เนื้อหา

• ที่จะก้าว
• วิธีที่ 1 จาก 3: เตรียมจดหมาย
• วิธีที่ 2 จาก 3: เขียนจดหมาย
• วิธีที่ 3 จาก 3: ปิดจดหมาย
• เคล็ดลับ
• คำเตือน

ในบทความนี้คุณจะได้เรียนรู้วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานในสามขั้นตอน - เตรียมเขียนและปิด

ที่จะก้าว

วิธีที่ 1 จาก 3: เตรียมจดหมาย

1. ใช้กระดาษหนึ่งแผ่นแล้วแบ่งออกเป็นสองคอลัมน์ ในคอลัมน์ด้านซ้ายให้เขียน "ความต้องการ" และในคอลัมน์ด้านขวาให้เขียน "ทักษะของฉัน" อ่านโฆษณาอย่างละเอียดและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณทราบข้อกำหนดสำหรับงานนี้อย่างชัดเจน จากนั้นคุณจะเปรียบเทียบข้อกำหนดเหล่านั้นกับทักษะของคุณและประสบการณ์ที่ระบุไว้ในประวัติย่อของคุณ
   • ในคอลัมน์ด้านซ้ายเขียนทักษะที่ร้องขอในโฆษณาและข้อกำหนดอื่น ๆ สำหรับงาน
   • ในคอลัมน์ด้านขวาให้เขียนประเด็นจากประวัติส่วนตัวที่ตรงกับข้อกำหนด
   • หากประวัติย่อของคุณมีข้อมูลที่น่าสนใจที่เกี่ยวข้องกับงานคุณสามารถใส่ข้อมูลที่สำคัญที่สุดในจดหมายของคุณได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ
2. ใส่รายละเอียดการติดต่อของคุณที่ด้านบนของจดหมาย เลือกเค้าโครงและการจัดรูปแบบที่ชัดเจนและแบบอักษรที่อ่านง่าย คุณควรทำให้ง่ายที่สุดเท่าที่จะทำได้เพื่อให้นายจ้างของคุณติดต่อคุณได้ ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมายฉบับจริงตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีหัวจดหมายที่เหมาะสม
   • ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณจัดชิดซ้าย
   • บันทึกวันที่ของวันนั้นข้ามบรรทัดและจดรายละเอียดการติดต่อของคุณ:
     • ชื่อ
     • ที่อยู่
     • หมายเลขโทรศัพท์
     • ที่อยู่อีเมล
     • เว็บไซต์ส่วนตัว (ถ้าคุณมี)
     • โปรไฟล์ LinkedIn
3. รวมรายละเอียดของ บริษัท หลังจากรายละเอียดของคุณเองคุณจะต้องระบุชื่อนายจ้างที่คุณต้องการสมัครรวมถึงตำแหน่งงานของเขาหรือเธอและชื่อและที่อยู่ของ บริษัท
   • การใส่รายละเอียดการติดต่อของ บริษัท ที่คุณสมัครด้วยในจดหมายแสดงว่าคุณได้ใช้เวลาในการค้นหาว่าใครคือผู้ติดต่อสำหรับงานนี้
   • การทำการบ้านของคุณทำให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณนำหน้าผู้สมัครส่วนใหญ่ไปหนึ่งก้าวแล้ว หลายคนใช้ตัวอักษรมาตรฐานที่คัดลอกและวางอย่างชัดเจน คุณแสดงให้เห็นว่าคุณมีความมุ่งมั่นเพียงใด
   • หากคุณไม่ทราบแน่ชัดว่าจะส่งจดหมายถึงใครให้ดูว่าคุณสามารถค้นหาชื่อของหัวหน้าฝ่ายสรรหาและคัดเลือกหรือผู้ติดต่อรายอื่นในเว็บไซต์ของ บริษัท ได้หรือไม่ ตรวจสอบ LinkedIn และค้นหา Twitter หากจำเป็น หากคุณไม่พบชื่อของบุคคลใดบุคคลหนึ่งให้ดูว่าคุณสามารถหาชื่อหัวหน้าแผนกที่คุณสมัครได้หรือไม่ หากคุณได้ลองทำทุกอย่างแล้วและยังไม่รู้ว่าจะส่งจดหมายถึงใครคุณสามารถส่งจดหมายถึงหัวหน้าแผนกที่มีปัญหาได้เช่น "หัวหน้าแผนก [ชื่อแผนก]"
4. จ่าหน้าจดหมายของคุณถึงบุคคลที่ต้องการจดหมายดังกล่าว คุณควรเริ่มต้นจดหมายด้วยน้ำเสียงที่เหมาะสมและด้วยคำทักทายที่ถูกต้อง "สำหรับผู้ที่มีผลต่อ" และ "ท่านที่เคารพรัก / ท่านผู้หญิง" เป็นทางการเกินไปหรือไม่เป็นทางการเกินไปและกว้างเกินไปและคุณให้ความรู้สึกว่าคุณยังไม่ได้ทำการวิจัยที่เหมาะสมเกี่ยวกับ บริษัท
   • หากคุณไม่ทราบแน่ชัดว่าบุคคลที่ติดต่อเป็นใครคุณสามารถส่งจดหมายไปยังฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ บริษัท ที่เกี่ยวข้องหากจำเป็นและใช้ "Dear Sir / Madam" เป็นคำทักทาย

