เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 จาก 3: จัดโครงสร้างรายงานกิจกรรมของคุณ
• ส่วนที่ 2 จาก 3: ค้นหาเอกสารที่เหมาะสมสำหรับรายงานของคุณ
• ส่วนที่ 3 จาก 3: ขั้นตอนสุดท้ายในการเขียนรายงานเหตุการณ์
• เคล็ดลับ
• อะไรที่คุณต้องการ

บางทีคุณอาจต้องเขียนรายงานเกี่ยวกับเหตุการณ์และพิจารณาว่าเหตุการณ์นั้นประสบความสำเร็จเพียงใดและเปรียบเทียบผลลัพธ์กับเป้าหมาย นี่เป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ผู้คนหรือบริษัทที่จัดงานสามารถเข้าใจว่าควรเปลี่ยนแปลงอะไรหรือไม่ มีวิธีที่คุณสามารถทำให้รายงานกิจกรรมของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้น นี่เป็นสิ่งสำคัญหากคุณจะจัดงานอื่น!

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: จัดโครงสร้างรายงานกิจกรรมของคุณ

1. 1 กำหนดสไตล์และรูปแบบของงานนำเสนอของคุณสำหรับผู้ชมเฉพาะ รายงานเหตุการณ์สามารถเย็บ เย็บเล่ม ส่งอีเมลในรูปแบบ PDF ดำเนินการโดยใช้งานนำเสนอ PowerPoint และอื่นๆ
   • อย่าลืมจัดโครงสร้างรายงานเหตุการณ์ของคุณตามส่วน คุณควรเปรียบเทียบผลลัพธ์ของเหตุการณ์กับเป้าหมายที่คุณตั้งไว้ สรุปผลลัพธ์หลักของเหตุการณ์
   • ปรับแต่งรายงานเหตุการณ์ตามความต้องการและความสนใจของผู้สนับสนุนและผู้ชมแต่ละราย พิจารณาเป้าหมายของสปอนเซอร์ ผู้สนับสนุนเป็นผู้ชมหลักสำหรับรายงานกิจกรรมของคุณในระดับหนึ่ง พวกเขาต้องการทราบว่าควรสนับสนุนกิจกรรมของคุณหรือไม่ ดังนั้นอย่าลืมพิจารณาสิ่งที่พวกเขาต้องการทราบและแง่มุมใดที่สำคัญสำหรับพวกเขาจริงๆ
   • จัดทำรายงานเหตุการณ์เพื่อให้ตรงตามข้อกำหนดเฉพาะของงานและเอกลักษณ์ของผู้สนับสนุน คุณไม่ควรเขียนรายงานมาตรฐานทั่วไปควรพิจารณาว่ารายงานของคุณจะถูกนำเสนอต่อผู้บริหารของบริษัทและผู้จัดการทางการเงินด้วย
2. 2 จัดระเบียบกระบวนการเพื่อให้คุณบันทึกข้อมูลที่คุณต้องการตลอดงาน อย่าเพิ่งพึ่งพาหน่วยความจำของคุณ
   • การเขียนข้อมูลก่อน ระหว่าง และหลังงานจะช่วยให้คุณสร้างรายงานที่มีรายละเอียดมากขึ้น และมีประสิทธิภาพมากขึ้น นอกจากนี้ยังจะช่วยให้คุณนำเสนอข้อมูลตามลำดับเวลา
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการรวบรวมข้อมูลอย่างต่อเนื่อง รับสมัครผู้คนมากขึ้นหากจำเป็น (รวมถึงผู้ที่มีโอกาสฝึกงาน) เพื่อจุดประสงค์นี้ ที่สำคัญที่สุด คุณไม่ต้องรอจนกว่าจะสิ้นสุดกิจกรรมเพื่อสร้างรายงาน
3. 3 ลดการรายงานเป็นประเด็นสำคัญ ปัญหาของรายงานเหตุการณ์บางอย่างคือพวกเขาเพียงแค่ระบุลำดับเหตุการณ์หรือเน้นที่ข้อเสนอส่งเสริมการขาย อย่าทำอย่างนั้น. ให้เน้นประเด็นสำคัญอย่างชัดเจนและวิเคราะห์แทน
   • เลือกเหตุการณ์บางส่วนของกิจกรรมเพื่อดูรายละเอียด ลองนึกดูว่าสามเหตุการณ์ใดที่ทำได้ดีที่สุด และสามเหตุการณ์ใดที่ไม่คาดคิดที่สุด
   • อย่าใช้รายงานของคุณมากเกินไปด้วยรายละเอียดที่ไม่จำเป็น เช่น เมนูอาหารกลางวันหรือการนำเสนอโดยละเอียดของผู้บรรยายหลัก คุณควรเน้นสิ่งที่สำคัญจริงๆ

