ผู้เขียน:
Florence Bailey
วันที่สร้าง:
20 มีนาคม 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
โดยทั่วไป อีเมลจะมีเฉพาะข้อความธรรมดา (ASCII) ในขณะที่เอกสาร Word สามารถมีข้อความที่จัดรูปแบบได้จำนวนมาก ไม่มีวิธีใดที่จะรักษาการจัดรูปแบบของเอกสาร Word ได้อย่างสมบูรณ์เมื่อคัดลอกลงในเนื้อหาของอีเมล อย่างไรก็ตาม มีหลายตัวเลือก ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณ
ขั้นตอน
1 แนบเอกสาร Word ของคุณกับอีเมลเป็นไฟล์แนบ ไม่ใช่ในเนื้อหาของอีเมล อย่างไรก็ตาม ผู้ใช้บางรายที่ได้รับอีเมลอาจไม่มีโปรแกรมแก้ไข Word และอาจไม่สามารถอ่านเอกสารได้อย่างง่ายดาย นอกจากนี้ เนื่องจากความแตกต่างระหว่างคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ เอกสารบางอย่างอาจแตกต่างกันเล็กน้อย 
2 บันทึกเอกสารในรูปแบบ Rich Text Format (RTF) ใน Word แล้วแนบเอกสารกับอีเมลของคุณ WordPad ซอฟต์แวร์ชิ้นหนึ่งที่มาพร้อมกับ Windows และโปรแกรมแก้ไขข้อความเกือบทั้งหมดสามารถอ่านไฟล์ RTF ได้ ไฟล์ RTF เก็บรูปแบบส่วนใหญ่ (แต่ไม่ใช่ทั้งหมด) ในเอกสาร Word 
3 หากคุณเป็นเจ้าของ Adobe Acrobat เวอร์ชันเต็ม หรือรู้วิธีอื่นในการสร้างไฟล์ PDF คุณสามารถส่งออกเอกสาร Word เป็นไฟล์ PDF แล้วแนบไฟล์แทน ซอฟต์แวร์ Adobe Acrobat Reader นั้นฟรี และผู้ใช้ส่วนใหญ่ได้ติดตั้งไว้บนคอมพิวเตอร์แล้ว ไฟล์ PDF จะมีลักษณะเหมือนกับไฟล์ Word แต่ไม่สามารถแก้ไขได้ง่ายๆคุณยังสามารถใช้ผลิตภัณฑ์ฟรีที่เรียกว่า PDF Creator (ที่ http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/) เพื่อสร้าง PDF 
4 โปรแกรมรับส่งเมลจำนวนมากอนุญาตให้คุณเพิ่มรูปแบบบางอย่างในอีเมลของคุณ คุณลักษณะนี้ เรียกได้หลายแบบว่า "rich text" หรือ "html mail" มีให้ใช้งานในรูปแบบต่างๆ ขึ้นอยู่กับโปรแกรมรับส่งเมลของคุณ ที่จริงแล้วจะส่งอีเมลในรูปแบบ HTML (เช่น หน้าเว็บ) ซึ่งมีข้อจำกัดมากกว่ารูปแบบ RTF ที่อธิบายไว้ข้างต้นเล็กน้อย มักจะสะดวกกว่าที่จะมีข้อความในเนื้อหาของข้อความอีเมลมากกว่าเป็นไฟล์แนบ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่ได้รับอีเมลสามารถรับอีเมล HTML ได้ 
5 วางเอกสาร Word ของคุณลงในจดหมายโดยตรงเป็นข้อความ แต่ให้ระมัดระวังไว้ก่อน ใช้การจัดรูปแบบให้น้อยที่สุด เปลี่ยน "คำพูดที่ชาญฉลาด"
คำเตือน
- อย่าแนบเอกสารเป็นเอกสาร Word เว้นแต่จำเป็นจริงๆ โดยปกติจะต้องแนบเอกสารที่ยาวมากเท่านั้น สิ่งอื่น ๆ สามารถระบุเป็นข้อความธรรมดาในเนื้อหาของข้อความได้ หากคุณต้องการให้ผู้รับเห็นเอกสารตรงตามที่ปรากฏบนหน้าจอจริงๆ ให้เรียนรู้วิธีสร้างไฟล์ PDF หากเขาต้องการเปลี่ยนแปลงในวงกว้าง ให้แนบเอกสาร Word หรือไฟล์ RTF
