เขียนจดหมายธุรกิจถึงลูกค้า

เนื้อหา

ที่จะก้าว
ส่วนที่ 1 จาก 2: เขียนจดหมายธุรกิจ
ส่วนที่ 2 จาก 2: การเขียนจดหมายธุรกิจ
เคล็ดลับ

เมื่อคุณดำเนินธุรกิจคุณอาจต้องเขียนจดหมายถึงลูกค้าของคุณ คุณอาจต้องบอกพวกเขาเกี่ยวกับกิจกรรมใหม่ ๆ หรือข้อเสนอพิเศษหรือคุณอาจต้องตอบกลับลูกค้าที่มีการร้องเรียนในนามของธุรกิจของคุณ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดสำหรับจดหมายของคุณให้ใช้น้ำเสียงแบบมืออาชีพเสมอ

ที่จะก้าว

ส่วนที่ 1 จาก 2: เขียนจดหมายธุรกิจ

ใช้หัวจดหมายแบบมืออาชีพ จดหมายธุรกิจแสดงถึง บริษัท ของคุณ ดังนั้นจึงต้องดูโดดเด่นและมีคุณภาพสูง ต้องมีโลโก้หรือตราสินค้าของ บริษัท อยู่ด้วย
- คุณสามารถสร้างหัวจดหมายด้วยเค้าโครงใน Microsoft Word อย่าลืมใช้โลโก้หรือตราสินค้าที่มีอยู่ในหัวจดหมาย
เปิดโปรแกรมประมวลผลคำ คุณควรสร้างจดหมายธุรกิจบนคอมพิวเตอร์เสมอ
- สร้างเอกสารใหม่และตั้งค่าระยะขอบของเอกสารเป็น 1 นิ้ว
- ใช้แบบอักษร serif เช่น Times New Roman, Georgia หรือ Ariel ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ขนาดฟอนต์ไม่เกิน 12 แต่ไม่เล็กกว่า 10 ตัวอักษรไม่ควรอ่านยากเนื่องจากฟอนต์หรือขนาดไม่ถูกต้อง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าใช้ระยะห่างเดียว
ใช้รูปร่างบล็อก แบบฟอร์มบล็อกเป็นรูปแบบที่ใช้บ่อยที่สุดสำหรับจดหมายธุรกิจ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำงานด้วย แต่ละหัวเรื่องจะต้องอยู่ชิดขอบซ้ายและจะมีช่องว่างหลังแต่ละหัวเรื่อง เริ่มต้นจากบนลงล่างจดหมายธุรกิจของคุณควรมีหัวข้อต่อไปนี้:
- วันที่ปัจจุบันหรือวันที่คุณส่งจดหมาย วันที่มีความสำคัญเนื่องจากสามารถใช้สำหรับบันทึกของคุณและของผู้รับ จากนั้นยังสามารถใช้อย่างถูกกฎหมาย ดังนั้นตรวจสอบให้แน่ใจว่าวันที่ถูกต้อง
- ที่อยู่ของผู้ส่ง นี่คือที่อยู่ของคุณซึ่งจัดรูปแบบในรูปแบบที่อยู่มาตรฐาน หากที่อยู่ของคุณอยู่บนหัวจดหมายแล้วคุณสามารถข้ามขั้นตอนนี้ได้
- ที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งประกอบด้วยชื่อและที่อยู่ของบุคคลที่คุณกำลังเขียนจดหมายถึง การใช้นาย / นางเป็นทางเลือก ตัวอย่างเช่นหากคุณเขียนถึง Nina de Vries คุณสามารถละเว้นส่วน Mevrouw ได้
- คำนำ. ซึ่งอาจเป็น "Dear Mrs. de Vries" หรือ "Dear Nina de Vries" หากคุณไม่แน่ใจว่าใครจะอ่านจดหมายให้ใช้ "Dear Sir or Madam" คุณยังสามารถใช้ "L.S. " แต่เป็นทางเลือกสุดท้ายหากคุณไม่รู้ว่าใครจะอ่านจดหมายของคุณ
- เนื้อหาของจดหมาย เราจะให้ความสำคัญกับเรื่องนี้มากขึ้นในบทความนี้
- ปิดท้ายจดหมายพร้อมลายเซ็น ซึ่งอาจเป็น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"

