องค์กรจัดงาน - เคล็ดลับ

เนื้อหา

ขั้นตอน
คำแนะนำ
คำเตือน

การจัดงานดูเหมือนเป็นงานที่ยากมากและสิ่งต่างๆจะซับซ้อนยิ่งขึ้นหากคุณไม่มีแผนและวางแผนล่วงหน้า ดังนั้นพยายามหลีกเลี่ยงสิ่งนี้โดยเตรียมการล่วงหน้าหลายเดือนและสงบสติอารมณ์ระหว่างงาน

ขั้นตอน

วิธีที่ 1 จาก 4: วางแผนหลายเดือนก่อนวันงาน

กำหนดวัตถุประสงค์ของงาน การกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์กรของคุณจะช่วยให้กิจกรรมของคุณเป็นไปอย่างราบรื่น คุณกำลังวางแผนจัดงานเพื่อให้ความรู้แก่ชุมชนหรือไม่? โน้มน้าวผู้สนับสนุนที่มีศักยภาพ? ยกย่องบุคคลหรือกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง? รายละเอียดจุดประสงค์นี้ให้มากที่สุด ไม่ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ (ให้ความรู้ชักชวนยกย่อง ฯลฯ ) ทำไม คุณจะทำอีกครั้ง
- คิดว่ามันเป็นคำแถลงพันธกิจของคุณหรือหลักฐานแห่งความสำเร็จของคุณ เมื่อคุณรู้แล้วว่าต้องการอะไรแน่นอนคุณจะพบว่ามันง่ายขึ้นมาก!
ตั้งเป้าหมาย.ตรง คุณต้องการบรรลุอะไร ไม่ใช่จำนวนคนที่ปรากฏในงานไม่ใช่ข้อเท็จจริงที่เกิดขึ้น - คุณต้องการให้เหตุการณ์เป็นอย่างไร? สมาชิกใหม่ 5 คนในองค์กรของคุณ? ระดมทุน 20 ล้านด่ง? เปลี่ยนความคิดของคนอื่น? ทำให้ทุกคนตื่นเต้น?
- คิดถึงผลลัพธ์ 3 ประการที่คุณต้องการมากที่สุดจากเหตุการณ์และมุ่งเน้นไปที่การทำให้เกิดขึ้น คุณสามารถชั่งน้ำหนักเป้าหมายทางการเงินหนึ่งเป้าหมายทางสังคมและเป้าหมายส่วนตัวหนึ่งเป้าหมายได้ขึ้นอยู่กับคุณ!
รวบรวมอาสาสมัคร คุณต้องการสมาชิกที่ดีและดีในหลาย ๆ ด้านของคณะกรรมการจัดงาน พวกเขาสามารถช่วยเหลือคุณได้ทุกอย่างตั้งแต่การจัดตารางเวลางบประมาณไปจนถึงการส่งคำเชิญออกแบบโปสเตอร์ต้อนรับแขกและทำความสะอาดหลังงาน กล่าวอีกนัยหนึ่งก็คือพวกเขาจะช่วยให้คุณทำงานสำเร็จ ถ้าเป็นไปได้หาอาสาสมัครที่คุณไว้ใจได้!
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดงานและผู้จัดการกิจกรรมทำงานตามกำหนดเวลาที่คุณกำหนดไว้ในแผน การทำงานร่วมกันระหว่างฝ่ายต่างๆจะทำให้งานของคุณง่ายขึ้น เมื่อขอความช่วยเหลือจากใครให้ชัดเจนตั้งแต่เริ่มต้นเกี่ยวกับความคาดหวังที่คุณมีต่อพวกเขาและขอบเขตของการมีส่วนร่วมในกิจกรรม
- หากคุณหาอาสาสมัครไม่ได้ให้จ้างทีมจัดงาน! ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณจัดขึ้น คุณสามารถเช่าสถานที่กับทีมจัดงานหรือจ้างจากบุคคลภายนอก
งบประมาณโดยประมาณ ค่าใช้จ่ายรายได้เงินช่วยเหลือและค่าใช้จ่ายพิเศษอื่น ๆ ทั้งหมดจะต้องรวมอยู่ในงบประมาณ หากคุณไม่มีงบประมาณคุณจะจบงานด้วยการเรียกเก็บเงินจำนวนมากและกระเป๋าสตางค์ที่ว่างเปล่าโดยไม่เข้าใจว่าคุณใช้จ่ายไปเท่าไร เป็นจริงตั้งแต่วันแรกดังนั้นคุณจะไม่แปลกใจในภายหลัง!
- หาวิธีที่จะทำให้ต้นทุนต่ำ จ้างอาสาสมัครทำงานฟรีได้ไหม พิจารณาทำเลที่เช่าถูกกว่า (เช่นบ้านใครบางคน)? จำไว้ว่าการประชุมเล็ก ๆ เรียบง่าย แต่ประสบความสำเร็จนั้นดีกว่างานเลี้ยงหรูหราที่ล้มเหลว
