ผู้เขียน:
Laura McKinney
วันที่สร้าง:
2 เมษายน 2021
วันที่อัปเดต:
1 กรกฎาคม 2024
เนื้อหา
คุณกำลังมีปัญหากับธนาคาร บริษัท ประกันภัยหน่วยงานของรัฐนายจ้างหรือโรงเรียนหรือไม่? คุณจำเป็นต้องส่งจดหมายเพื่อโน้มน้าวให้พวกเขาทำบางสิ่งหรือชักชวนให้พวกเขาช่วยคุณแก้ปัญหา แต่คุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มทำที่ไหน บทความต่อไปนี้จะแนะนำวิธีการเขียนจดหมายโน้มน้าวใจที่ได้ผล
ขั้นตอน
ส่วนที่ 1 จาก 4: เตรียมตัว
ขึ้นไอเดีย. ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมายให้คิดถึงสิ่งที่คุณต้องการจะสื่อผ่านจดหมายทำไมคุณถึงเขียนจดหมายฉบับนี้รวมถึงการคัดค้านใด ๆ ที่ผู้รับอาจเสนอหลังจากคุณ อ่านจดหมาย การมีความคิดในใจก่อนจะช่วยให้คุณกำหนดเนื้อหาหลักของจดหมายได้อย่างชัดเจนรวมทั้งเข้าใจหัวข้อที่จดหมายกำลังเผชิญอยู่
- การเปิดจดหมายด้วยรูปแบบประโยค: ฉันต้องการโน้มน้าว "ผู้อ่าน" ถึง "จุดประสงค์" แทนที่ "ผู้อ่าน" ด้วยบุคคลที่คุณส่งจดหมายถึงและ "วัตถุประสงค์" ด้วยสิ่งที่คุณพยายามโน้มน้าวใจ
- เมื่อคุณทำขั้นตอนข้างต้นเสร็จแล้วให้ถามตัวเองว่า: ทำไม? ขีดเส้นใต้เหตุผลที่คุณต้องการให้ผู้อ่านเห็นด้วยกับความปรารถนาของคุณ
- เมื่อคุณระบุสาเหตุแล้วให้จัดระเบียบตามความสำคัญ ใส่เหตุผลที่สำคัญทั้งหมดไว้ในคอลัมน์เดียวและเหตุผลที่สำคัญน้อยกว่าในคอลัมน์อื่น ขั้นตอนนี้ช่วยในการสรุปข้อมูลเพื่อเน้นข้อมูลที่สำคัญและเกี่ยวข้อง
รู้จุดประสงค์ของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณรู้แน่ชัดว่าเป้าหมายของคุณคืออะไร อะไรคือสิ่งที่คุณต้องทำให้สำเร็จและสิ่งที่คุณต้องการให้ผู้อ่านของคุณทำ- ในขณะเดียวกันให้คิดด้วยตนเองเกี่ยวกับแนวทางแก้ไขปัญหาที่คุณกำลังคิด
ทำความเข้าใจจดหมายเป้าหมาย. การวิเคราะห์และทำความเข้าใจเรื่องของคุณจะช่วยให้คุณกำหนดองค์ประกอบของจดหมายได้ หากเป็นไปได้ให้พิจารณาว่าผู้อ่านของคุณมีแนวโน้มที่จะเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับคุณหรือไม่หรือพวกเขาจะอยู่ในด้านที่เป็นกลางขั้นตอนนี้จะช่วยให้คุณทราบว่าควรจะเอาใจที่ไหนมากขึ้น- พยายามระบุตัวตนที่แท้จริงของบุคคลที่คุณส่งจดหมายถึง พวกเขาเป็นใครและอะไรทำให้คุณเชื่อว่าพวกเขาควรช่วยคุณได้จริงๆ จดหมายของคุณจะถูกละเลยหรือจะได้รับการจัดการ? ผู้รับอยู่ในตำแหน่งสูงหรือเป็นผู้ที่มีฟังก์ชันในการแก้ปัญหานี้หรือไม่? จะมีถ้อยคำที่แตกต่างกันขึ้นอยู่กับตำแหน่งของผู้รับ
- พยายามค้นหาว่าความคิดเห็นของผู้อ่านและวิธีคิดอย่างไรเกี่ยวกับหัวข้อที่กำลังสนทนา มุมมองที่ขัดแย้งกันระหว่างคุณและผู้อ่านอาจเกิดขึ้นได้หรือไม่? คุณจะนำเสนอมุมมองดังกล่าวอย่างเป็นทางการได้อย่างไร?
