เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 จาก 2: รูปแบบจดหมายธุรกิจ
• ส่วนที่ 2 จาก 2: วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ
• เคล็ดลับ

หากคุณมีธุรกิจของคุณเอง คุณอาจต้องเขียนจดหมายธุรกิจถึงลูกค้าของคุณ เป้าหมายอาจแตกต่างกัน: แจ้งเหตุการณ์หรือเงื่อนไขใหม่ ตอบสนองต่อข้อร้องเรียนของลูกค้าในนามของบริษัท โดยไม่คำนึงถึงเหตุผลในการเขียน การรักษาน้ำเสียงแบบมืออาชีพและรูปแบบธุรกิจอยู่ตลอดเวลาเป็นสิ่งสำคัญ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 2: รูปแบบจดหมายธุรกิจ

1. 1 ใช้หัวจดหมายแบบมืออาชีพ จดหมายธุรกิจแสดงถึงบริษัทของคุณ ทั้งนี้จดหมายควรมีรูปแบบที่เหมาะสม อย่าลืมใช้โลโก้บริษัทหรือแบรนด์ของคุณ
   • คุณสามารถสร้างส่วนหัวของตัวอักษรโดยใช้เทมเพลตสีสำเร็จรูปสำหรับ Microsoft Word ใช้โลโก้หรือแบรนด์ของบริษัทจริง
2. 2 เปิดตัวแก้ไขข้อความ จดหมายธุรกิจของบริษัททั้งหมดจะต้องพิมพ์บนคอมพิวเตอร์เสมอ
   • สร้างเอกสารใหม่และตั้งค่าระยะขอบเป็น 2.54 เซนติเมตร
   • ใช้แบบอักษร serif เช่น Times New Roman, Georgia หรือ Arial ดังนั้นขนาดแบบอักษรไม่ควรเกิน 12 แต่ไม่น้อยกว่า 10 ชนิดหรือขนาดของแบบอักษรไม่ควรส่งผลเสียต่อความสามารถในการอ่านตัวอักษร
   • ใช้ระยะห่างบรรทัดเดียว
3. 3 ปรับแต่งรูปร่างบล็อก แบบฟอร์มบล็อกเป็นรูปแบบทั่วไปที่สุดสำหรับจดหมายธุรกิจ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการตั้งค่าและติดตาม แต่ละรายการถูกปล่อยให้ถูกต้องและคั่นด้วยช่องว่างหนึ่งช่อง ในการเรียงลำดับจากบนลงล่าง จดหมายธุรกิจควรมีรายการต่อไปนี้:
   • วันที่ของวันนี้หรือวันที่ส่งจดหมาย อย่าลืมใส่วันที่เนื่องจากผู้ส่งและผู้รับใช้สำหรับการบัญชีรวมถึงเพื่อวัตถุประสงค์ทางกฎหมาย ให้วันที่ที่แน่นอน
   • ที่อยู่ผู้ส่ง. นี่คือที่อยู่ของคุณในรูปแบบมาตรฐาน หากที่อยู่ของคุณระบุไว้ในส่วนหัวของจดหมายแล้ว คุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้
   • ที่อยู่ขาออก ป้อนชื่อและที่อยู่ของผู้รับจดหมาย คุณสามารถใช้ที่อยู่ "Master" หรือ "Mistress" ดังนั้นหากผู้รับคือ Nina Serova คุณสามารถเขียนได้ทั้ง "Mrs. Nina Serova" และ "Nina Serova"
   • ทักทาย. คุณสามารถเขียนว่า "Dear Mrs. Serova" หรือ "Dear Nina Serova" หากคุณไม่แน่ใจว่าใครจะเป็นผู้อ่านจดหมายฉบับนี้ ให้เขียนว่า "เรียนท่านผู้มีเกียรติ" นอกจากนี้ยังมีตัวเลือก "สำหรับข้อมูลของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมด" แต่ควรปล่อยให้เป็นทางเลือกสุดท้ายหากไม่ทราบผู้รับ
   • เนื้อหาหลักของจดหมาย ส่วนนี้จะกล่าวถึงรายละเอียดเพิ่มเติมในหัวข้อถัดไป
   • ส่วนสุดท้ายและลายเซ็น เขียน: "ขอแสดงความนับถือ" - หรือ: "ความปรารถนาดี"