กำหนดเวลาและสถานที่จัดงาน นี่คือปัจจัย สำคัญที่สุด ของงาน เวลาและสถานที่จัดงานของคุณควรเป็นอย่างไรสำหรับคนที่พูดว่า "ใช่ฉันจะไปที่นั่น!"? คุณต้องการจัดงานในช่วงเวลาที่ทุกคนว่างและอยู่ในสถานที่ที่สะดวกเพียงแห่งเดียวซึ่งคุณมีค่าเช่าเพียงพอ!
- ตรวจสอบกำหนดการของชุมชนที่คุณอาศัยอยู่และพิจารณาว่าใครมีส่วนร่วมในกิจกรรม หากคุณกำหนดเป้าหมายเป็นแม่บ้านการจัดงานวันและงานในละแวกใกล้เคียงเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุด (คุณสามารถให้บริการดูแลเด็กเพิ่มเติมได้) ในกรณีของผู้เข้าร่วมที่เป็นนักศึกษาให้จัดงานในใจกลางเมืองในเย็นวันหนึ่งระหว่างสัปดาห์ ถ้าเป็นไปได้คุณควรไปที่ของพวกเขา การชุมนุม.
- แน่นอนว่าจะมีสถานที่จัดงานมากมายที่คุณต้องจองล่วงหน้า โปรดติดต่อเราเพื่อเช่าสถานที่เหล่านี้โดยเร็วที่สุด อาจแพงกว่าที่คุณคิด!
พิจารณาโลจิสติกส์ คุณต้องคิดถึงโลจิสติกส์ทุกประการ ที่จอดรถจะเป็นอย่างไร? ความสามารถของคนพิการในการเข้าร่วม? คุณสามารถทำอะไรกับพื้นที่จัดงานได้บ้าง? คุณต้องการอุปกรณ์อะไร? คุณต้องการอะไรเพิ่มเติมโดยมีค่าธรรมเนียมหรือไม่ (เช่นเครื่องดื่มลำโพงป้ายสิ่งพิมพ์) จะมีสักกี่คนที่งานจะราบรื่น?
- จำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องไตร่ตรองและหารือกับสมาชิกของผู้จัดงานเพื่อพิจารณาทุกแง่มุมของงาน มีอุปสรรคใดบ้างที่คุณสามารถมองเห็นและหลีกเลี่ยงได้? แขกต้องการที่พักหรือไม่? ต้องมีข้อยกเว้นอะไรบ้าง?
คิดถึงการตลาดและการโฆษณา ในขณะที่เตรียมงานให้สร้างแบบร่างของโปสเตอร์ โปสเตอร์ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับวันที่เวลาสถานที่แขกหลักชื่องานและธีมหรือสโลแกนของงาน เนื่องจากเวลาเตรียมการเร็วเกินไปคุณสามารถใช้เวลาส่วนใหญ่ในการคิดเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้อย่างรอบคอบ - แต่คุณควรสร้างแบบร่างเบื้องต้นเพื่อดูว่ามีส่วนใดอยู่ด้วยกัน
- คิดถึงวิธีอื่น ๆ ในการโปรโมตงาน ส่งอีเมลล์? เมลล์เมล? การให้ข้อมูลบน Facebook, Twitter หรือไซต์กิจกรรมออนไลน์ (เพิ่มเติมในภายหลัง)? อะไรที่คุณต้องการ ก่อน กิจกรรมเพื่อดึงดูดผู้คนและสิ่งที่คุณต้องการ ใน เหตุการณ์ที่จะทำให้พวกเขากลับมา?
จัดเรียงงานใหม่ บางทีคุณอาจจะรู้สึกสับสนมากในตอนนี้ หายใจเข้าลึก ๆ แล้วเปิดซอฟต์แวร์ Excel จัดทำร่างกำหนดการของกิจกรรมในงาน ใช้สเปรดชีต Excel สองสามชุดเพื่อจัดระเบียบความคิดของคุณ ในตอนนี้อาจดูเหมือนเอกสารที่ไม่จำเป็น แต่ภายในสองเดือนข้างหน้าคุณจะรู้สึกขอบคุณตัวเองที่ดูแลตัวเองได้
- จัดทำตารางการทำงาน (พร้อมกำหนดเวลา) สำหรับแต่ละกิจกรรม จดสมาชิกทั้งหมดของผู้จัดงานเมื่อใดและที่ใดที่คุณต้องการ ด้วยวิธีนี้คุณสามารถกำหนดเวลางานของคุณและหลีกเลี่ยงคำถามในภายหลังได้
โฆษณา

