ผู้เขียน:
Monica Porter
วันที่สร้าง:
21 มีนาคม 2021
วันที่อัปเดต:
3 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
หากคุณต้องการให้ใครสนับสนุนงานหรืองานที่คุณกำลังทำอยู่คุณควรเขียนจดหมายสนับสนุนแบบเปิด จดหมายของคุณต้องไม่เพียง แต่โน้มน้าวผู้สนับสนุนของคุณว่าสิ่งที่คุณทำนั้นคุ้มค่ากับการบริจาค แต่ยังระบุอย่างชัดเจนถึงประโยชน์ที่ผู้บริจาคจะได้รับ จดหมายสนับสนุนที่สมเหตุสมผลเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจว่าคุณสามารถสมัครขอทุนได้หรือถูกเพิกเฉยโดยสิ้นเชิง
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 3: การเตรียมเงินช่วยเหลือ
กำหนดเป้าหมายของคุณให้ชัดเจน โดยเฉพาะอย่างยิ่งคุณหวังว่าจะได้อะไรจากจดหมายสนับสนุนของคุณ? อยากอวดอะไร กิจกรรมใดที่คุณต้องการเป็นเงินทุนและเหตุใดจึงสำคัญ ก่อนที่จะเขียนจดหมายสนับสนุนคุณจำเป็นต้องรู้คำตอบสำหรับคำถามข้างต้น
- ช่องเปิดผู้สนับสนุนควรชัดเจนและมุ่งเน้น จดหมายเปิดผนึกที่ไม่ชัดเจนหรือคุณไม่แน่ใจว่าต้องการอะไรหรือทำไมจึงไม่ได้ผลลัพธ์ที่ดี
- ทำความเข้าใจว่าทำไมคุณต้องบรรลุเป้าหมาย จดหมายสปอนเซอร์มีโอกาสประสบความสำเร็จสูงกว่าหากมีความหมายบางอย่าง โน้มน้าวผู้บริจาคของคุณว่าเหตุใดจึงคุ้มค่าที่จะบริจาคเวลาหรือเงินของพวกเขา ตัวอย่างเช่นคุณสามารถเล่าเรื่องราวให้พวกเขาฟังว่าเหตุการณ์นั้นสามารถช่วยเหลือบุคคลหรือชุมชนได้อย่างไร
จัดทำรายชื่อผู้สนับสนุน พวกเขาคนใดจะสามารถสนับสนุนงานของคุณได้ บางทีเจ้าของธุรกิจอาจช่วยคุณด้วยเหตุผลส่วนตัว หรืออาจจะมีองค์กรไม่แสวงหาผลกำไรที่สนับสนุนกิจกรรมที่คล้ายคลึงกัน ใครเป็นผู้สนับสนุนการจัดงานดังกล่าว คุณต้องเรียนรู้อย่างรอบคอบ- อย่าลืมรวมบุคคลหรือธุรกิจที่มีความสัมพันธ์ส่วนตัวกับคุณหรือเพื่อนร่วมงานของคุณ อย่าดูถูกความสัมพันธ์ส่วนตัว
- อย่ามองข้ามธุรกิจขนาดเล็ก มีโอกาสที่พวกเขาจะยินดีช่วยเหลือเช่นกัน อย่าลืมย้ำว่าคุณจะจัดงานที่ไหน ธุรกิจในท้องถิ่นมักต้องการรักษาความสัมพันธ์กับผู้คนที่นั่นเพราะสิ่งนี้ทำให้พวกเขาได้รับประโยชน์มากมาย
- หากคุณทำงานเป็นทีมให้แบ่งรายชื่อผู้สนับสนุนอย่างเท่าเทียมกันเพื่อให้สมาชิกในทีมแต่ละคนรับผิดชอบในการติดต่อกับพวกเขา
มั่นใจในสิ่งที่คุณต้องการ สปอนเซอร์มีหลายวิธี ก่อนที่คุณจะเขียนจดหมายคุณต้องแน่ใจว่าคุณต้องการอะไร- ความช่วยเหลือเป็นเงินสดหรือการบริจาคทำได้ทั้งสองอย่าง ความช่วยเหลือในการบริจาคหมายถึงธุรกิจจะมอบผลิตภัณฑ์ของใช้หรือบางครั้งให้บริการที่สามารถใช้ในงานแทนเงินสดได้
- บางทีคุณอาจยินดีที่จะรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับทรัพยากรบุคคลแทนผลิตภัณฑ์ ไม่ว่าจุดประสงค์ใดคุณต้องระบุสิ่งที่คุณต้องการ