วิธีที่ 2 จาก 3: เขียนจดหมาย

1. ในย่อหน้าแรกพยายามดึงความสนใจของผู้อ่าน นายจ้างอ่านจดหมายปะหน้าจำนวนมากและโดยปกติแล้วผู้จัดการฝ่ายการจ้างงานจะอ่านสั้น ๆ ก่อนแล้วตัดสินใจทิ้งจดหมายของคุณทันทีหรือเพิ่มลงในกอง "เก็บ" ดังนั้นจงแสร้งทำเป็นว่าจดหมายสมัครงานของคุณเป็นบทความในหนังสือพิมพ์และตรงประเด็น
   • เริ่มต้นจดหมายของคุณด้วยข้อความที่น่าเชื่อถือซึ่งคุณแจ้งให้ผู้อ่านทราบว่าคุณได้จดบันทึกด้วยความสนใจเกี่ยวกับตำแหน่งงาน [ชื่อตำแหน่ง] ที่ [บริษัท ] ใน / บน [หนังสือพิมพ์หรือเว็บไซต์]
   • ใช้เวลาสั้น ๆ และเจาะจงเมื่ออธิบายสิ่งที่กระตุ้นให้คุณสนใจงานนี้ คุณคิดว่าอะไรน่าสนใจหรือน่าสนใจเกี่ยวกับ บริษัท ? ยกตัวอย่างและอย่ากลัวที่จะใช้น้ำเสียงในการสนทนามากขึ้นขึ้นอยู่กับความเป็นทางการของ บริษัท
   • แสดงให้ผู้จัดการเห็นว่าคุณไม่เพียง แต่รู้ว่า บริษัท กำลังทำอะไร แต่พยายามเขียนในรูปแบบของ บริษัท เพื่อแสดงว่าคุณมีความเหมาะสม
   • ตัวอย่างเช่นหากคุณสมัครงานกับ บริษัท ที่ผลิตบทความสำหรับหนังสือพิมพ์หรือหน้าข่าวพยายามใช้สไตล์ที่คล้ายกับบทความเหล่านั้น พวกเขาจริงจังพวกเขาใช้อารมณ์ขันหรือไม่? เมื่อพูดถึงธุรกิจที่เป็นทางการมากขึ้นเช่น บริษัท การตลาดหรือสถาบันการเงินคุณอาจต้องการดูจริงจังขึ้นเล็กน้อย แต่ก็ต้องสุภาพอยู่เสมอ
2. ระบุตำแหน่งที่คุณพบตำแหน่งงานว่างที่คุณสมัคร ก่อนสมัครลองหาข้อมูลดูว่าคุณรู้จักใครใน บริษัท หรือไม่ การมีข้อมูลอ้างอิงภายใน บริษัท จะดีกว่าเสมอและหากบุคคลนั้นอนุญาตให้คุณทำเช่นนั้นคุณสามารถระบุชื่อของพวกเขาในใบสมัครของคุณได้
   • หากคุณไม่รู้จักใครใน บริษัท อย่างน้อยก็ควรระบุแหล่งที่มาที่คุณพบตำแหน่งงานว่าง ซึ่งอาจเป็นเช่นหนังสือพิมพ์เว็บไซต์หางานหรือเว็บไซต์ของ บริษัท
3. อธิบายว่าเหตุใด บริษัท จึงควรจ้างคุณ คุณไม่ควรพูดในจดหมายของคุณว่าคุณจะได้ประโยชน์อะไรหากพวกเขาจ้างคุณ ตำแหน่งว่างนี้มีอยู่ด้วยเหตุผล; เห็นได้ชัดว่ามีปัญหาที่ต้องแก้ไข และคุณสามารถทำเพื่อพวกเขาได้
   • ดูรายการทักษะและประสบการณ์ของคุณแล้วเลือกสองตัวอย่างที่จะพูดถึง ตัวอย่างเหล่านี้จะพิสูจน์ได้ว่าทำไมคุณถึงทำได้ดีในตำแหน่งนั้น