วิธีที่ 2 จาก 4: กำหนดเวลางาน 2 สัปดาห์ก่อนวันงาน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกอย่างพร้อม ระบุเวลาสถานที่แขกคนสำคัญผู้จัดงานชื่องานและสโลแกน จะมีไหม อะไรก็ได้ เราจะหลงทางได้ไหม? การเปลี่ยนแปลงในนาทีสุดท้ายสามารถเกิดขึ้นได้หรือไม่? ณ จุดนี้ทุกอย่างควรชัดเจนเหมือนในกระดาษขาวดำ
พบปะกับสมาชิกผู้จัดงาน ขออนุมัติงบประมาณกำหนดการ ฯลฯ จากผู้จัดงานและจากผู้จัดการกิจกรรม ตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะสมในการจัดการกับคำถาม ทุกคนเข้าใจภาระหน้าที่กันแล้วหรือยัง? พวกเขาสบายใจทุกอย่าง?
- พบกับผู้จัดงานตลอดจนอาสาสมัครอีกครั้งเพื่อคิดถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้น นอกจากนี้ยังเป็นเวลาที่เหมาะสำหรับการวางแผนการดำเนินการของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดงานไม่มีปัญหาภายใน ติดต่อกับหัวหน้าแผนกผู้จัดงานและอาสาสมัคร
แบ่งงานระหว่างบุคคลต่างๆและให้บุคคลที่มีประสบการณ์เป็นผู้ประสานงานกิจกรรมทั้งหมด หากเป็นงานขนาดใหญ่โดยเฉพาะให้มอบหมายหลายคนเพื่อประสานงานกิจกรรมต่างๆภายใต้การดูแลของคน ๆ เดียว ผู้นำนี้ต้องได้รับความไว้วางใจจากสมาชิกของผู้จัดงาน
- คุณควรมอบหมายให้สมาชิกหนึ่งถึงสองคนใช้เวลาต้อนรับแขกและพูดคุยก่อนงานโดยพื้นฐานแล้วพวกเขาเป็นพนักงานต้อนรับรับผิดชอบในการยกระดับแขกทั้งหมดและให้พวกเขาเห็นว่าพวกเขาได้รับการดูแล
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้อัปเดตหน้าออนไลน์ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ทั้งหมดอยู่เสมอ คุณอาจรู้จัก Facebook และ Twitter อยู่แล้ว แต่มีเว็บไซต์ออนไลน์อื่น ๆ อีกมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อโปรโมตเช่น Eventbrite, Evite และ Meetup หากคุณไม่เคยได้ยินหน้าเหล่านี้ค้นหาเลย! ในกรณีที่งานของคุณอยู่ต่างประเทศและคุณต้องการขายตั๋วออนไลน์ Ticketbud มีประโยชน์มาก
- และแน่นอนอัปเดตหน้าออนไลน์บล็อกหรือหน้า Facebook ของกิจกรรมหากมี คุณสามารถส่งการแจ้งเตือนกิจกรรมโพสต์รูปภาพและจัดการการตอบกลับของกิจกรรมได้ ยิ่งคุณออนไลน์มากเท่าไหร่เหตุการณ์ก็จะเป็นที่รู้จักอย่างกว้างขวางมากขึ้นเท่านั้น หากคุณจัดงานเกี่ยวกับการทำสวนการตกแต่งบ้านหรืองานสร้างสรรค์อื่น ๆ คุณสามารถใช้ Pinterest ได้เช่นกัน
รวบรวมการสนับสนุนและแหล่งเงินอื่น ๆ จากแขก มีค่าใช้จ่ายหลายประเภทที่จะเกิดขึ้นในอีกไม่กี่สัปดาห์ข้างหน้าและคุณไม่ต้องการจ่ายเองทั้งหมด! แย่งชิงค่าเริ่มต้นเล็กน้อยไม่ว่าจะเป็นค่าเช่าสถานที่จัดงานอุปกรณ์หรืองานเลี้ยงสังสรรค์? คุณอาจต้องจ่ายเงินข้างต้นบางส่วนก่อนที่คุณจะเริ่มเตรียมงาน
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สร้างระบบสำหรับจัดการเอกสารการรับรองใบแจ้งหนี้และเอกสารอื่น ๆ คุณต้องเก็บเอกสารทั้งหมดไว้ใช้อ้างอิงในอนาคตดังนั้นยิ่งคุณจัดระเบียบได้เร็วเท่าไหร่อนาคตก็จะยิ่งสะดวกมากขึ้นโดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคู่ของคุณทำงานอย่างไม่เป็นมืออาชีพ