- ค้นหาว่าผู้อ่านของคุณมีความสนใจอะไรกับหัวข้อของคุณ พวกเขามีความสามารถในการจัดการ? พวกเขาได้รับอิทธิพลโดยตรงจากหัวข้อนี้หรือไม่? พวกเขาต้องใช้เวลาทบทวนนานแค่ไหน?
- นึกถึงประเภทของหลักฐานที่คุณควรนำเสนอในเรียงความเพื่อโน้มน้าวใจผู้อ่าน
ค้นคว้าหัวข้อ ภาษาที่มีความน่าเชื่อถือสูงควรมีหลักฐานที่เป็นข้อเท็จจริงและข้อมูลที่เกี่ยวข้อง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณเห็นจากมุมมองที่แตกต่างออกไป อย่าเพิ่งศึกษาปัญหาจากมุมมองของคุณ แต่พูดถึงมุมมองที่เป็นปฏิปักษ์และข้อเท็จจริงของพวกเขา- ใช้ข้อเท็จจริงข้อโต้แย้งเชิงตรรกะสถิติและหลักฐานที่เกี่ยวข้องเพื่อสนับสนุนการอ้างสิทธิ์ของคุณ
- แทนที่จะยืนกรานว่าจุดยืนของฝ่ายตรงข้ามไม่ถูกต้องให้อธิบายว่าเหตุใดตำแหน่งของคุณจึงถูกต้องและสมควรได้รับการพิจารณา
ส่วนที่ 2 จาก 4: การจัดรูปแบบจดหมาย
ใช้รูปแบบบล็อก จดหมายธุรกิจมีรูปแบบเฉพาะ เมื่ออ่านจดหมายที่เขียนในรูปแบบที่ถูกต้องผู้อ่านจะไม่ฟุ้งซ่านไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ในทางกลับกันหากคุณจัดเรียงไม่ถูกต้องจดหมายจะทำให้คุณประทับใจในสายตาของผู้อ่านและพวกเขาอาจโยนจดหมายของคุณทิ้ง
- เริ่มต้นด้วยการใช้ตัวแบ่งบรรทัดและย่อหน้าแยกกัน
- จัดแต่ละย่อหน้า กล่าวอีกนัยหนึ่งคืออย่าเยื้องย่อหน้าเหมือนกับการเขียนร้อยแก้วหรือเรียงความ
- หนึ่งบรรทัดระหว่างย่อหน้า
- ใช้แบบอักษรมาตรฐานโดยทั่วไปคือ Times New Roman หรือ Arial ที่มีขนาดตัวอักษร 12
ที่อยู่จะอยู่แยกกันที่จุดเริ่มต้นของจดหมาย เริ่มต้นด้วยการพิมพ์ที่อยู่ของคุณที่มุมบนซ้ายของตัวอักษร อย่าใส่ชื่อของคุณ แต่ใส่เฉพาะที่อยู่เมืองจังหวัด (โดยใช้ "รัฐ" สำหรับประเทศที่มีรัฐเช่นสหรัฐอเมริกา ... ) และรหัสพื้นที่ คุณยังสามารถป้อนหมายเลขโทรศัพท์และอีเมลของคุณในบรรทัดแยกต่างหากด้านล่าง หากคุณอาศัยอยู่ในสหราชอาณาจักรที่อยู่ควรอยู่ทางด้านขวา จากนั้นไปหนึ่งบรรทัด
- ป้อนวันที่ เดือนจะเขียนในรูปแบบจดหมายตามด้วยวันที่และปีตามลำดับ หมายเหตุ: วิธีนี้ใช้ในประเทศที่พูดภาษาอังกฤษ ในเวียดนามใช้คำสั่ง "วัน ... เดือน ... ปี ... "). หนึ่งบรรทัด