   • ตัวอย่างเช่นหากประกาศรับสมัครงานแสดงว่าพวกเขาต้องการใครสักคนในตำแหน่งที่สามารถเป็นผู้นำทีมและทำงานหลายโครงการพร้อมกันให้ดูทักษะของคุณเพื่อดูว่าคุณอาจมีประสบการณ์บางอย่างที่ตอบสนองความต้องการนั้นได้หรือไม่ หากคุณเคยเป็นผู้นำทีมในอดีตให้อธิบายสั้น ๆ ว่าทักษะการเป็นผู้นำของคุณช่วยเพิ่มประสิทธิผลของหลาย ๆ โครงการได้อย่างไร
   • หากเป็นไปได้ให้ใส่ตัวเลขและสถิติไว้ด้วยเสมอ เมื่ออธิบายว่าเหตุใดนายจ้างจึงควรจ้างคุณให้พยายามใช้สถิติเพื่อวัตถุประสงค์ในการอธิบายเช่นการเพิ่มขึ้นของรายได้หรือค่าใช้จ่ายที่ลดลงภายใต้การดูแลของคุณ
4. สรุปจุดแข็งประกาศนียบัตรและความสามารถและประสบการณ์ของคุณโดยย่อเข้าด้วยกัน ในย่อหน้าที่สองคุณควรเปรียบเทียบคุณสมบัติที่จำเป็นสำหรับงานกับทักษะและประสบการณ์ของคุณสองหรือสามอย่างเพื่อแสดงว่าคุณเป็นคนที่สมบูรณ์แบบสำหรับตำแหน่งนี้
   • ตรวจสอบประวัติย่อของคุณและคอลัมน์ทักษะที่คุณระบุไว้ก่อนหน้านี้สำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณสมบัติและทักษะของคุณ
   • ดูว่าคุณสามารถใส่เกร็ดเล็กเกร็ดน้อยสั้น ๆ ที่เน้นวิธีที่คุณจัดการเพื่อแก้ปัญหาที่ บริษัท ที่คุณสมัครอาจมีได้หรือไม่ตามข้อกำหนดของงานนั้น ๆ
   • รวมส่วนที่เกี่ยวข้องกับอาชีพของคุณมากที่สุด แม้ว่าคุณจะตั้งชื่อสิ่งที่คุณเพิ่งทำสำเร็จเมื่อเร็ว ๆ นี้ แต่คุณอาจเคยทำบางสิ่งในอดีตที่เข้ากันได้ดีกับความต้องการของงาน ดังนั้นอย่ากลัวที่จะย้อนเวลากลับไปอีกหน่อย
5. ร่างภาพของตัวคุณเองที่ไม่ได้อยู่ในประวัติย่อของคุณ ผู้จัดการการจ้างงานสามารถอ่านประวัติย่อของคุณและดูสิ่งที่คุณทำในงานที่ผ่านมาของคุณ สิ่งที่คุณต้องการคือแสดงให้ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างซึ่งเป็นผู้ที่อยู่เบื้องหลังทักษะและประสบการณ์เหล่านั้นทั้งหมด
   • ในหนึ่งหรือสองประโยคให้พูดว่า บริษัท มีผลต่อคุณในฐานะบุคคลอย่างไร หากคุณสมัครงานในฝันโอกาสที่ บริษัท นี้จะทำให้คุณเป็นแบบที่คุณเป็นได้ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง
   • อย่าอ่อนไหวเกินไปและพูดให้สั้น ในทางกลับกันการแสดงตัวเองผ่านเรื่องราวด้านมนุษย์คุณสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณเป็นมากกว่าข้อเท็จจริงบนแผ่นกระดาษ