โปรโมชั่นกิจกรรม. จัดเตรียมสิ่งพิมพ์เปิดตัวโฆษณาเผยแพร่ต่อสื่อมวลชนส่งคำเชิญโทรศัพท์กลุ่มที่ติดต่อทางอีเมลพบปะผู้เข้าร่วมหรือผู้สนับสนุนที่มีศักยภาพ ผู้คนจะรู้จักและเข้าร่วมกิจกรรมของคุณได้อย่างไร? ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลที่คุณให้นั้นครบถ้วนยกเว้นปัจจัยการตั้งคำถาม - ความอยากรู้อยากเห็นของแขกก็ต้องได้รับการกระตุ้นเช่นกัน!
- นึกถึงกลุ่มเป้าหมายของคุณ หากคุณต้องการเชิญผู้อาวุโสคุณจะไม่เสียเวลาส่งข้อความผ่านซอฟต์แวร์ Snapchat ไปยังสถานที่ที่พวกเขาไปหรือใช้เครื่องมือที่ผู้ชมของคุณใช้
รวบรวมสิ่งของที่จำเป็นสำหรับงาน รายการเหล่านี้อาจรวมถึงเหรียญเกมของที่ระลึกรางวัลหรือใบรับรอง มีสิ่งเล็กน้อยและไม่สำคัญมากมายที่คนที่ไม่มีประสบการณ์ไม่สามารถให้ความสนใจได้ แต่คุณต้องรู้ปัจจัยที่เล็กที่สุดทั้งหมด อย่าลืมเฟอร์นิเจอร์เครื่องเสียงโต๊ะผ้าปูโต๊ะและของสำคัญชิ้นใหญ่อื่น ๆ !
- นี่เป็นอีกสิ่งหนึ่งที่คุณต้องใช้เวลาไตร่ตรอง อย่าหยุดจนกว่าคุณจะพบ 5 รายการที่คุณลืมเตรียมทุกอย่างตั้งแต่ปากกาลูกลื่นและชุดปฐมพยาบาลไปจนถึงแบตเตอรี่ก้อนน้ำแข็งและสายต่อ คุณจะต้องเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับทุกสถานการณ์
จัดเรียง ทุกอย่าง. จัดให้มีการบันทึกวิดีโอ จัดระเบียบการขนส่งสำหรับแขก จัดอาหารให้ทีมทำความสะอาด รายการสามารถดำเนินต่อไปได้ตลอดไป แต่หากไม่มีการจัดเรียงคุณจะไม่สามารถจัดงานได้!
- เตรียมอาหารและเครื่องดื่ม. นอกจากนี้ยังเป็นช่วงเวลาที่ดีในการจัดเตรียมที่พักพิเศษเช่นที่พักสำหรับคนพิการ ตรวจสอบว่าแขกคนใดเป็นมังสวิรัติหรือมีความต้องการรับประทานอาหารเฉพาะอื่น ๆ เว็บไซต์จำหน่ายตั๋วงานออนไลน์หลายแห่งจะมีส่วน "คำถามที่ถามตัวเอง" ซึ่งจะช่วยคุณประเมินคำขอพิเศษของแขกของคุณ
- เตรียมโต๊ะและเก้าอี้แบ็คดรอปไมโครโฟนลำโพงคอมพิวเตอร์โปรเจ็กเตอร์โพเดียม - สิ่งที่จำเป็นในสถานที่จัดงาน
เตรียมรายชื่อผู้ติดต่อของคุณ คุณต้องมีหมายเลขโทรศัพท์ที่อยู่และที่อยู่อีเมลของผู้จัดงาน สร้างรายการที่คล้ายกันกับ VIP (โดยเฉพาะแขกคนสำคัญ) และผู้จัดหาสินค้าหรือบริการ เมื่อมีคนไม่มาหรือมาสายนี่คือรายการที่คุณสามารถใช้ได้
- สมมติว่าทีมจัดเลี้ยงมาช้า คุณจะทำอะไร? รับรายชื่อผู้ติดต่อทันทีและโทรออก โอ้พวกเขาคิดว่าคุณจะ ไปยังสถานที่ที่จะได้รับมัน หมูหยอง 90 ปอนด์? ก็ตาม. คุณให้รายชื่อกับนาย A เขาขึ้นรถบรรทุกและไปที่ที่อยู่ในการรวบรวมเนื้อบนกระดาษ คุณได้หลีกเลี่ยงภัยพิบัติ ตอนนี้คุณรู้แล้วว่าคุณไม่ควรจ้างทีมบริการนี้หรือบอกทิศทางที่ชัดเจน!
ไปที่สถานที่จัดงานกับผู้จัดงาน สังเกตรอบ ๆ และให้คะแนนที่จอดรถห้องสุขาห้องและประตู มองหาสถานที่ใกล้เคียงที่คุณสามารถถ่ายเอกสารโทรออกและซื้อของจำเป็น โดยทั่วไปมีสถานที่จัดงานอยู่ในมือ
- พูดคุยกับบุคคลที่คุณติดต่อเพื่อเช่าสถานที่ พวกเขาควรมีความเข้าใจเกี่ยวกับสถานที่จัดงานมากกว่าคนอื่น ๆ มีปัญหาที่คุณควรทราบหรือไม่? เวลา จำกัด? ประตูล็อคในบางช่วงเวลาหรือไม่? หวังว่าจะไม่เกิดขึ้น - แต่คุณควรหาข้อมูลเกี่ยวกับตารางการตรวจสอบสัญญาณเตือนไฟไหม้ด้วย
โฆษณา