ส่วนที่ 2 จาก 3: ค้นหาเอกสารที่เหมาะสมสำหรับรายงานของคุณ

1. 1 เขียนบทสรุปของโครงการ รายงานกิจกรรมควรมีบทสรุปของโครงการ ซึ่งเป็นรุ่นย่อของรายงานฉบับสมบูรณ์ที่มีรายละเอียดมากขึ้น นำเรซูเม่นี้เป็นการแนะนำ
   • คุณสามารถสร้างรายงานได้สองฉบับ - สรุปโครงการที่ออกแบบมาสำหรับผู้ที่สนใจในผลลัพธ์ของกิจกรรม และรายงานฉบับสมบูรณ์ที่มีรายละเอียดมากขึ้นสำหรับผู้ที่ต้องการสนับสนุนหรือจัดกิจกรรม
   • ในการสรุปโครงการ คุณควรเน้นที่ประเด็นสำคัญและผลลัพธ์ สรุปโครงการควรสั้น - หนึ่งหรือสองหน้า ควรสรุปรายละเอียดสำคัญของเหตุการณ์และรวมถึงการตีความข้อมูลโดยย่อ
2. 2 รวมสื่อประกอบในรายงานเหตุการณ์ของคุณ การนำเสนอแผนภูมิที่สะท้อนถึงข้อมูลทางสถิตินั้นมีประสิทธิภาพมากกว่ามาก แทนที่จะทำให้ผู้ชมเบื่อด้วยตัวเลขและวันที่นับไม่ถ้วน
   • หากกิจกรรมเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ใหม่ คุณสามารถแนบรูปถ่ายได้ ภาพถ่ายของเหตุการณ์เองจะช่วยอธิบายรายงานเหตุการณ์ พยายามโพสต์โฆษณาของผู้สนับสนุนบนเว็บไซต์ของคุณเพื่อสนับสนุนรายงานของคุณ อีกครั้งไม่มีสิ่งใดที่สามารถรอจนกว่าจะสิ้นสุดกิจกรรม
   • การรวมตัวอย่าง การทำซ้ำ และตัวอย่างอื่นๆ สำหรับไซต์จะเป็นการดี รายงานจำนวนผู้ที่ได้รับคูปองจากสปอนเซอร์และอื่นๆ เสนอการรายงานข่าวงานทั้งในและนอกสถานที่ในสื่อ สำหรับผู้ชม ผู้สนับสนุน
3. 3 จัดทำเอกสารข่าวหรือข่าวประชาสัมพันธ์ใดๆ คุณควรประเมินสิ่งที่ได้รับการกล่าวถึงในสื่อกับเป้าหมายที่คุณตั้งไว้
   • เน้นที่โฆษณาสิ่งพิมพ์และบทความที่มีชื่อและโฆษณาของผู้สนับสนุน นอกเหนือจากการรวบรวมหมายเลขและการจัดอันดับโฆษณา
   • จัดทำเอกสารโฆษณาทางทีวี ประกาศสาธารณะ การให้คะแนน และการกล่าวถึงข่าว
   • อย่าลืมให้ความสนใจกับข้อมูลทางวิทยุ การประกาศรายการราคา มูลค่าการโฆษณาและการส่งเสริมการขาย รายงานการตรวจสอบ และอื่นๆ
4. 4 อย่าลืมระบุวัตถุประสงค์ของกิจกรรมในรายงานของคุณ มันสำคัญมากที่จะต้องเชื่อมโยงเป้าหมายของเหตุการณ์กับผลลัพธ์ ดังนั้นอย่าลืมพูดถึงภารกิจและเป้าหมายของโครงการ
   • คุณยังสามารถรวมโปรแกรมของงานได้ คุณควรพูดถึงผู้เข้าร่วมหลักในงานนี้ด้วย อย่าลืมเกี่ยวกับความกะทัดรัด