แน่ใจในสิ่งที่คุณแนะนำ โดยปกติแล้วจดหมายสปอนเซอร์จะอนุญาตให้ผู้รับเลือกระหว่างระดับเงินทุนต่างๆ สิ่งนี้ช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กที่ไม่มีงบประมาณมากเท่าที่ธุรกิจขนาดใหญ่สามารถเข้าร่วมได้- กำหนดระดับการระดมทุนคุณควรสรุปผลประโยชน์ต่างๆที่จะได้รับจากการระดมทุนแต่ละระดับอย่างชัดเจน ผู้ที่ให้มากขึ้นควรได้รับผลตอบแทนมากขึ้น
- โฆษณาแบนเนอร์ประกาศสาธารณะเกี่ยวกับข้อมูล บริษัท หรือผู้สนับสนุนโลโก้ บริษัท ที่ปรากฏบนเว็บไซต์ของคุณหรือในโปรแกรมโฆษณาเป็นตัวอย่างประโยชน์ที่คุณสามารถนำเสนอได้
กำหนดชื่อผู้ที่จะได้รับจดหมาย อย่ารวมผู้รับโดยทั่วไปเช่น "ถึงผู้ที่สนใจ" ดูเหมือนจะเป็นเพียงผิวเผิน
- โดยปกติบุคคลที่คุณต้องส่งเข้ามาจะเป็นผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลหรือหัวหน้าเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ คุณควรโทรติดต่อ บริษัท โดยตรงหรือหาข้อมูลจากเว็บไซต์เพื่อทราบว่าใครเป็นผู้รับผิดชอบการสนับสนุน ไม่ต้องเดา! จดหมายสนับสนุนจะต้องส่งถึงคนที่เหมาะสมจึงจะประสบความสำเร็จ รู้วิธีเขียนชื่อที่แน่นอนตลอดจนตำแหน่งของบุคคลที่จะส่ง
- คุณควรตรวจสอบว่า บริษัท หรือองค์กรมีนโยบายการกุศลหรือไม่เพื่อที่คุณจะได้ไม่ต้องเสียเวลาและสามารถเชื่อมโยงคำขอของคุณกับนโยบายของ บริษัท ได้
ส่วนที่ 2 ของ 3: การทำความเข้าใจโครงสร้าง
มาศึกษาการเปิดรับสปอนเซอร์กันดีกว่า คุณสามารถค้นหาจดหมายสนับสนุนหลายรูปแบบทางออนไลน์ได้อย่างง่ายดาย บางรายการต้องเสียค่าธรรมเนียม แต่ส่วนใหญ่ฟรี คุณควรอ่านจดหมายที่มีรูปแบบและเนื้อหาที่เหมาะสม
- อย่างไรก็ตามอย่าทำซ้ำจดหมายตัวอย่าง คุณต้องแก้ไขจดหมายของคุณเพื่อให้ไม่เข้มงวดและเป็นส่วนตัวมากขึ้น
- ตัวอย่างเช่นหากคุณรู้ว่าซีอีโอของ บริษัท มีความเชื่อมโยงส่วนตัวกับเป้าหมายของคุณ คุณสามารถปรับแต่งจดหมายของคุณให้กับบุคคลนั้นได้ ระวัง บริษัท หรือบุคคลที่คุณสมัครและปรับแต่งจดหมายให้เหมาะกับแต่ละคน
เลือกถ้อยคำที่เหมาะสม ทั้งนี้จะขึ้นอยู่กับว่าผู้รับเป็นใคร อย่างไรก็ตามคุณควรมีความเป็นมืออาชีพอยู่เสมอและอย่าใช้คำเรียกขานมากเกินไป
- กรุณาเขียนเป็นลายลักษณ์อักษรพร้อมโลโก้และชื่อองค์กรของคุณให้พร้อม วิธีนี้จะทำให้คำขอของคุณดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น หากคุณสมัครขอทุนด้วยตนเองคุณยังคงสามารถสร้างเทมเพลตจดหมายอาชีพของคุณเองโดยพิมพ์ชื่อของคุณไว้ด้านบน
- หากคุณเขียนถึงธุรกิจหรือองค์กรอื่นให้เขียนอย่างเป็นทางการที่สุด หากคุณกำลังเขียนถึงสมาชิกในครอบครัวหรือเพื่อนคุณสามารถใช้ภาษาที่ไม่เป็นทางการได้มากขึ้น แต่ก็ยังไม่ต้องใช้ภาษาพูดมากเกินไปเพราะแสดงว่าคุณไม่เคารพผู้รับ ดังนั้นการเขียนอีเมลด้วยรูปแบบที่ไม่เป็นทางการมักไม่ได้ผลลัพธ์ที่คาดหวังในทั้งสองกรณี
