการตายของเขาและข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับแผนการของคุณ
- จัดระเบียบเอกสารของคุณก่อนส่งจดหมายต่ออายุ คุณอาจต้องการคำอธิบายของงานและแอปพลิเคชันที่คุณทำโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับหน่วยงานของรัฐหรือองค์กรที่เป็นทางการอื่น ๆ เป็นความโปรดปรานของคุณที่จะพิสูจน์ว่าคุณได้ปฏิบัติตามทุกขั้นตอนของกระบวนการ ณ จุดนี้
รักษาสไตล์และเนื้อหาในเชิงบวก ไม่มีใครอยากอ่านจดหมายที่เต็มไปด้วยคำบ่น แต่เพียงแค่นำเสนอข้อเท็จจริงเชิงลบอย่างรวดเร็วและสั้น ๆ จากนั้นระบุวิธีแก้ปัญหาเชิงบวก ตัวอย่างเช่นหากคุณคิดว่าเงินเดือนเริ่มต้นต่ำเกินไปคุณสามารถเขียนว่า“ ฉันต้องการเวลามากกว่านี้เพื่อพิจารณาข้อเสนอของคุณ อย่างไรก็ตามฉันคิดว่าเงินเดือนที่สูงขึ้นสามารถช่วยให้ฉันทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
อ่านข้อความอีกครั้งก่อนส่ง ใช้เวลาอย่างน้อยสองสามนาทีในการอ่านข้อความซ้ำก่อนที่คุณจะส่งออก ตรวจสอบข้อผิดพลาดในการแก้ไขและพิมพ์ เรียกใช้ซอฟต์แวร์ตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกดบนคอมพิวเตอร์ของคุณ ส่งให้เพื่อนที่ไว้ใจได้อ่านอีกครั้ง อย่ารีบเร่งหรือข้ามขั้นตอนนี้ มิฉะนั้นผู้รับข้อความจะรู้สึกว่าคุณเลอะเทอะและจะส่งผลต่อผลลัพธ์สุดท้าย โฆษณา

วิธีที่ 3 จาก 3: ส่งข้อความไปยังผู้รับ

ทำสำเนาหรือบันทึกจดหมาย เมื่อคุณอ่านร่างจดหมายเสร็จและก่อนส่งออกให้ถ่ายภาพ (แปลงเป็น pdf) บันทึกต้นฉบับทางออนไลน์หรือคัดลอกด้วยวิธีดั้งเดิม คุณยังสามารถบันทึกวันที่ส่งจดหมายได้หากไม่ตรงกับวันที่ที่แสดงด้านบนของข้อความ บันทึกสำเนานี้ไว้ในที่ปลอดภัยสำหรับบันทึกส่วนตัวของคุณ
ใส่กล่องจดหมายปกติ นำไปที่ที่ทำการไปรษณีย์มอบให้บุรุษไปรษณีย์หรือใส่ไว้ในกล่องจดหมาย หากคุณต้องการให้แน่ใจว่าจดหมายถึงผู้รับคุณสามารถขอรับบริการติดตามผลได้โดยมีค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม
- หากคุณต้องการส่งกระดาษจดหมายคุณต้องพิมพ์ด้วยเครื่องพิมพ์และหมึกคุณภาพดี โดยทั่วไปไม่ยอมรับการต่ออายุด้วยลายมือ
ส่งอีเมลสำหรับการต่ออายุ นี่อาจเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการส่งการต่ออายุโดยใช้เวลาและความแน่นอนน้อยลง คุณต้องยืนยันที่อยู่อีเมลของผู้รับก่อนที่จะส่งและอย่าลืมใส่ตัวระบุของคุณในบรรทัดหัวเรื่องหากเกี่ยวข้อง
- ผู้รับจะรู้ว่าคุณส่งอีเมลเมื่อใด สังเกตสิ่งนี้หากคุณต้องการส่งจดหมายตอนดึก
- อีเมลของคุณควรเป็นทางการรวมถึงที่อยู่อีเมลที่คุณใช้ส่ง คุณควรส่งอีเมลนี้ด้วยบัญชีมืออาชีพ ตัวอย่างเช่นจดหมายที่ส่งจากบัญชีอีเมล [email protected] นั้นเหมาะสม
- หากคุณส่งจดหมายทางโทรสารโปรดเก็บหน้ายืนยันไว้เพื่อพิสูจน์ว่าคุณส่งอีเมลสำเร็จและได้รับข้อความแล้ว
โทรออกแทนการเขียนจดหมาย หากคุณจำเป็นต้องสมัครส่วนขยายในนาทีสุดท้ายอาจเป็นการดีกว่าที่จะพูดคุยกับบุคคลนั้นทางโทรศัพท์ ในกรณีนี้คุณต้องเป็นทางการและนำเสนอกรณีของคุณอย่างชัดเจน โฆษณา

คำแนะนำ

พยายามเขียนตัวอักษรที่มีความยาวไม่เกินหนึ่งหน้า ด้วยวิธีนี้จดหมายของคุณจะรู้สึกสมบูรณ์และมองเห็นได้ง่าย
สังเกตว่าผู้รับข้อความส่งการตอบกลับหรือไม่เช่นข้อความยืนยัน

คำเตือน

เป็นจริงเกี่ยวกับคำสัญญา อย่ายื่นขอส่วนขยายเพียงเพื่อใช้เวลาพิเศษในการทำภารกิจเพิ่มเติมอื่น ๆ ให้สำเร็จ
ใช้เวลาที่เพิ่มขึ้นให้เกิดประโยชน์ คุณคงไม่อยากลองสมัครนามสกุลอีกแล้ว
ตรวจสอบว่าคุณได้ใส่แบบฟอร์มที่จำเป็นในข้อความแล้ว นอกจากนี้บางองค์กรจะขอให้คุณใช้แบบฟอร์มจดหมายของพวกเขา