เนื้อหา

• ขั้นตอน
• ส่วนที่ 1 จาก 3: เตรียมนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access
• ส่วนที่ 2 จาก 3: นำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access
• ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูล
• คำเตือน

Access คือระบบจัดการฐานข้อมูลเชิงสัมพันธ์ ซึ่งคุณสามารถนำเข้าสเปรดชีต Excel ได้ตั้งแต่หนึ่งรายการขึ้นไป และกระทบยอดองค์ประกอบที่เป็นเนื้อเดียวกัน นอกจากนี้ ด้วย Access คุณสามารถรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมาก เนื่องจากไฟล์ Access ไฟล์เดียวมีตาราง Excel หลายตาราง แต่ก่อนอื่น คุณต้องนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access; ซึ่งสามารถทำได้โดยทำตามขั้นตอนพื้นฐานบางประการ

ขั้นตอน

ส่วนที่ 1 จาก 3: เตรียมนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access

1. 1 เริ่ม Excel และ Access บนคอมพิวเตอร์ของคุณ คุณต้องซื้อและดาวน์โหลดแพ็คเกจ Microsoft Office ที่มีทั้ง Excel และ Access สามารถทำได้บนเว็บไซต์ทางการของ Microsoft
   • หลังจากติดตั้ง Microsoft Office ใน Windows คลิก "เริ่ม" - "โปรแกรมทั้งหมด"
   • คลิก "Microsoft Office" และเลือก "Access" (หรือ "Excel") จากเมนูที่เปิดขึ้น เป็นไปได้มากว่าคุณมีสเปรดชีต Excel ที่คุณดาวน์โหลดหรือรับทางอีเมลอยู่แล้ว ด้วยความช่วยเหลือของ Excel คุณสามารถเปิดตารางดังกล่าวได้
2. 2 ประมวลผลตาราง Excel ก่อนนำเข้าข้อมูลไปยัง Access สิ่งนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในการถ่ายโอนข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access อย่างมากสิ่งสำคัญที่สุดคือในตารางที่ต่างกัน ข้อมูลบางอย่างต้องมีรูปแบบเดียวกัน
   • อันดับแรก ตรวจสอบให้แน่ใจว่าแถวแรกของตารางที่นำเข้าแต่ละตารางมีชื่อคอลัมน์ (ส่วนหัว) - ชื่อควรอธิบายข้อมูลที่ป้อนในคอลัมน์อย่างชัดเจน ตัวอย่างเช่น ถ้าคอลัมน์มีนามสกุลของบุคคล ให้ตั้งชื่อเป็นนามสกุล ตั้งชื่ออย่างถูกต้องเพื่อให้ง่ายต่อการกระทบยอดส่วนหัวของคอลัมน์ในตารางต่างๆ
   • ใน Access คุณสามารถกระทบยอดรายการที่คล้ายกันในตาราง Excel สองตารางขึ้นไป ตัวอย่างเช่น คุณมีสเปรดชีต Excel ที่มีข้อมูลเงินเดือนที่มีชื่อเต็มของคุณ (นามสกุล ชื่อ นามสกุล) ที่อยู่ และจำนวนเงินเงินเดือน สมมติว่าคุณต้องการเปรียบเทียบตารางนี้กับตารางอื่นที่มีข้อมูลเกี่ยวกับการบริจาคให้กับโครงการหนึ่งๆ (ชื่อ ที่อยู่ และจำนวนเงินบริจาค) ใน Access คุณสามารถทำให้ส่วนหัวของคอลัมน์สอดคล้องกันในตารางต่างๆ ในตัวอย่างของเรา จับคู่ชื่อคอลัมน์กับนามสกุลเพื่อดูว่ามีใครอยู่ในตารางทั้งสอง
   • ตรวจสอบสเปรดชีต Excel แต่ละรายการและตรวจดูให้แน่ใจว่าข้อมูลอยู่ในรูปแบบเดียวกัน มิฉะนั้น ให้ประมวลผลตารางเพื่อให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบเดียวกัน วิธีการในรูปแบบข้อมูลนี้สะท้อนถึงคำว่า "เชิงสัมพันธ์" (จากความสัมพันธ์) ในคำอธิบายของ Access ตัวอย่างเช่น ถ้านามสกุล ชื่อ และนามสกุลถูกป้อนในคอลัมน์ "ชื่อเต็ม" ในตารางเงินเดือน และป้อนเฉพาะนามสกุลและชื่อจริงในคอลัมน์ "ชื่อเต็ม" ในตารางการบริจาค จากนั้นการเข้าถึง ไม่ถือว่าคอลัมน์เหล่านี้เป็นเนื้อเดียวกัน (นั่นคือจะไม่สามารถจับคู่ได้) ดังนั้น ทั้งชื่อคอลัมน์และรูปแบบของข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์เหล่านี้จึงต้องเหมือนกัน
3. 3 แบ่งข้อมูลในคอลัมน์ของสเปรดชีต Excel เมื่อต้องการทำให้องค์ประกอบของสเปรดชีต Excel เป็นเนื้อเดียวกัน (สำหรับการนำเข้าไปยัง Access) ให้แยกข้อมูลในคอลัมน์ที่เหมาะสม
   • ตัวอย่างเช่น คุณสามารถใส่นามสกุลในคอลัมน์เดียว ชื่อในคอลัมน์ที่สอง และชื่อกลางในคอลัมน์ที่สาม ทำเช่นเดียวกันกับคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในตารางที่สอง ในตอนนี้ ใน Access คุณสามารถจับคู่ ตัวอย่างเช่น นามสกุลจากตารางหนึ่งกับนามสกุลจากอีกตารางหนึ่ง และค้นหาบุคคลที่ปรากฏในทั้งสองตาราง
   • หากต้องการแยกข้อมูลในคอลัมน์ Excel ให้เลือกคอลัมน์ที่ต้องการ บนแถบเครื่องมือ คลิกข้อมูล จากนั้นคลิก Text by Columns ขอแนะนำให้คุณเลือกตัวเลือกตัวคั่น จากนั้นคลิกถัดไป
4. 4 หากต้องการแยกข้อมูลที่อยู่ในคอลัมน์เดียว ให้ทำตามคำแนะนำของตัวช่วยสร้างข้อความ ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:
   • เลือกอักขระตัวคั่นระหว่างข้อมูล จำไว้ว่าข้อมูลที่ป้อนในเซลล์นั้นคั่นด้วยสัญลักษณ์บางประเภท โดยทั่วไป อักขระตัวคั่นนี้คือช่องว่าง เครื่องหมายจุลภาค หรืออัฒภาค ในกรณีส่วนใหญ่ ข้อมูลจะถูกคั่นด้วยช่องว่าง ตัวอย่างเช่น ข้อมูลต่อไปนี้ถูกป้อนลงในเซลล์: Ivanov Ivan Ivanovich ที่นี่นามสกุลถูกแยกจากชื่อด้วยช่องว่างและชื่อก็แยกจากนามสกุลด้วยการเว้นวรรค ในกรณีนี้ ให้เลือกตัวเลือก "Space" ในหน้าต่างตัวช่วยสร้างข้อความ
   • คลิกถัดไป จากนั้นคลิกเสร็จสิ้น คอลัมน์ที่มีเซลล์ "Ivanov Ivan Ivanovich" จะถูกแบ่งออกเป็นสามคอลัมน์ ตอนนี้คุณสามารถกำหนดชื่อให้กับแต่ละคอลัมน์ใหม่สามคอลัมน์ กล่าวคือ ตั้งชื่อเป็น "นามสกุล" "ชื่อจริง" "ผู้อุปถัมภ์" ก่อนที่จะแยกข้อมูลทางด้านขวาของคอลัมน์แยก ให้แทรกคอลัมน์ว่างบางคอลัมน์เพื่อให้ Excel ป้อนข้อมูลที่แยกออกมา (และไม่ใช่ในคอลัมน์ที่มีข้อมูลอื่นที่กรอกไว้แล้ว)