วิธีที่ 3 จาก 4: เตรียมตัวใน 24 ชั่วโมงก่อนวันงาน

ใจเย็น. คุณสามารถทำมันได้. เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งที่คุณจะต้องสงบสติอารมณ์และไม่สับสนหรือวิตกกังวล คุณเตรียมตัวมาหลายเดือนแล้ว! ทุกอย่างจะเรียบร้อย ยิ่งคุณสงบมากเท่าไหร่เพื่อนร่วมทีมของคุณก็จะสงบลงเหตุการณ์ก็จะยิ่งดีขึ้นเท่านั้น นอกจากนี้ทุกอย่างจะจบลงในไม่ช้า!
- อย่างจริงจังคุณสามารถทำได้ คุณได้ทำทุกอย่างที่ทำได้โดยคิดถึงปัญหาที่เป็นไปได้ทั้งหมด - หากมีอะไรผิดพลาดคุณจะรู้วิธีแก้ปัญหา และจำไว้ว่า: ไม่มีใครสามารถตำหนิคุณได้ แขกที่มีเสียงดังอาหารไม่ดีคนจะเข้าใจว่าคุณไม่สามารถควบคุมได้ทั้งหมด ผ่อนคลาย. คุณจะไม่เป็นไร
ตรวจสอบกับสมาชิกของผู้จัดงานครั้งล่าสุด อย่าลืมพูดคุยกับทุกคนเกี่ยวกับวิธีการไปยังสถานที่จัดงานและเวลาที่จะไปถึง สิ่งที่คุณไม่ต้องการมากที่สุดคือเมื่อผู้จัดงานทั้งหมดโทรหาคุณในวันงานเพราะคุณไม่รู้ว่าทางเข้าด้านหลังอยู่ที่ไหน
- แม้ว่าจะไม่มีใครพูดอะไรหรือถามคำถามกับคุณ แต่จงพยายามอย่างดีที่สุดเพื่อวัดทัศนคติของผู้อื่น พวกเขาทั้งหมดพอใจกับงานของพวกเขาหรือไม่? พวกเขาเข้ากันได้หรือไม่? ถ้าไม่ใช่ให้คุยกับทุกคนและพยายามคลายปม อาจจะมีใครเข้ามาทำงานในแผนกอื่นหรือทำงานร่วมกับคนอื่นก็ได้
ตรวจสอบคำเชิญและคำตอบทั้งหมด แสดงรายชื่อแขกในสเปรดชีต Excel และนับจำนวนคน สำหรับกิจกรรมส่วนใหญ่จำนวนผู้เข้าร่วมที่ได้รับการยืนยันจะเป็น ไม่ใช่ แสดงจำนวนคนที่เข้าร่วมกิจกรรม คุณสามารถมีตัวตรวจสอบความถูกต้องได้ 50 ตัว แต่ท้ายที่สุดมีเพียง 5 ตัว หรือ มีผู้เข้าร่วมมากถึง 500 คน แม้ว่าคุณควรทราบจำนวนผู้ตรวจสอบความถูกต้อง แต่จงเตรียมพร้อมรับมือกับสถานการณ์เมื่อมีผู้เข้าร่วมน้อยเกินไปหรือมากเกินไป!
- เตือนแขกวีไอพีเกี่ยวกับงาน คุณจะประหลาดใจกับจำนวนคนที่พูดว่า "โอ้ใช่แล้วพรุ่งนี้ไม่ใช่หรือ" ด้วยการโทรหรือข้อความง่ายๆคุณสามารถหลีกเลี่ยงสิ่งนี้ได้
ไปที่สถานที่จัดงานและตรวจสอบว่าพร้อมหรือไม่ ห้องเรียบร้อยพร้อมหรือยัง? อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ติดตั้งและใช้งานได้หรือไม่ คุณสามารถติดตั้งอุปกรณ์ใด ๆ ล่วงหน้าได้หรือไม่หากจำเป็น เจ้าหน้าที่ได้เตรียมความพร้อมสำหรับงานอย่างเต็มที่แล้วหรือยัง?
- ตรวจสอบดูว่างานมีผู้สนับสนุนเพียงพอหรือไม่ โดยปกติแล้วจะดีที่สุดหากคุณมีผู้สนับสนุนมากกว่าที่คุณต้องการ คุณอาจต้องขอความช่วยเหลือจากใครบางคนในกรณีฉุกเฉินต้องการใครสักคนเพื่อแจ้งให้แขกทราบหรือแก้ปัญหาที่คุณคาดไม่ถึง หรือคุณอาจต้องการคนมารินกาแฟให้คุณมากกว่านี้
เตรียมชุดสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรม ชุดอุปกรณ์นี้ประกอบด้วยขวดน้ำแท่งขนมกระดาษโน้ตปากกาลูกลื่นโบรชัวร์และข้อมูลอื่น ๆ ที่ต้องการ เป็นความคิดที่ดีหากคุณต้องการเพิ่มของที่ระลึกเล็ก ๆ น้อย ๆนี่เป็นจุดเด่นที่ดีที่แสดงให้เห็นว่างานได้รับการจัดอย่างดีและในขณะเดียวกันก็ทำให้แขกรู้สึกมีคุณค่า
- ชุดนี้อาจมีไว้สำหรับแขกหรือผู้จัดงานหรือทั้งสองอย่างก็ได้! ใครไม่ชอบกราโนล่าบาร์และปากกาลูกลื่น?
จัดกำหนดการข้อมูลเหตุการณ์ (รันชีตหรือรันชีต) นี่คือรายการข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดโดยแบ่งตามเวลาและ / หรือแผนก เตรียมโปรแกรมงานในไม่กี่นาทีพร้อมกับกิจกรรมที่สำคัญ เทมเพลตของแผ่นงานจะขึ้นอยู่กับคุณในการตัดสินใจ เพียงพยายามให้ข้อมูลน้อยที่สุดเพื่อให้อ่านง่าย
- ถ้าคุณยากจริงๆสร้างสิ่งเหล่านี้ สายพันธุ์ แผ่นงานวิ่งอื่นจะมีประโยชน์ ผู้พูดมีแนวโน้มที่จะต้องการทราบรายชื่อแขกคนอื่น ๆ ว่าใครจะอยู่ที่ไหนและเมื่อไร ผู้จัดงานต้องการรายการอุปกรณ์ระยะเวลาและแผนการทำความสะอาด เมื่อคุณมีเวลาเพียงพอในการสร้างแผ่นงานคุณจะพบว่าสิ่งนี้มีประโยชน์มาก
จัดทำรายการสิ่งของเพื่อนำไปยังสถานที่จัดงาน จะแย่แค่ไหนเมื่อคุณไปที่งานทุกอย่างพร้อม ทุกคน คุณอยู่ที่นั่นทั้งหมดและคุณรู้หรือไม่ว่าคุณลืม 12,000 ถ้วยที่บ้าน? นี้ไม่ดี. คุณได้ทำลายมันทั้งหมด ทำรายการตรวจสอบอีกครั้งแล้วนำส่วนผสมทั้งหมดไปเตรียม!
- หากสิ่งของกระจัดกระจายไปตามที่ต่างๆให้มอบหมายงานเฉพาะให้แต่ละคน ในการทำเช่นนี้คุณไม่ต้องใช้เวลา 8 ชั่วโมงในการวิ่งไปรอบ ๆ และรวบรวมสิ่งของเหล่านี้ด้วยความตื่นตระหนก "ต้นไม้ต้นเดียวไม่ทำให้เป็นหนุ่มสาวได้สามต้นรวมกันเป็นภูเขาสูง" - คนโบราณกล่าว
โฆษณา