ส่วนที่ 2 จาก 2: วิธีเขียนจดหมายธุรกิจ

1. 1 กำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณ น้ำเสียงของจดหมายควรมีความเป็นมืออาชีพโดยไม่คำนึงถึงผู้ชม แต่การเลือกคำและภาษาขึ้นอยู่กับผู้รับจดหมาย หากเป็นจดหมายสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัทอื่น ก็ควรใช้ภาษาที่เป็นทางการมากขึ้น เมื่อพูดกับลูกค้ารายใดรายหนึ่ง คุณสามารถใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการและเรียบง่ายได้
   • นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความเข้าใจผิด อย่าใช้คำที่ผู้อ่านไม่เข้าใจ ตัวอย่างเช่น ลูกค้าอาจไม่รู้จักคำย่อที่ใช้สำหรับโครงการอวกาศในบริษัทของคุณ ดังนั้นอย่าใช้ในจดหมายของคุณ
   • กฎที่สำคัญที่สุดในการเขียนเชิงธุรกิจคือข้อความควรมีความชัดเจน รัดกุม และสุภาพ
2. 2 ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายในบรรทัดแรก พิจารณาวัตถุประสงค์ของจดหมาย คุณต้องการระบุที่อยู่สำนักงานใหม่หรือไม่? เตือนลูกค้าเกี่ยวกับหนี้? ตอบเรื่องร้องเรียน? จำสิ่งนี้ไว้เสมอเมื่อคุณต้องการเขียนประโยคแรกของจดหมาย อย่าใช้ถ้อยคำที่คลุมเครือและพูดตรงประเด็น
   • เขียนเป็นคนแรกหากคุณแสดงความคิดเห็นในฐานะเจ้าของบริษัท เขียนในบุคคลที่ 2 หากคุณกำลังพูดในนามของบริษัทหรือองค์กร
   • ใช้ข้อความที่ชัดเจนเช่น: "เราขอแจ้งให้คุณทราบ" - หรือ: "เราต้องการทราบข้อมูลต่อไปนี้" เขียนเป็นคนแรกหากคุณกำลังพูดถึงเจ้าของบริษัทเช่น: "ฉันต้องการติดต่อคุณ", - หรือ: "เมื่อเร็ว ๆ นี้ฉันได้เรียนรู้ ... ดังนั้นฉันต้องการ ... "
   • ตัวอย่างเช่น คุณ (เจ้าของบริษัท) ต้องการแจ้ง Nina Serova เกี่ยวกับหนี้หนึ่งเดือน เริ่มจดหมายของคุณดังนี้: “ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่า ณ เดือนมีนาคม 2015 มีหนี้ในบัญชีของคุณ”
   • หากคุณเป็นพนักงานของบริษัทและกำลังตอบสนองต่อคำร้องเรียนของลูกค้าเกี่ยวกับโครงการอวกาศของบริษัทของคุณ ให้เริ่มดังนี้: “เราได้รับความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับโครงการตั้งอาณานิคมบนดาวอังคาร”
   • บางครั้งคุณต้องบอกผู้อ่านว่าเขาชนะการแข่งขันหรือได้เข้าเรียนในสถาบันการศึกษา เริ่มดังนี้: "ฉันยินดีที่จะแจ้ง ... ", - หรือ: "เรายินดีที่จะแจ้ง ... "
   • หากคุณต้องการรายงานข่าวร้าย เริ่มต้นด้วยวลีนี้: "ด้วยความเสียใจที่เราแจ้งให้คุณทราบ ... ", - หรือ: "หลังจากพิจารณาอย่างรอบคอบแล้วจึงตัดสินใจ ... "
3. 3 ใช้เสียงที่ถูกต้อง ในการพูดอย่างเป็นทางการ มักใช้เสียงแฝง แต่สามารถทำให้ข้อความในจดหมายซ้ำซากจำเจหรือเข้าใจยาก เสียงที่ถูกต้องช่วยให้สามารถถ่ายทอดข้อมูลด้วยน้ำเสียงที่เด็ดขาด
   • ตัวอย่างของ passive voice: "มีขั้นตอนอะไรบ้างที่สามารถทำได้" ในกรณีนี้ "ขั้นตอน" ของหัวเรื่องไม่ใช่ผู้ดำเนินการของการกระทำ แต่ประสบกับการกระทำด้วยตัวมันเอง
   • ตัวอย่างเสียงที่ถูกต้อง: "เราทำอะไรได้บ้าง" ในเวอร์ชันนี้มีการใช้เสียงที่แอคทีฟซึ่งช่วยให้คุณถ่ายทอดความคิดได้อย่างชัดเจนและชัดเจน