กรุณาใช้ เทมเพลตจดหมายธุรกิจมาตรฐาน. จดหมายเรียกร้องโดยทั่วไปมักใช้แม่แบบเดียวกันกับจดหมายธุรกิจ ใช้เทมเพลตที่เหมาะสมหากคุณไม่ต้องการให้จดหมายของคุณดูไม่เป็นมืออาชีพ
- เริ่มต้นตัวอักษรด้วยวันที่ตามด้วยชื่อและที่อยู่ของผู้สนับสนุน
- จากนั้นเว้นบรรทัดและขึ้นต้นคำทักทายด้วย: Dear (ชื่อผู้รับ) พร้อมด้วยลูกน้ำ
- ให้สั้น ตามหลักการแล้วจดหมายสนับสนุนควรมีความยาวประมาณหนึ่งหน้ากระดาษ คนมักไม่มีเวลามากพอที่จะอ่านเพิ่มเติม ผู้บริจาคส่วนใหญ่จะใช้เวลาประมาณ "นาที" ในจดหมายของคุณ ดังนั้นคุณต้องไม่เพียงเขียนสั้น ๆ แต่ต้องเขียนเนื้อหาที่ชัดเจนและชัดเจนด้วย
- กรุณาส่งไปรษณีย์ทางไปรษณีย์ การใช้อีเมลสมัครสปอนเซอร์มักจะทำให้พวกเขารู้สึกว่าคุณไม่ค่อยให้ความสำคัญกับมันมากนัก
จบจดหมายด้วยคำขอบคุณ ในตอนท้ายของข้อความคุณควรขอบคุณผู้รับที่ห่วงใย อย่าลืมจัดบรรทัดและเว้นที่ว่างเพียงพอสำหรับลงชื่อ
- ลงท้ายจดหมายของคุณด้วยการรับรองอย่างมืออาชีพตัวอย่างเช่นขอแสดงความนับถือตามด้วยชื่อของคุณชื่อเรื่องและลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ
- กรุณาแนบเอกสารที่จำเป็น คุณอาจต้องการรวมโบรชัวร์ที่พิมพ์ไว้ล่วงหน้าพร้อมกับจดหมายสนับสนุนเพื่อให้รายละเอียดเกี่ยวกับงานหรือ บริษัท ของคุณ สิ่งนี้จะเพิ่มระดับความไว้วางใจและทำให้ธุรกิจรู้สึกสะดวกสบายในการสนับสนุนคุณมากขึ้น
- ในทำนองเดียวกันหากองค์กรของคุณได้รับหนังสือพิมพ์คุณสามารถแนบเพื่อสนับสนุนการทำงานของคุณได้
ส่วนที่ 3 จาก 3: เนื้อหาสมบูรณ์
การแนะนำจะต้องมีการเตรียมการอย่างดี ในตอนต้นของจดหมายคุณควรแนะนำตัวเอง บริษัท ของคุณหรือกิจกรรมของคุณโดยเฉพาะ อย่าส่งเสียงดัง ผู้รับจำเป็นต้องรู้ปัญหาที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น
- อย่าถือว่าพวกเขารู้ว่าคุณเป็นใครหรือองค์กรของคุณทำอะไร กรุณาอธิบายทุกอย่างให้ชัดเจน เริ่มต้นด้วยข้อมูลเกี่ยวกับ บริษัท (หากเป็นจดหมายเปิดผนึกที่สนใจ) หรือข้อมูลส่วนบุคคล (หากเป็นจดหมายสนับสนุนสำหรับตัวคุณเอง) ตัวอย่างเช่นองค์กร ABC เป็นองค์กรที่ไม่แสวงหาผลกำไรโดยมีวัตถุประสงค์ ... ฯลฯ
- การเน้นย้ำถึงความสำเร็จเพียงเล็กน้อยแสดงให้เห็นว่าการสนับสนุนงานของคุณจะไม่ก่อให้เกิดความเสี่ยงใด ๆ มีความชัดเจนและเจาะจงว่าคุณจะใช้เงินอย่างไร
- ในย่อหน้าที่สองหรือย่อหน้าแรกคุณต้องระบุคำขอของคุณโดยตรงและอธิบายเหตุผลที่คุณต้องการ
สรุปประโยชน์ ในการสนับสนุนคุณ บริษัท หรือบุคคลจำเป็นต้องเห็นประโยชน์ที่พวกเขาจะได้รับจากมัน ดังนั้นในส่วนตรงกลางของจดหมายเน้นประโยชน์สำหรับผู้มีพระคุณ
- ตัวอย่างเช่นหากผู้สนับสนุนจะได้รับความสนใจจากสาธารณชนผ่านเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นให้อธิบายรายละเอียดและรายละเอียด: เหตุการณ์นี้จะถูกถ่ายทำทางทีวีหรือไม่? จะมีคนเข้าร่วมกี่คน? มีแขก VIPS หรือไม่? หาก บริษัท ที่มีชื่อเสียงอื่น ๆ หรือคู่แข่งของพวกเขาให้การสนับสนุนงานของคุณให้พูดถึงเรื่องนั้น