วิธีที่ 4 จาก 4: ควบคุมวันที่ของเหตุการณ์

มาถึงสถานที่จัดงานก่อนเวลาพร้อมกับผู้จัดงานและอาสาสมัคร ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนอยู่และอุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ทำงานอย่างถูกต้อง มีคำถามในนาทีสุดท้ายหรือไม่? ถ้ามีเวลามาดื่มน้ำอัดลมแบ่งปันเป็นกำลังใจให้ทุกคนพักผ่อนกันเถอะ! คุณสามารถทำมันได้. คุณพร้อมแล้ว
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้จัดงานสวมตราพิเศษหรือถือสิ่งของที่เป็นที่รู้จักไว้ติดตัวเพื่อให้ผู้เข้าร่วมกิจกรรมสามารถขอความช่วยเหลือได้เมื่อจำเป็น บางครั้งชุดสีกากีก็ไม่เพียงพอ
ทุกสิ่งภายใน และ ข้างนอก. คุณต้องการลูกโป่งในกล่องจดหมายหรือไม่? โปสเตอร์ที่มุมห้อง? แล้วประตูกับโถงทางเดินล่ะ? หากแขกของคุณต้องผ่านเขาวงกตที่วุ่นวายเพื่อไปยังสถานที่จัดงานคุณควรติดป้ายบอกทางมากมาย
- ป้ายต้อนรับและป้ายประกาศอื่น ๆ ที่ด้านหน้าอาคารจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่ง คุณต้องการให้ผู้คนสามารถจดจำสถานที่จัดงานได้จากถนน ไม่มีอะไรต้องสงสัยเกี่ยวกับเรื่องนี้!
- มีแผนกต้อนรับและแขกที่ลงทะเบียนในงาน เมื่อแขกเข้ามาในประตูพวกเขาควรเห็นสิ่งที่ต้องทำ มิฉะนั้นพวกเขาจะวนเวียนอยู่ในสภาพที่ไม่แน่นอนและไม่สบายตัว คุณจำส่วนต้อนรับที่กล่าวถึงข้างต้นได้หรือไม่? กรุณามอบหมายให้ใครบางคนยืนอยู่ข้างประตูเพื่อต้อนรับและตอบทุกคำถามของแขก
- เพลงลอย! ดนตรีจะลบบรรยากาศเขินอายในงาน
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้เข้าร่วมกิจกรรมรู้ว่าเกิดอะไรขึ้น หากผู้พูดมาสายคุณจะต้องแจ้งให้ทราบถึงเหตุการณ์ล่าช้า หากอาหารใช้เวลานานกว่าที่คาดไว้แขกในงานควรทราบถึงการเปลี่ยนแปลงตารางเวลา เป็นไปได้ยากมากที่เหตุการณ์จะเป็นไปตามแผนที่วางไว้ดังนั้นเมื่อไม่ได้ติดตามกำหนดการอย่างใกล้ชิดให้แน่ใจว่าทั้งสองฝ่ายพูดคุยกัน
ถ่ายรูป! คุณอาจต้องการจดบันทึกนี้ ในขณะเดียวกันผู้คนจะตื่นเต้นที่ได้เห็นใครบางคนถือกล้องเพื่อจับภาพช่วงเวลาของเหตุการณ์ ถ่ายภาพแบนเนอร์ของสปอนเซอร์แบนเนอร์ประตูต้อนรับบริเวณแผนกต้อนรับ ฯลฯ คุณยังสามารถใช้ภาพถ่ายเหล่านี้สำหรับปีหน้าได้อีกด้วย!
- ถ้าเป็นไปได้ให้เพื่อนหรือช่างภาพมืออาชีพช่วย คุณมีงานทำเพียงพอแล้ว! คุณต้องพูดคุยและรับประทานอาหารกับแขกดังนั้นควรให้คนอื่นดูแลการถ่ายภาพ
วางเอกสารหลังงาน. คุณต้องสร้างแนวคิดบางอย่างในการรับรู้ของแขกและต้องการให้พวกเขาออกจากงานด้วยความคิดไตร่ตรองหรือมุ่งมั่นที่จะลงมือทำ ดังนั้นเตรียมโบรชัวร์หรือสิ่งของใด ๆ ที่สามารถนำติดตัวไปได้ หลังจาก เหตุการณ์.