วิธีที่ 3 จาก 3: ปิดจดหมาย

1. สรุปสั้น ๆ ในประโยคเดียวว่าทำไมคุณถึงเป็นผู้สมัครที่สมบูรณ์แบบสำหรับงานนี้ เพื่อเพิ่มโอกาสในการสนทนาคุณจำเป็นต้องปิดจดหมายให้ถูกต้อง
   • เมื่ออธิบายว่าคุณสามารถมีส่วนร่วมกับ บริษัท ได้อย่างไรอย่าลืมว่าคุณต้องการดูสถานการณ์จากมุมมองของนายจ้าง มันเกี่ยวกับวิธีที่คุณสามารถช่วย บริษัท และ บริษัท จะช่วยคุณได้อย่างไร
   • ถามตัวเองว่าคุณจะให้ความสำคัญกับอะไรเมื่อเลือกผู้สมัคร
2. เชิญผู้จัดการการจ้างงานติดต่อคุณ แจ้งให้ผู้อ่านทราบว่าคุณเต็มใจที่จะอธิบายแรงจูงใจและความเหมาะสมกับงานของคุณเพิ่มเติมในการสัมภาษณ์แบบตัวต่อตัวและระบุรายละเอียดการติดต่อของคุณอีกครั้ง
   • คุณสามารถปิดจดหมายได้โดยขอบคุณผู้จัดการและพูดว่า: รอการตอบกลับของคุณฉันยังคงอยู่.
   • อย่าเพิ่งขอให้ผู้จัดการฝ่ายว่าจ้างติดต่อคุณหากเขาคิดว่าคุณเป็นผู้สมัครที่เหมาะสม สร้างความประทับใจอย่างมั่นใจ (โดยไม่แสดงท่าทีหยิ่งผยอง) โดยบอกว่าคุณหวังว่าจะได้พูดคุยเกี่ยวกับตำแหน่งในลักษณะที่ละเอียดกว่านี้
3. ปิดจดหมาย การปิดตัวอักษรอาจดูเหมือนเป็นส่วนน้อยหรืออาจเป็นเรื่องที่น่าปวดหัวอย่างมากในการเลือกโทนเสียงที่เหมาะสม ใช้ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"
   • การปิดจดหมายของคุณเป็นทางการเกินไปอาจทำให้คุณดูไม่จริงใจ ลงท้ายด้วยสไตล์ที่ตรงกับส่วนที่เหลือของตัวอักษร
   • การลงท้ายด้วย "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" แสดงว่าคุณกำลังแสดงความเคารพและสร้างสรรค์มากพอ ในทางกลับกันบางอย่างเช่น "ขอแสดงความนับถือ" อาจดูไม่เป็นทางการเกินไป บันทึกการปิดนั้นสำหรับจดหมายถึงเพื่อนครอบครัวและคนรู้จัก
4. เขียนชื่อของคุณด้านล่าง หลังจากปิดแล้วให้ข้ามสองสามบรรทัดและเขียนชื่อเต็มของคุณ หากคุณต้องการลงนามในจดหมายของคุณให้ใส่ลายเซ็นของคุณไว้เหนือชื่อของคุณ
   • หากคุณมีลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ของคุณคุณสามารถป้อนได้ที่นี่ระหว่างการปิดและชื่อของคุณ
   • คุณสามารถพิมพ์จดหมายและเซ็นชื่อด้วยมือได้หากต้องการ ในการส่งจดหมายทางอีเมลคุณจะต้องสแกนและบันทึกอีกครั้งหากคุณทำเช่นนี้
   • คุณไม่จำเป็นต้องเซ็นชื่อในจดหมายเสมอไป