- โปรดให้ผู้มีอุปการะคุณได้รับเลือก พวกเขาจะยินดีหากมีตัวเลือกที่หลากหลายเพื่อให้เหมาะกับความต้องการและงบประมาณของพวกเขา
โน้มน้าวพวกเขาด้วยหลักฐานที่แท้จริง ตัวอย่างเช่นจำนวนผู้เข้าชมที่เฉพาะเจาะจงหรือสถิติเกี่ยวกับจำนวนผู้ที่สามารถเข้าถึงได้
- และอย่าลืมปัจจัยที่กระตุ้นความเห็นอกเห็นใจของพวกเขาเช่นการเล่าเรื่องราวเกี่ยวกับบุคคลที่ได้รับความช่วยเหลือหากเขาพูดสั้น ๆ ได้ (เป็นประโยคหรือสองประโยค) ที่จะ น่าประทับใจมาก
- อธิบายว่าคุณจะทำให้ผู้บริจาคของคุณเป็นที่รู้จักผ่านการสนับสนุนได้อย่างไร บางทีพวกเขาอาจจะมีพื้นที่ว่างสำหรับบูธงานของคุณซึ่งคุ้มค่ากับจำนวนผู้สนับสนุน
- ให้ข้อมูลที่จำเป็นในข้อตกลงการสนับสนุนที่พวกเขาจำเป็นต้องตัดสินใจ อย่าลืมใส่ข้อมูลติดต่อของคุณ คุณยังสามารถใส่ที่อยู่ส่วนตัวและซองจดหมายที่ประทับไว้ล่วงหน้าเพื่อให้ตอบกลับได้สะดวกยิ่งขึ้น อย่าลืมระบุวันที่ที่คุณต้องการรับคำตอบ
- สอบถามสปอนเซอร์ว่าต้องการเลื่อนตำแหน่งอย่างไร ตัวอย่างเช่นชื่อหรือธุรกิจของพวกเขาจะปรากฏอย่างไรหรือต้องการให้เป็นที่รู้จัก ให้คำแนะนำเล็กน้อย แต่อย่ายอมรับโดยเด็ดขาด กรุณาสอบถาม!
ให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับกิจกรรมของคุณ คุณควรให้ข้อมูลเฉพาะที่จะเป็นประโยชน์ต่อองค์กรหรือบุคคลของคุณ
- ตัวอย่างเช่นหากคุณกำลังเขียนจดหมายบริจาคให้กับองค์กรการกุศลให้อธิบายข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กรการกุศลเช่นเมื่อก่อตั้งขึ้นใครเป็นผู้นำก็จะตอบกลับ และรางวัลและผลตอบแทนที่กองทุนได้รับ
- พิสูจน์มันไม่ใช่แค่คำพูด อย่าเพิ่งบอกว่าองค์กรหรืองานของคุณดีและควรค่าแก่การพิจารณา โน้มน้าวพวกเขาผ่านหลักฐานที่เป็นรูปธรรมซึ่งแสดงให้เห็นว่าองค์กรหรือเหตุการณ์ของคุณดีเพียงใดและเพราะเหตุใด โดยปกติแล้วหลักฐานที่เป็นรูปธรรมน่าเชื่อกว่า
กรุณามาที่สถานที่ การส่งจดหมายฉบับเดียวไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาความสัมพันธ์ แม้ว่าจดหมายเปิดผนึกเพื่อขอสปอนเซอร์จะไม่ใช่ความคิดที่แย่ แต่การไปด้วยตนเองก็ยังฉลาดกว่า
- คุณสามารถโทรหรือติดต่อด้วยตนเองได้หากคุณไม่ได้รับการตอบกลับภายใน 10 วัน อย่างไรก็ตามโปรดทราบว่าซีอีโอของ บริษัท ต่างๆยุ่งมากและอาจทำให้หงุดหงิดได้ดังนั้นคุณควรนัดหมายหรือโทรนัดล่วงหน้า
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้สื่อสารความคาดหวังสำหรับโครงการของคุณ หลีกเลี่ยงการกล่าวถึงสิ่งที่เป็นลบ อย่าทำให้พวกเขาคิดว่าคุณกำลังขอร้องหรือพยายามดึงพวกเขาไปสู่เรื่องที่เสี่ยง