- 4 มิถุนายน 2556
- พิมพ์ชื่อและที่อยู่ของผู้รับ พยายามระบุตัวตนของผู้รับ หนึ่งบรรทัด
เปิดจดหมายด้วยคำทักทาย "เรียน" พร้อมชื่อผู้รับเป็นรูปแบบการแนะนำที่คุ้นเคย ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพิมพ์ชื่อผู้รับถูกต้องเพื่อให้ชื่อในคำทักทายตรงกับชื่อผู้รับในส่วนหัวของข้อความ
- ใช้ชื่อเรื่องเช่น Mr. (นาย) นางสาว (Ms. ) ศาสตราจารย์ (ดร.) ร่วมกับชื่อผู้รับเมื่ออ้างถึงนามสกุล หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเรียกผู้หญิงชื่ออะไรให้ใช้ "Mrs. (Ms. )"
- ใช้เครื่องหมายจุดคู่หลังชื่อทุกครั้ง
- เว้นบรรทัดระหว่างคำทักทายกับย่อหน้าแรก
- เรียนศาสตราจารย์บราวน์:
ปิดจดหมายด้วยข้อสรุป ก่อนที่จะเขียนประโยคปิดท้ายให้นึกถึงน้ำเสียงของตัวอักษร "ขอบคุณ" เป็นประโยคปิดท้ายประเภทหนึ่งในขณะที่ประโยคเช่น "ขอแสดงความนับถือ" มีความเป็นมิตรมากกว่า คิดว่าจดหมายของคุณตรงกับคำลงท้ายด้วยความเคารพหรือเป็นมิตร ไม่ว่าคุณจะเลือกข้อสรุปแบบใดคุณต้องปฏิบัติตามกฎที่ว่าคำแรกควรเป็นตัวพิมพ์ใหญ่และคำถัดไปเป็นตัวพิมพ์เล็ก ต่อท้ายประโยคเป็นลูกน้ำ- เลือก“ ขอแสดงความนับถือ (ขอแสดงความนับถือ)” สำหรับรูปแบบอีเมลที่เป็นทางการ "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" "ขอบคุณ (ขอบคุณ)" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" กำลังปิดแบบฟอร์ม มาตรฐานสำหรับอีเมลธุรกิจ "Best Comfort, (Best,)", "Best Comfort" หรือ "Have a nice day" เป็นสำนวนที่ใกล้ชิด และความรู้สึกห่างไกลน้อยลง
- สร้างห้องสี่บรรทัดสำหรับลายเซ็นของคุณก่อนพิมพ์ชื่อของคุณ
- ขอขอบคุณ,
ส่วนที่ 3 จาก 4: การเขียนจดหมาย
สั้นและกระชับ จดหมายโน้มน้าวใจควรสั้นและสุภาพ ผู้ประกอบการมักไม่ค่อยอ่านจดหมายที่ยาวเกินหน้ากระดาษหรือจดหมายที่มีน้ำเสียงน่ารำคาญ อย่าเดินเตร่แพร่กระจาย พยายามใช้ประโยคที่ชัดเจนและสอดคล้องกัน หลีกเลี่ยงการนอกประเด็นและให้ข้อมูลที่ไม่จำเป็นขอบหรือมากเกินไป- หลีกเลี่ยงการใช้ประโยคที่ละเอียดเกินไป จำเป็นต้องใช้ประโยคอธิบายที่น่าเชื่ออย่างยิ่ง ประโยคควรสั้นเข้าใจง่ายและอ่านง่าย