   • ในบางครั้ง เสียงพูดโต้ตอบทำให้คุณสามารถถ่ายทอดข้อความของคุณและไม่ดึงดูดความสนใจมากเกินไปต่อข้อผิดพลาดหรือข้อเท็จจริงที่ไม่น่าดู ใช้เฉพาะในกรณีนี้ โดยปกติแล้ว ควรใช้เสียงที่ถูกต้อง
4. 4 เชื่อมโยงไปยังเหตุการณ์ก่อนหน้าหรือการสื่อสารกับผู้อ่าน คุณอาจเคยแจ้ง Nina Serova เกี่ยวกับหนี้ไปแล้ว ผู้อ่านสามารถแสดงความไม่พอใจกับโครงการอวกาศของคุณในการประชุมครั้งล่าสุด หากคุณได้สื่อสารไปแล้ว ให้เตือนเกี่ยวกับข้อเท็จจริงนี้ ผู้อ่านจะสามารถจำรายละเอียดที่สำคัญได้ และจดหมายของคุณจะมีความสำคัญและเร่งด่วนมากขึ้น
   • ใช้วลีเช่น: “ตามจดหมายก่อนหน้าจาก…”, “ขอบคุณสำหรับการชำระเงินตรงเวลาของคุณเมื่อเดือนที่แล้ว” - หรือ: “เราดีใจที่ได้ยินความคิดเห็นที่สร้างสรรค์ของคุณในการประชุมในเดือนพฤษภาคม”
5. 5 ขอหรือเสนอความช่วยเหลือ กำหนดน้ำเสียงในเชิงบวกด้วยการร้องขออย่างสุภาพหรือเสนอความร่วมมือในรูปแบบของความช่วยเหลือ
   • สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของบริษัทและต้องการโน้มน้าวให้ลูกค้าชำระหนี้ ใช้วลี: "ฉันจะขอบคุณสำหรับความช่วยเหลือของคุณและชำระเงินทันที"
   • หากคุณกำลังเขียนในนามของบริษัท ให้ใช้วลี: “เราต้องการจัดการประชุมส่วนตัวสำหรับคุณกับผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของเรา”
   • ยังเสนอที่จะตอบคำถามที่เป็นไปได้ทั้งหมดและขจัดข้อสงสัยของผู้อ่าน ตัวอย่าง: “เรายินดีที่จะตอบคำถามของคุณหรือไขข้อสงสัยเกี่ยวกับการชำระเงิน” หรือ: “คุณต้องการทราบรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรมของเราหรือไม่”
6. 6 กรอกจดหมาย ใช้คำกระตุ้นการตัดสินใจจากฝั่งคุณหรือฝั่งลูกค้า อาจเป็นการขอชำระหนี้ภายในระยะเวลาที่กำหนดหรือเสนอให้นัดพบลูกค้าก็ได้
   • เขียนข้อเสนอโดยหวังว่าจะได้สื่อสารกันในอนาคต: "รอคอยที่จะพบคุณในการประชุมงบประมาณสัปดาห์หน้า" - หรือ: "เรายินดีที่จะหารือเกี่ยวกับประเด็นเหล่านี้กับคุณในรายละเอียดเพิ่มเติมเมื่อเราพบกันที่สำนักงานของเรา ”
   • ระบุว่าเอกสารแนบมากับจดหมายหรือไม่ เพิ่มวลีเช่น: "เรากำลังส่งใบแจ้งหนี้สำหรับเดือนที่แล้ว" - หรือ: "สำเนาของโครงการอวกาศแนบมากับจดหมาย"
   • ใช้ประโยคปิดท้าย เป็นการดีที่สุดสำหรับลูกค้าที่จะเขียน: "ขอแสดงความนับถือ", - หรือ: "ความปรารถนาดี"
   • ใช้ถ้อยคำว่า "ขอแสดงความนับถือ" ในจดหมายอย่างเป็นทางการถึงคนแปลกหน้า
   • เขียน: “ดีที่สุด” ถ้าคุณรู้จักหรือร่วมมือกับบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
7. 7 แก้ไขในสิ่งผิด. การจัดรูปแบบและการใช้ถ้อยคำที่ถูกต้องจะไม่มีบทบาทใดๆ หากมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์ในจดหมาย!
   • พยายามค้นหาทุกกรณีของ passive voice และทำการปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสม
   • ให้ความสนใจกับประโยคที่ยาวและสับสน ในจดหมายธุรกิจใช้กฎ "ดีกว่าน้อยดีกว่า" ดังนั้นควรทิ้งประโยคยาว ๆ

เคล็ดลับ

• พิมพ์จดหมายลงบนกระดาษ A4 ไม่มีเส้น หากส่งทางไปรษณีย์ ให้พับจดหมายสามครั้งแล้วใส่ลงในซองจดหมายมาตรฐาน