เนื้อหา

• ขั้นตอน

ความถูกต้องของการบัญชีสินค้าคงคลังมีผลต่อการดำเนินงานขององค์กรในด้านต่างๆ แผนกจัดซื้ออาศัยข้อมูลสินค้าคงคลังเพื่อเริ่มการซื้อวัสดุเป็นประจำ ฝ่ายผลิตและฝ่ายวางแผนต้องการข้อมูลสินค้าคงคลังที่ถูกต้องเพื่อวางแผนกระบวนการผลิต ข้อมูลสินค้าคงคลังที่ไม่ถูกต้องอาจนำไปสู่การขาดแคลนวัสดุบางอย่าง ซึ่งจะส่งผลให้การส่งมอบผลิตภัณฑ์ไปยังลูกค้าล่าช้าและอาจนำไปสู่การหยุดชะงักของธุรกิจ บริษัทสามารถปรับปรุงความถูกต้องของฐานข้อมูลสินค้าคงคลังโดยการพัฒนาขั้นตอนทางบัญชีเฉพาะและติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนดของพนักงาน

ขั้นตอน

1. 1 พัฒนาขั้นตอนการจัดการวัสดุในองค์กร ควรมีคำอธิบายโดยละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนที่ต้องปฏิบัติตามโดยพนักงานเมื่อวัสดุมาถึงองค์กรและนำออกสู่การผลิต
   • ขั้นตอนควรอธิบายการดำเนินการของพนักงานในกรณีที่พบสต็อกสินค้าชำรุด ชำรุดบกพร่อง และการขาดแคลน
2. 2 อบรมพนักงานให้ทำงานตามขั้นตอน พนักงานของบริษัทต้องทราบขั้นตอนทั้งหมดอย่างละเอียดถี่ถ้วน
   • พนักงานแต่ละคนต้องเข้าใจถึงความสำคัญของการควบคุมสินค้าคงคลังที่ถูกต้องและผลกระทบที่มีต่อบริษัทโดยรวม
   • สำหรับกลุ่มบุคลากรแต่ละกลุ่มสามารถจัดฝึกอบรมแยกต่างหากโดยเน้นที่พื้นที่ทำงานของพวกเขาโดยเฉพาะ ตัวอย่างเช่น บุคลากรฝ่ายผลิตจะมีขั้นตอนการจัดการวัสดุที่แตกต่างจากในแผนกจัดซื้อของตนเอง
3. 3 ติดตามผลการปฏิบัติงานของพนักงานและดำเนินการตรวจสอบ ขั้นตอนสินค้าคงคลังมีค่าก็ต่อเมื่อคนงานปฏิบัติตาม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานปฏิบัติตามขั้นตอนที่กำหนดไว้
   • การตรวจสอบเรกคอร์ดหลักและใบแจ้งหนี้สามารถตรวจสอบว่าพนักงานปฏิบัติตามขั้นตอนการจัดการสินค้าคงคลังหรือไม่
4. 4 สร้างวงจรการตรวจสอบสินค้าคงคลังขั้นกลาง ความถี่จะขึ้นอยู่กับอัตราการหมุนเวียนหรือมูลค่าของกลุ่มหุ้นที่เกี่ยวข้อง
   • ในการพัฒนาตารางเวลาสำหรับสินค้าคงคลัง หุ้นสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มที่มีความถี่ในการคำนวณใหม่ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น บริษัทอาจตัดสินใจจัดทำสินค้าคงคลังของชิ้นส่วนที่มีมูลค่าการซื้อขายสูงทุกเดือน แต่จัดเก็บชิ้นส่วนที่มีมูลค่าการซื้อขายต่ำปีละสองครั้ง
   • บริษัทต้องฝึกอบรมพนักงานให้มีสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่อง ในกรณีนี้ นักบัญชีสินค้าคงคลังจะทำความคุ้นเคยกับรายการสินค้าคงคลัง การดำเนินการกับพวกเขา และการดำเนินการในกรณีที่เกิดการขาดแคลน
   • การบัญชีสินค้าคงคลังอย่างต่อเนื่องยังหมายถึงการระบุสาเหตุของการขาดแคลนเมื่อมีการค้นพบ สิ่งนี้สามารถชี้ให้เห็นถึงปัญหาที่มีอยู่ในขั้นตอนการบัญชีสินค้าคงคลัง
5. 5 พัฒนาขั้นตอนการแก้ไขปัญหาการขาดแคลน ในบางองค์กร ข้อเท็จจริงของการตัดขาดการขาดแคลนต้องได้รับการรับรองจากฝ่ายบริหาร หากมีการระบุการขาดแคลน นักบัญชีสินค้าคงคลังต้องนำข้อมูลการบัญชีให้สอดคล้องกับความพร้อมของสินค้าคงเหลือที่แท้จริง
6. 6 กำหนดการสินค้าคงคลังประจำปีทั้งหมด สินค้าคงคลังประจำปีสามารถดำเนินการได้ปีละ 1-2 ครั้งเพื่อนับสต็อกทั้งหมดและนำข้อมูลทางบัญชีให้สอดคล้องกับสถานการณ์จริง
   • ความคลาดเคลื่อนระหว่างปริมาณที่แท้จริงของสินค้าคงเหลือและข้อมูลทางบัญชีที่พบในระหว่างสินค้าคงคลังยังทำให้สามารถประเมินประสิทธิภาพขององค์กรของการบัญชีสินค้าคงคลังและกระบวนการทางบัญชีด้วยตัวมันเอง