- อย่าเขียนย่อหน้ายาวเกินไป อย่าใส่ข้อมูลมากเกินไปในแต่ละย่อหน้าเพราะจะทำให้ผู้อ่านรู้สึกหดหู่เมื่ออ่านจดหมายอย่าพูดนอกเรื่องหรือพยายามทำให้เรื่องสับสนมากขึ้น ยึดติดกับข้อมูลที่เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดในแต่ละย่อหน้าและไปยังอีกที่หนึ่งเมื่อคุณเริ่มพัฒนาแนวคิดใหม่
ระบุแนวคิดหลักในสองประโยคแรก เริ่มต้นด้วยประโยคเปิดที่เบาและตรงไปตรงมา ระบุความปรารถนาของคุณ (นั่นคือแนวคิดหลัก) ในสองประโยคแรก- ย่อหน้าแรกควรประกอบด้วยสองถึงสี่ประโยคเท่านั้น
ย่อหน้าที่สองควรเน้นวัตถุประสงค์ของจดหมาย ในย่อหน้านี้ให้ร่างความคิดข้อกำหนดหรือเป้าหมายของคุณ แทนที่จะให้เหตุผลข้อมูลหรือเนื้อหาที่เฉพาะเจาะจงอธิบายจุดยืนประเด็นความสนใจหรือคำขอของคุณอย่างครบถ้วนและอธิบายถึงความสำคัญของปัญหา สิ่งนี้มีอิทธิพลต่อคุณมากเพียงใดที่บังคับให้คุณต้องดำเนินการ
- อย่าลืมจัดเรียงเนื้อหาของคุณอย่างสมเหตุสมผลและสุภาพด้วยประโยคที่เป็นจริง หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาที่แสดงอารมณ์มากเกินไปห้ามใช้คำบังคับห้ามใช้ประโยคที่ไม่สุภาพกับผู้อ่าน (ผู้อ่านในที่นี้อาจเป็นบุคคลหรือองค์กรก็ได้) รวมทั้ง ไม่แสดงความหยาบคายต่อฝ่ายตรงข้าม
ทำจุดสนับสนุนในย่อหน้าถัดไป สองสามย่อหน้าถัดไปจะปรับประเด็นของคุณโดยการให้ข้อมูลประกอบและรายละเอียดเพิ่มเติม อย่าลืมให้รายละเอียดที่เป็นเหตุเป็นผลเป็นจริงสมเหตุสมผลในทางปฏิบัติและทางกฎหมาย อย่าเสนอความคิดเห็นที่เป็นอารมณ์ความเชื่อหรือเพียงแค่ความปรารถนาส่วนตัว อย่าให้ผู้อ่านอ่านเรื่องยาว คะแนนจะต้องทำอย่างรวดเร็วและถูกต้อง กลยุทธ์เล็ก ๆ น้อย ๆ ที่จะช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายนี้มีดังนี้
- การอ้างถึงสถิติและเหตุการณ์จริงเพื่อดึงดูดผู้อ่าน ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสถิติและข้อเท็จจริงที่นำเสนอมาจากแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้และถูกต้องตามกฎหมายและคุณจะนำสถิติและข้อเท็จจริงไปใช้อย่างตรงไปตรงมาในบริบทเดิม .