   • ใช้เวลาส่วนใหญ่ของคุณในรายการและอภิปรายผลลัพธ์ที่สำคัญของงานและเปรียบเทียบกับเป้าหมายที่ระบุไว้เป็นจริงและหลีกเลี่ยงการกลบเกลื่อนด้านที่ไม่ประสบความสำเร็จอย่างมาก
5. 5 รวมข้อมูลเงินทุนในรายงานเหตุการณ์ของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องให้รายละเอียดเกี่ยวกับงบประมาณสำหรับกิจกรรมและจำนวนเงินที่ใช้ไปจริง (หรืออาจลงทุน) อย่าลืมเปรียบเทียบต้นทุนที่เป็นไปได้กับของจริง และแสดงให้เห็นว่าสิ่งใดเป็นไปด้วยดีและสิ่งใดที่ต้องปรับปรุงเพิ่มเติม
   • คุณควรครอบคลุมค่าใช้จ่ายทั้งหมด รวมถึงกิจกรรมทางการตลาดและการส่งเสริมการขาย ค่าตอบแทนพนักงาน และค่าใช้จ่ายในการสนับสนุน สิ่งสำคัญคือต้องพัฒนางบประมาณโดยละเอียด ผู้จัดการฝ่ายการเงินและผู้บริหารระดับสูงจะต้องการเห็นข้อเท็จจริงที่สนับสนุนผลลัพธ์
   • รวมการคำนวณรายได้สุทธิ เช่น ค่าคอมมิชชั่น สปอนเซอร์ และตัวอย่าง แต่อย่าลืมว่าคุณกำลังเปรียบเทียบรายได้กับรายได้ที่คาดการณ์ไว้ เทียบกับอะไร? คำถามที่ดี.
6. 6 รวมสถิติที่มีความหมายต่อผู้อ่าน อย่าสร้างรายงานที่แสดงเฉพาะข้อมูลที่ทำให้คุณรู้สึกดี ควรระบุจำนวนผู้เข้าชมด้วย เป็นความคิดที่ดีที่จะให้ข้อมูลที่สามารถวัดได้
   • สถิติที่เกี่ยวข้องอื่นๆ ได้แก่ ยอดขายและผู้เข้าชมทั้งหมด ข้อมูลประเภทนี้เพิ่มความน่าเชื่อถือให้กับรายงานเหตุการณ์ของคุณ ป้อนข้อมูลผู้เยี่ยมชมของคุณ รวมข้อมูลประชากร หมายเลขเข้าชม และการวิจัยสาธารณะ (เช่น นิสัยการช็อปปิ้ง)
   • รายงานจำนวนผู้ที่ตอบรับแคมเปญสนับสนุนและการบริจาคเพื่อการกุศล บันทึกผลกระทบทางเศรษฐกิจและการมีส่วนร่วมของพนักงาน
7. 7 รองรับข้อมูลด้วยองค์ประกอบคุณภาพ รายงานของคุณควรมีข้อมูลทางสถิติ แต่คุณยังต้องการข้อมูลจากผู้คนเพื่อให้ข้อเสนอแนะที่มีคุณภาพ
   • รวบรวมคำติชมจากผู้เข้าร่วมและสมาชิกในทีมเพื่อให้ข้อมูลความสำเร็จและความล้มเหลวของเหตุการณ์ไม่ได้มาจากผู้เขียนรายงานเพียงอย่างเดียว ด้วยวิธีนี้ รายงานของคุณจะดูน่าเชื่อถือมากขึ้น
   • พิจารณารวมการวิจัยอิสระ การประเมินความครอบคลุมของสื่อเป็นตัวอย่างหนึ่งของงานวิจัยอิสระที่สามารถทำได้
   • ประเมินสถานที่และการตั้งค่า คุณควรใช้เวลาในการประเมินสถานที่และการตั้งค่าจากมุมมองของผู้อื่น อภิปรายว่าใช้พื้นที่ในการประชุม งานกิจกรรม และอื่นๆ ได้ดีเพียงใด

