เนื้อหา

• ขั้นตอน
• วิธีที่ 1 จาก 1: เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

เพื่อให้การประชุมประสบความสำเร็จ สิ่งสำคัญคือต้องเตรียมตัวให้พร้อมการประชุมมีบทบาทสำคัญในอุตสาหกรรมระดับมืออาชีพส่วนใหญ่ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้เพื่อทำให้การประชุมครั้งต่อไปของคุณประสบความสำเร็จ

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 1: เตรียมความพร้อมสำหรับการประชุม

1. 1 การรู้วิธีเตรียมการประชุมเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับพนักงานทุกคน โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้จัดการหรือหัวหน้างาน การรู้ว่าเมื่อใดไม่ควรมีการประชุมมีความสำคัญเท่าเทียมกัน
2. 2 ตัดสินใจว่าคุณจะจัดการประชุมประเภทใด:
   • ข้อมูล
   • ความคิดสร้างสรรค์
   • เพื่อประกอบการตัดสินใจ
   • สร้างแรงบันดาลใจ
3. 3 กำหนดบทบาทและกำหนดสมาชิก บทบาทอาจเป็นดังนี้:
   • ได้รับคำแนะนำจาก
   • ผู้ช่วย / ผู้จัดงาน
   • เลขานุการ (บันทึก)
   • Timekeeper (คอยติดตามเวลา)
   • ผู้เข้าร่วม
4. 4 จัดทำคำบอกกล่าวที่มีวัน เวลา ระเบียบวาระ และสถานที่จัดประชุม ส่งการแจ้งเตือนล่วงหน้าถึงผู้เข้าร่วมทั้งหมด
5. 5 ใช้เวลาในการหารือเกี่ยวกับการประชุมครั้งก่อน (ถ้ามี) ดังนั้น ผู้เข้าร่วมสามารถชี้แจงประเด็นที่เข้าใจยากหรือแสดงความไม่เห็นด้วย
6. 6 จัดวางสิ่งของจำเป็นในสถานที่ต่างๆ จัดโต๊ะและเก้าอี้ล่วงหน้า จัดเตรียมปากกาและกระดาษให้แต่ละคน วางขวดใส่น้ำไว้ตรงกลางคำแล้วจัดแก้ว
7. 7 โทรสั่งได้ทุกคน นี่คือช่วงเวลาที่ประธานเรียกร้องให้ทุกคนหยุดพูดและประกาศเริ่มการประชุม กำหนดเป้าหมาย ระเบียบวาระการประชุมคือรายการหัวข้อที่เกี่ยวข้องกับเรื่องและเวลาที่จัดสรรสำหรับแต่ละหัวข้อ ตัวอย่างเช่น: "1. ประเมินการบรรลุเป้าหมายก่อนหน้า (15 นาที), 2. อภิปรายเป้าหมายเพิ่มเติมตามลำดับ (20 นาที), 3. เลือก 5 เป้าหมายหลัก (10 นาที)
8. 8 ก่อนการประชุม ให้ส่งสมุดบัญชีแยกประเภทพิเศษหรือกระดาษเป็นวงกลมเพื่อให้ผู้ที่อยู่ในที่ประชุมจดชื่อของตน ชื่อเหล่านี้จะถูกกำหนดโดยนาที
9. 9 ขอให้เลขานุการจดไฮไลท์ของการประชุมไว้เพื่อจะได้กล่าวถึงในภายหลัง
10. 10 เมื่อสิ้นสุดการประชุม ให้สอบถามว่ามีใครมีคำถามในหัวข้ออื่นๆ หรือไม่ กำหนดวันประชุมครั้งต่อไปและประกาศการสิ้นสุด

เคล็ดลับ

• ประธานกรรมการมักจะได้รับการแต่งตั้งในการประชุมสามัญประจำปี ประธานเป็นผู้จัดการประชุม รักษาระเบียบ และทำให้แน่ใจว่าทุกคนยึดมั่นในวาระการประชุม
• หากประธานยังไม่ได้รับเลือก ให้หาคนที่เต็มใจจะทำหน้าที่นี้
• แม้ว่าการประชุมจะไม่เป็นทางการ แต่คุณควรส่งหนังสือแจ้งวันและเวลาล่วงหน้าให้กับบุคคล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถส่งอีเมลถึงทุกคนได้
• เช่นเดียวกับเลขานุการที่จดบันทึก
• คำแนะนำเหล่านี้ใช้กับการประชุมอย่างเป็นทางการด้วย
  • วาระการประชุมทำให้การประชุมอยู่ในแนวเดียวกันและป้องกันไม่ให้ผู้คนอภิปรายเรื่องใดเรื่องหนึ่งนานเกินไป
• เป็นสิ่งสำคัญมากในการติดตามเวลาเพื่อไม่ให้เกิดข้อพิพาทในอนาคต

คำเตือน

• ประธานกรรมการต้องเป็นบุคคลที่มีเกียรติและยุติธรรมจึงจะสามารถดำเนินการประชุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