- อ้างอิงผู้เชี่ยวชาญด้านการวิจัยเพื่อแสดงให้เห็นว่าพวกเขามีมุมมองที่คล้ายกันกับคุณเกี่ยวกับปัญหานี้และต่อต้านมุมมองของฝ่ายตรงข้าม ผู้เชี่ยวชาญเหล่านี้จำเป็นต้องมีตำแหน่งที่น่าเชื่อถือในสาขาที่พวกเขากำลังค้นคว้าและสามารถชี้ประเด็นในเรื่องที่เป็นปัญหาได้
- ให้เหตุผลว่าทำไมคำขอของคุณจึงควรได้รับการอนุมัติ วิธีการโน้มน้าวใจโดยอธิบายให้ใครบางคนเข้าใจว่าทำไมคุณถึงเชื่อว่าควรทำอะไรสักอย่างเพื่อให้พวกเขาเปลี่ยนใจได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าแค่ขอให้พวกเขาทำบางสิ่ง . อธิบายสถานการณ์ปัจจุบันและเหตุใดจึงต้องเปลี่ยนแปลง
- ให้รายละเอียดข้อกำหนดและความเข้าใจของคุณเกี่ยวกับปัญหาที่เป็นปัญหา กล่าวถึงความพยายามที่ผ่านมาในการแก้ไขปัญหาหรือการไม่ดำเนินการใด ๆ
- หลักฐานที่เกี่ยวข้องกับปัญหาที่เป็นปัญหาควรมาพร้อมกับตัวอย่าง นำเสนอหลักฐานที่จะทำให้ผู้อ่านเห็นความสำคัญของปัญหา
- อย่าลืม จำกัด สิ่งที่คุณต้องพูดถึงในย่อหน้าของคุณ โปรดระบุกรณีและสถานการณ์ของคุณด้วยวิธีง่ายๆ ไม่ลงลึกในรายละเอียดมากเกินไป แต่จำเป็นต้องให้เนื้อหาสำคัญเพียงพอ เลือกเฉพาะสถิติผู้เชี่ยวชาญและคำรับรองที่เกี่ยวข้องมากที่สุด
หักล้างความเห็นของฝ่ายตรงข้าม กุญแจสำคัญในการโน้มน้าวใจใครบางคนได้อย่างมีประสิทธิผลคือการท้าทายความคิดเห็นที่ตรงกันข้าม หากคุณต้องการคาดเดาข้อโต้แย้งหรือคำถามที่ไม่เหมาะสมจากผู้อ่านคุณสามารถพูดถึงข้อโต้แย้งเหล่านั้นในจดหมาย ค้นหาจุดสำคัญร่วมกับฝ่ายตรงข้ามหรือคิดมุมมองที่น่าเชื่อเพื่อสำรองความคิดเห็นของคุณ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณยอมรับอย่างเปิดเผยถึงความแตกต่างระหว่างมุมมองของคุณกับอีกด้านหนึ่ง การพยายามซ่อนมันมี แต่จะทำให้การโต้แย้งของคุณอ่อนแอลง ให้เน้นคุณค่าประสบการณ์และประเด็นที่คุณมีเหมือนกันกับฝ่ายตรงข้ามแทน
- หลีกเลี่ยงการใช้ภาษาตัดสิน การใส่อารมณ์ลงไปในคำพูดมากเกินไปจะช่วยลดความยุติธรรมในการโต้แย้งของคุณ จดหมายที่มีการปฏิเสธและการตัดสินมากเกินไปอาจขัดขวางความยินยอมของผู้อ่านต่อความคิดเห็นของคุณ
ปิดจดหมายโดยทำซ้ำคำขอของคุณ ทำซ้ำคำขอหรือความคิดเห็นของคุณที่ท้ายข้อความ ในย่อหน้านี้คุณสามารถแนะนำวิธีแก้ปัญหาหรือดำเนินการเพื่อแก้ไขปัญหาได้ ระบุในจดหมายว่าคุณจะติดตามจดหมายฉบับนี้ทางโทรศัพท์อีเมลหรือเช็คด้วยตนเอง
- การลงท้ายด้วยประโยคที่เป็นที่ยอมรับจะช่วยโน้มน้าวให้ผู้อ่านโน้มตัวเข้าหาคุณหรืออย่างน้อยก็ช่วยให้พวกเขาเห็นปัญหาได้ชัดเจนขึ้นจากมุมมองของคุณ