ส่วนที่ 2 จาก 2: การเขียนจดหมายธุรกิจ

กำหนดว่ากลุ่มเป้าหมายของคุณคือใคร น้ำเสียงของตัวอักษรควรเป็นมืออาชีพโดยไม่คำนึงถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ แต่คุณอาจต้องเปลี่ยนภาษาหรือเลือกคำขึ้นอยู่กับผู้รับ หากคุณกำลังเขียนถึงแผนกทรัพยากรบุคคลของ บริษัท อื่นคุณควรใช้ภาษาที่เป็นทางการมากกว่านี้ แต่ถ้าคุณกำลังเขียนถึงลูกค้ารายใดรายหนึ่งคุณสามารถใช้ภาษาสบาย ๆ หรือไม่เป็นทางการได้มากขึ้น
- การกำหนดกลุ่มเป้าหมายของคุณยังหมายความว่าคุณสามารถชัดเจนต่อกลุ่มเป้าหมายของคุณได้ หลีกเลี่ยงการใช้คำศัพท์ที่ผู้อ่านไม่เข้าใจ ตัวอย่างเช่นลูกค้าอาจไม่ทราบตัวย่อที่ใช้สำหรับโครงการอวกาศของ บริษัท ของคุณดังนั้นอย่าใช้คำเหล่านี้ในจดหมาย
- กฎทองในการเขียนจดหมายธุรกิจที่ดีคือต้องชัดเจนกระชับและสุภาพ
ระบุวัตถุประสงค์ของจดหมายในประโยคแรก พิจารณาวัตถุประสงค์ของจดหมาย เป็นการแจ้งให้ลูกค้าของคุณทราบเกี่ยวกับสถานที่ตั้งใหม่ของคุณหรือไม่? เป็นการเตือนลูกค้าเกี่ยวกับบิลที่ค้างชำระหรือยอดค้างชำระหรือไม่? หรือเพื่อตอบข้อร้องเรียนของลูกค้า? ด้วยเป้าหมายนี้ให้สร้างแบบร่างสำหรับประโยคแรกที่จะช่วยให้ผู้อ่านของคุณทราบได้ทันทีว่าจดหมายนั้นเกี่ยวกับอะไร อย่าคลุมเครือเกี่ยวกับวัตถุประสงค์ของจดหมายของคุณ ตรงไปตรงมา.
- เริ่มต้นด้วย "ฉัน" หากคุณต้องการแสดงความคิดเห็นในฐานะเจ้าของธุรกิจ ใช้ "เรา" เมื่อเขียนในนามของ บริษัท หรือองค์กร
- มุ่งเน้นไปที่ข้อความโดยตรงเช่น: "เราต้องการแจ้งให้ทราบด้วยจดหมายฉบับนี้" หรือ "ด้วยจดหมายฉบับนี้ คุณยังสามารถใช้คำสั่ง "I" ได้หากคุณเขียนจดหมายในฐานะเจ้าของธุรกิจ เช่น "ฉันติดต่อคุณเพราะ" หรือ "ฉันเพิ่งได้ยินมาว่า ... และต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ... "
- ตัวอย่างเช่นหากคุณ (ในฐานะเจ้าของธุรกิจ) เขียนจดหมายถึง Nina de Vries เกี่ยวกับบัญชีที่ยังไม่ได้ชำระเงินจากเดือนที่แล้วคุณสามารถเริ่มต้นด้วย: "ฉันติดต่อคุณทางจดหมายฉบับนี้เนื่องจากมียอดค้างชำระในบัญชีของคุณตั้งแต่เดือนมีนาคม 2015 .”
- หรือในฐานะพนักงานของ บริษัท หากคุณตอบกลับคำร้องเรียนของลูกค้าเกี่ยวกับโครงการอวกาศของ บริษัท คุณสามารถเริ่มต้นจดหมายว่า "เราได้รับการร้องเรียนจากคุณเกี่ยวกับโครงการอวกาศของเราไปยังดาวอังคาร"
- บางทีคุณอาจเขียนจดหมายเพื่อแจ้งให้ลูกค้าทราบว่าพวกเขาชนะการแข่งขันหรือได้รับตำแหน่งในหลักสูตรการฝึกอบรม เริ่มต้นด้วยประโยคเช่น "ฉันยินดีที่จะแจ้งให้คุณทราบ ... " หรือ "เราขอแจ้งให้คุณทราบว่า ... "
- หากคุณต้องแจ้งข่าวร้ายให้เริ่มต้นด้วยประโยคเช่น "เราขอโทษที่ต้องแจ้งให้ทราบว่า ... " หรือ "หลังจากพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้วฉันตัดสินใจที่จะไม่ ... "
ใช้เสียงที่ใช้งานแทนเสียงแฝง ในภาษาทั่วไปเรามักใช้รูปแบบพาสซีฟ แต่รูปแบบพาสซีฟทำให้สิ่งที่คุณเขียนน่าเบื่อและสับสน แบบฟอร์มที่ใช้งานอยู่จะมีประสิทธิภาพมากกว่าในจดหมายธุรกิจเนื่องจากเป็นการกำหนดน้ำเสียงที่กล้าแสดงออกมากขึ้น
- ตัวอย่างของรูปแบบแฝงเช่น: `` ฉันสามารถแก้ไขข้อร้องเรียนอะไรให้คุณได้บ้าง '' หัวเรื่องของประโยคลูกค้า ('คุณ') จะอยู่ท้ายประโยคแทนที่จะเป็นตอนต้น ของประโยค