- ถ้าคำตอบคือ "อาจจะ" อย่ากลัวที่จะลองอีกครั้ง อย่ามารบกวนพวกเขาทันทีหรือมากเกินไปมันจะทำให้พวกเขาอึดอัด
- อย่ามั่นใจมากเกินไป อย่าคิดว่าพวกเขาจะกำหนดเวลานัดหมายหรือสนับสนุนคุณ ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของพวกเขา
- อย่าลืมขอบคุณพวกเขาหากคุณได้รับการสนับสนุน
การพิสูจน์อักษร. คุณอาจสูญเสียโอกาสในการได้รับเงินทุนหากคุณไม่ตรวจสอบจดหมายเปิดผนึกอย่างรอบคอบ ตัวอักษรที่เต็มไปด้วยข้อผิดพลาดในการสะกดหรือไวยากรณ์ดูไม่เป็นมืออาชีพ นอกจากนี้ทำไมใคร ๆ ก็อยากให้ชื่อของพวกเขาขาดความเป็นมืออาชีพเช่นนี้?
- ตรวจสอบเครื่องหมายวรรคตอน หลายคนไม่ทราบวิธีใช้เครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายอะพอสทรอฟีอย่างถูกต้อง สิ่งเล็กน้อยเหล่านี้ยังมีบทบาทสำคัญมาก
- ทดสอบสำเนาจดหมายของคุณและอ่านซ้ำแล้วซ้ำอีกสองสามชั่วโมง บางครั้งสายตาของคุณคุ้นเคยกับเนื้อหาออนไลน์มากจนละเลยการพิมพ์ผิดพื้นฐานเมื่อคุณอ่านบนคอมพิวเตอร์ได้โดยง่าย
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณส่งในซองจดหมายธุรกิจเฉพาะ
- นี่คือตัวอย่าง: โฆษณา
ที่อยู่: _________ _________________ _________________
เรียนนายและนาง: _______,
ฉันเพิ่งได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประกวด Miss States of America รอบคัดเลือก และในรอบการสอบเบื้องต้นฉันจะมีโอกาสได้รับเลือกให้เป็นตัวแทนของรัฐเพื่อเข้าร่วม Miss American States
ฉันจะขอบคุณมากถ้าคุณสามารถช่วยสนับสนุนฉันในการแข่งขัน Miss Colorado การประกวดจะมีผู้เข้าแข่งขันประมาณ 20-50 คน กิจกรรมนี้จะถ่ายทอดสดทางช่องท้องถิ่นที่มีผู้ชมประมาณ 200,000 - 300,000 คนและชื่อของผู้สนับสนุนทั้งหมดของฉันจะปรากฏในระหว่างการแสดงและบนเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของการแข่งขัน
มีระดับการระดมทุนที่แตกต่างกัน คุณสามารถเลือกหนึ่งในตัวเลือกด้านล่างเพื่อช่วยเหลือฉัน
$ ____ - ชื่อข้อมูลและโลโก้ของคุณ
$ ____ - ชื่อและข้อมูลของคุณ
$ ____ - ชื่อและโลโก้ของคุณ
$ ____ - ชื่อของคุณ
หากคุณสนใจในการสนับสนุนนี้โปรดตอบกลับฉันที่ ___________________
ฉันขอขอบคุณอย่างจริงใจ
ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,
(ลงชื่อ)
ชื่อเต็ม
คำแนะนำ
- อย่าให้คำสั่ง ถามอย่างสุภาพ.
- มองหาหนึ่ง ผู้ติดต่อหลัก แทนเลขาธิการหรือบุคคลที่สาม
- ถ้าลายมือของคุณสวยมากให้พิมพ์ นี้จะดูเป็นมืออาชีพมากขึ้น
- พิมพ์จดหมายลงบนกระดาษคุณภาพสูง
- ธุรกิจมักจะได้รับข้อเสนอจากสปอนเซอร์จำนวนมากสำหรับกิจกรรมต่างๆดังนั้นโปรดให้เหตุผลว่าทำไม บริษัท นั้นจึงเป็นผู้สนับสนุนที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานนี้ คดีของคุณ
- โปรดใส่แบบฟอร์มการสนับสนุนสำหรับธุรกิจเพื่อกรอกข้อมูล