ส่วนที่ 3 จาก 3: ขั้นตอนสุดท้ายในการเขียนรายงานเหตุการณ์

1. 1 เตรียมรายงานของคุณตรงเวลา พยายามจัดทำและเผยแพร่รายงานทันทีหลังเหตุการณ์ อย่าลืมทำเครื่องหมายกิจกรรมนี้ในปฏิทินของคุณ บางคนคิดว่าควรเผยแพร่รายงานภายในหนึ่งเดือนหลังจากเหตุการณ์ แต่บางคนโต้แย้งว่าควรทำภายในสองสามวันดีกว่า
   • เมื่อใดก็ตามที่มีกำหนดเวลา คุณควรทำรายงานตรงเวลา บางทีคุณอาจกำลังเขียนรายงานสำหรับหน่วยงานบางแห่งที่ลูกค้าสั่งไว้ ใส่ใจทุกความต้องการ
   • สิ่งสำคัญคือผู้ชมของคุณจะคาดหวังรายงานที่ลึกซึ้งและทันเวลา ดังนั้นให้ใช้เวลาในการทำให้ถูกต้อง แต่อย่ารอช้า
2. 2 แก้ไขรายงานของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานกิจกรรมของคุณเขียนได้ดีและไม่มีข้อผิดพลาดในการสะกดหรือเครื่องหมายวรรคตอน
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่ารายงานของคุณมีความลึกเพียงพอ สังเกตกฎง่ายๆ - "แสดงไม่พูด" ซึ่งหมายความว่าเป็นความคิดที่ดีที่จะให้ตัวอย่างเฉพาะเพื่อสนับสนุนประเด็นทั่วไปที่สรุปไว้ในรายงาน
   • อย่าลืมผู้ฟังของคุณและตรวจดูให้แน่ใจว่าสิ่งที่คุณเขียนฟังดูเป็นทางการและเป็นมืออาชีพ รายงานเหตุการณ์ไม่ใช่เอกสารประจำ เป็นเอกสารสำคัญในการพิจารณาว่ากิจกรรมนั้นคุ้มค่ากับทรัพยากรที่ใช้ไปหรือไม่ ดังนั้นรายงานจึงควรน่าเชื่อถือ

เคล็ดลับ

• ถ่ายภาพมากกว่าที่คุณคิดว่าจำเป็นขณะที่คุณเขียนรายงาน คุณจะประทับใจกับประโยชน์ของคำแนะนำนี้
• เมื่อรวบรวมคำติชมจากเจ้าภาพและผู้ที่วางแผนงาน คุณไม่ควรทำทันที พวกเขาจะยังคงอยู่แม้หลังจากสิ้นสุดกิจกรรม คุณควรถามผู้คนจากฝูงชนก่อน พวกเขาจะเป็นคนแรกที่ออกจากงาน นอกจากนี้อย่ารบกวนผู้นำเสนอถ้าเขายุ่งกับอย่างอื่นคุณจะพบเขาในภายหลังและสามารถถามได้ทุกอย่าง
• เมื่อรวบรวมคำติชม สนทนาและถามคำถามอย่างเป็นธรรมชาติ จากนั้นคู่สนทนาของคุณจะบอกอย่างจริงใจว่าเขาคิดอย่างไรเกี่ยวกับงานนี้
• รวบรวมบทวิจารณ์มากกว่าที่คุณคิดว่าคุณต้องการ คุณจะดีใจในภายหลัง
• ภาพถ่ายที่ดีแสดงให้เห็นถึงสิ่งที่เกิดขึ้นภายในงานรวมถึงปฏิกิริยาของผู้คน
• พยายามถ่ายรูปทั้งภาพรวมทั้งคนและพรีเซ็นเตอร์ในรูปเดียวเพื่อสื่อให้ผู้อ่านทราบว่างานใหญ่แค่ไหน

อะไรที่คุณต้องการ

• กล้องดิจิตอล
• สมุดบันทึก