เคล็ดลับ

• จดหมายของคุณควรชัดเจนกระชับและตรงประเด็น ความประทับใจแรกที่นายจ้างได้รับจากคุณเกิดขึ้นจากเอกสารนี้
• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณเป็นทางการและคุณไม่ได้ใช้ภาษาสแลงหรือภาษาถิ่นที่เป็นที่นิยม
• ตรวจสอบจดหมายของคุณอย่างน้อยสองครั้งเพื่อหาข้อผิดพลาดในการสะกดและไวยากรณ์ แบ่งจดหมายของคุณเป็นย่อหน้าและตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องหมายวรรคตอนของคุณถูกต้อง
• สมมติสามย่อหน้าและอย่าทำให้จดหมายของคุณยาวเกินหนึ่งหน้า เจ้าหน้าที่ฝ่ายทรัพยากรบุคคลส่วนใหญ่จะตรวจสอบจดหมายของคุณเพื่อหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องก่อนตัดสินใจว่าจะอ่านฉบับเต็มหรือไม่
• ระบุหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่อีเมลและข้อมูลอ้างอิงหากคุณมี
• ใช้แบบอักษรที่เหมาะสม ตัวอย่างเช่นเลือก Arial หรือ Times New Roman หลีกเลี่ยงฟอนต์ตลก ๆ เช่น Comic Sans เพราะมันสามารถทำลายชื่อเสียงจดหมายของคุณและทำให้คุณเป็นของตัวเองได้ในบัดดล คุณจะไม่สร้างความประทับใจแบบมืออาชีพกับมัน งานที่ไม่ค่อยพบบ่อยบางอย่างช่วยให้คุณโดดเด่นในเชิงบวกด้วยฟอนต์ที่ไม่เหมือนใคร แต่ส่วนใหญ่ไม่เป็นเช่นนั้น ดังนั้นจึงไม่ควรเสี่ยงใด ๆ
• ให้เพื่อนหรือญาติอ่านจดหมายอีกครั้ง ใครจะรู้พวกเขาอาจสังเกตเห็นข้อผิดพลาดที่คุณมองข้ามไป
• คุณยังสามารถขอให้ใครบางคนเขียนข้อมูลอ้างอิงให้คุณได้อีกด้วย จากนั้นคุณสามารถส่งให้นายจ้างพร้อมกับประวัติย่อและจดหมายสมัครงานของคุณ
• ขอแนะนำให้ใช้ตัวพิมพ์เนื่องจากตัวอักษรที่พิมพ์ดูเป็นทางการมากกว่าและอ่านง่ายกว่า โอกาสที่พวกเขาจะอ่านจดหมายของคุณจึงสูงขึ้นเมื่อคุณพิมพ์จดหมาย

คำเตือน

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าจดหมายของคุณเป็นมากกว่าข้อมูลสรุปในประวัติย่อของคุณ
• อย่าคิดในจดหมายของคุณว่าคุณจะได้งาน อย่าพูดในสิ่งที่อาจให้ความรู้สึกว่าคุณคิดว่าคุณทำงานให้กับ บริษัท อยู่แล้วเช่น "ถ้าฉันได้รับการว่าจ้างฉันสัญญาว่าฉันจะ ... "