ส่วนที่ 2 จาก 3: นำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access

1. 1 เริ่มการเข้าถึง ในการดำเนินการนี้ ให้คลิก "เริ่ม" - "Microsoft Office" - "Microsoft Access" เมื่อต้องการนำเข้าข้อมูลจาก Excel ให้สร้างฐานข้อมูล Access ใหม่
   • เมื่อต้องการสร้างฐานข้อมูล ในหน้าต่าง Access ให้คลิกฐานข้อมูลใหม่
   • หากคุณต้องการ ให้ตั้งชื่อฐานข้อมูลที่สร้างขึ้น จากนั้นคลิก "สร้าง"
2. 2 นำเข้าสเปรดชีต Excel ของคุณเข้าสู่ Access ขณะนี้ คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากสเปรดชีต Excel หนึ่งรายการขึ้นไปใน Access ได้แล้ว
   • บนแถบเครื่องมือ (ในหน้าต่าง Access) ให้คลิกข้อมูลภายนอกใน Access บางเวอร์ชัน บนแถบเครื่องมือ ให้คลิก ไฟล์ - ข้อมูลภายนอก
   • ภายใต้ ชื่อไฟล์ ให้คลิก เรียกดู เพื่อค้นหาตาราง Excel ที่คุณต้องการ
   • ทำเครื่องหมายที่ช่องถัดจาก "นำเข้าข้อมูลดิบลงในตารางใหม่ในฐานข้อมูลปัจจุบัน" (ตัวเลือกนี้เปิดใช้งานโดยค่าเริ่มต้น)
   • เมื่อคุณพบตารางที่ต้องการแล้ว ให้คลิกที่ตารางนั้น จากนั้นคลิก "ตกลง" ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูลจาก Excel ไปยัง Access จะเปิดขึ้น