- นำวิธีการแก้ปัญหาหรือวิธีการของคุณเอง ตกลงที่จะประนีประนอมหรือทั้งสองฝ่ายถอยคนละก้าว แสดงให้ผู้อ่านเห็นว่าคุณได้ทำอะไรและคุณกำลังเตรียมอะไรเพื่อแก้ไขสถานการณ์
ส่วนที่ 4 จาก 4: ขั้นตอนสุดท้าย
ตรวจสอบข้อผิดพลาด การสะกดผิดและโครงสร้างทางไวยากรณ์ที่ไม่ดีเป็นสิ่งแรกที่ทำให้ผู้อ่านรู้สึกไม่ดีต่อคุณ เฉพาะเมื่อบทความไม่มีข้อผิดพลาดผู้อ่านสามารถมุ่งเน้นไปที่เนื้อหาและแนวคิดที่บทความต้องการสื่อได้ อ่านจดหมายซ้ำหลาย ๆ ครั้งก่อนกดปุ่มส่ง อ่านออกเสียงตัวอักษรเพื่อฟังว่าไปได้ดีหรือไม่
- ในกรณีที่จำเป็นให้ใครสักคนตรวจสอบการสะกดผิดในจดหมายของคุณ (หรือคุณสามารถใช้ซอฟต์แวร์ตรวจสอบการสะกด)
ลงนามด้วยลายเซ็นจริงของคุณ ลงนามในจดหมายโดยตรงหากคุณส่งแทนอีเมล ซึ่งจะช่วยในการปรับแต่งจดหมายและตรวจสอบว่าคุณเขียนจดหมายหรือไม่
คัดลอกบุคคลสำคัญอื่น ๆ หากบุคคลอื่นใน บริษัท หรือในองค์กรอื่นต้องการอ่านจดหมายของคุณให้ส่งสำเนา ซึ่งหมายถึงการพิมพ์จำนวนคนที่จะส่งลงนามในสำเนาจริงและส่ง
ผู้ส่งควรเก็บสำเนา จดบันทึกของคุณไว้เสมอพร้อมข้อมูลเกี่ยวกับเวลาที่ส่งและข้อมูลของผู้รับ จดบันทึกสิ่งที่คุณต้องทำต่อไปเพื่อแก้ปัญหาจนกว่าปัญหาจะได้รับการแก้ไข โฆษณา
คำแนะนำ
- ควรเขียนแบบเป็นทางการ ผู้รับจดหมายจะไม่เชื่อใจคุณหากคุณใช้ภาษาสนทนาแบบสบาย ๆ หรือไม่เป็นทางการการใช้ภาษาที่เป็นทางการยังช่วยให้จดหมายสุภาพกว่าการใช้คำแสลงที่ไร้ความหมายอีกด้วย!
- ใช้ภาษาที่นุ่มนวล ผู้คนมักจะช่วยเหลือผู้ที่มีเมตตาต่อพวกเขา
- ไม่นอกหัวข้อ. ระวังอย่าใส่ข้อมูลเพิ่มเติมที่ไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อที่คุณกำลังพูดถึง แต่ให้ยึดติดกับเนื้อหาที่เกี่ยวข้องและอย่าทำให้เรื่องซับซ้อน ใช้ข้อเท็จจริงที่แท้จริงเพื่อทำให้โดดเด่น
- ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยในย่อหน้ากลางเท่านั้นหากจำเป็นต้องแสดงขั้นตอนการกระทำหรือคำแนะนำบางอย่างอย่างชัดเจน
- ใช้ภาษาอังกฤษมาตรฐานในการเขียนจดหมาย (สำหรับประเทศที่พูดภาษาอังกฤษ) นี่ไม่ใช่ข้อความหรือโซเชียลมีเดีย นี่เป็นจดหมายที่เป็นทางการ ตัวย่อคำแสลงและอีโมติคอนสามารถส่งข้อความของคุณไปได้
- ปรับจุดโฟกัสตามการรับรู้ของ บริษัท หรือตัวแทน องค์กรไม่แสวงหาผลกำไรและองค์กรขนาดใหญ่อาจคิดต่างกัน
- อย่าปฏิบัติต่อผู้อ่านของคุณเหมือนพวกเขาเป็นหนี้คุณและกำลังขอบางอย่างจากคุณ แต่ให้โน้มน้าวพวกเขาด้วยภาษาที่เป็นมิตรและเป็นมืออาชีพ
