เนื้อหา

• ขั้นตอน

ทักษะการประชุมมีความสำคัญสำหรับนักการศึกษา ผู้นำทางธุรกิจ และผู้เชี่ยวชาญอื่นๆ ในการประชุมที่มีประสิทธิภาพ ผู้เข้าร่วมจะได้รับความรู้และทักษะใหม่ๆ รวมทั้งมีความกระตือรือร้น การดำเนินการดังกล่าวเกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน เช่น การวางแผน และสุดท้าย การประเมินและการวิเคราะห์ เราเสนอกลยุทธ์พื้นฐานบางอย่างสำหรับการทำงานในการประชุม

ขั้นตอน

1. 1 กำหนดวัตถุประสงค์ของการประชุม คุณตั้งใจที่จะสอนทักษะ ถ่ายทอดข้อมูล หรือสร้างความตระหนักให้กับผู้เข้าร่วมหรือไม่? ตั้งค่างาน การวิเคราะห์นี้อาจส่งผลให้เกิดรายการทักษะเฉพาะที่คุณตั้งใจจะสอน หัวข้อเฉพาะที่ต้องพิจารณา หรือเพียงความรู้สึกว่าสามารถควบคุมการประชุมใหญ่ได้ทั้งหมด
2. 2 วางแผนอย่างรอบคอบ
   • ทบทวนการประชุมในรายละเอียดทั้งหมด หากคุณต้องการให้ข้อมูล ให้พิจารณาว่าคุณจะพูดถึงอะไรเป็นพิเศษ และเมื่อพูดถึงการเรียนรู้ทักษะใหม่ๆ ให้ระบุกิจกรรมที่คุณตั้งใจจะรวมไว้ในการประชุม
   • จัดระเบียบและประสานงาน คุณอาจต้องการเชิญผู้เชี่ยวชาญคนอื่น ๆ เพื่อนำเสนอสั้น ๆ - ติดต่อล่วงหน้า หากคุณต้องการเงินทุนและวัสดุเพิ่มเติม โปรดรวบรวมให้ตรงเวลา แจ้งผู้เข้าร่วมหากพวกเขาต้องการการเตรียมการเฉพาะสำหรับการประชุม
3. 3 มาถึงเร็วพอ
   • ติดตั้งอุปกรณ์ทั้งหมดก่อนที่ผู้เข้าร่วมจะมาถึง หากคุณกำลังใช้สื่อวิดีโอหรือสื่ออื่นๆ ให้ตรวจสอบการทำงานของเทคนิคของคุณ
   • จัดเก้าอี้ก่อนเริ่มงาน คุณสามารถวางไว้ในวงกลม ในแถวหรือที่โต๊ะ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับข้อมูลเฉพาะของการประชุม
   • แจกจ่ายวัสดุ หากการประชุมของคุณต้องการรายการพิเศษ ให้จัดวางบนโต๊ะหรือเก้าอี้เพื่อประหยัดเวลาสำหรับกิจกรรม
   • ทักทายผู้เข้าร่วมเมื่อมาถึง เมื่อมาถึงไซต์ล่วงหน้า คุณสามารถเตรียมการทั้งหมดให้เสร็จอย่างใจเย็น ผ่อนคลาย และทำความรู้จักกับผู้เข้าร่วมได้ดีขึ้น สิ่งนี้จะช่วยคุณสร้างความสัมพันธ์แม้กระทั่งก่อนเริ่มการประชุม
4. 4 ทักทายทุกคนอีกครั้งและเริ่มส่วนเกริ่นนำ แนะนำตัวเอง อธิบายวัตถุประสงค์ของการประชุม และขอให้ผู้เข้าร่วมแนะนำตัวเองเป็นการตอบแทน จำกัดคำถามแต่ละข้อไว้สองสามข้อตัวอย่างเช่น ผู้เข้าร่วมสามารถระบุชื่อและวัตถุประสงค์ของการมาถึงการประชุมได้
5. 5 สร้างโอกาสในการโต้ตอบ ให้ข้อมูลเป็นช่วงสั้นๆ และอนุญาตให้ถามคำถามได้ ในการแก้ปัญหา แบ่งผู้เข้าร่วมออกเป็นกลุ่ม: ให้ผู้รับผิดชอบจัดทำรายงานในนามของทั้งทีม
6. 6 หยุดพัก การหยุดชั่วคราวเล็กน้อยจะช่วยจัดระเบียบข้อมูลที่ได้รับบนชั้นวาง กำหนดเวลาและแจ้งผู้เข้าร่วมถึงระยะเวลาของการพักแต่ละครั้ง ซึ่งจะช่วยให้พวกเขาสามารถวางแผนการโทรและเรื่องส่วนตัวอื่นๆ
7. 7 เมื่อสิ้นสุดการประชุม ขอให้ผู้เข้าร่วมกรอกแบบสอบถาม รวมคำถามเพื่อช่วยคุณวัดประสิทธิภาพของงาน ถามว่าจะปรับปรุงการประชุมในอนาคตได้อย่างไร
8. 8 ติดต่อกับผู้เข้าร่วม ถามเกี่ยวกับผลงานของพวกเขาหลังการประชุม บางครั้งผู้คนต้องการเวลาในการไตร่ตรองประสบการณ์ของพวกเขาในงาน ด้วยการติดต่อหลังจากผ่านไปสองสามวันหรือหลายสัปดาห์ คุณจะสามารถค้นพบที่สำคัญเกี่ยวกับงานที่ทำเสร็จแล้วได้