- คุณอาจพิจารณาสำรวจเหตุการณ์ล่าสุดสำหรับส่วนนี้ จัดเตรียมช่องทางให้พวกเขาพูดความในใจสิ่งที่ต้องปรับปรุงและสิ่งที่พวกเขาต้องการในงานครั้งต่อไป และแน่นอนว่าพวกเขาจะมีส่วนร่วมได้อย่างไร!
ทำความสะอาดสถานที่จัดงาน! ตรวจสอบเคาน์เตอร์จ่ายไฟถอดแบนเนอร์ทำความสะอาดเฟอร์นิเจอร์และอื่น ๆ คุณจะต้องการให้ไซต์กลับสู่สภาพเดิม - โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจ่ายค่าเช่าและต้องการกลับไป นอกจากนี้คุณยังสามารถหลีกเลี่ยงค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่กำหนดโดยผู้ให้บริการสถานที่ของคุณ แบ่งงานให้เท่า ๆ กันเพื่อให้กระบวนการทำความสะอาดรวดเร็วและนุ่มนวลที่สุด
- กลับมาตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีสิ่งของมีค่าถูกทิ้งไว้ หากเป็นเช่นนั้นให้เตรียมแบบฟอร์มการเรียกร้องสิ่งของสูญหาย
- หากคุณเสียหายโปรดแจ้งบุคคลที่คุณติดต่อเพื่อเช่าสถานที่ ความซื่อสัตย์และตรงไปตรงมาเป็นทัศนคติที่ดีที่สุดเสมอ
- นำถังขยะออกให้มากที่สุด ฝ่ายซ่อมบำรุงจะรับช่วงต่อหลังจากนั้น
ดูแลภารกิจหลังกิจกรรมทั้งหมด ขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณจัดคุณอาจไม่มีอะไรทำหลังจบงานหรือจะมีรายชื่อคนที่จะขอบคุณเป็นจำนวนมากรวมทั้งใบเสร็จรับเงินที่รอดำเนินการ นี่คือแนวคิดบางประการสำหรับคุณในการเริ่มต้น:
- ขอขอบคุณสมาชิกผู้จัดงานทุกท่านโดยเฉพาะผู้ให้การสนับสนุนและอาสาสมัคร คุณไม่สามารถจัดงานได้หากไม่มีพวกเขา!
- จัดการเรื่องเงินให้เรียบร้อย สิ่งนี้ควรทำให้เร็วที่สุดเท่าที่จะทำได้ยิ่งมีข้อบกพร่องน้อยก็ยิ่งดี
- จัดงานเลี้ยงขอบคุณผู้ที่ช่วยเหลือคุณ คุณต้องการให้เพื่อนร่วมทีมรู้สึกขอบคุณและในขณะเดียวกันก็ต้องการให้สปอนเซอร์ของคุณเห็นว่าพวกเขาได้นำการเปลี่ยนแปลงและเป็นสาเหตุที่ดี
- แจกจ่ายของที่ระลึกหรือสิ่งพิมพ์อื่น ๆ ให้กับผู้สนใจ
- โอนใบแจ้งหนี้ไปยังผู้สนับสนุนและผู้อื่น
- โพสต์รูปภาพบนหน้าออนไลน์ของกิจกรรม
จัดการประชุมเพื่อเรียนรู้จากประสบการณ์และทำได้ดีกว่าในครั้งต่อไป หลังจากทุกอย่างจบลงคุณอยากทำอะไรให้แตกต่างออกไป? อะไรใช้ได้ผลและอะไรไม่ได้? คุณต้องการจัดงานเช่นนั้นหรือไม่? คุณเรียนอะไร?
- หากคุณได้รับคำตอบจากทุกคนโปรดอ่านทั้งหมด แม้ว่าคุณจะไม่ได้รับคำตอบใด ๆ จากแขกให้ถามผู้จัดงาน! พวกเขาคิดอย่างไร? พวกเขาสนุกกับช่วงเวลานั้นหรือไม่? อาจเป็นเพราะแถบกราโนล่าและปากกาฟรีใช่มั้ย?
โฆษณา