- ตัวอย่างของแบบฟอร์มที่ใช้งานอยู่ตัวอย่างเช่น "ฉันจะทำอย่างไรเพื่อแก้ไขข้อร้องเรียนของคุณ" ประโยคเวอร์ชันนี้ในรูปแบบที่ใช้งานอยู่มีความชัดเจนและเข้าใจง่ายกว่ามากสำหรับผู้อ่าน
- การใช้แบบฟอร์มแฝงอาจเป็นวิธีที่ดีในการส่งข้อความของคุณไปทั่วโดยไม่ต้องใส่ใจกับข้อผิดพลาดหรือประเด็นที่น่าสงสัย แต่ใช้แค่นี้แล้ว. โดยทั่วไปแบบฟอร์มที่ใช้งานอยู่จะมีประสิทธิภาพมากกว่าในจดหมายธุรกิจ
ชี้ให้เห็นเหตุการณ์ก่อนหน้านี้หรือการสนทนากับผู้อ่านหากมี คุณอาจติดต่อ Nina de Vries เมื่อต้นเดือนนี้พร้อมคำเตือนเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระของเธอ หรือบางทีลูกค้าแสดงความไม่พอใจกับโครงการอวกาศในการประชุมเมื่อเดือนที่แล้ว หากคุณได้โต้ตอบกับผู้อ่านแล้วโปรดรับทราบสิ่งนี้ เป็นการเตือนผู้อ่านถึงการติดต่อครั้งก่อนของคุณและทำให้จดหมายธุรกิจดูเป็นเรื่องเร่งด่วนและสำคัญยิ่งขึ้น
- ใช้วลีเช่น "ต่อจากจดหมายของฉันเกี่ยวกับการเรียกเก็บเงินที่ค้างชำระของคุณ" หรือ "ขอขอบคุณสำหรับการชำระเงินในเดือนมีนาคม" หรือ "เป็นประโยชน์มากที่ได้ทราบจุดยืนของคุณในโครงการอวกาศในการประชุมเดือนพฤษภาคม"
ร้องขอหรือเสนอความช่วยเหลือ สร้างน้ำเสียงเชิงบวกกับผู้อ่านโดยการร้องขออย่างสุภาพหรือเสนอความช่วยเหลือในรูปแบบของความสัมพันธ์ที่ร่วมมือกัน
- สมมติว่าคุณเป็นเจ้าของธุรกิจขอให้ลูกค้าจ่ายบิล ใช้วลีเช่น "ฉันขอขอบคุณหากคุณชำระเงินที่ค้างชำระโดยเร็วที่สุด"
- สมมติว่าคุณเขียนในนาม บริษัท ของคุณ ใช้ประโยคเช่น: "เรายินดีที่จะจัดการประชุมแบบตัวต่อตัวระหว่างคุณและเจ้าหน้าที่ทรัพยากรบุคคลของเรา"
- คุณยังสามารถเสนอที่จะตอบคำถามหรือข้อกังวลใด ๆ ที่ผู้อ่านของคุณอาจมีได้ ใช้วลีเช่น: "เรายินดีที่จะตอบคำถามหรือข้อกังวลใด ๆ ที่คุณมีเกี่ยวกับบัญชีของคุณ" หรือ "คุณต้องการให้เราแจ้งรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับโปรแกรมหรือไม่"
ปิดจดหมาย เพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจสำหรับตัวคุณเองและสำหรับผู้อ่าน อาจเป็นการขอชำระเงินก่อนวันที่กำหนดหรือหมายเหตุเกี่ยวกับการนัดหมายอย่างเป็นทางการกับผู้อ่าน
- เพิ่มประโยคที่คุณกล่าวถึงผู้รับในอนาคต "ฉันหวังว่าจะได้พบคุณในการประชุมงบประมาณในสัปดาห์หน้า" หรือ "ฉันหวังว่าจะได้พูดคุยเรื่องนี้กับคุณเพิ่มเติมในระหว่างการเยี่ยมชมสำนักงานใหญ่"
- ให้ความสนใจกับเอกสารใด ๆ ที่คุณต้องการเพิ่มลงในจดหมายของคุณ เพิ่มประโยคเช่น "ในไฟล์แนบคุณจะพบใบแจ้งหนี้คงค้าง" หรือ "แนบแล้วคุณจะพบสำเนาโครงการอวกาศของเรา"
- จบจดหมายด้วยประโยคปิดท้าย ใช้ "ขอแสดงความนับถือ" สำหรับลูกค้าหรือผู้รับบริการ
- ใช้ "ขอแสดงความนับถือ" ในจดหมายที่เป็นทางการถึงคนที่คุณไม่รู้จัก
- ใช้เฉพาะ "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" เมื่อเขียนถึงคนที่คุณรู้จักดีหรือทำงานด้วย
อ่านจดหมายอีกครั้ง การจัดรูปแบบและคำที่ถูกต้องทั้งหมดของคุณจะไร้ผลหากตัวอักษรเต็มไปด้วยการสะกดผิด!
- สังเกตการใช้รูปแบบพาสซีฟใด ๆ และพยายามเปลี่ยนประโยคเป็นรูปแบบที่ใช้งานอยู่
- ให้ความสนใจกับประโยคที่ยาวไม่ชัดเจนและซับซ้อน ในจดหมายธุรกิจมักจะน้อยกว่าดังนั้นควรลดความยาวของประโยคให้สั้นลงถ้าเป็นไปได้