ผู้เขียน:
Sara Rhodes
วันที่สร้าง:
14 กุมภาพันธ์ 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
การจัดระเบียบเอกสารที่พิมพ์ของคุณ - ทั้งสำหรับการทำงานและเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว - สามารถทำได้โดยไม่ต้องยุ่งยากมากด้วยการจัดเรียงตามตัวอักษร การจัดระเบียบเอกสารนี้จะช่วยให้คุณและบุคคลอื่นสามารถค้นหาข้อมูลที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว รวมทั้งรับประกันการคุ้มครองเอกสาร อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกอย่างจะง่ายนัก และมีการจัดเรียงเอกสารตามตัวอักษรที่ละเอียดอ่อนหลายอย่าง ซึ่งตอนนี้เราจะบอกคุณเกี่ยวกับเรื่องนี้
ขั้นตอน
วิธีที่ 1 จาก 2: จัดเรียงตามตัวอักษร
1 จัดระเบียบเอกสารตามลำดับตัวอักษรตามชื่อเรื่อง ใช้ดัชนีตัวอักษรที่เรียกว่าสำหรับสิ่งนี้ 
2 ใส่เอกสารในโฟลเดอร์จดหมายหนึ่งหรือหลายโฟลเดอร์ตามตัวอักษรที่ขึ้นต้นด้วย การจัดเรียงเอกสารที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรเดียวกันควรใช้อักษรตัวที่สองของชื่อ ถ้าอักษรตัวที่สองเหมือนกัน แสดงว่าตัวที่สาม หรือที่สี่ หรือที่ห้า ไม่มีการเบี่ยงเบนจากอัลกอริธึมนี้และไม่สามารถเกิดขึ้นได้ แต่จะตอบแทนคุณร้อยเท่า - การเรียงลำดับนี้จะลบจุดสีขาวทั้งหมดในเอกสารประกอบ 
3 อธิบายว่าคุณได้จัดเรียงเอกสารอย่างไร คุณต้องการให้ทุกคนที่มีสิทธิ์เข้าถึงเอกสารที่คุณสั่งซื้อรู้ว่ามีการจัดเรียงอย่างไร 
4 วางเอกสารในลิ้นชักหรือตำแหน่งที่ควรจัดเก็บให้เป็นระเบียบ เมื่อเพิ่มสิ่งใหม่ๆ ลงในเอกสาร อย่าลืมตัวอักษร!
วิธีที่ 2 จาก 2: การจัดทำดัชนีเอกสาร
1 ใช้ฉลากที่มีตัวอักษรของตัวอักษร เอกสารการทำดัชนี (กล่าวคือ การลงนาม) เป็นพื้นฐานของพื้นฐานในการจัดระเบียบเอกสาร ในขั้นตอนนี้ เอกสารจะถูกโอนไปยังส่วนและส่วนที่เหมาะสมของแค็ตตาล็อกของคุณ อันที่จริง ชื่อของส่วนต่าง ๆ ใช้เพื่ออธิบายเนื้อหา จากนั้นชื่อของส่วนจะกลายเป็นชื่อของเอกสารเช่นกัน จัดเรียงส่วนต่างๆ ตามลำดับตัวอักษรโดยใช้คำแนะนำด้านล่าง 
2 ชื่อที่เหมาะสมสามารถจัดทำดัชนีในลำดับต่อไปนี้: นามสกุล ตามด้วยชื่อจริง ตามด้วยนามสกุลหรือชื่อกลาง เครื่องหมายวรรคตอนสามารถละเว้นได้ - หากมีการใช้คำนำหน้า ให้เชื่อมส่วนนำหน้ากับส่วนของชื่อที่อยู่นำหน้าและวางไว้ก่อน ไม่จำเป็นต้องมีเครื่องหมายวรรคตอน
- สามารถละเว้นยัติภังค์ และบางส่วนของชื่อก่อนและหลังยัติภังค์ควรใส่ก่อน
- ตัวย่อและคำที่มีตัวอักษรเดียวได้รับการจัดทำดัชนีตามที่เป็นอยู่ ชื่อย่อแบ่งออกเป็นส่วนต่างๆ
- ตำแหน่งและส่วนต่อท้ายระบุอยู่ท้ายสุด โดยระบุตำแหน่งก่อน ตามด้วยส่วนต่อท้าย
3 เอกสารที่เกี่ยวข้องกับองค์กรสามารถจัดเรียงตามชื่อองค์กรเหล่านี้ได้ ในกรณีนี้ คำแต่ละคำในชื่อองค์กรถือเป็นองค์ประกอบที่แยกจากกัน การบัญชีอยู่ในลำดับเดียวกับที่มีการนำเสนอคำในชื่อเรื่อง - ตัวย่อและคำที่มีตัวอักษรเดียวได้รับการจัดทำดัชนีตามที่เป็นอยู่ ในกรณีนี้ ตัวอักษรควรคั่นด้วยช่องว่างและถือเป็นองค์ประกอบที่แยกจากกัน
- เครื่องหมายวรรคตอนในกรณีนี้จะถูกละเว้น คำก่อนและหลังเครื่องหมายวรรคตอนจะถูกระบุในองค์ประกอบแรก
- ตัวเลขและตัวเลขเขียนด้วยรูปแบบตัวอักษรและจัดทำดัชนีเหมือนกับที่เขียนหากเป็นคำในตอนแรก เครื่องหมายวรรคตอนจะถูกละเว้นอีกครั้ง เอกสารที่มีชื่อขึ้นต้นด้วยเลขโรมันจะอยู่ก่อนหน้าชื่อที่คล้ายคลึงกัน ซึ่งมีชื่อขึ้นต้นด้วยเลขอารบิก ในขณะที่ตัวเลขจะแสดงจากน้อยไปมาก จากนั้นคุณสามารถวางเอกสารที่ขึ้นต้นด้วยคำได้
- อักขระทั้งหมดเขียนด้วยตัวอักษร ตัวเลขทั้งหมดที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับอักขระควรระบุไว้ในองค์ประกอบแรก
4 ชื่อขององค์กรรัฐบาลจะจัดทำดัชนีกับประเทศและภูมิภาคของเขตอำนาจศาลขององค์กรใดองค์กรหนึ่งเป็นอันดับแรก ชื่อขององค์กรระบุไว้ในองค์ประกอบถัดไป และคำว่า "การจัดการ", "สำนัก", "ตัวแทน" และสิ่งที่คล้ายกันจะระบุไว้ในตอนท้าย 
5 ในกรณีที่ชื่อเหมือนกัน ให้ใช้ที่อยู่สำหรับทำรายการเอกสาร ใช้ลำดับต่อไปนี้: ชื่อ> ภูมิภาค> เมือง> ชื่อถนน> เลขที่บ้าน
เคล็ดลับ
- นำเอกสารของคุณกลับมาที่เดิมเสมอ
- เมื่อสร้างดัชนี สิ่งสำคัญอันดับแรกคือต้องปฏิบัติตามกฎมาตรฐาน และหลังจากนั้น - กับกฎองค์กรเท่านั้น
- พัฒนาระบบเพื่อระบุว่าได้รับเอกสารเมื่อใดและโดยใคร
คำเตือน
- ยิ่งมีคนเข้าถึงแค็ตตาล็อกเอกสารมากเท่าใด ความยุ่งเหยิงก็จะยิ่งมากขึ้นเท่านั้น