คำแนะนำ

รายการเอกสารที่ต้องเตรียม:
- งบประมาณชั่วคราว
- กำหนดการจัดงาน (เวลาของแต่ละโปรแกรมในงาน)
- คำเชิญ
- รายชื่อแขก
- แผนปฏิบัติการ
- กำหนดการทำงาน (กำหนดการเสร็จสิ้น)
- เอกสารสำหรับข่าวประชาสัมพันธ์
- คำพูด
- รายชื่อผู้เข้าร่วม
- สุนทรพจน์ของคู่กรณี (แนบประวัติผู้บรรยาย)
- โปรแกรมการทำงาน
- กำหนดการแบ่งเป็นนาที
- รายชื่อเครือข่ายผู้ติดต่อ (หมายเลขโทรศัพท์ของสมาชิกผู้จัด)
- รายการสิ่งของที่ต้องนำ
- รายการงานที่ต้องทำ
- รายงานเหตุการณ์ (เพื่อกดและอื่น ๆ )
ก่อนเริ่มงานให้มอบหมายบุคคล / หน่วยงานให้รับผิดชอบในส่วนต่อไปนี้:
- ผู้บริจาค
- ผู้เข้าร่วมประชุม
- แขกคนสำคัญวิทยากร
- ออกแบบพิมพ์รวบรวมบทความและประเมินผลิตภัณฑ์เหล่านั้น
- รางวัลของที่ระลึกของขวัญแบนเนอร์ประกาศนียบัตร
- ยานพาหนะจัดเลี้ยงจัดสถานที่จัดงานตกแต่งฉากหลังที่จอดรถ
- สื่อประชาสัมพันธ์ (ความสัมพันธ์ภายนอก) การตลาด
ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการเลือกทำเลและราคาต่อรอง:
- ความจุของไซต์ (จำนวนผู้เข้าร่วมยกเว้นผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมอย่างเป็นทางการ)
- ความพร้อมของอาหาร (ในกรณีที่มีอาหารในสถานที่นั้น)
- เวลา (เวลาเริ่มต้นและเวลาสิ้นสุดของกิจกรรม)
- การจัดแสง (ในกรณีที่งานเกิดขึ้นในเวลากลางคืน)
- มีเครื่องปรับอากาศหรือไม่
- มีอุปกรณ์ที่จำเป็น (ไมโครโฟนลำโพง ฯลฯ )
- เฟอร์นิเจอร์ (เฟอร์นิเจอร์ผ้าเช็ดโต๊ะ ฯลฯ )
- สามารถจัดงานดนตรีและความบันเทิงในสถานที่ได้ (มีการแสดงที่เป็นทางการน้อยกว่า)
- เครื่องกำเนิดไฟฟ้า
- เข้าถึงสถานที่ได้ง่าย - ไม่ว่าจะอยู่ใจกลางเมืองหรือไม่ก็ตาม (ไม่ว่าผู้ได้รับมอบหมายจะเข้าร่วมได้โดยไม่ยาก)
- ห้องพิเศษสำหรับผู้จัดงานห้องเปลี่ยนเสื้อผ้า ฯลฯ
- ค่าใช้จ่ายทั้งหมด
ในวันงานมอบหมายให้บุคคล / หน่วยงานรับผิดชอบดังต่อไปนี้
- การประสานงานทั่วไป
- ห้องน้ำ
- อาหาร
- ทำงานในสนาม
- พิธีกร (MC)
- คอมพิวเตอร์โปรเจ็กเตอร์
- ช่างภาพ
- พนักงานต้อนรับ
- การควบคุมฝูงชนและการประชาสัมพันธ์กับฝูงชน
- บริเวณที่จอดรถ
- ป้องกัน
- แจกจ่ายเอกสารและวัสดุสิ้นเปลือง (ของขวัญและใบรับรองให้กับบุคคลเฉพาะและผู้เข้าร่วมกิจกรรมทั้งหมด)
ปัจจัยที่ต้องพิจารณาในการตัดสินใจเลือกวันจัดงาน:
- แขกหลักและแขกวีไอพีคนอื่น ๆ จะว่างในวันนั้นหรือไม่
- วันไหนดีที่สุดสำหรับกลุ่มเป้าหมายของคุณ
คุณไม่สามารถส่งมอบงานและความรับผิดชอบของคุณให้กับบุคคลอื่นได้ตลอดเวลา
ทำงานมีความรับผิดชอบ
ตรงเวลา. หากคุณทำงานล่าช้าให้รายงานงานให้กับบุคคลที่คุณต้องรายงานอย่างครบถ้วนและทันที
เมื่อเกิดปัญหาอย่าโทษคนอื่นอย่าคิดมากและทำให้เครียดมากขึ้นหาวิธีแก้ปัญหา
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีแผนอพยพสำหรับเหตุฉุกเฉิน หากงานของคุณมีขนาดใหญ่ตรวจสอบให้แน่ใจว่าตำรวจและแพทย์ปฏิบัติหน้าที่

คำเตือน

อย่าตกใจหรือเครียด ท่าทางที่สงบจะส่งผลดีกว่า
เตรียมพร้อมสำหรับทุกสถานการณ์ บางครั้งอาจมีบางสิ่งที่อยู่นอกเหนือการควบคุมของคุณ หากคุณเป็นสมาชิกของผู้จัดงานอย่าโกรธเมื่อมีคนตะโกนใส่คุณคน ๆ นั้นอาจจะเครียด หากคุณเป็นผู้ประสานงานอย่าเครียดหรือตกใจ ขอให้ใจเย็น ๆ ทำทุกอย่าง พยายามไตร่ตรองสถานการณ์ที่เป็นไปได้และสิ่งที่คุณจะทำในสถานการณ์เหล่านั้น