ส่วนที่ 3 จาก 3: การใช้ตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูล

1. 1 ทำตามคำแนะนำของตัวช่วยสร้างการนำเข้าข้อมูล คุณต้องทำเช่นนี้เพื่อดำเนินการนำเข้าสเปรดชีต Excel เข้าสู่ Access ให้เสร็จสมบูรณ์
   • เลือกแผ่นงานในสเปรดชีต Excel ที่มีข้อมูลที่คุณต้องการนำเข้าไปยัง Access บางครั้งก็ง่ายมากเพราะตารางมีเพียงแผ่นเดียว แต่บางครั้งสเปรดชีต Excel หนึ่งแผ่นมีหลายแผ่นงาน ซึ่งแท็บต่างๆ จะปรากฏที่ด้านล่างของหน้าต่าง Excel ในกรณีนี้ คุณต้องระบุชีตเฉพาะ จากนั้นคลิกถัดไป
   • หน้าต่างจะปรากฏขึ้นเพื่อถามว่าแถวแรกของตารางมีส่วนหัวของคอลัมน์หรือไม่ หมายถึงชื่อที่แสดงลักษณะของข้อมูลในแต่ละคอลัมน์ (เช่น นามสกุล ที่อยู่ เงินเดือน และอื่นๆ) เป็นการดีหากคุณได้ประมวลผลสเปรดชีต Excel ก่อนหน้านี้เพื่อให้แถวแรกมีชื่อคอลัมน์ที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด ในกรณีนี้ ให้เลือกตัวเลือกที่แถวแรกมีส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นคลิกถัดไป
   • หากไม่มีส่วนหัวของคอลัมน์ในแถวแรก หน้าต่างจะเปิดขึ้นเพื่อถามว่าคุณต้องการตั้งชื่อ "ฟิลด์" หรือไม่ (ใน Access "ฟิลด์" จะเป็นส่วนหัวของคอลัมน์) หากคุณไม่เคยป้อนชื่อคอลัมน์มาก่อน ให้ดำเนินการทันที
2. 2 เสร็จสิ้นการนำเข้าข้อมูล เหลืออีกเพียงไม่กี่ขั้นตอนให้เสร็จสมบูรณ์ ในหน้าต่างที่เปิดขึ้น ให้กำหนดคีย์หลัก (หากต้องการ)
   • คุณทำได้ แต่ไม่จำเป็นต้องทำสิ่งนี้ คีย์หลักคือหมายเลขเฉพาะที่กำหนดให้กับแต่ละแถวของข้อมูล สิ่งนี้มีประโยชน์เมื่อจัดเรียงข้อมูล จากนั้นคลิกถัดไป
   • หน้าต่างสุดท้ายจะแสดงชื่อเริ่มต้น คุณสามารถเปลี่ยนชื่อตาราง Excel ได้ (เมื่อการนำเข้าเสร็จสมบูรณ์ ตารางจะปรากฏเป็นตาราง Access ที่ด้านซ้ายของหน้าจอ)
   • คลิกนำเข้าแล้วคลิกปิด ตารางจะแสดงที่ด้านซ้ายของหน้าจอ ซึ่งหมายความว่านำเข้ามาใน Access อย่างสมบูรณ์
   • ถ้าคุณต้องการกระทบยอดหลายฐานข้อมูล ให้ทำตามขั้นตอนด้านบนเพื่อนำเข้าตาราง Excel เพิ่มเติมอย่างน้อยหนึ่งตาราง ตอนนี้คุณสามารถเริ่มกระทบยอดข้อมูลของคุณใน Access ได้แล้ว

คำเตือน

• โปรดทราบว่าถ้าเวอร์ชันของ Excel ที่ใช้สร้างตารางแตกต่างจาก Access เวอร์ชัน คุณอาจพบปัญหาในการนำเข้าข้อมูล
• หากต้องการย้ำอีกครั้ง ให้ประมวลผลสเปรดชีต Excel ก่อนนำเข้าข้อมูล นั่นคือให้ความสนใจกับรูปแบบของข้อมูลที่คุณจะใช้งาน
• ทำสำเนาของตารางต้นฉบับเพื่อเป็นทางเลือกสุดท้ายที่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลได้อีกครั้ง
• Access สามารถนำเข้าได้สูงสุด 255 คอลัมน์